Sürekli Envanter Sistemi Nedir ve Nasıl Çalışır?

Envanter yönetimi karlılığı doğrudan etkiler ve bu nedenle işletmenizin en önemli varlıklarından biridir. Çok az envanteriniz varsa, stokların tükenmesi ve müşteri kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Çok fazla envanteriniz varsa, fahiş depolama ücretleri, tükenen işletme sermayesi ve olumsuz bir sonuçla uğraşmak zorunda kalabilirsiniz. Sonuç olarak, verimli envanter yönetiminin önemi göz ardı edilemez.

Peki, etkili envanter yönetimini gerçekleştirmek için hangi adımları atmalısınız?

Etkili envanter yönetimi , e-Ticaret işinizde müşteri taleplerini karşılamak için yeterli stoka sahip olmak ile talepte beklenmeyen herhangi bir artışı yumuşatmak için yeterli fazla stoka sahip olmak arasında bir denge kurmayı gerektirir. Bunu mümkün kılan sistemlere Envanter Yönetim Sistemleri denir.

Genel olarak konuşursak, bu envanter sistemleri iki kategoriye ayrılır: sürekli envanter sistemleri ve periyodik envanter sistemleri.

Her ikisi de ciro, nakliye ve daha fazlasını izleme ve kaydetme dahil olmak üzere envanterle ilgili görevleri yönetmenize yardımcı olur.

Sürekli Envanter nedir?

Sürekli Envanter, satış, işleme ve alınan ürünler gibi envanter kayıtlarındaki değişiklikleri meydana geldiği anda kaydeden bir envanter muhasebesi sürecidir.

Başka bir deyişle, sürekli envanter, gerçek zamanlı olarak uzlaştırılan envanterdir . Periyodik envanter ise manuel, planlanmış sayımlar gerektirir.

Sürekli ve Periyodik Envanter Sistemleri

Sürekli ve periyodik envanter sistemleri arasındaki temel farklardan biri, envanterin izlenme yöntemidir. Hadi daha yakından bakalım.

Sürekli Envanter Sistemi Nedir?

Basit bir ifadeyle, sürekli envanter sistemi, gerçek zamanlı olarak satılan veya alınan stoğu izlemek için kullanılan teknoloji tabanlı bir envanter yönetimi yöntemidir.

Bu durumda, teknoloji tipik olarak bir kurumsal varlık yönetimi yazılımı, bilgisayarlı bir satış noktası sistemi veya her ikisidir.

Hangi teknolojinin kullanıldığına bakılmaksızın, verileri otomatik olarak toplar ve meydana geldikçe stok seviyelerinizde ayrıntılı değişiklikler görüntüler.

Periyodik Envanter Sistemi Nedir?

Periyodik envanter ise tam tersidir. Fiziksel olarak yapılır, yani satış verileriyle karşılaştırılmadan önce stokun bir personeliniz tarafından fiziksel olarak sayılması gerekir.

Bunu hatırlamanın kolay bir yolu, periyodik sistemlerin verileri "periyodik olarak" kaydetmesi, sürekli sistemlerin ise "sürekli" arka planda çalışması ve ilgili tüm envanter bilgilerini kaydetmesidir.

Periyodik envanter yöntemleri, hata için çok yer bırakır ve en verimsiz envanter yönetim sistemleri değildir.

E-Ticaret İşletmeniz İçin Ne Zaman Sürekli Bir Envanter Sistemi Kullanmalısınız?

Perakende işiniz, çoğu e-ticaret markasının yaptığı gibi yüksek miktarda satış yapıyorsa, sürekli bir envanter sistemi ileriye dönük en iyi yoldur. Bununla birlikte, küçük işletmeler bile envanterle ilgili görevleri basitleştirmek ve otomatikleştirmek için bu envanter yönetim sisteminden faydalanacaktır.

Sürekli Bir Envanter Sisteminin Avantajları ve Dezavantajları

Sürekli bir envanter sistemi, çeşitli nedenlerle e-ticaret işiniz için periyodik bir envanter sisteminden çok daha üstündür. Hiçbiri hariç en büyük avantajı, insan hatasını önemli ölçüde azaltmasıdır. Diğer avantajlar şunlardır:

Kesinti Yok

Her şey teknolojiye bağlı olduğundan, stok seviyeleri sürekli envanter yönetimi sistemi kullanılarak anında güncellenir. Fiziksel bir envanter sayımı gerçekleştirmenin zaman alıcı görevinin yanı sıra bunun sonucunda ortaya çıkan iş kesintisi ve kaçırılan satış fırsatlarına elveda diyebilirsiniz.

Bonus olarak, daha verimli ve çalışanlara zaman kazandıran bir depo organizasyonu elde edersiniz. Ayrıca daha düşük tedarik zinciri maliyetlerinin, gelişmiş nakit akışının ve şirketinizin kârlılığının artmasının keyfini çıkarırsınız.

Tahmininizi İyileştirir

Doğru tahmin , etkili envanter yönetiminin kritik bir bileşenidir. Ağ oluşturma ekipmanı devi Cisco, 2001 yılında zayıf stok tahminlerinin sonuçlarını zor yoldan öğrendi.

Ekipman bileşenlerinde ve hammaddelerde yaklaşık 2,25 milyar doları kayıp olarak yazmak zorunda kaldı.

İşiniz henüz bu ölçekte olmayabilir, ancak kayıp bir kayıptır - yine de acıtır. Sürekli envanter sisteminin yardımıyla işletmenizin zarar görmesini önleyebilirsiniz. Tüm işlemleri takip edebileceğiniz için, talep üzerine tam ürün sorumluluğu sağlayabilirsiniz.

Verileri Gerçek Zamanlı Olarak Kaydeder

Sürekli bir envanter sistemi de periyodik bir envanter sisteminden daha doğrudur . Bunun nedeni basittir: önemli envanter yönetimi görevleri otomatikleştirildiğinden, stok tahmini ve denetimler için olumlu uygulamaları olan satış ve envanter verileri meydana gelir gelmez kaydedilir.

Bunun e-ticaret işiniz için anlamı, ihtiyacınız olduğunda daha doğru bir envanter hesabına sahip olmanızdır.

Sonuç olarak, ürün ve üretim kıtlığının yanı sıra stoksuz kalmamak için adımlar atabilirsiniz.

Envanter Yönetim Maliyetlerini Düşürür

Sürekli bir envanter sistemi, envanterinizle ilgili tüm metriklerin kapsamlı bir veri kümesini sağlar. En iyi yanı, maliyetlendirme sistemi formülü doğru bir şekilde kurulduğunda, bu verileri analiz etmenin nispeten basit olmasıdır (bununla ilgili daha fazla bilgi ileride).

Bu, envanter yönetimine harcadığınız para miktarını azaltmak açısından olumlu bir zincirleme etkiye sahiptir. Verilerle, talebi daha doğru bir şekilde tahmin edebilir ve fazla hammadde ve stoktan kaçınabilirsiniz.

Ayrıca stok tutma maliyetini talebe göre büyütebilir veya küçültebilirsiniz, böylece ihtiyacınız olmayan depolama için ödeme yapmadığınızdan emin olabilirsiniz ve bunun tersi de geçerlidir.

Sürekli Envanter Sistemlerinin Dezavantajları

Sürekli envanter sisteminin dezavantajlarına girmeden önce, aşağıdaki noktalardan bazılarının eksiler olarak listelenmesine rağmen, alternatif (periyodik envanter sistemi) ile karşılaştırıldığında daha küçük rahatsızlıklar gibi olduklarını not etmek önemlidir.

Yıllık Fiziki Stok Denetimi

Sürekli bir envanter yönetim sisteminiz olsa bile, verilerinizi senkronize etmek için envanterinizi fiziksel olarak saymanız gerekecektir.

Bu sayım gereklidir, çünkü kaydedilen envanter, kırılma, çalıntı mallar ve küçülmeden kaynaklanan kayıplar (ki bunlar stokla ilişkili riskler) dahil olmak üzere, siparişteki envanteri veya düşen sevkiyatları muhasebeleştirmek şöyle dursun, zaman içinde stokta fiziksel olarak ne olduğunu doğru bir şekilde yansıtmayabilir. senin işin).

Envanterinizi denetlemenin en etkili yollarını arıyorsanız , döngü sayımıyla ilgili yazımıza bir göz atın .

Büzülme , tedarikçi hatası, çalışan hırsızlığı ve evrak hataları gibi çeşitli nedenlerle meydana gelir. Bu, işletmeniz için kâr kaybına neden olabilecek maliyetli bir sorundur: envanter maliyetlerinizi telafi edemezsiniz ve gelir elde etmek için envanteri satamazsınız.

İyi haber şu ki, küçülme keşfedildiğinde kişisel veya ticari vergi beyannamelerinizden düşülebilir. Sürekli bir envanter sistemi tarafından sağlanan titiz kayıtlar bu konuda yardımcı olabilir.

Sürekli Kayıt Tutma ve İzleme

Daha fazla veri, daha fazla sorumluluk anlamına gelir. Sürekli envanter sistemleri, her envanter işlemini izlemek ve kaydetmek için tasarlandığından, toplanan tüm veriler için eşit derecede sağlam bir kayıt tutma ve izleme sistemi kurmanız gerekecektir.

Niye ya?

Hatalar ve yanlış taranan öğeler, envanter kayıtlarınızı etkileyebilir.

Neyse ki, bu faktörlerin çoğunu hesaba katan formüller (düzeltmeler) kullanarak matematiksel olarak bununla başa çıkabilirsiniz. Bir dakika içinde buna geleceğiz.

Daha Yüksek Kurulum Maliyetleri

Sürekli envanter sistemleri, yazılım, ekipman ve eğitim ihtiyaçlarının bir sonucu olarak periyodik envanter yönetimi yöntemini uygulamak için daha pahalı olabilir.

Bununla birlikte, ilk kurulum, gerçek zamanlı envanter güncellemeleri ve doğru eldeki stok muhasebesi ile kendini amorti etmekten daha maliyetlidir.

Bu özellikler, e-Ticaret işletmenizin stokların tükenmesini önlemesine yardımcı olur ve çalışanların envanterle minimum düzeyde iletişim kurmasını teşvik eder.

Sürekli Envanter Sisteminde Envanter Nasıl Takip Edilir?

Sürekli bir envanter sisteminin, satın alınırken veya satılırken stok sayımlarını anında güncelleyerek çalıştığını zaten belirledik. İşte sistemin nasıl çalıştığına dair kısa bir özet.

Bu kılavuzun amacına yönelik olarak, odak noktası beş ölçümdür - envanter düzeyi, COGS (satılan malların maliyeti), yeniden sipariş noktaları, satın alma siparişleri ve alınan stok.

Not: süreç işinize entegre edildiğinde biraz farklılık gösterebilir ve tedarik zincirinizin nasıl yapılandırıldığına bağlıdır. SkuVault'u özel ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilmemiz için bir demo planlamanızı öneririz.

1. Envanter Düzeyi

Bir ürün satıldığında, satış noktası sisteminize bağlı envanter yönetim sistemine bir borç güncellemesini bildirmek için bir RFID (radyo frekansı tanımlama) veya barkod tarayıcı kullanılır.

Bu değişiklik daha sonra sistem tarafından kayıt altına alınır ve tüm satış kanallarına dağıtılır.

2. SMM (Satılan Malın Maliyeti)

COGS , işletme envanter seviyeniz gibi gerçek zamanlı olarak güncellenir ve yeniden hesaplanır. Yani, envanterinize bir öğe eklendiğinde veya envanterinizden çıkarıldığında.

3. Puanları Yeniden Sıralayın

Sürekli envanter yönetim sisteminin sürekli kullanımı, geçmiş envanter ve satış verilerini oluşturur ; bu veriler daha sonra , optimum envanter seviyelerinin her zaman korunmasını sağlamak için işletmenizin satış hacminin akışıyla yeniden sipariş noktalarını otomatik olarak güncellemek üzere ayarlanabilir .

4. Satın Alma Siparişleri

Bu, bir SKU veya ürün belirttiğiniz yeniden sipariş noktasına ulaştığında, insan müdahalesine gerek kalmadan otomatik olarak yapılır. Yani yeni bir işlem emri oluşturulur ve otomatik olarak tedarikçinize gönderilir.

5. Alınan Ürünler

SkuVault gibi envanter yönetim sistemleri, depo yönetimi yazılımlarıyla iyi çalışacak şekilde tasarlanmıştır. Bu, stok alınıp deponuzda taranır taranmaz, stok yönetimi panonuzda otomatik olarak güncelleneceği anlamına gelir.

Sürekli bir envanter sistemi, özünde, tedarik zincirinizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için envanter yönetimi sürecinin her aşamasından toplanan verileri kullanır. Bu adımlar, sistem açık olduğu sürece süresiz olarak döngülenir.

Sürekli Envanterdeki Formüller

İşletmeler, mevcut envanterin maliyetini hesaba katmak için çeşitli yöntemler kullanır. Ne olursa olsun, faturalanan toplam stok maliyeti sabit kalır.

Sürekli envanter sistemi kullanıldığında, bu envanter maliyetlendirme sistemleri veya formülleri, envanter sayımlarını takip etmenin daha verimli bir yolunu sağlar.

En popüler yöntemlerin bir listesini ve bunları işinize nasıl uygulayabileceğinizi aşağıda derledik.

İlk Giren İlk Çıkar (FIFO) Yaklaşımı

Bu yaklaşımın altında yatan ilke basittir: Stokun oluşturulduğu veya satın alındığı sırayla satın alındığından emin olun.

Bu yöntem, bozulabilir ürünleri elinizde bulundurursanız kullanışlıdır. Ayrıca, uzun süre saklanan ürünler eskimiş, hasar görmüş veya başka bir şekilde satılamaz hale gelebileceğinden, bozulmayan ürünleri stoklamanız da avantajlıdır.

FIFO'yu sürekli envanter sürecinize dahil etmenin en etkili yollarından biri, bir sipariş geldiğinde raftaki ilk ürünün eski stok olmasını sağlamak için deponuzun arkasından yeni ürünler eklemektir.

Son Giren İlk Çıkar (LIFO) Yaklaşımı

LIFO yöntemi , satılan malın maliyetini alındıkları sıraya göre hesaplayan FIFO yönteminden farklı olarak , en son stok satınalma siparişinin maliyetini kullanarak COGS'yi (satılan malın maliyeti) hesaplar.

Daha basit bir ifadeyle, envanter, her satışta değişen envanter seviyelerinin aksine, bir satınalma siparişinin toplam maliyetine göre hesaplanır ve ayarlanır ve ardından satış verileriyle karşılaştırılır.

Ağırlıklı Ortalama Maliyet Yaklaşımı

Ağırlıklı ortalama maliyet yaklaşımı, herhangi bir zamanda ne kadar stok satıldığını ve mevcut stok seviyelerinin ne olduğunu belirlemek için kullanılır.

SMM/envanterdeki toplam stok sayısı olarak hesaplanır.

Mamul Yaklaşımı

İşletmeler, sipariş verilir verilmez ne kadar stokun gönderilebileceğini belirlemek için bitmiş ürün envanteri sayımını kullanır. Hem hammadde hem de bitmiş ürün stoklayan işletmeler tarafından yaygın olarak kullanılır.

Ayrıca, toplam stok maliyetini (hammaddeler ve bitmiş ürünler) hesaplayarak stok maliyetlerini tahmin etmek için kullanılır.

Formül: Önceki Yılın Mamul Değeri + (COGM – COGS)

Ekonomik Sipariş Miktarı

Ekonomik sipariş miktarı (EOQ) , işletmenizin depolama alanını en üst düzeye çıkarmak ve stokları en aza indirmek için envanteri için yapması gereken en uygun satın alma siparişi olarak tanımlanır.

[2SD] / H = EOQ'nun karekökü alınarak hesaplanır.

H, Tutma Maliyeti anlamına geldiğinde (birim başına, yıllık),

S, Kurulum ücretleridir (taşıma ve nakliye dahil sipariş başına),

D talep oranıdır (yıllık satılan ortalama stok miktarı).

Son düşünceler

Şirketinize daha iyi envanter yönetimi araçları sağlamak, genel başarısını sağlamanın ayrılmaz bir parçasıdır. Bu araçlar, sürekli bir envanter sistemiyle birleştirildiğinde, envanterinizi etkin bir şekilde yönetmenin mükemmel bir yoludur.

Ancak, sürekli bir envanter sistemi seçmek denklemin yalnızca bir parçasıdır; lojistik çabalarınızı optimize etmek için doğru yazılıma, entegrasyonlara ve ortaklara da ihtiyacınız olacak. SkuVault, her şey envanteri için tek adresiniz olabilir.

SkuVault, tedarik zincirinize ilişkin eksiksiz bir içgörü sağlarken envanter yönetimi görevlerine daha az zaman harcamanızı sağlar. Bugün bir demo planlayın ve size işinizde değil , işinizde çalışmanıza nasıl yardımcı olabileceğimizi gösterelim .