O que são erros contábeis comuns e como evitá-los?

Erros contábeis são erros comuns que podem ocorrer durante o registro de vários lançamentos contábeis. Esses erros não são intencionais e não são fraudulentos por natureza. Mas você precisa se livrar deles para ter um extrato de conta claro e sem erros.

Um extrato de conta correto é necessário para saber o status correto de um negócio. Os números ajudam você a saber exatamente o que está acontecendo em seu negócio.

Mas é importante por muitas outras razões também. Obter os valores fiscais corretos e as obrigações das políticas governamentais são algumas delas. Portanto, ter um livro de contas livre de erros é essencial para todos os negócios.

Alguns erros contábeis são pequenos, o que pode não levar a grandes discrepâncias em suas demonstrações financeiras. Enquanto isso, alguns erros contábeis podem ser grandes demais para distorcer seus números financeiros.

Este artigo discutirá alguns erros contábeis comuns e seu impacto em seus negócios. Você também receberá algumas dicas para evitar esses erros enquanto mantém seus livros de contas atualizados.

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Diferentes tipos de erros na contabilidade

Seu sistema de contabilidade será tão bom quanto os dados que você inserir nele. Essas entradas podem dar errado devido a erros administrativos ou má compreensão das regras da conta. Em geral, todos os tipos de erros na contabilidade podem ser classificados nas seguintes categorias.

• Erro de entrada original

  Quando você insere os números errados em um livro de contas, isso leva a um erro na entrada original.

  Como várias outras transações podem ocorrer depois disso, elas terão valores errôneos. Finalmente, você obterá o valor errado para todas as transações feitas após a entrada errada.

• Erro de duplicação

  Como o nome sugere, esse erro ocorre devido a entradas duplicadas. Isso significa que se você está entrando para um débito ou crédito, o mesmo valor é inserido duas vezes. Como resultado, seu livro de contas mostrará mais despesas ou receitas.

• Erro de estorno de entrada

  Às vezes, o crédito é inserido como débito ou vice-versa. Tal é chamado de erro de reversão de entrada. Suponha que você tenha uma fatura de $ 1500. Você entra como a pagar em vez de a receber. Isso levará a uma entrada marcada como despesa em vez de receita.

• Erro de princípio

  Quando você aplica um princípio contábil errado ao inserir qualquer transação em seu livro de contas, isso leva a um erro de princípio. Em outras palavras, uma entrada correta é escrita no lugar errado.

  Por exemplo, se você registrar suas despesas pessoais como despesas comerciais, você comete um erro de princípio. Porque sua contabilidade geral ainda terá erros, mesmo que você tenha registrado o valor correto.

  Lembre-se que é considerado um grave erro processual. Tais erros processuais podem resultar em grandes consequências.

• Erro de omissão

  Quando você não insere o registro de uma transação, isso é chamado de erro de omissão.

  Por exemplo, quando você deixa de inserir o débito de pagamento a um fornecedor, é um erro de omissão. Ou você não registra um crédito quando uma fatura é paga.

  Esses erros podem não ser intencionais, mas mostram falta de seriedade no registro das transações. Além disso, isso pode acontecer quando você deve fazer várias entradas ao mesmo tempo. Às vezes, isso pode ocorrer devido ao extravio de documentos.

• Erro de comissão

  Quando uma entrada é feita na conta certa, mas na conta subsidiária ou razão errada, isso é chamado de erro de comissão.

  Por exemplo, você recebe dinheiro de um cliente. Você o insere como dinheiro creditado, mas o nome do cliente é diferente.

  Da mesma forma, quando você está pagando a um fornecedor, mas registrando-o em nome de outro fornecedor, isso também é um erro de comissão.

• Compensação de erro

  Quando você compensa uma entrada errada com outra entrada errada, isso é chamado de erro de compensação.

  Em outras palavras, suponha que você exagere erroneamente seu saldo de receita em $ 1.000 e também aumente a despesa em $ 1.000. O valor líquido resultante de receitas e despesas será par, mas ambas as entradas aqui estão incorretas.

• Erro de transposição

  Este erro ocorre quando você inverte os números de um valor. Devido a essa reversão, o valor pode estar superestimado ou subestimado.

  Por exemplo, você deve inserir uma despesa de $ 946. Mas você digitou incorretamente o valor como $ 496. O resultado? Você terá um saldo de $ 450.

  Esses erros podem custar muito caro se passarem despercebidos. Você tem que ter cuidado com essas entradas.

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Como os erros comuns na contabilidade podem afetar seu negócio?

Erros contábeis, tanto pequenos quanto substanciais, podem resultar em consequências terríveis. Veja como os tipos de erros na contabilidade podem afetar o seu negócio.

• Demonstração de resultados mal calculada: as despesas com relatórios incorretos podem destruir as margens de lucro operacional calculadas da empresa ou relatar em excesso a receita.

• Demonstrativo de fluxo de caixa mal calculado: O relatório incorreto de itens pode superestimar ou subestimar o valor em caixa para pagar contas.

• Demonstrativo de despesas mal calculado: Se suas contas não registrarem despesas comerciais, isso significa que você não registrou a despesa dedutível correta. A declaração errada levará ao pagamento em excesso de impostos.

• Discrepância nas receitas e despesas: Demonstrações não classificadas podem levar a um erro no relato da contabilidade de competência para a empresa. Você precisa combinar as despesas com a receita gerada corretamente. Caso você registre as despesas em um mês ou ano diferente, o relatório não será contabilizado.

• Atividades financeiras fraudulentas: Quando os livros contábeis mostram discrepâncias graves e números errados, significa que algo está errado. É hora de a empresa investigar o assunto.

Má gestão financeira ou fraude em qualquer negócio é lamentável. Mas, mais importante, pode levar a consequências profundas, incluindo processos criminais e perda de reputação para o negócio.

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Dicas para evitar erros contábeis por pequenas empresas

Se o contador ou o guardião do diário não prestar atenção ao inserir os dados, erros não intencionais podem acontecer. Esses erros também podem resultar de software de contabilidade desatualizado.

Só é revelado quando as empresas fazem o fechamento contábil no final do mês. Algumas empresas contabilizam suas contas semanalmente para evitar acumular entradas erradas.

Na maioria dos casos, as empresas podem corrigir seus erros contábeis sem muita dificuldade se verificarem e verificarem novamente periodicamente cada entrada.

Aqui estão algumas dicas essenciais para evitar erros contábeis e ter um livro de contas livre de erros.

• Treine bem sua equipe de contabilidade

  Os funcionários que inserem dados contábeis devem entendê-los bem, especialmente os requisitos contábeis de sua empresa. Assim, garanta que eles sejam treinados e tenham total conhecimento sobre as necessidades do seu negócio.

  Você também pode fazer um procedimento padrão e diretrizes para a documentação adequada. Isso garantirá que todas as entradas sejam feitas com precisão e pontualidade. Da mesma forma, você pode ter um especialista que pode supervisionar todo o trabalho e ajudar a evitar grandes erros contábeis.

• Evite sobrecarregar seus funcionários

  Os dados contábeis precisam de atualização contínua para manter um registro de todos os detalhes das despesas. Mas sobrecarregar os funcionários para se manterem atualizados não é uma solução.

  Quando os funcionários estão sobrecarregados com o trabalho, eles são mais propensos a cometer erros. Dê-lhes tempo suficiente para manter todos os livros atualizados.

  Você pode até descobrir novas maneiras de simplificar a entrada de dados. Usar o melhor software de contabilidade para entrada de dados é um deles.

• Automatize sua entrada de dados com software de contabilidade

  Atualmente, o mercado está inundado de softwares de contabilidade com diversos recursos e vantagens. Você pode usá-los para manter seu livro de contas atualizado e livre de erros.

  Você pode escolher entre versões de desktop e versões de nuvem. Até as versões para smartphones podem ajudar as pequenas empresas a manter suas contas. Este software de contabilidade pode até mesmo automatizar a maioria de suas entradas manuais, levando a menos chances de erros.

• Elaborar controle interno para verificar erros

  Trabalhe na abordagem para detectar tipos de erros na contabilidade e corrigi-los instantaneamente. A realização de reconciliações bancárias mensais é uma forma de detectar precocemente erros contábeis. Mesmo para extratos de cartão de crédito, você pode adotar uma prática semelhante para contabilizar seus dados de transação.

  Adotar controles e verificações internas também fará com que seus funcionários trabalhem meticulosamente. Isso aliviará o fardo da parte de todos.

• Calcule seu orçamento e despesas reais

  Você não pode descartar as chances de discrepâncias entre seu orçamento e a entrada de dados. Portanto, é essencial contabilizar seu orçamento e despesas de vez em quando. Isso lhe dará uma ideia clara das atividades financeiras.

• Faça uma revisão periódica de suas contas

  Sempre realize revisões periódicas de suas contas. Certifique-se de que os lançamentos nos livros contábeis sejam apropriados e atendam às normas dos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP).

  Pode ser uma tarefa tediosa para a contabilidade manual revisar cada entrada. Mas o software de contabilidade automatizada pode facilitar o trabalho de revisar as entradas de sua conta.

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Conclusão

Alguns tipos de erros na contabilidade são fáceis de corrigir, como pequenas despesas do dia-a-dia. Você pode alterar a entrada ou inserir o valor se estiver ausente.

Mas algumas entradas erradas podem não ser fáceis de alterar ou corrigir assim em uma declaração de imposto. Dado seu significado complexo, você pode ter que mudar todo o seu método contábil.

Você pode sofrer grandes perdas devido a certos erros contábeis em alguns casos. Portanto, a contabilidade consciente correta é de vital importância para todas as empresas ou organizações.

Erros contábeis fazem parte do dia-a-dia. Nenhum software sofisticado ou sistema de computação baseado em nuvem pode evitar erros. Mas detectar os erros o mais cedo possível e corrigi-los é mais importante.

Perguntas frequentes: