10 wskazówek dotyczących sukcesu CRM dla małych firm

Jako jeden z najbardziej kluczowych elementów oprogramowania biznesowego, system CRM może albo usprawnić, albo przerwać przepływ pracy. To narzędzie ma pomóc, ale podobnie jak medycyna może mieć skutki uboczne lub przeciwwskazania. Jednak prawidłowo wdrożony system CRM może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi w poprawie produktywności, zwiększeniu sprzedaży i ogólnym staniu się lepiej zorganizowanymi profesjonalistami. Oto 10 najlepszych wskazówek, jak korzystać z CRM dla małych firm.

Wybór systemu CRM

1. Nie dąż do większej liczby funkcji

Aby poprawić swoje doświadczenia z CRM, zacznij od podstaw. Jak to zwykle bywa, więcej nie znaczy lepiej. Wybierając CRM dla małych firm, nie staraj się uzyskać absolutnie każdej funkcji organizacji biznesowej opracowanej i zgromadzonej przez oprogramowanie CRM w ciągu ostatnich 30 lat.

Gdy Twoja firma dopiero się rozwija, nie potrzebujesz zaawansowanego generowania leadów, funkcji call center ani niestandardowych możliwości rozwoju. Trzymaj się podstaw. Zawsze możesz dodać skomplikowane fragmenty później, dodatkowo oszczędzając czas, pieniądze i potencjalnie poprawiając adopcję CRM w swoim zespole.

2. Postaw jasne i konkretne wymagania

CRM może pochwalić się zrobieniem setek rzeczy, ale jeśli nie możesz zrobić jednej, która jest najważniejsza dla twojego przepływu pracy, to jest to prawie bezużyteczne. Zanim wybierzesz CRM, dokładnie przejrzyj swoje procesy robocze i sporządź listę funkcji i przypadków użycia, które CRM musi mieć, aby pracować dla Ciebie.

Pamiętaj, że CRM może nie mieć określonej funkcji, jak sobie wyobrażałeś lub do której się przyzwyczaiłeś. Jeśli zdecydujesz się na demo, zapytaj dostawców CRM nie o samą funkcję, ale wyjaśnij, do jakich przypadków jej użycia jest potrzebna.

3. Rozważ możliwości integracji

Ważnym aspektem prawie każdego oprogramowania w dzisiejszych czasach jest to, jak współpracuje z innymi usługami, z których korzystasz na co dzień. Jeśli korzystasz z określonej usługi księgowej, sprawdź, czy rozwiązanie, na które patrzysz, może się z nią zintegrować. Jeśli korzystasz z kilku usług z jednego ekosystemu, warto wybrać system CRM, który z nimi współpracuje.

Jeśli na przykład korzystasz z Gmaila i Dysku Google, NetHunt CRM może pomóc w połączeniu tych i innych Aplikacji Google. To świetny sposób na umieszczenie fragmentów danych i funkcji CRM w aplikacjach, z których najczęściej korzystasz.

Sprawdź więcej wskazówek dotyczących wyboru systemu CRM tutaj.

Proces wdrażania

4. Znajdź lidera CRM w swoim zespole

Prawdopodobnie jest co najmniej jedna osoba w Twoim zespole lub dziale, która jest fanem sprawdzania nowego oprogramowania i aplikacji. Albo ktoś, kto jest maniakiem organizacji i lubi, gdy wszystko jest usystematyzowane i weryfikowane. Osoby te są niezbędne do szybkiego wdrożenia CRM w przepływie pracy.

Pozwól im przetestować pojawiające się nowe funkcje i sprawdzić, czy mogą być przydatne dla Twoich procesów. Niech będą osobami, do których cały zespół będzie się zwracał, odpowiadając na pytania lub optymalizując zasoby. Tacy koledzy z zespołu mogą Ci pomóc w przełożeniu Twoich procesów biznesowych na CRM i co ważne zrobią to znacznie lepiej niż losowo wyznaczony pracownik.

5. Nie przeciążaj swojego zespołu nowościami

Zazwyczaj system CRM jest dość skomplikowanym oprogramowaniem z obszerną listą funkcji. Nawet jeśli spodziewasz się użyć wszystkich lub większości z nich, nie wymagaj od razu od wszystkich członków zespołu, aby zbadali każdy zakamarek zupełnie nowego oprogramowania.

Przede wszystkim zapoznaj ich z podstawami: jak tworzyć rekordy, jakie pola wypełniać i jakim typem danych, jak przydzielać zadania, sprawdzać stan potoku itp. Ważne jest, abyś wyjaśnił nie tylko jak , ale i dlaczego muszą to zrobić. Jest to zasada do zastosowania w każdej organizacji procesów biznesowych, ponieważ pomaga zrozumieć proces i znaleźć lepsze alternatywy.

Sztuczki CRM dla małych firm

6. Im prościej, tym lepiej

Doskonale znasz swój proces sprzedaży w takich szczegółach, że lejek w CRM składałby się z kilkunastu etapów i dziesięciu pól na każdy rekord. Ale czy naprawdę jest to konieczne? Nadmiernie szczegółowe procesy mogą w końcu wprowadzić w błąd członków zespołu i utrudnić nawigację w potoku lub panelu kontrolnym.

Staraj się zachować prostotę tam, gdzie to możliwe: połącz kilka etapów w jeden, użyj wstępnie ustawionych danych pola, aby wybór był łatwiejszy i bardziej precyzyjny, użyj pól wyboru dla pól binarnych zamiast tekstowych itp. Ponadto nie wszyscy w Twoim zespole potrzebują dostępu do każdego etapu w rurociąg. Ukryj je w widoku domyślnym, aby uporządkować je bez usuwania nieużywanych rekordów.

7. Nie zmuszaj wszystkich do korzystania z tych samych poglądów i raportów

Świetny system CRM może nie tylko pomóc w poprawie relacji z klientami poprzez spersonalizowane podejście. Może również dodać ten sam akcent personalizacji dla osób pracujących z systemem. Często znacznie lepiej jest stworzyć jeden duży potok lub folder i ograniczyć niektóre elementy do użytkowników (w zależności od ich obowiązków zawodowych).

Na przykład w NetHunt CRM łatwiej jest, gdy klient ma pojedynczy rekord w folderze Klienci, zamiast tworzyć swoje rekordy w folderach Sprzedaż, Wsparcie i Klienci. Po prostu uwzględnij wszystkie etapy sprzedaży w jednym potoku i usuń niepotrzebne etapy z widoku różnych działów.

8. Zawsze przemyśl i wymyślaj na nowo

Wspaniałą rzeczą w systemach CRM jest to, że są elastyczne, jeśli chodzi o strukturyzację. Nie oczekuj, że Twój pierwszy folder lub struktura potoku będą idealne. W miarę upływu czasu możesz zauważyć, że pomocne może być posiadanie nowego pola lub etapu. Możesz też zdecydować, że w ogóle nie korzystasz z niektórych danych CRM, więc po co je w ogóle gromadzisz?

Od czasu do czasu przeglądaj swoje struktury CRM i wprowadzaj niezbędne poprawki. Porozmawiaj o tym również z kolegami z drużyny. Mogą mieć lepszy wgląd w procesy (ponieważ w rzeczywistości to oni najczęściej pracują z systemem), mieć własne sugestie usprawnień lub sprzeciwiać się zmianom, które mogą nadmiernie utrudnić ich pracę.

9. Idź mobilnie

Prawie każda usługa ma dziś aplikację mobilną. Systemy CRM nie są wyjątkiem. Mobilny CRM może nie jest tak wygodny w obsłudze jak na komputerze stacjonarnym, ale z pewnością pomaga mieć możliwość sprawdzania lub aktualizowania danych klienta ze smartfona.

Aplikacja mobilna umożliwia szybkie odnalezienie danych kontaktowych klienta, utworzenie zadania lub zapisanie notatki, zanim dotrzesz do komputera i zapomnisz o szczegółach. Jest to szczególnie przydatne dla osób pracujących w terenie, takich jak agenci nieruchomości, prawnicy, konsultanci itp.

10. Pamiętaj, CRM jest przede wszystkim dla użytkowników

Jako lider projektu lub dyrektor generalny możesz najbardziej potrzebować CRM. Do analiz, raportowania, przeglądów wydajności i innych informacji biznesowych. To może być najlepsze oprogramowanie dla Ciebie, ale pamiętaj, że to nie Ty używasz go najczęściej. Twoi koledzy z zespołu, przedstawiciele handlowi, członkowie wsparcia są tymi, którzy faktycznie „zasilają” CRM danymi.

Nie ma nic gorszego dla produktywności niż praca z niesfornym oprogramowaniem, nadmiernie złożonym interfejsem lub zbyt wieloma polami do wypełnienia. Zawsze będzie opór wobec nowej aplikacji do zarządzania firmą lub współpracy, ale jeśli będziesz używać CRM do zwiększania sprzedaży, musisz sprawić, by praca z nimi była wygodna dla sprzedawców.