Come impostare una campagna di posta elettronica in uscita di successo
Pubblicato: 2016-11-07Quando si tratta di raggiungere un potenziale protagonista senza una precedente relazione, il compito può spesso sembrare scoraggiante e, se eseguito in modo errato, i risultati sono al massimo tiepidi. La maggior parte delle aziende non ha il tempo o l'inclinazione per rispondere a tutte le e-mail delle decine che ricevono ogni giorno, soprattutto se suonano eccessivamente commerciali e impersonali . Ciò evidenzia l'importanza di avere una strategia chiara per le campagne e-mail in uscita, che risuoni con il tuo target e chiarisca loro che possono trarre vantaggio dalla tua interazione.
Venkat Ramakrishnan, co-fondatore e CEO di Focaloid Technologies ha condiviso per noi alcune importanti informazioni sulle basi. Ecco cosa abbiamo imparato.
Le quattro cose principali da considerare quando si contatta qualcuno via e-mail sono chi stiamo contattando, cosa gli stiamo inviando, come possiamo contattarlo e se la strategia sta funzionando.
A chi ci rivolgiamo?
Il primo passo è creare un elenco di potenziali clienti a cui vuoi rivolgerti . Per fare ciò, dovresti iniziare con l'identificazione dell'azienda target (account) e le persone all'interno di quelle aziende che vuoi raggiungere (lead). Una volta identificato, ricerca le informazioni di contatto per ciascuno di questi lead utilizzando Linkedin per creare un database.
Un ottimo modo per farlo è imparare a eseguire ricerche radiografiche su Linkedin (anche se questo potrebbe non essere rilevante per coloro che utilizzano account Linkedin Premium o Sales Navigator). In alcuni casi, anche guardare attraverso il sito Web dell'azienda può aiutare in questo passaggio, poiché la maggior parte delle aziende ha una pagina Meet the Team o Contattaci e alcune potrebbero persino avere organigrammi online.
Una volta che hai una buona idea di chi sono i tuoi contatti, devi verificare i loro indirizzi email. Puoi utilizzare uno strumento come Name2Email di Clearbit per indovinare gli ID e-mail e utilizzare Rapportive, Clearbit Connect o Email Hunter per convalidarli.
Cosa gli mandiamo?
Ora veniamo al contenuto. Il contenuto è la parte più importante di una campagna e-mail, quindi per questo passaggio puoi scegliere di farlo da solo o assumere un'agenzia professionale . Ci sono anche diversi modelli di email gratuiti disponibili su Internet che puoi scegliere di modificare e utilizzare, tra cui:
Yesware, ReplyApp, Hubspot, Breakthrough Email e Thrivehive
Alcuni suggerimenti per una scrittura di contenuti efficace:
- Usa linee tematiche brevi, specifiche e personalizzate.
- Il contenuto e la riga dell'oggetto devono essere congruenti tra loro.
Personalizza i contenuti: usa nomi, nomi di aziende e qualsiasi aneddoto che mostri al lettore che hai svolto le tue ricerche e ti sei sforzato di contattarlo. - Breve, semplice e dolce: sii conciso e assicurati che la posta sia abbastanza facile da leggere su uno smartphone.
- Un semplice invito all'azione: rendi il più semplice possibile rispondere.
- Evita il contenuto HTML e usa invece testo normale.
- Abilita la disattivazione istantanea includendo i collegamenti in ogni e-mail.
Ecco un esempio di ciò che Venkat considererebbe una buona email in uscita. Utilizza il suo nome, designazione e azienda, a dimostrazione del fatto che lo scrittore ha svolto la sua ricerca, è personalizzato, evidenzia chiaramente ciò che il destinatario ha da guadagnare dall'interazione e ha un semplice invito all'azione. Lo scrittore si è anche ricordato di dare seguito, che è probabilmente una delle cose più importanti che puoi fare per evitare di essere trascurato.
Un'altra intuizione interessante viene da Vibhushan Waghmare, un consulente di YOptima, il quale suggerisce che a volte, scrivere alla persona sbagliata nell'organizzazione potrebbe avvicinarti al tuo obiettivo piuttosto che raggiungerlo direttamente.
Ad esempio, se stai cercando il responsabile delle vendite in un'azienda, invia un'e-mail al responsabile tecnico o di progetto. L'e-mail dovrebbe contenere solo una riga o due su quale prodotto/servizio stai offrendo e l'invito all'azione sarebbe "puoi indicarmi la persona giusta nella tua azienda per parlarne".
Circa il 50% delle volte la persona inoltrerà la tua e-mail al responsabile delle vendite (si spera con un CC a te). Ora hai raggiunto l'addetto alle vendite con un rinvio interno di qualche tipo e quindi con maggiori possibilità di entrare in una conversazione. Se la persona non inoltra la tua email, puoi inviarla direttamente al venditore.
Un altro esempio: supponiamo che ci siano due co-fondatori, uno che si occupa della tecnologia e l'altro del business, e che tu stia vendendo un prodotto tecnologico. Scrivi prima all'uomo d'affari e, immediatamente entro un'ora circa, inoltra la stessa email al vero potenziale cliente (direttore tecnico) con una riga che dice:
“Ho scritto a [nome del direttore aziendale], ma mi sono reso conto che saresti stato tu a prendere le decisioni per [il valore del tuo prodotto tecnologico in 4-5 parole] per [nome dell'azienda]. Quindi, contattandoti.
Questo ha spesso portato entrambi i co-fondatori a parlare del tuo prodotto e quindi presto riceverai una risposta sì/no. Inoltre, il direttore tecnico ha ora un piccolo aumento dell'ego, quindi tende a valutare il prodotto utilizzando le sue capacità tecnologiche , aiutandoti a passare dalla fase di contatto alla fase di valutazione.
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Come li raggiungiamo?
Sebbene siano disponibili diversi strumenti per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi, il livello di automazione dipenderà in gran parte dalla scala delle operazioni. Prima di investire in strumenti online seri, prendi l'abitudine di gestire le cose manualmente e introduci gli strumenti gradualmente in modo da non essere sopraffatto o distratto dal tuo obiettivo finale. Assicurati di dare priorità ai tuoi obiettivi in base alle tue esigenze individuali .
Ecco alcuni strumenti che possono essere utili per impostare la tua campagna, classificati in base al livello di investimento e automazione nelle operazioni.
Livello 1: manuale
Risposte predefinite in Gmail: elimina la necessità di copiare/incollare messaggi identici o simili in una nuova finestra, consentendoti di scrivere e salvare modelli per un uso futuro.
Tracker della campagna: questo è un semplice tracker basato su un foglio di calcolo per gestire le campagne e-mail.
Livello 2: Automazioni minime
Stampa unione con pianificazione: questo strumento ti consente di pianificare le e-mail e anche di tenere traccia delle analisi utilizzando i fogli di calcolo di Google. È gratuito per un massimo di 50 e-mail al giorno e ha un prezzo molto basso. Tuttavia, non ti consente di fare follow-up.
Livello 3: automatizzato
Ci sono anche molti strumenti progettati per automatizzare l'intera campagna di posta elettronica in uscita. Questi sono strumenti a pagamento e sono utili quando stai aumentando e includono ReplyApp, Woodpecker, Quickmail e Outreach .
Non tenendo conto delle variazioni nelle tempistiche e nei contenuti in base alle tue esigenze specifiche, una tipica campagna di posta elettronica in uscita sarà simile a questa:
- Giorno 1: email introduttiva.
- Giorno 3: e-mail di follow-up come risposta all'e-mail originale.
- Giorno 6: follow-up e-mail come risposta al thread di posta originale.
- Giorno 10: Email personalizzata (Nuovo thread)
- Giorno 15: e-mail di follow-up come risposta al secondo thread di posta elettronica
e così via…
Inoltre, ecco una lista di controllo dei primi 10
Sarà utile esaminare questa lista di controllo prima di iniziare – (Per gentile concessione di Oleg Campbell, Reply.io)
- Hai scritto messaggi e follow-up chiari e mirati.
- L'elenco dei potenziali clienti è altamente mirato e arricchito con informazioni sui lead.
- Le copie email sono personalizzate (con variabili personalizzate o manualmente).
- Ogni indirizzo email viene convalidato prima dell'invio.
- Tutte le email sembrano digitate manualmente al 100%.
- Fornisci valore ai tuoi potenziali clienti.
- Le e-mail vengono inviate direttamente dal tuo server di posta elettronica.
- I follow-up automatici sono impostati per uscire quando necessario.
- Il collegamento per la disattivazione è incluso nelle copie via e-mail in tutti i passaggi.
- Elabori le risposte al più presto
Funziona?
Il passaggio finale è assicurarsi che i tuoi sforzi stiano effettivamente dando risultati. Ecco alcune strategie per farti pensare a come ottimizzare la tua campagna per ottenere i migliori risultati e misurare il tuo successo in modo concreto.
Monitoraggio delle metriche: puoi monitorare le seguenti metriche per valutare meglio il successo della tua campagna. Naturalmente, strumenti diversi ti daranno accesso a metriche diverse.
Tasso di risposta positivo: questo è il risultato che desideri, continua a fare quello che stai facendo!
Tasso di risposta negativa: troppe risposte negative potrebbero riflettere la necessità di perfezionare la definizione dell'obiettivo.
Tasso di spam: la scarsa recapitabilità delle e-mail potrebbe essere dovuta a una cattiva reputazione, a una scarsa scelta dei contenuti o alle abitudini di invio (ad es. inviare la stessa e-mail a 50 persone nell'organizzazione).
Frequenza di rimbalzo: una frequenza di rimbalzo elevata indica la necessità di una pulizia dei dati più rigorosa. Una frequenza di rimbalzo elevata può influire sulla reputazione del tuo dominio.
Ritocchi
Sulla base dei dati che hai analizzato nel passaggio precedente, puoi migliorare la tua campagna seguendo questi passaggi:
Righe dell'oggetto: prova diverse righe dell'oggetto con vari gradi di personalizzazione e personalizzazione. Le righe dell'oggetto di Clickbait possono farti aprire le email, ma non ti daranno risposte.
Contenuto dell'e- mail: prova diversi contenuti dell'e-mail in base alla persona di destinazione. Benefici diversi e inviti all'azione dovrebbero essere forniti a persone diverse nella stessa organizzazione in base alla loro designazione e ruolo.
Sequenza e-mail: prova a modificare la frequenza delle e-mail. Definisci la frequenza in base alla natura della tua attività: per un prodotto con un ciclo di vendita breve 5-6 email in un periodo di 2 settimane potrebbero essere considerate valide. Ma lo stesso potrebbe essere percepito come fastidioso per un prodotto con un ciclo di vendita più lungo.
Tempi di consegna: prova a modificare il giorno e l'ora in cui le e-mail vengono inviate in base all'area geografica di destinazione. Per esempio. Il lunedì e il venerdì sono generalmente considerati giorni a bassa risposta, ma in Medio Oriente il lunedì offre un buon tasso di risposta.
[Questo post è apparso per la prima volta su 91springboard.com ed è stato riprodotto con il permesso. 91springboard è una vivace comunità di coworking creata per startup, liberi professionisti e imprenditori con una mentalità da startup.]