Que sont les erreurs comptables courantes et comment les éviter ?

Les erreurs comptables sont des erreurs courantes qui peuvent survenir lors de l'enregistrement de diverses écritures comptables. Ces erreurs sont involontaires et non frauduleuses. Mais vous devez vous en débarrasser pour avoir un relevé de compte clair et sans erreur.

Un relevé de compte correct est nécessaire pour connaître le statut correct d'une entreprise. Les chiffres vous aident à savoir exactement ce qui se passe dans votre entreprise.

Mais c'est important pour beaucoup d'autres raisons aussi. Obtenir les bons chiffres fiscaux et les obligations politiques gouvernementales en font partie. Donc, dans l'ensemble, avoir un livre de comptes sans erreur est essentiel pour chaque entreprise.

Certaines erreurs comptables sont minimes, ce qui peut ne pas entraîner d'écarts majeurs dans vos états financiers. Pendant ce temps, certaines erreurs comptables peuvent être trop importantes pour fausser vos chiffres financiers.

Cet article traite de certaines erreurs comptables courantes et de leur impact sur votre entreprise. Vous obtiendrez également des conseils pour éviter de telles erreurs tout en gardant vos livres de comptes à jour.

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Différents types d'erreurs en comptabilité

Votre système comptable sera aussi bon que les données que vous y entrez. Ces entrées peuvent mal tourner en raison d'erreurs d'écriture ou d'une mauvaise compréhension des règles du compte. De manière générale, tous les types d'erreurs en comptabilité peuvent être classés dans les catégories suivantes.

• Erreur de saisie d'origine

  Lorsque vous saisissez des chiffres erronés dans un livre de comptes, cela entraîne une erreur dans la saisie d'origine.

  Étant donné que diverses autres transactions peuvent se produire par la suite, elles auront des valeurs erronées. Enfin, vous obtiendrez la mauvaise valeur pour toutes les transactions effectuées après la mauvaise saisie.

• Erreur de duplication

  Comme son nom l'indique, une telle erreur se produit en raison d'entrées en double. Cela signifie que si vous entrez pour un débit ou un crédit, le même montant est entré deux fois. En conséquence, votre livre de comptes affichera plus de dépenses ou de revenus.

• Erreur d'inversion de saisie

  Parfois, le crédit est inscrit comme débit ou vice versa. C'est ce qu'on appelle une erreur d'inversion d'entrée. Supposons que vous ayez une facture de 1 500 $. Vous le saisissez comme payable au lieu de recevable. Cela conduira à une entrée marquée comme une dépense au lieu d'un revenu.

• Erreur de principe

  Lorsque vous appliquez un principe comptable erroné lors de la saisie d'une transaction dans votre livre de comptes, cela entraîne une erreur de principe. En d'autres termes, une entrée correcte est écrite au mauvais endroit.

  Par exemple, si vous enregistrez vos dépenses personnelles en dépenses professionnelles, vous commettez une erreur de principe. Car votre comptabilité globale comportera toujours des erreurs même si vous avez enregistré le bon montant.

  N'oubliez pas qu'il s'agit d'une grave erreur de procédure. De telles erreurs de procédure peuvent avoir de lourdes conséquences.

• Erreur d'omission

  Lorsque vous manquez de saisir l'enregistrement d'une transaction, cela s'appelle une erreur d'omission.

  Par exemple, lorsque vous omettez de saisir le débit de paiement à un fournisseur, il s'agit d'une erreur d'omission. Ou vous n'enregistrez pas de crédit lorsqu'une facture est payée.

  Ces erreurs peuvent être involontaires, mais elles témoignent d'un manque de sérieux dans l'enregistrement des transactions. En outre, cela peut se produire lorsque vous devez effectuer plusieurs entrées à la fois. Parfois, cela peut se produire en raison du mauvais placement des documents.

• Erreur de commission

  Lorsqu'une écriture est effectuée dans le bon compte mais dans le mauvais compte subsidiaire ou grand livre, on parle d'erreur de commission.

  Par exemple, vous recevez de l'argent d'un client. Vous l'entrez comme argent crédité, mais le nom du client est différent.

  De même, lorsque vous payez un fournisseur mais que vous l'enregistrez au nom d'un autre fournisseur, il s'agit également d'une erreur de commission.

• Erreur de compensation

  Lorsque vous compensez une mauvaise entrée avec une autre mauvaise entrée, cela s'appelle une erreur de compensation.

  En d'autres termes, supposons que vous surévaluiez à tort le solde de vos revenus de 1 000 $ et que vous augmentiez également les dépenses de 1 000 $. La valeur nette résultante des revenus et des dépenses sera paire, mais les deux entrées ici sont incorrectes.

• Erreur de transposition

  Cette erreur se produit lorsque vous inversez les nombres d'un montant. En raison de cette inversion, la valeur peut être soit surestimée, soit sous-estimée.

  Par exemple, vous devez entrer une dépense de 946 $. Mais vous avez mal saisi la valeur de 496 $. Le résultat? Vous aurez un solde de 450 $.

  De telles erreurs peuvent vous coûter cher si elles passent inaperçues. Vous devez faire attention à ces entrées.

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Comment les erreurs courantes en comptabilité peuvent-elles affecter votre entreprise ?

Les erreurs comptables, qu'elles soient mineures ou substantielles, peuvent avoir des conséquences désastreuses. Voici comment les types d'erreurs en comptabilité peuvent avoir un impact sur votre entreprise.

• Compte de résultat mal calculé : une déclaration erronée des dépenses peut altérer les marges bénéficiaires d'exploitation calculées de l'entreprise ou sur-déclarer les revenus.

