如何设置成功的出站电子邮件活动
已发表: 2016-11-07当谈到在没有以前的关系的情况下联系潜在的潜在客户时，这项任务通常看起来很艰巨，如果做得不正确，结果充其量是不冷不热的。 大多数公司没有时间或意愿回复他们每天收到的数十封电子邮件中的每一封，尤其是当它们听起来过于推销和缺乏人情味时。 这突出了为出站电子邮件活动制定明确策略的重要性，该策略将与您的目标产生共鸣，并向他们明确表示他们可以从您的互动中受益。
Focaloid Technologies 的联合创始人兼首席执行官Venkat Ramakrishnan 为我们分享了一些关于基础知识的重要见解。 这是我们学到的。
通过电子邮件与某人联系时要考虑的四个主要事项是我们要联系谁，我们向他们发送什么，我们如何联系他们，以及该策略是否有效。
我们向谁求助？
第一步是创建一个您想要联系的潜在客户列表。 为此，您应该首先确定目标公司的（客户）以及您想要接触的这些公司中的人员（潜在客户）。 一旦确定，通过使用 Linkedin 创建数据库来研究每个潜在客户的联系信息。
一个非常好的方法是学习如何使用 X 射线搜索 Linkedin （尽管这可能与使用 Linkedin Premium 或 Sales Navigator 帐户的人无关）。 在某些情况下，浏览公司的网站也可以帮助完成此步骤，因为大多数公司都有“认识团队”或“联系我们”页面，有些甚至可能有在线组织结构图。
一旦你对你的潜在客户有一个很好的了解，你就必须验证他们的电子邮件地址。 您可以使用Clearbit 的 Name2Email等工具来猜测电子邮件 ID，并使用Rapportive、Clearbit Connect 或 Email Hunter来验证它们。
我们送什么给他们？
现在我们来谈谈内容。 内容是电子邮件活动中最重要的部分，因此对于这一步，您可以选择自己做，也可以聘请专业机构。 互联网上还有一些免费的电子邮件模板可供您选择修改和使用，包括：
Yesware、ReplyApp、Hubspot、Breakthrough Email 和 Thrivehive
有效内容写作的一些技巧：
- 使用简短、具体和个性化的主题行。
- 内容和主题行应相互一致。
个性化内容：使用名字、公司名称和任何轶事，向读者表明您已完成研究并努力与他们联系。 - 简短、简单和甜蜜：简洁并确保邮件在智能手机上易于阅读。
- 一个简单的号召性用语——让响应尽可能简单。
- 避免使用 HTML 内容并改用纯文本。
- 通过在每封电子邮件中包含链接来启用即时退出。
这是 Venkat 认为好的出站电子邮件的示例。 它使用了他的名字、职务和公司，表明作者已经完成了他的研究，它是个性化的，清楚地强调了收件人必须从互动中获得什么，并且有一个简单的行动号召。 作者还记得跟进，这可以说是防止被忽视的最重要的事情之一。
另一个有趣的见解来自 YOptima 的顾问 Vibhushan Waghmare，他建议有时，给组织中错误的人写信可能比直接联系更接近目标。
例如，如果您正在寻找公司的销售经理，请向技术或项目经理发送电子邮件。 电子邮件应该只包含一两行关于您提供的产品/服务的信息，并且号召性用语将是“您能给我指点您公司中合适的人来讨论这个问题吗”。
大约 50% 的时间，此人会将您的电子邮件转发给销售经理（希望有抄送给您）。 现在，您已经通过某种内部推荐联系了销售人员，因此更有机会进行对话。 如果此人不转发您的电子邮件，您可以直接将其发送给销售人员。
另一个例子：假设有两个联合创始人——一个负责技术，另一个负责业务——而你正在销售一种技术产品。 首先写信给业务人员，然后在一个小时左右的时间内立即将同一封电子邮件转发给真正的潜在客户（技术总监），其中包含以下内容：
“我写信给 [业务主管的名字]，但意识到您将成为 [公司名称] 的 [您的技术产品价值 4-5 字] 的决策者。 因此，向您伸出援手。”
这通常会让两位联合创始人谈论你的产品，然后你很快就会得到是/否的答案。 此外，技术总监现在获得了小幅自我提升，因此他倾向于使用他的技术能力评估产品，帮助您从接触阶段进入评估阶段。
为你推荐：
元界将如何改变印度汽车业
反暴利条款对印度初创企业意味着什么？
教育科技初创公司如何帮助印度的劳动力提高技能并为未来做好准备……
本周新时代科技股：Zomato 的麻烦仍在继续，EaseMyTrip 发布强...
印度初创公司走捷径寻求资金
数字营销平台 Logicserve 获得 80 卢比的资金，更名为 LS Dig...
我们如何联系他们？
尽管有多种工具可帮助您实现目标，但自动化程度在很大程度上取决于运营规模。 在投资严肃的在线工具之前，养成手动处理事情的习惯，并逐渐引入工具，以免不知所措或分心于你的最终目标。 确保根据您的个人需求优先考虑您的目标。
以下是一些可能有助于设置您自己的活动的工具，这些工具按投资水平和运营自动化进行分类。
级别 1：手动
Gmail 中的预设回复：无需在新窗口中复制/粘贴相同或相似的邮件，允许您编写和保存模板以供将来使用。
活动跟踪器：这是一个简单的基于电子表格的跟踪器，用于管理电子邮件活动。
第 2 级：最低限度的自动化
带有日程安排的邮件合并：此工具可让您安排电子邮件并使用 Google 电子表格跟踪分析。 它每天最多可免费发送 50 封电子邮件，而且价格非常低。 但是，它不允许您进行跟进。
3 级：自动化
还有很多工具旨在自动化整个出站电子邮件活动。 这些是付费工具，在您扩大规模时非常有用，包括ReplyApp、Woodpecker、Quickmail 和 Outreach 。
不考虑基于您的特定需求的时间线和内容的变化，典型的出站电子邮件活动将如下所示：
- 第 1 天：介绍电子邮件。
- 第 3 天：跟进电子邮件作为对原始电子邮件的回复。
- 第 6 天：跟进电子邮件作为对原始邮件线程的回复。
- 第 10 天：定制电子邮件（新线程）
- 第 15 天：跟进电子邮件作为对第二个电子邮件线程的回复
等等…
此外，这是一个前 10 名清单
在你开始之前仔细阅读这份清单会很有帮助——（由 Oleg Campbell 提供，Reply.io）
- 你已经写了清晰和中肯的信息和跟进。
- 潜在客户列表具有高度针对性，并且包含潜在客户的信息。
- 电子邮件副本是个性化的（使用自定义变量或手动）。
- 每个电子邮件地址在发送前都经过验证。
- 所有电子邮件看起来都是 100% 手动输入的。
- 您为潜在客户提供价值。
- 电子邮件直接从您的电子邮件服务器发送。
- 自动跟进设置为在需要时退出。
- 在所有步骤中，电子邮件副本都包含退出链接。
- 您尽快处理回复
它有效吗？
最后一步是确保您的努力确实取得了成果。 以下是一些策略，可让您思考如何优化广告系列以获得最佳结果并以具体方式衡量您的成功。
跟踪指标：您可以跟踪以下指标以更好地衡量您的活动是否成功。 当然，不同的工具可以让您访问不同的指标。
正面回复率：这就是你想要的结果，继续做你正在做的事！
负面回复率：过多的负面回复可能反映了您需要完善目标定义。
垃圾邮件率：电子邮件的低送达率可能是由于声誉不佳、内容选择不当或发送习惯（例如，向组织中的 50 人发送同一封电子邮件）。
跳出率：高跳出率表明需要更严格的数据清理。 高跳出率会影响您域名的声誉。
微调
根据您在上一步中分析的数据，您可以按照以下步骤改进您的广告系列：
主题行：尝试具有不同程度的个性化和定制的不同主题行。 Clickbait 主题行可能会让您打开电子邮件，但不会给您回复。
电子邮件内容：根据目标角色尝试不同的电子邮件内容。 应根据他们的指定和角色，为同一组织中的不同人员提供不同的福利和行动号召。
电子邮件顺序：尝试更改电子邮件的频率。 根据您的业务性质定义频率 - 对于销售周期短的产品，在 2 周内发送 5-6 封电子邮件可能会被认为是可以的。 但是对于销售周期较长的产品，同样的情况可能会被认为是烦人的。
发送时间：尝试根据您的目标地理位置更改发送电子邮件的日期和时间。 例如。 周一和周五通常被认为是低回复日，但在中东，周一的回复率很高。
【本文首发于91springboard.com，经授权转载。 91springboard 是一个充满活力的联合办公社区，专为初创企业、自由职业者和具有创业思维的企业主而创建。]