Ce este un sistem de inventar perpetuu și cum funcționează

Gestionarea stocurilor influențează direct profitabilitatea și este, prin urmare, unul dintre cele mai importante active ale afacerii dvs. Dacă aveți prea puțin stoc, riscați să vă epuizați și să pierdeți clienți.

Este posibil să aveți de-a face cu taxe de depozitare exorbitante, capital de afaceri epuizat și un rezultat negativ dacă aveți prea mult stoc. Ca urmare, semnificația gestionării eficiente a stocurilor nu poate fi supraevaluată.

Deci, ce pași ar trebui să luați pentru a realiza un management eficient al stocurilor?

Gestionarea eficientă a stocurilor necesită găsirea unui echilibru între a avea suficient stoc pentru a satisface cerințele clienților privind afacerea dvs. de comerț electronic și a avea suficient stoc în exces pentru a amortiza orice creștere neașteptată a cererii. Sistemele care fac acest lucru posibil se numesc Sisteme de management al stocurilor.

În linii mari, aceste sisteme de inventariere sunt grupate în două categorii: sisteme de inventariere perpetuă și sisteme de inventariere periodică.

Ambele vă ajută să gestionați sarcinile legate de inventar, inclusiv urmărirea și înregistrarea cifrei de afaceri, livrarea și multe altele.

Ce este Inventarul Perpetuu?

Inventarul perpetuu este un proces de contabilitate a stocurilor care înregistrează modificările în evidențele de stoc - cum ar fi vânzările, procesarea și produsele ingerate - în momentul apariției.

Cu alte cuvinte, inventarul perpetuu este inventarul reconciliat în timp real . Inventarul periodic, pe de altă parte, necesită numărări manuale, programate.

Sisteme de inventar perpetuu versus periodic

Una dintre principalele diferențe dintre sistemele de inventariere perpetuă și periodică este metoda prin care este urmărit inventarul. Să aruncăm o privire mai atentă.

Ce este un sistem de inventar perpetuu?

În termeni simpli, un sistem de inventar perpetuu este o metodă bazată pe tehnologie de gestionare a stocurilor, care este utilizată pentru a urmări stocurile pe măsură ce sunt vândute sau primite în timp real.

În acest caz, tehnologia este de obicei fie un software de gestionare a activelor întreprinderii, un sistem computerizat de punct de vânzare sau ambele.

Indiferent de tehnologia utilizată, acesta colectează date automat și afișează modificări detaliate ale nivelurilor stocurilor dvs. pe măsură ce apar.

Ce este un sistem de inventariere periodică?

Un inventar periodic, pe de altă parte, este total opus. Se face fizic, ceea ce înseamnă că stocul trebuie să fie numărat fizic de un membru al personalului dumneavoastră înainte de a putea fi comparat cu datele de vânzări.

O modalitate ușoară de a reține acest lucru este că sistemele periodice înregistrează „periodic” date, în timp ce sistemele perpetue rulează „perpetuu” în fundal, înregistrând toate informațiile relevante de inventar.

Metodele de inventariere periodică lasă mult loc de eroare și nu sunt cele mai ineficiente sisteme de gestionare a stocurilor.

Când ar trebui să utilizați un sistem de inventar perpetuu pentru afacerea dvs. de comerț electronic?

Dacă afacerea dvs. de vânzare cu amănuntul gestionează un volum mare de vânzări, așa cum fac majoritatea mărcilor de comerț electronic, un sistem de inventar perpetuu este cea mai bună cale de urmat. Cu toate acestea, chiar și întreprinderile mici vor beneficia de acest sistem de gestionare a stocurilor pentru a simplifica și automatiza sarcinile legate de inventar.

Avantajele și dezavantajele unui sistem de inventariere perpetuă

Un sistem de inventar perpetuu este cu mult superior unui sistem de inventar periodic pentru afacerea dvs. de comerț electronic din mai multe motive. Cel mai mare avantaj, fără niciunul, este că reduce semnificativ eroarea umană. Alte avantaje includ:

Fără timp de nefuncționare

Deoarece totul depinde de tehnologie, nivelurile stocurilor sunt actualizate instantaneu folosind sistemul perpetuu de gestionare a stocurilor. Vă puteți lua rămas bun de la sarcina consumatoare de timp de a efectua o contorizare fizică a inventarului, precum și de la timpul de oprire a afacerii care rezultă și de la oportunitățile de vânzare ratate.

Ca bonus, obțineți o organizare a depozitelor care este mai eficientă și care economisește timp angajaților. De asemenea, vă bucurați de costuri mai mici ale lanțului de aprovizionare, de un flux de numerar îmbunătățit și de o creștere a profitului companiei dvs.

Îți îmbunătățește prognoza

Prognoza precisă este o componentă critică a gestionării eficiente a stocurilor. Cisco, gigantul echipamentelor de rețea, a învățat la greu despre consecințele previziunii slabe a stocurilor în 2001.

A trebuit să anuleze aproximativ 2,25 miliarde de dolari din componente de echipamente și materii prime, ca o pierdere.

Este posibil ca afacerea dvs. să nu fie încă la această scară, dar o pierdere este o pierdere - încă doare. Cu ajutorul unui sistem de inventariere perpetuă, puteți evita o pierdere pentru afacerea dvs. Deoarece puteți urmări toate tranzacțiile, puteți asigura responsabilitatea completă a produsului la cerere.

Înregistrează date în timp real

Un sistem de inventariere perpetuă este, de asemenea, mai precis decât un sistem de inventariere periodică. Motivul pentru aceasta este simplu: deoarece sarcinile cheie de gestionare a stocurilor sunt automatizate, datele de vânzări și stocuri sunt înregistrate de îndată ce apar, ceea ce are aplicații pozitive pentru prognoza și auditul stocurilor.

Ce înseamnă acest lucru pentru afacerea dvs. de comerț electronic este că veți avea un cont de inventar mai precis ori de câte ori aveți nevoie.

Drept urmare, puteți lua măsuri pentru a evita epuizarea stocurilor, precum și penuria de produse și producție.

Reduce costurile de gestionare a stocurilor

Un sistem de inventar perpetuu oferă un set cuprinzător de date cu toate valorile legate de inventarul dvs. Cea mai bună parte este că, odată ce formula sistemului de costuri este configurată corect, analiza acestor date este relativ simplă (mai multe despre asta mai târziu).

Acest lucru are un efect secundar pozitiv în ceea ce privește reducerea sumei de bani pe care o cheltuiți pentru gestionarea stocurilor. Cu ajutorul datelor, puteți prognoza mai precis cererea și puteți evita excesul de materii prime și stoc.

De asemenea, puteți crește sau reduce costul stocării în funcție de cerere, asigurându-vă că nu plătiți pentru stocarea pe care nu o aveți nevoie și invers.

Dezavantajele sistemelor de inventariere perpetuă

Înainte de a intra în dezavantajele sistemului de inventariere perpetuă, este important să rețineți că, deși unele dintre următoarele puncte sunt enumerate ca dezavantaje, sunt mai mult ca niște inconveniente minore în comparație cu alternativa (sistemul de inventariere periodică).

Auditul anual al stocurilor fizice

Chiar dacă aveți un sistem de gestionare a inventarului perpetuu, va trebui să vă numărați fizic inventarul pentru a vă sincroniza datele.

Această contorizare este necesară deoarece este posibil ca inventarul înregistrat să nu reflecte cu exactitate ceea ce este fizic în stoc în timp, cu atât mai puțin să contabilizeze livrările de picături sau inventarul la comandă, inclusiv contabilizarea spargerii, bunurile furate și pierderile din contracție (care sunt riscuri asociate cu stocul în treaba ta).

Dacă sunteți în căutarea celor mai eficiente modalități de a vă audita inventarul, aruncați o privire la postarea noastră despre numărarea ciclului .

Scăderea are loc dintr-o varietate de motive, inclusiv erori ale furnizorului, furtul angajaților și erorile de documente. Este o problemă costisitoare pentru afacerea dvs., care poate duce la o pierdere de profit: nu vă puteți recupera costurile de stoc și nu puteți vinde inventarul pentru a genera venituri.

Vestea bună este că contracția poate fi dedusă din declarațiile fiscale personale sau de afaceri atunci când este descoperită. Înregistrările meticuloase furnizate de un sistem de inventariere perpetuă pot ajuta în acest sens.

Păstrarea și monitorizarea constantă a înregistrărilor

Mai multe date înseamnă mai multă responsabilitate. Deoarece sistemele de inventariere perpetuă sunt concepute pentru a urmări și înregistra fiecare tranzacție de inventar, va trebui să stabiliți un sistem de evidență și monitorizare la fel de robust pentru toate datele colectate.

De ce?

Erorile și articolele scanate incorect pot avea un impact asupra înregistrărilor dvs. de inventar.

Din fericire, puteți rezolva acest lucru matematic folosind formule (corecții) care reprezintă majoritatea acestor factori. Vom ajunge la asta într-un minut.

Costuri mai mari de instalare

Sistemele de inventariere perpetuă pot fi mai costisitoare pentru a implementa metoda de gestionare periodică a stocurilor ca urmare a nevoilor de software, echipamente și instruire.

Cu toate acestea, configurarea inițială costă mai mult decât se plătește prin actualizările în timp real a inventarului și contabilizarea exactă a stocurilor la îndemână.

Aceste caracteristici ajută afacerea dvs. de comerț electronic să evite epuizarea stocurilor și să încurajeze contactul minim al angajaților cu inventarul.

Cum este urmărit inventarul într-un sistem de inventar perpetuu?

Am stabilit deja că un sistem de inventariere perpetuă funcționează prin actualizarea instantanee a numărului de stocuri pe măsură ce este cumpărat sau vândut. Iată o scurtă descriere a modului în care funcționează sistemul.

În scopul acestui ghid, accentul este pus pe cinci valori - nivelul inventarului, COGS (costul mărfurilor vândute), punctele de recomandă, comenzile de cumpărare și stocul primit.

Notă: procesul poate diferi ușor atunci când este integrat în afacerea dvs. și depinde de modul în care este structurat lanțul dvs. de aprovizionare. Vă recomandăm să programați o demonstrație, astfel încât să putem personaliza SkuVault pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră specifice.

1. Nivelul inventarului

Când un produs este vândut, se utilizează un scaner RFID (identificare prin radiofrecvență) sau coduri de bare pentru a notifica sistemul de gestionare a stocurilor conectat la sistemul dvs. de la punctul de vânzare cu privire la o actualizare de debit.

Această modificare este apoi înregistrată de sistem și distribuită tuturor canalelor de vânzare.

2. COGS (costul mărfurilor vândute)

COGS , ca și nivelul inventarului companiei dvs., este actualizat și recalculat în timp real. Adică, ori de câte ori un articol este adăugat sau eliminat din inventarul dvs.

3. Reordonați puncte

Utilizarea continuă a sistemului perpetuu de gestionare a stocurilor generează date istorice despre stocuri și vânzări , care pot fi apoi configurate pentru a actualiza automat punctele de recomandă în funcție de fluxul volumului de vânzări al afacerii dvs., pentru a vă asigura că nivelurile optime de stoc sunt menținute în orice moment.

4. Comenzi de achiziție

Acest lucru se face automat ori de câte ori un SKU sau un articol ajunge la punctul de recomandă pe care îl specificați, fără a fi nevoie de intervenție umană. Adică, o nouă comandă de tranzacție este generată și trimisă automat furnizorului dumneavoastră.

5. Produse primite

Sistemele de gestionare a stocurilor precum SkuVault sunt proiectate să funcționeze bine cu software-ul de gestionare a depozitelor. Aceasta înseamnă că, de îndată ce stocul este primit și scanat la depozitul dvs., acesta este actualizat automat pe tabloul de bord de gestionare a stocurilor.

Un sistem de inventar perpetuu, în esență, utilizează datele colectate din fiecare etapă a procesului de gestionare a stocurilor pentru a menține lanțul de aprovizionare să funcționeze fără probleme. Acești pași sunt reluați în buclă pe termen nelimitat atâta timp cât sistemul este pornit.