• État des flux de trésorerie mal calculé : la déclaration incorrecte des éléments peut surestimer ou sous-estimer le montant en caisse pour payer les factures.

• Relevé de dépenses mal calculé : si vos comptes n'enregistrent pas les dépenses professionnelles, cela signifie que vous n'avez pas enregistré la bonne dépense déductible. Une mauvaise déclaration entraînera un trop-payé d'impôts.

• Écart entre les revenus et les dépenses : les déclarations non classées peuvent entraîner un incident dans la déclaration de la comptabilité d'exercice pour l'entreprise. Vous devez faire correspondre les dépenses avec les revenus générés correctement. Si vous enregistrez les dépenses d'un mois ou d'une année différents, le rapport ne correspondra pas.

• Activités financières frauduleuses : Lorsque les livres comptables présentent de graves écarts et des chiffres erronés, cela signifie que quelque chose ne va pas. Il est temps pour l'entreprise d'enquêter sur la question.

La mauvaise gestion financière ou la fraude dans toute entreprise est malheureuse. Mais plus important encore, cela peut entraîner de profondes conséquences, notamment des poursuites pénales et une perte de réputation pour l'entreprise.

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Conseils pour éviter les erreurs comptables des petites entreprises

Si le comptable ou le teneur de journal est inconscient lors de la saisie des données, des erreurs involontaires sont inévitables. De telles erreurs peuvent également résulter d'un logiciel de comptabilité obsolète.

Il n'est révélé que lorsque les entreprises clôturent leurs livres à la fin du mois. Certaines entreprises pointent leurs comptes chaque semaine pour éviter d'accumuler de mauvaises entrées.

Dans la plupart des cas, les entreprises peuvent corriger leurs erreurs comptables sans trop de tracas si elles revérifient et revérifient périodiquement chaque entrée.

Voici quelques conseils essentiels pour éviter les erreurs comptables et avoir un livre de comptes sans erreur.

• Bien former votre personnel comptable

  Les employés qui saisissent des données comptables doivent bien les comprendre, en particulier les exigences comptables de votre entreprise. Ainsi, assurez-vous qu'ils sont formés et qu'ils ont une connaissance complète des besoins de votre entreprise.

  Vous pouvez également créer une procédure standard et des directives pour une documentation appropriée. Cela garantira que toutes les entrées sont faites avec précision et en temps opportun. De même, vous pouvez avoir un expert qui peut superviser l'ensemble du travail et aider à éviter les erreurs comptables majeures.

• Évitez de surcharger vos employés

  Les données comptables doivent être mises à jour en permanence pour conserver un enregistrement de chaque détail des dépenses. Mais surcharger les employés pour rester à jour n'est pas une solution.

  Lorsque les employés sont surchargés de travail, ils sont plus susceptibles de faire des erreurs. Donnez-leur suffisamment de temps pour tenir tous les livres à jour.

  Vous pouvez même découvrir de nouvelles façons de simplifier la saisie de données. L'utilisation du meilleur logiciel de comptabilité pour la saisie des données en fait partie.

• Automatisez votre saisie de données avec un logiciel comptable

  De nos jours, le marché est inondé de logiciels de comptabilité aux fonctionnalités et avantages variés. Vous pouvez les utiliser pour garder votre livre de comptes à jour et sans erreur.

  Vous pouvez choisir entre les versions de bureau et les versions cloud. Même les versions pour smartphones peuvent aider les petites entreprises à gérer leurs comptes. Ce logiciel de comptabilité peut même automatiser la plupart de vos saisies manuelles, ce qui réduit les risques d'erreurs.

• Concevoir un contrôle interne pour vérifier les erreurs

  Travaillez sur l'approche pour détecter les types d'erreurs en comptabilité et les corriger instantanément. La réalisation de rapprochements bancaires mensuels est un moyen de détecter rapidement les erreurs comptables. Même pour les relevés de carte de crédit, vous pouvez adopter une pratique similaire pour comptabiliser vos données de transaction.

  Adopter un contrôle et des vérifications internes incitera également vos employés à travailler avec minutie. Cela allégera le fardeau de chacun.

• Comptabilisez votre budget et vos dépenses réelles

  Vous ne pouvez pas exclure les risques de divergences entre votre budget et la saisie des données. Par conséquent, il est essentiel de comptabiliser votre budget et vos dépenses de temps en temps. Cela vous donnera une idée claire des activités financières.

• Effectuer un examen périodique de vos comptes

  Effectuez toujours des examens périodiques de vos comptes. S'assurer que les écritures dans les livres de comptes sont appropriées et respectent les normes des principes comptables généralement reconnus (GAAP).

  Il peut être fastidieux pour la comptabilité manuelle d'examiner chaque entrée. Mais un logiciel de comptabilité automatisé peut faciliter le travail de révision de vos entrées de compte.

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Conclusion

Certains types d'erreurs de comptabilité sont faciles à corriger, comme les dépenses quotidiennes mineures. Vous pouvez soit modifier l'entrée, soit entrer la valeur si elle est manquante.

Mais certaines entrées erronées peuvent ne pas être faciles à modifier ou à corriger comme cela dans une déclaration de revenus. Compte tenu de leur signification complexe, vous devrez peut-être changer l'ensemble de votre méthode comptable.

Vous pourriez subir d'énormes pertes en raison de certaines erreurs comptables dans certains cas. Ainsi, une comptabilité correcte et consciente est d'une importance vitale pour chaque entreprise ou organisation.

Les erreurs comptables font partie des affaires courantes. Aucun logiciel sophistiqué ou système informatique basé sur le cloud ne peut empêcher les erreurs. Mais détecter les erreurs au plus tôt et les corriger est plus important.

FAQ :