Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten von CRM mit Google Workspace

Die meisten modernen Teams verlassen sich bereits auf Google Workspace für die tägliche Kommunikation, Terminplanung und Dokumentenverwaltung. Gmail, Kalender, Drive und Kontakte sind zum Rückgrat des Geschäftsbetriebs geworden. Dennoch verwalten viele Unternehmen Kundenbeziehungen immer noch separat – in Tabellenkalkulationen oder getrennten Systemen.

Durch die direkte Integration eines CRM mit Google Workspace können Unternehmen die Kommunikation an einem Ort aufrechterhalten, Geschäfte und Verkaufsanalysen verfolgen, Arbeitsabläufe automatisieren und Kunden und Aufgaben verwalten, ohne ihren Posteingang zu verlassen.

In dieser Anleitung wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie mithilfe von NetHunt CRM CRM mit Google Workspace einrichten.

Warum CRM + Google Workspace heute wichtig sind

Jeder Lead, jedes Geschäft und jede Kundeninteraktion beginnt in Gmail. Wenn CRM-Daten woanders gespeichert sind, müssen Teams:

• zwischen Plattformen wechseln,
• Aktivitäten manuell protokollieren,
• Kundenhistorie neu erstellen.

Ein Gmail-natives CRM beseitigt diese Reibung.

Erfahren Sie mehr in unserem Leitfaden: Bestes CRM für Gmail

Mit NetHunt CRM werden alle E-Mails, Besprechungen und Dokumente automatisch Teil Ihrer CRM-Datensätze.

Was bedeutet „CRM integriert in Google Workspace“?

Kernkomponenten der Integration

Mit Google Workspace integriertes CRM bedeutet ein Kundenbeziehungsmanagementsystem, das nativ in den von Ihrem Team bereits verwendeten Google-Tools wie Gmail, Google Kalender, Google Drive und Google Kontakte funktioniert, anstatt als separate Plattform zu arbeiten.

Es ist nicht nur über eine einfache Synchronisierung mit Google Workspace „verbunden“. Es ermöglicht Ihrem Team, innerhalb von Google Workspace zu arbeiten, während CRM-Daten, Geschäfte, Automatisierung und Berichte im Hintergrund ausgeführt werden.

Anstatt also zwischen Registerkarten und Systemen wechseln zu müssen, leben Ihre Vertriebs- und Marketingprozesse direkt in der Umgebung, die Ihr Team bereits täglich nutzt.

Ein vollständiges Google Workspace CRM-Setup umfasst:

• Gmail-E-Mail-Tracking
• Synchronisierung mit Google Kalender
• Kontaktsynchronisierung
• Verlinkung von Google Drive-Dokumenten
• Aktivitätszeitpläne

Verwandte Anleitung: So verfolgen Sie E-Mails in Gmail

Native vs. Drittanbieter-Integrationen

NetHunt CRM läuft direkt in Gmail und gewährleistet so eine hohe Akzeptanz und minimale Schulung.

Hauptvorteile der Verwendung von CRM mit Google Workspace

• Zentralisierte Kommunikation : Alle E-Mails, Besprechungen und Dokumente werden in Kontakt- und Geschäftsunterlagen gespeichert.
• Verbesserte Produktivität : Kein Kopieren von Daten mehr zwischen Systemen, vergessenes rechtzeitiges Follow-us mit den Kunden und Aufgaben.
• Bessere Zusammenarbeit : Gemeinsame Aufzeichnungen, Kommentare und Erwähnungen halten die Teams auf dem Laufenden und verbessern die Übergabe von Geschäften, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder im Urlaub ist.
• Genaue Berichterstattung: Die automatische Protokollierung gewährleistet zuverlässige Analysen und Prognosen zur Verkaufsleistung.

Wer braucht am meisten ein Google Workspace CRM?

• Kleine und wachsende Unternehmen: Struktur ohne Komplexität.
• B2B-Vertriebsteams : Einblick in lange Verkaufszyklen.
• Berater & Agenturen: Kundenzentrierte Arbeitsabläufe.
• Remote-Teams: Einheitliches System über alle Standorte hinweg.

Branchenbeispiele ansehen: CRM für Berater

Checkliste vor der Einrichtung

Bevor Sie NetHunt CRM mit Google Workspace integrieren, nehmen Sie sich Zeit, Ihre Grundlagen vorzubereiten. Die Qualität Ihres Setups wirkt sich direkt auf Akzeptanz, Berichtsgenauigkeit und Automatisierungszuverlässigkeit aus.

Definieren Sie Prozesse

• Lead-Stufen
• Deal-Lebenszyklus mit Ausstiegskriterien für jede Phase
• Übergaberegeln (z. B. Verkauf an Account Manager nach Zahlungseingang)
• SLA-Regeln (Wie schnell muss ein Lead kontaktiert werden?)

Bereinigen Sie Ihre Daten

• Duplikate entfernen
• Namenskonventionen standardisieren (Firmennamen, Telefonformate usw.)
• Archivieren Sie veraltete oder irrelevante Kontakte
• Führen Sie verstreute Tabellenkalkulationen in einer sauberen Quelle zusammen
• Überprüfen Sie, ob E-Mail-Adressen gültig und vollständig sind

Bereiten Sie Ihr Team vor

• Weisen Sie eindeutige Datensatzeigentümer zu
• Definieren Sie Verantwortungsregeln (Wer aktualisiert Phasen? Wer schließt Geschäfte ab?)
• Berechtigungen nach Rolle festlegen (Vertrieb, Marketing, Management)
• Entscheiden Sie, welche Felder in jeder Phase obligatorisch sind
• Legen Sie fest, wie E-Mail-, WhatsApp- und Besprechungsdaten protokolliert werden sollen

Entscheiden Sie, was automatisiert werden soll

• Folgeerinnerungen
• Lead-Zuweisungslogik
• Phasenbasierte Benachrichtigungen
• Automatische Aufgabenerstellung
• E-Mail-Sequenzen nach bestimmten Auslösern

Schritt-für-Schritt: So richten Sie CRM mit Google Workspace ein

Schritt 1 – Wählen Sie das richtige CRM

Wählen Sie ein CRM mit:

• native Gmail-Oberfläche,
• Integrationen mit anderen Tools
• Automatisierung,
• Multi-Pipeline-Unterstützung.

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Schritt 2 – Installieren Sie die Chrome-Erweiterung, um CRM in Gmail zu haben

Erweiterung: Hier herunterladen

Schritt 3 – Kontakte synchronisieren

Konfigurieren Sie die automatische Erstellung von Datensätzen und den Schutz vor Duplikaten.

Verwandter Artikel: CRM für Lead Management

Schritt 4 – Aktivieren Sie die E-Mail- und Aktivitätsverfolgung

• Automatische Verknüpfung und Protokollierung,
• Offenes Tracking,
• Klickverfolgung.

Erfahren Sie mehr: E-Mail-Engagement-Tracking

Schritt 6 – Probieren Sie die Google Kalender-Integration aus

Fügen Sie eine Besprechung in Google Kalender hinzu und verknüpfen Sie den Kundendatensatz damit.

Schritt 5 – Pipelines einrichten

Erstellen Sie Pipelines, die echte Vertriebsabläufe widerspiegeln.

Leitfaden: Mehrere Vertriebspipelines

Schritt 6 – Automatisierungen konfigurieren

Legen Sie Regeln fest für:

• Leadzuweisung,
• Folgemaßnahmen,
• Bühnenaktualisierungen.

Automatisierungsleitfaden: E-Mail-Sequenzen in Gmail

Schritt 9 – Probieren Sie die Google Drive-Integration aus

Hängen Sie Angebote, Verträge und Präsentationen an Deals an.

Schritt 10 – Testen und optimieren

Simulieren Sie reale Arbeitsabläufe vor dem Rollout.

Beispiel-Workflow für CRM + Google Workspace

Häufige Einrichtungsfehler

• Schlechte Berechtigungen. Unklare Rollendefinitionen und zu weit gefasste Zugriffsrechte führen zu Sicherheitsrisiken und Dateninkonsistenzen.
• Übermäßige Futomation beim Start. Die gleichzeitige Implementierung zu vieler Workflows, Auslöser und Benachrichtigungen überfordert die Benutzer und erschwert die Fehlerbehebung. Beginnen Sie nur mit kritischen Automatisierungen und skalieren Sie dann schrittweise.
• Missachtung der Datenhygiene. Der Import unstrukturierter oder doppelter Daten verringert die Berichtsgenauigkeit und Automatisierungszuverlässigkeit.
• Keine Ausbildung. Ohne klare Onboarding- und Nutzungsrichtlinien sinkt die Akzeptanz schnell.

Vergleich zwischen CRM und Google Workspace

Sicherheit und Datenschutz

NetHunt CRM verwendet:

• OAuth-Autorisierung
• Rollenbasierter Zugriff
• DSGVO-Konformität

Skalieren Sie Ihr CRM-Setup

Wenn Ihr Team wächst:

• Fügen Sie neue Pipelines hinzu, um zusätzliche Produkte, Regionen oder Geschäftseinheiten zu unterstützen.
• Erweitern Sie die Automatisierung, um den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren und Prozesse zu standardisieren.
• Integrieren Sie andere Tools, um ein CRM zum Herzstück Ihrer Vertriebs- und Marketingaktivitäten zu machen.
• Entwickeln Sie erweiterte Berichte zur Unterstützung von Prognosen, Leistungsverfolgung und strategischer Entscheidungsfindung.

Best Practices für langfristigen Erfolg

• Vierteljährliche Workflow-Audits
• Datenbereinigung
• Team-Auffrischungsschulung
• Prozessdokumentation
• Rückkopplungsschleifen

FAQ

Ist NetHunt CRM in Gmail sicher? Ja, es nutzt den von Google autorisierten Zugriff und die verschlüsselte Speicherung. NetHunt CRM ist ein Google Cloud-Partner und wir bestehen das jährliche Google Security Assessment erfolgreich.

Kann ich mehrere Domains nutzen? Ja, NetHunt unterstützt Multi-Domain-Setups.

Funktioniert es auf dem Handy? Ja, über die mobile Gmail-App und das Add-on oder mit einer mobilen App.

Wie lange dauert die Einrichtung? 1–2 Tage für die Grundeinrichtung, bis zu 2 Wochen für die erweiterte Automatisierung.

Fazit: Bauen Sie Ihr CRM in Gmail auf – nicht daneben

Ein mit Google Workspace verbundenes CRM verwandelt alltägliche Kommunikation in strukturierte Geschäftsdaten.

Mit NetHunt CRM wird Ihr Posteingang zu Ihrem Verkaufsarbeitsplatz:

• E-Mails werden zu Datensätzen,
• Treffen werden zu Erkenntnissen,
• Dokumente werden zu Deal-Assets.

Anstatt Tools zu verwalten, verwaltet Ihr Team Beziehungen.