Was sind häufige Buchhaltungsfehler und wie können sie verhindert werden?

Buchungsfehler sind häufige Fehler, die bei der Aufzeichnung verschiedener Buchungseinträge auftreten können. Diese Fehler sind unbeabsichtigt und nicht betrügerischer Natur. Aber Sie müssen sie loswerden, um einen klaren und fehlerfreien Kontoauszug zu haben.

Ein korrekter Kontoauszug ist notwendig, um den korrekten Status eines Unternehmens zu kennen. Die Zahlen helfen Ihnen zu wissen, was genau in Ihrem Unternehmen passiert.

Aber es ist auch aus vielen anderen Gründen wichtig. Dazu gehören unter anderem die Ermittlung der richtigen Steuerzahlen und staatlicher politischer Verpflichtungen. Insgesamt ist ein fehlerfreies Geschäftsbuch also für jedes Unternehmen unerlässlich.

Einige Buchhaltungsfehler sind geringfügig, was möglicherweise nicht zu größeren Abweichungen in Ihrem Jahresabschluss führt. In der Zwischenzeit können einige Buchhaltungsfehler zu groß sein, um Ihre Finanzzahlen zu verzerren.

In diesem Artikel werden einige häufige Buchhaltungsfehler und deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen erörtert. Außerdem erhalten Sie einige Tipps, um solche Fehler zu vermeiden und gleichzeitig Ihre Geschäftsbücher auf dem neuesten Stand zu halten.

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Verschiedene Arten von Fehlern in der Buchhaltung

Ihr Buchhaltungssystem ist so gut wie die Daten, die Sie darin eingeben. Diese Einträge können aufgrund von Schreibfehlern oder Missverständnissen der Kontoregeln schief gehen. Im Großen und Ganzen können alle Arten von Fehlern in der Rechnungslegung in die folgenden Kategorien eingeteilt werden.

• Fehler beim ursprünglichen Eintrag

  Wenn Sie falsche Zahlen in ein Rechnungsbuch eingeben, führt dies zu einem Fehler in der ursprünglichen Buchung.

  Da danach verschiedene andere Transaktionen stattfinden können, haben sie fehlerhafte Werte. Schließlich erhalten Sie für alle Transaktionen, die nach der falschen Eingabe durchgeführt wurden, den falschen Wert.

• Fehler der Vervielfältigung

  Wie der Name schon sagt, tritt ein solcher Fehler aufgrund doppelter Einträge auf. Das heißt, ob Sie eine Lastschrift oder eine Gutschrift eingeben, derselbe Betrag wird zweimal eingegeben. Infolgedessen weist Ihr Geschäftsbuch entweder mehr Ausgaben oder Einnahmen aus.

• Fehler bei der Buchungsstornierung

  Manchmal wird Guthaben als Soll eingetragen oder umgekehrt. Dies wird als Fehler der Eingangsumkehrung bezeichnet. Angenommen, Sie haben eine Rechnung über 1500 $. Sie erfassen es als Verbindlichkeit statt als Forderung. Das führt zu einem Eintrag, der als Ausgabe statt als Einnahme gekennzeichnet ist.

• Grundsatzfehler

  Wenn Sie bei der Eingabe einer Transaktion in Ihr Geschäftsbuch ein falsches Rechnungslegungsprinzip anwenden, führt dies zu einem Grundsatzfehler. Mit anderen Worten, ein richtiger Eintrag steht an der falschen Stelle.

  Wenn Sie beispielsweise Ihre persönlichen Ausgaben als Geschäftsausgaben erfassen, begehen Sie einen Grundsatzfehler. Denn Ihre Gesamtbuchhaltung wird auch dann noch Fehler aufweisen, wenn Sie den richtigen Betrag erfasst haben.

  Denken Sie daran, dass dies als schwerwiegender Verfahrensfehler angesehen wird. Solche Verfahrensfehler können große Konsequenzen nach sich ziehen.

• Unterlassungsfehler

  Wenn Sie die Aufzeichnung einer Transaktion versäumen, wird dies als Unterlassungsfehler bezeichnet.

  Wenn Sie beispielsweise die Belastung einer Zahlung an einen Kreditor nicht eingeben, handelt es sich um einen Unterlassungsfehler. Oder Sie erfassen keine Gutschrift, wenn eine Rechnung bezahlt wird.

  Diese Fehler können unbeabsichtigt sein, aber sie zeigen einen Mangel an Ernsthaftigkeit bei der Aufzeichnung von Transaktionen. Dies kann auch passieren, wenn Sie mehrere Eingaben gleichzeitig vornehmen müssen. Manchmal kann dies aufgrund der Verlegenheit von Dokumenten auftreten.

• Fehler der Kommission

  Wenn eine Buchung auf dem richtigen Konto, aber auf dem falschen Nebenkonto oder Hauptbuch erfolgt, wird dies als Provisionsfehler bezeichnet.

  Beispielsweise erhalten Sie Geld von einem Kunden. Sie geben es als gutgeschriebenes Geld ein, aber der Name des Kunden ist anders.

  Wenn Sie einen Verkäufer bezahlen, aber im Namen eines anderen Verkäufers aufzeichnen, ist dies ebenfalls ein Provisionsfehler.

• Fehler kompensieren

  Wenn Sie eine falsche Eingabe durch eine andere falsche Eingabe kompensieren, spricht man von einem kompensierenden Fehler.

  Um es anders auszudrücken, nehmen Sie an, dass Sie Ihr Einkommensguthaben fälschlicherweise um 1.000 $ überbewerten, und Sie erhöhen auch die Ausgaben um 1.000 $. Der resultierende Nettowert von Einnahmen und Ausgaben wird gleich sein, aber beide Eingaben hier sind falsch.

• Fehler bei der Umsetzung

  Dieser Fehler tritt auf, wenn Sie die Zahlen eines Betrags umkehren. Aufgrund dieser Umkehrung kann der Wert entweder über- oder unterschätzt werden.

  Beispielsweise müssen Sie eine Ausgabe von 946 $ eingeben. Aber Sie haben den Wert fälschlicherweise mit 496 $ eingegeben. Das Ergebnis? Sie haben ein Guthaben von 450 $.

  Solche Fehler können Sie viel Geld kosten, wenn sie unbemerkt bleiben. Bei solchen Einträgen ist Vorsicht geboten.

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Wie können sich häufige Fehler in der Buchhaltung auf Ihr Unternehmen auswirken?

Sowohl geringfügige als auch erhebliche Buchungsfehler können schwerwiegende Folgen haben. So können sich Arten von Fehlern in der Buchhaltung auf Ihr Unternehmen auswirken.

• Falsch berechnete Gewinn- und Verlustrechnung: Falsch ausgewiesene Ausgaben können die berechneten Betriebsgewinnmargen des Unternehmens verfälschen oder Einnahmen zu hoch ausweisen.

• Falsch berechnete Kapitalflussrechnung: Die falsche Angabe von Artikeln kann den Kassenbestand zur Zahlung von Rechnungen über- oder unterbewerten.

• Falsch berechnete Spesenabrechnung: Wenn Ihre Konten keine Geschäftsausgaben erfassen, bedeutet dies, dass Sie nicht die richtigen abzugsfähigen Ausgaben erfasst haben. Die falsche Angabe führt zu einer Überzahlung von Steuern.

• Diskrepanz bei Einnahmen und Ausgaben: Nicht klassifizierte Aussagen können zu einem Missgeschick bei der Berichterstattung über die Periodenrechnung für das Unternehmen führen. Sie müssen die Ausgaben mit den erzielten Einnahmen richtig abgleichen. Falls Sie die Ausgaben in einem anderen Monat oder Jahr erfassen, wird der Bericht nicht gezählt.

• Betrügerische Finanzaktivitäten: Wenn Geschäftsbücher schwerwiegende Unstimmigkeiten und falsche Zahlen aufweisen, bedeutet dies, dass etwas nicht stimmt. Es ist an der Zeit, dass das Unternehmen die Angelegenheit untersucht.

Finanzielles Missmanagement oder Betrug in jedem Geschäft ist bedauerlich. Aber was noch wichtiger ist, es kann zu tiefgreifenden Konsequenzen führen, einschließlich Strafverfahren und Reputationsverlust für das Unternehmen.

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Tipps zur Vermeidung von Buchhaltungsfehlern durch kleine Unternehmen

Wenn der Buchhalter oder der Buchhalter bei der Eingabe der Daten unachtsam ist, sind unbeabsichtigte Fehler vorprogrammiert. Solche Fehler können auch aus veralteter Buchhaltungssoftware resultieren.

Sie wird erst offengelegt, wenn die Unternehmen am Monatsende den Buchabschluss vornehmen. Einige Unternehmen führen wöchentliche Abrechnungen durch, um zu vermeiden, dass sich falsche Buchungen anhäufen.

In den meisten Fällen können Unternehmen ihre Buchungsfehler ohne großen Aufwand korrigieren, wenn sie jeden Eintrag regelmäßig überprüfen und erneut verifizieren.

Hier sind einige wichtige Tipps, um Buchungsfehler zu vermeiden und ein fehlerfreies Geschäftsbuch zu führen.

• Schulen Sie Ihr Buchhaltungspersonal gut

  Mitarbeiter, die Buchhaltungsdaten eingeben, müssen diese gut verstehen, insbesondere die Buchhaltungsanforderungen Ihres Unternehmens. Stellen Sie daher sicher, dass sie geschult sind und über umfassende Kenntnisse über Ihre geschäftlichen Anforderungen verfügen.

  Sie können auch ein Standardverfahren und Richtlinien für eine ordnungsgemäße Dokumentation erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Eingaben korrekt und rechtzeitig vorgenommen werden. Ebenso können Sie einen Experten haben, der die gesamte Arbeit überwacht und dabei hilft, größere Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden.

• Vermeiden Sie eine Überlastung Ihrer Mitarbeiter

  Buchhaltungsdaten müssen kontinuierlich aktualisiert werden, um alle Kostendetails aufzuzeichnen. Aber die Überlastung der Mitarbeiter, um auf dem Laufenden zu bleiben, ist keine Lösung.

  Wenn Mitarbeiter mit Arbeit überlastet sind, machen sie eher Fehler. Geben Sie ihnen ausreichend Zeit, um alle Bücher auf dem neuesten Stand zu halten.

  Sie können sogar neue Möglichkeiten entdecken, um die Dateneingabe zu vereinfachen. Die Verwendung der besten Buchhaltungssoftware für die Dateneingabe ist eine davon.

• Automatisieren Sie Ihre Dateneingabe mit Buchhaltungssoftware

  Heutzutage wird der Markt von Buchhaltungssoftware mit verschiedenen Funktionen und Vorteilen überschwemmt. Mit ihnen können Sie Ihr Kontobuch aktuell und fehlerfrei halten.

  Sie können zwischen Desktop-Versionen und Cloud-Versionen wählen. Sogar Smartphone-Versionen können kleinen Unternehmen helfen, ihre Konten zu verwalten. Diese Buchhaltungssoftware kann sogar die meisten Ihrer manuellen Eingaben automatisieren, was zu einer geringeren Fehlerwahrscheinlichkeit führt.

• Entwickeln Sie eine interne Kontrolle, um Fehler zu überprüfen

  Arbeiten Sie an dem Ansatz, um Arten von Fehlern in der Buchhaltung zu erkennen und sofort zu korrigieren. Die Durchführung monatlicher Bankabstimmungen ist eine Möglichkeit, Abrechnungsfehler frühzeitig zu erkennen. Sogar für Kreditkartenabrechnungen können Sie eine ähnliche Vorgehensweise zum Zählen Ihrer Transaktionsdaten anwenden.

  Durch die Einführung interner Kontrollen und Kontrollen werden auch Ihre Mitarbeiter zu sorgfältiger Arbeit angehalten. Das entlastet alle.

• Stellen Sie Ihr Budget und Ihre tatsächlichen Ausgaben zusammen

  Diskrepanzen zwischen Ihrem Budget und der Dateneingabe können Sie nicht ausschließen. Daher ist es wichtig, Ihr Budget und Ihre Ausgaben von Zeit zu Zeit zu erfassen. Dadurch erhalten Sie eine klare Vorstellung von finanziellen Aktivitäten.

• Führen Sie eine regelmäßige Überprüfung Ihrer Konten durch

  Führen Sie immer regelmäßige Überprüfungen Ihrer Konten durch. Stellen Sie sicher, dass die Einträge in den Geschäftsbüchern angemessen sind und den Normen der allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) entsprechen.

  Es kann eine mühsame Aufgabe für die manuelle Buchhaltung sein, jeden Eintrag zu überprüfen. Aber automatisierte Buchhaltungssoftware kann die Arbeit erleichtern, um Ihre Kontoeinträge zu überprüfen.

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Fazit

Einige Arten von Fehlern in der Buchhaltung sind leicht zu beheben, wie z. B. kleinere alltägliche Ausgaben. Sie können den Eintrag entweder ändern oder den fehlenden Wert eingeben.

Aber einige falsche Einträge können in einer Steuererklärung nicht so einfach geändert oder korrigiert werden. Aufgrund ihrer komplexen Bedeutung müssen Sie möglicherweise Ihre gesamte Rechnungslegungsmethode ändern.

In einigen Fällen können Sie aufgrund bestimmter Buchhaltungsfehler enorme Verluste erleiden. Daher ist eine korrekte achtsame Buchhaltung für jedes Unternehmen oder jede Organisation von entscheidender Bedeutung.

Abrechnungsfehler gehören zum Tagesgeschäft. Keine ausgefeilte Software oder kein Cloud-basiertes Computersystem kann Fehler verhindern. Aber wichtiger ist es, die Fehler möglichst früh zu erkennen und zu beheben.

Häufig gestellte Fragen: