ข้อผิดพลาดทางบัญชีทั่วไปคืออะไร และจะป้องกันได้อย่างไร

ข้อผิดพลาดทางบัญชีเป็นข้อผิดพลาดทั่วไปที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการบันทึกรายการบัญชีต่างๆ ข้อผิดพลาดเหล่านี้ไม่ได้ตั้งใจและไม่ได้มีลักษณะเป็นการฉ้อโกง แต่คุณต้องกำจัดมันออกไปเพื่อให้มีใบแจ้งยอดบัญชีที่ชัดเจนและปราศจากข้อผิดพลาด

ใบแจ้งยอดบัญชีที่ถูกต้องจำเป็นต้องทราบสถานะที่ถูกต้องของธุรกิจ ตัวเลขช่วยให้คุณรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นในธุรกิจของคุณ

แต่ก็มีความสำคัญด้วยเหตุผลอื่นๆ เช่นกัน การรับตัวเลขภาษีที่ถูกต้องและภาระผูกพันตามนโยบายของรัฐบาลคือบางส่วน ดังนั้น การมีสมุดบัญชีที่ปราศจากข้อผิดพลาดจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกธุรกิจ

ข้อผิดพลาดทางบัญชีบางอย่างมีเพียงเล็กน้อย ซึ่งอาจไม่ทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนที่สำคัญในงบการเงินของคุณ ในขณะเดียวกัน ข้อผิดพลาดทางบัญชีบางอย่างอาจใหญ่เกินไปที่จะบิดเบือนตัวเลขทางการเงินของคุณ

บทความนี้จะกล่าวถึงข้อผิดพลาดทางบัญชีทั่วไปบางประการและผลกระทบต่อธุรกิจของคุณ นอกจากนี้ คุณยังจะได้รับคำแนะนำในการป้องกันข้อผิดพลาดดังกล่าว ขณะเดียวกันก็ทำให้สมุดบัญชีของคุณเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

การอ่านที่แนะนำ: รายชื่อซอฟต์แวร์บัญชี 30+ ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในปี 2565 (คุณสมบัติและการให้คะแนน)

ข้อผิดพลาดประเภทต่าง ๆ ในการบัญชี

ระบบบัญชีของคุณจะดีเท่ากับข้อมูลที่คุณป้อน รายการเหล่านี้อาจผิดพลาดได้เนื่องจากความผิดพลาดทางธุรการหรือความเข้าใจผิดเกี่ยวกับกฎบัญชี โดยทั่วไป ข้อผิดพลาดทุกประเภทในการบัญชีสามารถจำแนกได้เป็นประเภทต่อไปนี้

• ข้อผิดพลาดของรายการเดิม

  เมื่อคุณป้อนตัวเลขผิดในสมุดบัญชี จะนำไปสู่ข้อผิดพลาดในรายการเดิม

  เนื่องจากการทำธุรกรรมอื่น ๆ อาจเกิดขึ้นหลังจากนั้นจึงจะมีค่าผิดพลาด สุดท้าย คุณจะได้รับค่าที่ไม่ถูกต้องสำหรับธุรกรรมทั้งหมดที่ทำหลังจากป้อนผิด

• ข้อผิดพลาดในการทำซ้ำ

  ตามชื่อที่แนะนำ ข้อผิดพลาดดังกล่าวเกิดขึ้นเนื่องจากรายการที่ซ้ำกัน ซึ่งหมายความว่าไม่ว่าคุณจะป้อนเดบิตหรือเครดิต จำนวนเดียวกันจะถูกป้อนสองครั้ง เป็นผลให้สมุดบัญชีของคุณจะแสดงค่าใช้จ่ายหรือรายได้เพิ่มขึ้น

• ข้อผิดพลาดในการกลับรายการ

  บางครั้งเครดิตจะถูกป้อนเป็นเดบิตหรือในทางกลับกัน ดังกล่าวเรียกว่าข้อผิดพลาดของการกลับรายการ สมมติว่าคุณมีใบแจ้งหนี้ 1,500 ดอลลาร์ คุณป้อนเป็นเจ้าหนี้แทนลูกหนี้ ที่จะนำไปสู่รายการที่ทำเครื่องหมายเป็นค่าใช้จ่ายแทนที่จะเป็นรายได้

• ความผิดพลาดของหลักการ

  เมื่อคุณใช้หลักการบัญชีที่ไม่ถูกต้องในขณะทำธุรกรรมใดๆ ลงในสมุดบัญชี จะนำไปสู่ข้อผิดพลาดของหลักการ กล่าวอีกนัยหนึ่งรายการที่ถูกต้องเขียนผิดที่

  ตัวอย่างเช่น หากคุณบันทึกค่าใช้จ่ายส่วนตัวของคุณเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ แสดงว่าคุณทำผิดหลักการ เนื่องจากบัญชีโดยรวมของคุณยังคงมีข้อผิดพลาดแม้ว่าคุณจะได้บันทึกจำนวนเงินที่ถูกต้องแล้วก็ตาม

  โปรดจำไว้ว่าถือเป็นข้อผิดพลาดขั้นตอนร้ายแรง ข้อผิดพลาดขั้นตอนดังกล่าวสามารถส่งผลใหญ่

• ข้อผิดพลาดของการละเลย

  เมื่อคุณพลาดการป้อนบันทึกสำหรับธุรกรรม ที่เรียกว่าข้อผิดพลาดของการละเลย

  ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณล้มเหลวในการป้อนเดบิตการชำระเงินให้กับผู้ขาย ถือเป็นข้อผิดพลาดของการละเลย หรือคุณล้มเหลวในการบันทึกเครดิตเมื่อชำระเงินตามใบแจ้งหนี้

  ข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจไม่ได้ตั้งใจ แต่แสดงให้เห็นว่าไม่มีความจริงจังในการบันทึกธุรกรรม นอกจากนี้ อาจเกิดขึ้นเมื่อคุณต้องทำรายการต่างๆ ในแต่ละครั้ง บางครั้งสิ่งนี้อาจเกิดขึ้นเนื่องจากการใส่เอกสารผิดที่

• ข้อผิดพลาดของค่าคอมมิชชั่น

  เมื่อมีการเข้าสู่บัญชีที่ถูกต้อง แต่บัญชีย่อยหรือบัญชีแยกประเภทไม่ถูกต้อง จะเรียกว่าข้อผิดพลาดของค่าคอมมิชชัน

  ตัวอย่างเช่น คุณได้รับเงินจากลูกค้า คุณป้อนเป็นเงินที่เข้าบัญชี แต่ชื่อลูกค้าต่างกัน

  ในทำนองเดียวกัน เมื่อคุณจ่ายเงินให้กับผู้ขายแต่บันทึกในชื่อผู้ขายรายอื่น นั่นก็เป็นข้อผิดพลาดของค่าคอมมิชชั่นเช่นกัน

• การชดเชยความผิดพลาด

  เมื่อคุณชดเชยรายการที่ไม่ถูกต้องด้วยรายการที่ไม่ถูกต้องอีกรายการหนึ่ง จะเรียกว่าข้อผิดพลาดการชดเชย

  พูดอีกอย่างหนึ่งก็คือ สมมติว่าคุณพูดเกินจริงถึงยอดรายได้ 1,000 ดอลลาร์ และคุณยังเพิ่มค่าใช้จ่ายอีก 1,000 ดอลลาร์ด้วย มูลค่าสุทธิของรายได้และค่าใช้จ่ายจะเท่ากัน แต่ทั้งสองรายการไม่ถูกต้อง

• ข้อผิดพลาดของการขนย้าย

  ข้อผิดพลาดนี้เกิดขึ้นเมื่อคุณกลับตัวเลขของจำนวนเงิน เนื่องจากการพลิกกลับนี้ ค่าอาจถูกประเมินสูงเกินไปหรือประเมินต่ำไป

  ตัวอย่างเช่น คุณต้องป้อนค่าใช้จ่าย $946 แต่คุณป้อนค่าผิดเป็น $496 ผลลัพธ์? คุณจะมีเงินคงเหลือ 450 ดอลลาร์

  ข้อผิดพลาดดังกล่าวอาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายอย่างมากหากไม่มีใครสังเกตเห็น คุณต้องระมัดระวังเกี่ยวกับรายการดังกล่าว

การอ่านที่แนะนำ: ซอฟต์แวร์บัญชีฟรีและโอเพ่นซอร์สที่ดีที่สุด

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการบัญชีจะส่งผลกระทบต่อธุรกิจของคุณได้อย่างไร

ข้อผิดพลาดทางบัญชีทั้งเล็กน้อยและมากอาจส่งผลร้ายแรง ประเภทของข้อผิดพลาดในการบัญชีสามารถส่งผลกระทบต่อธุรกิจของคุณได้ดังนี้

• งบกำไรขาดทุนที่คำนวณผิดพลาด: ค่าใช้จ่ายในการรายงานที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้อัตรากำไรจากการดำเนินงานที่คำนวณได้ของบริษัทหรือรายได้ที่รายงานเกิน

• งบกระแสเงินสดที่คำนวณผิดพลาด: การรายงานรายการที่ไม่ถูกต้องอาจกล่าวเกินจริงหรือพูดเกินจริงในจำนวนเงินสดในมือเพื่อชำระค่าใช้จ่าย

• ใบแจ้งค่าใช้จ่ายที่คำนวณผิดพลาด: หากบัญชีของคุณไม่สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้ แสดงว่าคุณยังไม่ได้บันทึกค่าใช้จ่ายหักลดหย่อนที่ถูกต้อง ข้อความที่ไม่ถูกต้องจะนำไปสู่การชำระภาษีมากเกินไป

• ความคลาดเคลื่อนในรายได้และค่าใช้จ่าย: งบที่ไม่ได้จัดประเภทอาจนำไปสู่อุบัติเหตุในการรายงานการบัญชีคงค้างสำหรับบริษัท คุณต้องจับคู่ค่าใช้จ่ายกับรายได้ที่เกิดขึ้นอย่างเหมาะสม ในกรณีที่คุณบันทึกค่าใช้จ่ายในเดือนหรือปีอื่น รายงานจะไม่นับรวม

• กิจกรรมทางการเงินที่เป็นการฉ้อโกง: เมื่อสมุดบัญชีแสดงความคลาดเคลื่อนร้ายแรงและตัวเลขที่ไม่ถูกต้อง หมายความว่ามีบางอย่างผิดปกติ ถึงเวลาที่ธุรกิจจะต้องตรวจสอบเรื่องนี้

การจัดการทางการเงินที่ผิดพลาดหรือการฉ้อโกงในธุรกิจใด ๆ เป็นสิ่งที่น่าเสียดาย แต่ที่สำคัญกว่านั้น มันสามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ลึกซึ้ง รวมถึงการดำเนินคดีทางอาญาและการสูญเสียชื่อเสียงสำหรับธุรกิจ

การอ่านที่แนะนำ: ซอฟต์แวร์การบัญชีออฟไลน์และออนไลน์ – การเปรียบเทียบอย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทางบัญชีโดยธุรกิจขนาดเล็ก

หากนักบัญชีหรือผู้บันทึกรายการไม่ใส่ใจในขณะป้อนข้อมูล ข้อผิดพลาดที่ไม่ได้ตั้งใจจะเกิดขึ้น ข้อผิดพลาดดังกล่าวอาจเป็นผลมาจากซอฟต์แวร์บัญชีที่ล้าสมัย

โดยจะเปิดเผยก็ต่อเมื่อบริษัทปิดสมุดบัญชีสิ้นเดือนเท่านั้น บางบริษัทนับบัญชีของตนทุกสัปดาห์เพื่อหลีกเลี่ยงการซ้อนรายการผิด

ในกรณีส่วนใหญ่ บริษัทสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดทางบัญชีได้โดยไม่ยุ่งยาก หากตรวจสอบซ้ำเป็นระยะและยืนยันทุกรายการอีกครั้ง

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสำคัญบางประการเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทางบัญชีและมีสมุดบัญชีที่ปราศจากข้อผิดพลาด

• อบรมพนักงานบัญชีให้ดี

  พนักงานที่ป้อนข้อมูลทางบัญชีต้องเข้าใจเป็นอย่างดี โดยเฉพาะข้อกำหนดทางบัญชีของบริษัทคุณ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการฝึกอบรมและมีความรู้ครบถ้วนเกี่ยวกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

  คุณยังสามารถสร้างขั้นตอนมาตรฐานและแนวทางปฏิบัติสำหรับเอกสารที่เหมาะสม เพื่อให้แน่ใจว่ารายการทั้งหมดจะทำอย่างถูกต้องและทันเวลา ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถมีผู้เชี่ยวชาญที่ดูแลงานทั้งหมดและช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทางบัญชีที่สำคัญ

• หลีกเลี่ยงการแบกรับภาระพนักงานของคุณมากเกินไป

  ข้อมูลทางบัญชีจำเป็นต้องมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อเก็บบันทึกรายละเอียดค่าใช้จ่ายทั้งหมด แต่การใช้พนักงานมากเกินไปเพื่อให้ทันสมัยอยู่เสมอไม่ใช่วิธีแก้ปัญหา

  เมื่อพนักงานมีภาระงานมากเกินไป พวกเขามักจะทำผิดพลาด ให้เวลาพวกเขาเพียงพอในการอัพเดทหนังสือทุกเล่ม

  คุณยังค้นพบวิธีใหม่ๆ ในการทำให้การป้อนข้อมูลง่ายขึ้นได้อีกด้วย การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีที่สุดสำหรับการป้อนข้อมูลเป็นหนึ่งในนั้น

• ป้อนข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์บัญชี

  วันนี้ตลาดเต็มไปด้วยซอฟต์แวร์บัญชีที่มีคุณสมบัติและข้อดีที่หลากหลาย คุณสามารถใช้เพื่อให้สมุดบัญชีของคุณเป็นปัจจุบันและปราศจากข้อผิดพลาด

  คุณสามารถเลือกระหว่างเวอร์ชันเดสก์ท็อปและเวอร์ชันคลาวด์ แม้แต่รุ่นสมาร์ทโฟนก็สามารถช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กรักษาบัญชีของตนได้ ซอฟต์แวร์การบัญชีนี้สามารถทำให้รายการที่คุณป้อนเองส่วนใหญ่เป็นแบบอัตโนมัติได้ ทำให้มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อยลง

• คิดค้นระบบควบคุมภายในเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาด

  ทำงานกับแนวทางการตรวจจับประเภทข้อผิดพลาดในการบัญชีและแก้ไขทันที การกระทบยอดธนาคารรายเดือนเป็นวิธีหนึ่งในการตรวจจับข้อผิดพลาดทางบัญชีตั้งแต่เนิ่นๆ แม้แต่ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต คุณสามารถใช้แนวทางปฏิบัติที่คล้ายกันในการนับข้อมูลธุรกรรมของคุณได้

  การนำการควบคุมภายในและการตรวจสอบมาใช้จะช่วยให้พนักงานของคุณทำงานอย่างพิถีพิถัน จะช่วยแบ่งเบาภาระของทุกคน

• นับงบประมาณและค่าใช้จ่ายจริงของคุณ

  คุณไม่สามารถแยกแยะโอกาสของความคลาดเคลื่อนระหว่างงบประมาณและการป้อนข้อมูลของคุณ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องนับงบประมาณและค่าใช้จ่ายของคุณเป็นระยะๆ การทำเช่นนี้จะทำให้คุณมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับกิจกรรมทางการเงิน

• ดำเนินการตรวจสอบบัญชีของคุณเป็นระยะ

  ดำเนินการตรวจสอบบัญชีของคุณเป็นระยะเสมอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการในสมุดบัญชีมีความเหมาะสมและเป็นไปตามหลักเกณฑ์การบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป (GAAP)

  อาจเป็นงานที่น่าเบื่อสำหรับการทำบัญชีด้วยตนเองในการตรวจสอบทุกรายการ แต่ซอฟต์แวร์บัญชีอัตโนมัติช่วยให้ตรวจสอบรายการบัญชีของคุณได้ง่าย

การอ่านที่แนะนำ: ซอฟต์แวร์บัญชีโรงเรียนที่ดีที่สุดในการจัดการการเงินโรงเรียนของคุณ

บทสรุป

ข้อผิดพลาดทางบัญชีบางประเภทแก้ไขได้ง่าย เช่น ค่าใช้จ่ายประจำวันเล็กน้อย คุณสามารถเปลี่ยนรายการหรือป้อนค่าหากไม่มี

แต่รายการผิดบางรายการอาจไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขในใบแจ้งยอดภาษี ด้วยความสำคัญที่ซับซ้อน คุณอาจต้องเปลี่ยนวิธีการบัญชีทั้งหมดของคุณ

คุณอาจประสบความสูญเสียครั้งใหญ่เนื่องจากข้อผิดพลาดทางบัญชีในบางกรณี ดังนั้น การบัญชีอย่างมีสติที่ถูกต้องจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทุกธุรกิจหรือทุกองค์กร

ข้อผิดพลาดทางบัญชีเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำวัน ไม่มีซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนหรือระบบคอมพิวเตอร์บนคลาวด์ที่สามารถป้องกันข้อผิดพลาดได้ แต่การตรวจหาข้อผิดพลาดโดยเร็วที่สุดและแก้ไขให้ถูกต้องนั้นสำคัญกว่า

คำถามที่พบบ่อย: