Qu'est-ce qu'un système d'inventaire perpétuel et comment ça marche

La gestion des stocks influence directement la rentabilité et est donc l'un des atouts les plus importants de votre entreprise. Si vous avez trop peu de stock, vous risquez des ruptures de stock et de perdre des clients.

Vous devrez peut-être faire face à des frais de stockage exorbitants, à un capital commercial épuisé et à un résultat négatif si vous avez trop de stocks. Par conséquent, l'importance d'une gestion efficace des stocks ne peut être surestimée.

Alors, quelles mesures devez-vous prendre pour accomplir une gestion efficace des stocks ?

Une gestion efficace des stocks nécessite de trouver un équilibre entre avoir suffisamment de stock pour répondre aux demandes des clients sur votre entreprise de commerce électronique et avoir suffisamment de stock excédentaire pour amortir toute augmentation inattendue de la demande. Les systèmes qui rendent cela possible sont appelés systèmes de gestion des stocks.

D'une manière générale, ces systèmes d'inventaire sont regroupés en deux catégories : les systèmes d'inventaire permanent et les systèmes d'inventaire périodique.

Les deux vous aident à gérer les tâches liées à l'inventaire, y compris le suivi et l'enregistrement du chiffre d'affaires, l'expédition, etc.

Qu'est-ce que l'inventaire perpétuel ?

L'inventaire permanent est un processus de comptabilité d'inventaire qui enregistre les changements dans les enregistrements d'inventaire - tels que les ventes, le traitement et les produits ingérés - au moment de l'événement.

En d'autres termes, l'inventaire permanent est un inventaire réconcilié en temps réel . L'inventaire périodique, en revanche, nécessite des comptages manuels et programmés.

Systèmes d'inventaire perpétuel ou périodique

L'une des principales différences entre les systèmes d'inventaire permanent et périodique est la méthode de suivi de l'inventaire. Regardons de plus près.

Qu'est-ce qu'un système d'inventaire perpétuel ?

En termes simples, un système d'inventaire perpétuel est une méthode de gestion des stocks basée sur la technologie qui est utilisée pour suivre les stocks au fur et à mesure qu'ils sont vendus ou reçus en temps réel.

Dans ce cas, la technologie est généralement soit un logiciel de gestion des actifs d'entreprise, soit un système de point de vente informatisé, soit les deux.

Quelle que soit la technologie utilisée, il collecte automatiquement les données et affiche les modifications détaillées de vos niveaux de stock au fur et à mesure qu'elles se produisent.

Qu'est-ce qu'un système d'inventaire périodique ?

Un inventaire périodique, en revanche, est tout le contraire. Cela se fait physiquement, ce qui signifie que le stock doit être compté physiquement par un membre de votre personnel avant de pouvoir être comparé aux données de vente.

Un moyen facile de s'en souvenir est que les systèmes périodiques enregistrent "périodiquement" les données, tandis que les systèmes perpétuels fonctionnent "perpétuellement" en arrière-plan, enregistrant toutes les informations d'inventaire pertinentes.

Les méthodes d'inventaire périodique laissent beaucoup de place à l'erreur et ne sont pas les systèmes de gestion des stocks les plus inefficaces.

Quand devriez-vous utiliser un système d'inventaire perpétuel pour votre entreprise de commerce électronique ?

Si votre commerce de détail gère un volume de ventes élevé, comme le font la plupart des marques de commerce électronique, un système d'inventaire perpétuel est la meilleure voie à suivre. Cependant, même les petites entreprises bénéficieront de ce système de gestion des stocks pour simplifier et automatiser les tâches liées aux stocks.

