如何設置成功的出站電子郵件活動
已發表: 2016-11-07當談到在沒有以前的關係的情況下聯繫潛在的潛在客戶時，這項任務通常看起來很艱鉅，如果做得不正確，結果充其量是不冷不熱的。 大多數公司沒有時間或意願回复他們每天收到的數十封電子郵件中的每一封，尤其是當它們聽起來過於推銷和缺乏人情味時。 這突出了為出站電子郵件活動制定明確策略的重要性，該策略將與您的目標產生共鳴，並向他們明確表示他們可以從您的互動中受益。
Focaloid Technologies 的聯合創始人兼首席執行官Venkat Ramakrishnan 為我們分享了一些關於基礎知識的重要見解。 這是我們學到的。
通過電子郵件與某人聯繫時要考慮的四個主要事項是我們要聯繫誰，我們向他們發送什麼，我們如何联系他們，以及該策略是否有效。
我們向誰求助？
第一步是創建一個您想要聯繫的潛在客戶列表。 為此，您應該首先確定目標公司的（客戶）以及您想要接觸的這些公司中的人員（潛在客戶）。 一旦確定，通過使用 Linkedin 創建數據庫來研究每個潛在客戶的聯繫信息。
一個非常好的方法是學習如何使用 X 射線搜索 Linkedin （儘管這可能與使用 Linkedin Premium 或 Sales Navigator 帳戶的人無關）。 在某些情況下，瀏覽公司的網站也可以幫助完成此步驟，因為大多數公司都有“認識團隊”或“聯繫我們”頁面，有些甚至可能有在線組織結構圖。
一旦你對你的潛在客戶有一個很好的了解，你就必須驗證他們的電子郵件地址。 您可以使用Clearbit 的 Name2Email等工具來猜測電子郵件 ID，並使用Rapportive、Clearbit Connect 或 Email Hunter來驗證它們。
我們送什麼給他們？
現在我們來談談內容。 內容是電子郵件活動中最重要的部分，因此對於這一步，您可以選擇自己做，也可以聘請專業機構。 互聯網上還有一些免費的電子郵件模板可供您選擇修改和使用，包括：
Yesware、ReplyApp、Hubspot、Breakthrough Email 和 Thrivehive
有效內容寫作的一些技巧：
- 使用簡短、具體和個性化的主題行。
- 內容和主題行應相互一致。
個性化內容：使用名字、公司名稱和任何軼事，向讀者表明您已完成研究並努力與他們聯繫。 - 簡短、簡單和甜蜜：簡潔並確保郵件在智能手機上易於閱讀。
- 一個簡單的號召性用語——讓響應盡可能簡單。
- 避免使用 HTML 內容並改用純文本。
- 通過在每封電子郵件中包含鏈接來啟用即時退出。
這是 Venkat 認為好的出站電子郵件的示例。 它使用了他的名字、職務和公司，表明作者已經完成了他的研究，它是個性化的，清楚地強調了收件人必須從互動中獲得什麼，並且有一個簡單的行動號召。 作者還記得跟進，這可以說是防止被忽視的最重要的事情之一。
另一個有趣的見解來自 YOptima 的顧問 Vibhushan Waghmare，他建議有時，給組織中錯誤的人寫信可能比直接聯繫更接近目標。
例如，如果您正在尋找公司的銷售經理，請向技術或項目經理髮送電子郵件。 電子郵件應該只包含一兩行關於您提供的產品/服務的信息，並且號召性用語將是“您能給我指點您公司中合適的人來討論這個問題嗎”。
大約 50% 的時間，此人會將您的電子郵件轉發給銷售經理（希望有抄送給您）。 現在，您已經通過某種內部推薦聯繫了銷售人員，因此更有機會進行對話。 如果此人不轉發您的電子郵件，您可以直接將其發送給銷售人員。
另一個例子：假設有兩個聯合創始人——一個負責技術，另一個負責業務——而你正在銷售一種技術產品。 首先寫信給業務人員，然後在一個小時左右的時間內立即將同一封電子郵件轉發給真正的潛在客戶（技術總監），其中包含以下內容：
“我寫信給 [業務主管的名字]，但意識到您將成為 [公司名稱] 的 [您的技術產品價值 4-5 字] 的決策者。 因此，向您伸出援手。”
這通常會讓兩位聯合創始人談論你的產品，然後你很快就會得到是/否的答案。 此外，技術總監現在獲得了小幅自我提升，因此他傾向於使用他的技術能力評估產品，幫助您從接觸階段進入評估階段。
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我們如何联系他們？
儘管有多種工具可幫助您實現目標，但自動化程度在很大程度上取決於運營規模。 在投資嚴肅的在線工具之前，請養成手動處理事物的習慣並逐漸引入工具，以免不知所措或分散您的最終目標。 確保根據您的個人需求優先考慮您的目標。
以下是一些可能有助於設置您自己的活動的工具，這些工具按投資水平和運營自動化進行分類。
級別 1：手動
Gmail 中的預設回复：無需在新窗口中復制/粘貼相同或相似的郵件，允許您編寫和保存模板以供將來使用。
活動跟踪器：這是一個簡單的基於電子表格的跟踪器，用於管理電子郵件活動。
第 2 級：最低限度的自動化
帶有日程安排的郵件合併：此工具可讓您安排電子郵件並使用 Google 電子表格跟踪分析。 它每天最多可免費發送 50 封電子郵件，而且價格非常低。 但是，它不允許您進行跟進。
3 級：自動化
還有很多工具旨在自動化整個出站電子郵件活動。 這些是付費工具，在您擴大規模時非常有用，包括ReplyApp、Woodpecker、Quickmail 和 Outreach 。
不考慮基於您的特定需求的時間線和內容的變化，典型的出站電子郵件活動將如下所示：
- 第 1 天：介紹電子郵件。
- 第 3 天：跟進電子郵件作為對原始電子郵件的回复。
- 第 6 天：跟進電子郵件作為對原始郵件線程的回复。
- 第 10 天：定制電子郵件（新線程）
- 第 15 天：跟進電子郵件作為對第二個電子郵件線程的回复
等等…
此外，這是一個前 10 名清單
在你開始之前仔細閱讀這份清單會很有幫助——（由 Oleg Campbell 提供，Reply.io）
- 你已經寫了清晰和中肯的信息和跟進。
- 潛在客戶列表具有高度針對性，並且包含潛在客戶的信息。
- 電子郵件副本是個性化的（使用自定義變量或手動）。
- 每個電子郵件地址在發送前都經過驗證。
- 所有電子郵件看起來都是 100% 手動輸入的。
- 您為潛在客戶提供價值。
- 電子郵件直接從您的電子郵件服務器發送。
- 自動跟進設置為在需要時退出。
- 在所有步驟中，電子郵件副本都包含退出鏈接。
- 您盡快處理回复
它有效嗎？
最後一步是確保您的努力確實取得了成果。 以下是一些策略，可讓您思考如何優化廣告系列以獲得最佳結果並以具體方式衡量您的成功。
跟踪指標：您可以跟踪以下指標以更好地衡量您的活動是否成功。 當然，不同的工具可以讓您訪問不同的指標。
正面回复率：這就是你想要的結果，繼續做你正在做的事！
負面回复率：過多的負面回复可能反映了您需要完善目標定義。
垃圾郵件率：電子郵件的低送達率可能是由於聲譽不佳、內容選擇不當或發送習慣（例如，向組織中的 50 人發送同一封電子郵件）。
跳出率：高跳出率表明需要更嚴格的數據清理。 高跳出率會影響您域名的聲譽。
微調
根據您在上一步中分析的數據，您可以按照以下步驟改進您的廣告系列：
主題行：嘗試具有不同程度的個性化和定制的不同主題行。 Clickbait 主題行可能會讓您打開電子郵件，但不會給您回复。
電子郵件內容：根據目標角色嘗試不同的電子郵件內容。 應根據他們的指定和角色，為同一組織中的不同人員提供不同的福利和行動號召。
電子郵件順序：嘗試更改電子郵件的頻率。 根據您的業務性質定義頻率 - 對於銷售週期短的產品，在 2 週內發送 5-6 封電子郵件可能會被認為是可以的。 但是對於銷售週期較長的產品，同樣的情況可能會被認為是煩人的。
發送時間：嘗試根據您的目標地理位置更改發送電子郵件的日期和時間。 例如。 週一和周五通常被認為是低迴复日，但在中東，週一的回复率很高。
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