Formule în inventar perpetuu

Companiile folosesc diverse metode pentru a contabiliza costul stocului disponibil. Indiferent, costul total de inventar facturat rămâne constant.

Atunci când utilizați un sistem de inventariere perpetuă, aceste sisteme sau formule de stabilire a costurilor stocurilor oferă o modalitate mai eficientă de a ține evidența numărului de stocuri.

Am întocmit o listă cu cele mai populare metode, precum și cum le puteți aplica în afacerea dvs., mai jos.

Abordarea First In, First Out (FIFO).

Principiul care stă la baza acestei abordări este simplu: asigurați-vă că stocul este achiziționat în aceeași ordine în care a fost creat sau achiziționat.

Această metodă este utilă dacă țineți bunuri perisabile la îndemână. Este, de asemenea, avantajos dacă stocați mărfuri neperisabile, deoarece articolele care au fost depozitate pentru o perioadă lungă de timp pot deveni învechite, deteriorate sau nu pot fi vândute în alt mod.

Una dintre cele mai eficiente modalități de a încorpora FIFO în procesul de inventar perpetuu este să adăugați produse noi din spatele depozitului dvs., asigurându-vă că stocul mai vechi este primul de pe raft atunci când sosește o comandă.

Abordarea Last In, First Out (LIFO).

Spre deosebire de metoda FIFO, care calculează costul mărfurilor vândute în ordinea în care au fost primite, metoda LIFO calculează COGS (costul mărfurilor vândute) folosind costul celei mai recente comenzi de cumpărare de stoc.

În termeni mai simpli, stocul este calculat și ajustat pe baza costului total al unei comenzi de cumpărare și apoi comparat cu datele de vânzări, spre deosebire de nivelurile de stoc care sunt modificate cu fiecare vânzare.

Abordarea costului mediu ponderat

Abordarea costului mediu ponderat este utilizată pentru a determina cât de mult stoc s-a vândut și care sunt nivelurile actuale ale stocurilor la un moment dat.

Se calculează ca COGS/număr total de stoc în stoc.

Abordarea produselor finite

Companiile folosesc contorizarea stocurilor de produse finite pentru a determina cât de mult stoc este disponibil pentru a fi expediat de îndată ce este plasată o comandă. Este folosit în mod obișnuit de întreprinderile care stochează atât materii prime, cât și produse finite.

De asemenea, este folosit pentru a prognoza costurile stocurilor prin calcularea costului total al stocurilor (materii prime și produse finite).

Formula: valoarea produsului finit din anul precedent + (COGM – COGS)

Cantitatea ordine economică

Cantitatea de comandă economică (EOQ) este definită ca comanda de cumpărare optimă pe care afacerea dvs. ar trebui să o facă pentru stocul său, pentru a maximiza spațiul de depozitare și a minimiza epuizarea stocurilor.

Se calculează luând rădăcina pătrată a lui [2SD] / H = EOQ.

Unde H reprezintă costul de deținere (pe unitate, pe an),

S este taxele de configurare (pe comandă, inclusiv manipularea și transportul),

D este rata cererii (cantitatea medie de stoc vândută anual).

Gânduri finale

Oferirea companiei dvs. de instrumente mai bune de gestionare a stocurilor este o parte integrantă a asigurării succesului său general. Aceste instrumente, atunci când sunt combinate cu un sistem de inventar perpetuu, sunt o modalitate excelentă de a vă gestiona eficient inventarul.

Cu toate acestea, selectarea unui sistem de inventar perpetuu este doar o parte a ecuației; veți avea nevoie, de asemenea, de software-ul potrivit, integrările și partenerii pentru a vă optimiza eforturile logistice. SkuVault poate fi ghișeul dvs. unic pentru tot inventarul.

SkuVault vă permite să petreceți mai puțin timp sarcinilor de gestionare a stocurilor, păstrând în același timp o perspectivă completă asupra lanțului dvs. de aprovizionare. Programați o demonstrație astăzi și vă vom arăta cum vă putem ajuta să lucrați la afacerea dvs. și nu la ea.