Les avantages et les inconvénients d'un système d'inventaire perpétuel

Un système d'inventaire perpétuel est de loin supérieur à un système d'inventaire périodique pour votre entreprise de commerce électronique pour diverses raisons. Le plus grand avantage, sans exception, est qu'il réduit considérablement l'erreur humaine. D'autres avantages incluent :

Aucun temps d'arrêt

Comme tout dépend de la technologie, les niveaux de stock sont instantanément mis à jour grâce au système de gestion des stocks perpétuels. Vous pouvez dire adieu à la tâche fastidieuse d'effectuer un inventaire physique, ainsi qu'aux temps d'arrêt et aux opportunités de vente manquées qui en résultent.

En prime, vous bénéficiez d'une organisation d'entrepôt plus efficace et qui fait gagner du temps aux employés. Vous bénéficiez également de coûts de chaîne d'approvisionnement réduits, d'un flux de trésorerie amélioré et d'une augmentation des résultats de votre entreprise.

Il améliore vos prévisions

Des prévisions précises sont un élément essentiel d'une gestion efficace des stocks. Cisco, le géant de l'équipement réseau, a appris à ses dépens les conséquences d'une mauvaise prévision des stocks en 2001.

Il a dû radier environ 2,25 milliards de dollars de composants d'équipement et de matières premières en tant que perte.

Votre entreprise n'est peut-être pas encore à cette échelle, mais une perte est une perte - ça fait toujours mal. Avec l'aide d'un système d'inventaire permanent, vous pouvez éviter une perte pour votre entreprise. Parce que vous pouvez suivre toutes les transactions, vous pouvez assurer une comptabilité complète des produits à la demande.

Enregistre les données en temps réel

Un système d'inventaire permanent est également plus précis qu'un système d'inventaire périodique. La raison en est simple : comme les principales tâches de gestion des stocks sont automatisées, les données de vente et d'inventaire sont enregistrées dès qu'elles se produisent, ce qui a des applications positives pour les prévisions de stock et les audits.

Cela signifie pour votre entreprise de commerce électronique que vous disposerez d'un compte d'inventaire plus précis chaque fois que vous en aurez besoin.

En conséquence, vous pouvez prendre des mesures pour éviter les ruptures de stock, ainsi que les pénuries de produits et de production.

Réduit les coûts de gestion des stocks

Un système d'inventaire permanent fournit un ensemble de données complet de toutes les mesures liées à votre inventaire. La meilleure partie est qu'une fois la formule du système d'établissement des coûts correctement configurée, l'analyse de ces données est relativement simple (nous en reparlerons plus tard).

Cela a un effet d'entraînement positif en termes de réduction du montant d'argent que vous dépensez pour la gestion des stocks. Grâce aux données, vous pouvez prévoir la demande avec plus de précision et éviter les matières premières et les stocks excédentaires.

Vous pouvez également augmenter ou réduire le coût de stockage en fonction de la demande, en vous assurant que vous ne payez pas pour un stockage dont vous n'avez pas besoin et vice versa.

Inconvénients des systèmes d'inventaire perpétuel

Avant d'aborder les inconvénients du système d'inventaire perpétuel, il est important de noter que même si certains des points suivants sont répertoriés comme des inconvénients, ils ressemblent davantage à des inconvénients mineurs par rapport à l'alternative (système d'inventaire périodique).

Audit annuel des stocks physiques

Même si vous avez mis en place un système de gestion d'inventaire perpétuel, vous devrez compter physiquement votre inventaire afin de synchroniser vos données.

Ce décompte est nécessaire car l'inventaire enregistré peut ne pas refléter avec précision ce qui est physiquement en stock au fil du temps, sans parler de la comptabilisation des livraisons directes ou des stocks en commande, y compris la comptabilisation des bris, des biens volés et des pertes dues à la démarque inconnue (qui sont des risques associés au stock dans votre entreprise).

Si vous recherchez les moyens les plus efficaces d'auditer votre inventaire, jetez un œil à notre article sur l'inventaire tournant .

La démarque inconnue se produit pour diverses raisons, notamment les erreurs de fournisseur, les vols d'employés et les erreurs de paperasserie. C'est un problème coûteux pour votre entreprise qui peut entraîner une perte de profit : vous ne pouvez pas récupérer vos coûts d'inventaire et vous ne pouvez pas vendre l'inventaire pour générer des revenus.

La bonne nouvelle est que la démarque inconnue peut être déduite de vos déclarations de revenus personnelles ou professionnelles lorsqu'elle est découverte. Les registres méticuleux fournis par un système d'inventaire permanent peuvent y contribuer.

Tenue et surveillance constantes des dossiers

Plus de données signifie plus de responsabilité. Étant donné que les systèmes d'inventaire permanent sont conçus pour suivre et enregistrer chaque transaction d'inventaire, vous devrez établir un système d'enregistrement et de surveillance tout aussi robuste pour toutes les données collectées.

Pourquoi?

Les erreurs et les articles mal numérisés peuvent avoir un impact sur vos enregistrements d'inventaire.

Heureusement, vous pouvez traiter cela mathématiquement en utilisant des formules (corrections) qui tiennent compte de la majorité de ces facteurs. Nous y reviendrons dans une minute.

Coûts d'installation plus élevés

Les systèmes d'inventaire permanent peuvent être plus coûteux à mettre en œuvre que la méthode de gestion des stocks périodiques en raison des besoins en logiciels, en équipement et en formation.

Cependant, la configuration initiale coûte plus que ce qu'elle rapporte en termes de mises à jour des stocks en temps réel et de comptabilité précise des stocks disponibles.

Ces fonctionnalités aident votre entreprise de commerce électronique à éviter les ruptures de stock et encouragent un contact minimal des employés avec l'inventaire.

Comment l'inventaire est-il suivi dans le cadre d'un système d'inventaire perpétuel ?

Nous avons déjà établi qu'un système d'inventaire perpétuel fonctionne en mettant à jour instantanément le décompte des stocks au fur et à mesure qu'ils sont achetés ou vendus. Voici un bref aperçu du fonctionnement du système.

Pour les besoins de ce guide, l'accent est mis sur cinq mesures - niveau de stock, COGS (coût des marchandises vendues), points de commande, bons de commande et stock reçu.

Remarque : le processus peut différer légèrement lorsqu'il est intégré à votre entreprise et dépend de la structure de votre chaîne d'approvisionnement. Nous vous recommandons de programmer une démo afin que nous puissions personnaliser SkuVault en fonction de vos besoins spécifiques.

1. Niveau d'inventaire

Lorsqu'un produit est vendu, un lecteur RFID (identification par radiofréquence) ou code-barres est utilisé pour informer le système de gestion des stocks lié à votre système de point de vente d'une mise à jour du débit.

Ce changement est ensuite enregistré par le système et distribué à tous les canaux de vente.

2. COGS (coût des marchandises vendues)

Le COGS , comme le niveau d'inventaire de votre entreprise, est mis à jour et recalculé en temps réel. Autrement dit, chaque fois qu'un article est ajouté ou supprimé de votre inventaire.

3. Points de réapprovisionnement

L'utilisation continue du système de gestion des stocks perpétuels génère des données historiques sur les stocks et les ventes , qui peuvent ensuite être configurées pour mettre à jour automatiquement les points de commande avec le flux du volume des ventes de votre entreprise afin de garantir que des niveaux de stocks optimaux sont maintenus à tout moment.

4. Bons de commande

Cela se fait automatiquement chaque fois qu'un SKU ou un article atteint le point de réapprovisionnement que vous spécifiez, sans intervention humaine. Autrement dit, un nouvel ordre de transaction est généré et envoyé automatiquement à votre fournisseur.

5. Produits reçus

Les systèmes de gestion des stocks comme SkuVault sont conçus pour bien fonctionner avec un logiciel de gestion d'entrepôt. Cela signifie que dès que le stock est reçu et scanné dans votre entrepôt, il est automatiquement mis à jour sur votre tableau de bord de gestion des stocks.

