Che cos'è un sistema di inventario perpetuo e come funziona

La gestione dell'inventario influenza direttamente la redditività ed è, quindi, una delle risorse più importanti della tua attività. Se hai troppo poco inventario, rischi di esaurire le scorte e perdere clienti.

Potresti dover affrontare costi di stoccaggio esorbitanti, capitale aziendale drenato e una linea di fondo negativa se hai troppe scorte. Di conseguenza, l'importanza di una gestione efficiente dell'inventario non può essere sopravvalutata.

Quindi quali passi dovresti intraprendere per ottenere una gestione efficace dell'inventario?

Una gestione efficace dell'inventario richiede di trovare un equilibrio tra la disponibilità di scorte sufficienti per soddisfare le richieste dei clienti sulla tua attività di e-commerce e la disponibilità di scorte in eccesso sufficienti per attutire qualsiasi aumento imprevisto della domanda. I sistemi che lo rendono possibile sono chiamati Sistemi di Gestione dell'Inventario.

In generale, questi sistemi di inventario sono raggruppati in due categorie: sistemi di inventario perpetuo e sistemi di inventario periodico.

Entrambi ti aiutano a gestire le attività relative all'inventario, incluso il monitoraggio e la registrazione del fatturato, la spedizione e altro ancora.

Che cos'è l'inventario perpetuo?

L'inventario perpetuo è un processo di contabilità dell'inventario che registra le modifiche nei record di inventario, come vendite, elaborazione e prodotti ingeriti, nel momento in cui si verificano.

In altre parole, l'inventario perpetuo è l'inventario riconciliato in tempo reale . L'inventario periodico, d'altra parte, richiede conteggi manuali e programmati.

Sistemi di inventario perpetuo e periodico

Una delle principali differenze tra i sistemi di inventario perpetuo e periodico è il metodo con cui viene tracciato l'inventario. Diamo un'occhiata più da vicino.

Che cos'è un sistema di inventario perpetuo?

In parole povere, un sistema di inventario perpetuo è un metodo di gestione dell'inventario basato sulla tecnologia che viene utilizzato per tenere traccia delle scorte man mano che vengono vendute o ricevute in tempo reale.

In questo caso, la tecnologia è in genere un software di gestione delle risorse aziendali, un sistema computerizzato per punti vendita o entrambi.

Indipendentemente dalla tecnologia utilizzata, raccoglie i dati automaticamente e visualizza le modifiche dettagliate ai livelli delle scorte man mano che si verificano.

Che cos'è un sistema di inventario periodico?

Un inventario periodico, invece, è l'esatto contrario. Viene eseguito fisicamente, il che significa che le scorte devono essere contate fisicamente da un membro del personale prima di poter essere confrontate con i dati di vendita.

Un modo semplice per ricordarlo è che i sistemi periodici registrano "periodicamente" i dati, mentre i sistemi perpetui sono "perpetuamente" in esecuzione in background, registrando tutte le informazioni di inventario rilevanti.

I metodi di inventario periodico lasciano molto spazio agli errori e non sono i sistemi di gestione dell'inventario più inefficienti.

Quando dovresti utilizzare un sistema di inventario perpetuo per la tua attività di e-commerce?

Se la tua attività di vendita al dettaglio gestisce un volume elevato di vendite, come fanno la maggior parte dei marchi di e-commerce, un sistema di inventario perpetuo è la soluzione migliore. Tuttavia, anche le piccole imprese trarranno vantaggio da questo sistema di gestione dell'inventario per semplificare e automatizzare le attività relative all'inventario.

I vantaggi e gli svantaggi di un sistema di inventario perpetuo

Un sistema di inventario perpetuo è di gran lunga superiore a un sistema di inventario periodico per la tua attività di eCommerce per una serie di motivi. Il più grande vantaggio, nessuno escluso, è che riduce significativamente l'errore umano. Altri vantaggi includono:

Nessun tempo di inattività

Poiché tutto dipende dalla tecnologia, i livelli delle scorte vengono aggiornati istantaneamente utilizzando il sistema di gestione dell'inventario perpetuo. Puoi dire addio al compito dispendioso in termini di tempo di eseguire un conteggio dell'inventario fisico, nonché ai conseguenti tempi di inattività aziendale e opportunità di vendita perse.

Come bonus, ottieni un'organizzazione del magazzino più efficiente e che fa risparmiare tempo ai dipendenti. Beneficiate inoltre di minori costi della catena di approvvigionamento, flusso di cassa migliorato e aumento dei profitti della vostra azienda.

Migliora le tue previsioni

Una previsione accurata è una componente fondamentale per una gestione efficace dell'inventario. Cisco, il colosso delle apparecchiature di rete, ha imparato a proprie spese le conseguenze di una scarsa previsione delle scorte nel 2001.

Ha dovuto cancellare circa 2,25 miliardi di dollari in componenti di apparecchiature e materie prime come perdita.

La tua attività potrebbe non essere ancora su quella scala, ma una perdita è una perdita: fa ancora male. Con l'assistenza di un sistema di inventario perpetuo, puoi evitare una perdita per la tua attività. Poiché puoi tenere traccia di tutte le transazioni, puoi garantire la piena responsabilità del prodotto su richiesta.

Registra i dati in tempo reale

Un sistema di inventario perpetuo è anche più accurato di un sistema di inventario periodico. Il motivo è semplice: poiché le attività chiave di gestione dell'inventario sono automatizzate, i dati sulle vendite e sull'inventario vengono registrati non appena si verificano, il che ha applicazioni positive per la previsione e gli audit delle scorte.

Ciò significa per la tua attività di eCommerce che avrai un account di inventario più accurato ogni volta che ne avrai bisogno.

Di conseguenza, è possibile adottare misure per evitare l'esaurimento delle scorte, nonché la carenza di prodotti e produzione.

Riduce i costi di gestione dell'inventario

Un sistema di inventario perpetuo fornisce un set di dati completo di tutte le metriche relative al tuo inventario. La parte migliore è che una volta impostata correttamente la formula del sistema di determinazione dei costi, l'analisi di questi dati è relativamente semplice (ne parleremo più avanti).

Ciò ha un effetto a catena positivo in termini di riduzione della quantità di denaro che si spende per la gestione dell'inventario. Con i dati, puoi prevedere con maggiore precisione la domanda ed evitare l'eccesso di materie prime e scorte.

Puoi anche aumentare o ridurre il costo di detenzione delle scorte in base alla domanda, assicurandoti di non pagare per lo stoccaggio che non ti serve e viceversa.

Svantaggi dei sistemi di inventario perpetuo

Prima di entrare negli svantaggi del sistema di inventario perpetuo, è importante notare che mentre alcuni dei seguenti punti sono elencati come svantaggi, sono più simili a piccoli inconvenienti rispetto all'alternativa (sistema di inventario periodico).

Audit annuale delle scorte fisiche

Anche se disponi di un sistema di gestione dell'inventario perpetuo, dovrai contare fisicamente il tuo inventario per sincronizzare i tuoi dati.

Questo conteggio è necessario perché l'inventario registrato potrebbe non riflettere accuratamente ciò che è fisicamente in magazzino nel tempo, per non parlare delle spedizioni drop o dell'inventario su ordinazione, inclusa la contabilizzazione di rotture, furti e perdite dovute al restringimento (che sono rischi associati allo stock in i tuoi affari).

Se stai cercando i modi più efficienti per controllare il tuo inventario, dai un'occhiata al nostro post sul conteggio dei cicli .

Il restringimento si verifica per una serie di motivi, inclusi errori del fornitore, furto dei dipendenti ed errori nella documentazione. È un problema costoso per la tua azienda che può comportare una perdita di profitto: non puoi recuperare i costi di inventario e non puoi vendere l'inventario per generare entrate.

La buona notizia è che il ritiro può essere detratto dalle dichiarazioni dei redditi personali o aziendali quando viene scoperto. I record meticolosi forniti da un sistema di inventario perpetuo possono aiutare in questo.

Registrazione e monitoraggio costanti

Più dati significano più responsabilità. Poiché i sistemi di inventario perpetuo sono progettati per tracciare e registrare ogni transazione di inventario, sarà necessario stabilire un sistema di registrazione e monitoraggio altrettanto solido per tutti i dati raccolti.

Come mai?

Errori e articoli scansionati in modo errato possono avere un impatto sui record di inventario.

Fortunatamente, puoi affrontarlo matematicamente usando formule (correzioni) che rappresentano la maggior parte di questi fattori. Ci arriveremo tra un minuto.

Costi di installazione più elevati

I sistemi di inventario perpetuo possono essere più costosi da implementare il metodo di gestione periodica dell'inventario a causa del software, delle attrezzature e delle esigenze di formazione.

Tuttavia, la configurazione iniziale costa più di quanto si ripaghi da sola in aggiornamenti di inventario in tempo reale e contabilità accurata delle scorte.

Queste funzionalità aiutano la tua attività di eCommerce a evitare l'esaurimento delle scorte e incoraggiano un contatto minimo dei dipendenti con l'inventario.

Come viene tracciato l'inventario in un sistema di inventario perpetuo?

Abbiamo già stabilito che un sistema di inventario perpetuo funziona aggiornando istantaneamente i conteggi delle scorte man mano che vengono acquistate o vendute. Ecco una rapida carrellata di come funziona il sistema.

Ai fini di questa guida, l'attenzione si concentra su cinque parametri: livello di inventario, COGS (costo delle merci vendute), punti di riordino, ordini di acquisto e scorte ricevute.

Nota: il processo potrebbe differire leggermente quando integrato nella tua attività e dipende da come è strutturata la tua catena di approvvigionamento. Ti consigliamo di programmare una demo in modo da poter personalizzare SkuVault in base alle tue esigenze specifiche.

1. Livello di inventario

Quando un prodotto viene venduto, viene utilizzato un RFID (identificazione a radiofrequenza) o uno scanner di codici a barre per notificare al sistema di gestione dell'inventario collegato al sistema del punto vendita un aggiornamento dell'addebito.

Questa modifica viene quindi registrata dal sistema e distribuita a tutti i canali di vendita.

2. COGS (costo della merce venduta)

COGS , come il livello di inventario aziendale, viene aggiornato e ricalcolato in tempo reale. Cioè, ogni volta che un articolo viene aggiunto o rimosso dal tuo inventario.

3. Riordina i punti

L'uso continuo del sistema di gestione dell'inventario perpetuo genera dati storici sull'inventario e sulle vendite , che possono quindi essere impostati per aggiornare automaticamente i punti di riordino con il flusso del volume delle vendite della tua azienda per garantire che i livelli di inventario ottimali siano sempre mantenuti.

4. Ordini di acquisto

Ciò avviene automaticamente ogni volta che uno SKU o un articolo raggiunge il punto di riordino specificato, senza la necessità dell'intervento umano. Cioè, un nuovo ordine di transazione viene generato e inviato automaticamente al tuo fornitore.

5. Prodotti ricevuti

I sistemi di gestione dell'inventario come SkuVault sono progettati per funzionare bene con il software di gestione del magazzino. Ciò significa che non appena lo stock viene ricevuto e scansionato nel tuo magazzino, viene automaticamente aggiornato sul dashboard di gestione dell'inventario.

Un sistema di inventario perpetuo, in sostanza, utilizza i dati raccolti da ogni fase del processo di gestione dell'inventario per mantenere la tua catena di approvvigionamento funzionante senza intoppi. Questi passaggi vengono ripetuti a tempo indeterminato finché il sistema è acceso.

Formule nell'inventario perpetuo

Le aziende utilizzano vari metodi per tenere conto del costo dell'inventario disponibile. Indipendentemente da ciò, il costo totale di magazzino fatturato rimane costante.

Quando si utilizza un sistema di inventario perpetuo, questi sistemi o formule di determinazione dei costi di inventario forniscono un modo più efficiente per tenere traccia dei conteggi di inventario.

Di seguito abbiamo compilato un elenco dei metodi più popolari e di come applicarli alla tua attività.

L'approccio FIFO (First In, First Out).

Il principio alla base di questo approccio è semplice: assicurarsi che le azioni vengano acquistate nello stesso ordine in cui sono state create o acquistate.

Questo metodo è utile se tieni a portata di mano merci deperibili. È anche vantaggioso immagazzinare merci non deperibili perché gli articoli che sono stati conservati per un periodo di tempo prolungato possono diventare obsoleti, danneggiati o altrimenti non vendibili.

Uno dei modi più efficaci per incorporare FIFO nel tuo processo di inventario perpetuo è aggiungere nuovi prodotti dal retro del tuo magazzino, assicurandoti che le scorte più vecchie siano le prime disponibili quando arriva un ordine.

L'approccio Last In, First Out (LIFO).

A differenza del metodo FIFO, che calcola il costo delle merci vendute nell'ordine in cui sono state ricevute, il metodo LIFO calcola il COGS (costo delle merci vendute) utilizzando il costo dell'ordine di acquisto stock più recente.

In termini più semplici, l'inventario viene calcolato e rettificato in base al costo totale di un ordine di acquisto e quindi confrontato con i dati di vendita, in contrasto con i livelli di inventario modificati ad ogni vendita.

Approccio al costo medio ponderato

L'approccio del costo medio ponderato viene utilizzato per determinare la quantità di stock venduta e quali sono gli attuali livelli di inventario in un dato momento.

Viene calcolato come COGS/numero totale di scorte in magazzino.

Approccio ai prodotti finiti

Le aziende utilizzano il conteggio dell'inventario dei prodotti finiti per determinare la quantità di stock disponibile per la spedizione non appena viene effettuato un ordine. È comunemente usato dalle aziende che immagazzinano sia materie prime che prodotti finiti.

Viene anche utilizzato per prevedere i costi di inventario calcolando il costo totale dell'inventario (materie prime e prodotti finiti).

Formula: Valore dei prodotti finiti dell'anno precedente + (COGM – COGS)

Quantità ordine economico

La quantità dell'ordine economico (EOQ) è definita come l'ordine di acquisto ottimale che la tua azienda dovrebbe effettuare per il proprio inventario per massimizzare lo spazio di magazzino e ridurre al minimo le scorte.

Si calcola prendendo la radice quadrata di [2SD] / H = EOQ.

Dove H sta per Holding Cost (per unità, per anno),

S è le spese di installazione (per ordine comprese la gestione e la spedizione),

D è il tasso di domanda (quantità media di stock venduta annualmente).

Pensieri finali

Fornire alla tua azienda migliori strumenti di gestione dell'inventario è parte integrante del suo successo generale. Questi strumenti, se combinati con un sistema di inventario perpetuo, sono un modo eccellente per gestire efficacemente il tuo inventario.

Tuttavia, la selezione di un sistema di inventario perpetuo è solo una parte dell'equazione; avrai anche bisogno del software, delle integrazioni e dei partner giusti per ottimizzare i tuoi sforzi logistici. SkuVault può essere il tuo sportello unico per tutto l'inventario.

SkuVault ti consente di dedicare meno tempo alle attività di gestione dell'inventario mantenendo una visione completa della tua catena di approvvigionamento. Pianifica una demo oggi e ti mostreremo come possiamo aiutarti a lavorare sulla tua attività e non su di essa.