Un système d'inventaire permanent, par essence, utilise les données recueillies à chaque étape du processus de gestion des stocks pour assurer le bon fonctionnement de votre chaîne d'approvisionnement. Ces étapes sont bouclées indéfiniment tant que le système est allumé.

Formules en Inventaire Perpétuel

Les entreprises utilisent diverses méthodes pour comptabiliser le coût des stocks disponibles. Quoi qu'il en soit, le coût total des stocks facturé reste constant.

Lors de l'utilisation d'un système d'inventaire permanent, ces systèmes ou formules d'évaluation des coûts d'inventaire offrent un moyen plus efficace de suivre les inventaires.

Nous avons compilé une liste des méthodes les plus populaires, ainsi que la façon dont vous pouvez les appliquer à votre entreprise, ci-dessous.

L'approche premier entré, premier sorti (FIFO)

Le principe qui sous-tend cette approche est simple : s'assurer que le stock est acheté dans le même ordre dans lequel il a été créé ou acheté.

Cette méthode est utile si vous gardez des denrées périssables à portée de main. Il est également avantageux si vous stockez des produits non périssables, car les articles qui ont été stockés pendant une longue période peuvent devenir obsolètes, endommagés ou autrement invendables.

L'un des moyens les plus efficaces d'intégrer le FIFO dans votre processus d'inventaire permanent consiste à ajouter de nouveaux produits à partir de l'arrière de votre entrepôt, en veillant à ce que le stock plus ancien soit le premier disponible lorsqu'une commande arrive.

L'approche dernier entré, premier sorti (LIFO)

Contrairement à la méthode FIFO, qui calcule le coût des marchandises vendues dans l'ordre où elles ont été reçues, la méthode LIFO calcule le COGS (coût des marchandises vendues) en utilisant le coût de la commande d'achat de stock la plus récente.

En termes plus simples, l'inventaire est calculé et ajusté en fonction du coût total d'un bon de commande, puis comparé aux données de vente, contrairement aux niveaux d'inventaire qui changent à chaque vente.

Approche du coût moyen pondéré

L'approche du coût moyen pondéré est utilisée pour déterminer la quantité de stock vendue et les niveaux de stock actuels à un moment donné.

Il est calculé en tant que CMV/nombre total de stock en inventaire.

Approche des produits finis

Les entreprises utilisent le comptage des stocks de produits finis pour déterminer la quantité de stock disponible à expédier dès qu'une commande est passée. Il est couramment utilisé par les entreprises qui stockent à la fois des matières premières et des produits finis.

Il est également utilisé pour prévoir les coûts des stocks en calculant le coût total des stocks (matières premières et produits finis).

Formule : valeur des produits finis de l'année précédente + (COGM – COGS)

Quantité de commande économique

La quantité de commande économique (EOQ) est définie comme le bon de commande optimal que votre entreprise doit effectuer pour son inventaire afin de maximiser l'espace d'entreposage et de minimiser les ruptures de stock.

Il est calculé en prenant la racine carrée de [2SD] / H = EOQ.

Où H représente le coût de possession (par unité, par an),

S est les frais d'installation (par commande, y compris la manutention et l'expédition),

D est le taux de demande (quantité moyenne de stock vendu annuellement).

Dernières pensées

Donner à votre entreprise de meilleurs outils de gestion des stocks fait partie intégrante de son succès global. Ces outils, lorsqu'ils sont combinés à un système d'inventaire permanent, sont un excellent moyen de gérer efficacement votre inventaire.

Cependant, la sélection d'un système d'inventaire perpétuel n'est qu'une partie de l'équation ; vous aurez également besoin des bons logiciels, intégrations et partenaires pour optimiser vos efforts logistiques. SkuVault peut être votre guichet unique pour tout l'inventaire.

SkuVault vous permet de passer moins de temps sur les tâches de gestion des stocks tout en conservant une vision complète de votre chaîne d'approvisionnement. Planifiez une démonstration aujourd'hui et nous vous montrerons comment nous pouvons vous aider à travailler sur votre entreprise et non sur celle-ci.