ما هي الأخطاء المحاسبية الشائعة وكيفية منعها؟

الأخطاء المحاسبية هي أخطاء شائعة قد تحدث أثناء تسجيل قيود محاسبية مختلفة. هذه الأخطاء غير مقصودة وليست احتيالية بطبيعتها. لكن عليك التخلص منها للحصول على كشف حساب واضح وخالٍ من الأخطاء.

كشف الحساب الصحيح ضروري لمعرفة الحالة الصحيحة للأعمال. تساعدك الأرقام في معرفة ما يحدث بالضبط في عملك.

لكنها مهمة لأسباب أخرى كثيرة أيضًا. الحصول على الأرقام الضريبية الصحيحة والتزامات السياسة الحكومية هي بعض منها. لذا فإن امتلاك دفتر حسابات خالٍ من الأخطاء يعد أمرًا ضروريًا لكل عمل تجاري.

بعض الأخطاء المحاسبية صغيرة والتي قد لا تؤدي إلى اختلافات كبيرة في بياناتك المالية. في غضون ذلك ، قد تكون بعض الأخطاء المحاسبية أكبر من أن تشوه أرقامك المالية.

ستناقش هذه المقالة بعض الأخطاء المحاسبية الشائعة وتأثيرها على عملك. ستحصل أيضًا على بعض النصائح لمنع مثل هذه الأخطاء مع الحفاظ على دفاتر حسابك محدثة.

يجب قراءته: قائمة أفضل 30 برنامج محاسبة للشركات الصغيرة في عام 2022 (الميزات والتقييمات)

أنواع مختلفة من الأخطاء في المحاسبة

سيكون نظام المحاسبة الخاص بك جيدًا مثل البيانات التي تدخلها فيه. قد تسوء هذه الإدخالات بسبب أخطاء كتابية أو سوء فهم لقواعد الحساب. بشكل عام ، يمكن تصنيف جميع أنواع الأخطاء في المحاسبة إلى الفئات التالية.

• خطأ في الإدخال الأصلي

  عندما تقوم بإدخال الأرقام الخاطئة في دفتر الحسابات ، فهذا يؤدي إلى خطأ في الإدخال الأصلي.

  نظرًا لاحتمال حدوث معاملات أخرى مختلفة بعد ذلك ، سيكون لها قيم خاطئة. أخيرًا ، ستحصل على قيمة خاطئة لجميع المعاملات التي تمت بعد الإدخال الخاطئ.

• خطأ في الازدواجية

  كما يوحي الاسم ، يحدث هذا الخطأ بسبب الإدخالات المكررة. هذا يعني أنه سواء كنت تدخل في حساب مدين أو ائتمان ، فسيتم إدخال نفس المبلغ مرتين. نتيجة لذلك ، سيُظهر دفتر حسابك إما المزيد من النفقات أو الدخل.

• خطأ في عكس الدخول

  في بعض الأحيان يتم إدخال الائتمان كخصم أو العكس. وهذا ما يسمى خطأ عكس الدخول. لنفترض أن لديك فاتورة بمبلغ 1500 دولار. تقوم بإدخاله على أنه مستحق الدفع بدلاً من المستحق. سيؤدي ذلك إلى إدخال تم تمييزه على أنه مصروف بدلاً من دخل.

• خطأ من حيث المبدأ

  عندما تقوم بتطبيق مبدأ محاسبة خاطئ أثناء إدخال أي معاملة في دفتر حسابك ، فهذا يؤدي إلى خطأ في المبدأ. بمعنى آخر ، يتم كتابة الإدخال الصحيح في المكان الخطأ.

  على سبيل المثال ، إذا قمت بتسجيل نفقاتك الشخصية كمصروفات تجارية ، فإنك ترتكب خطأ من حيث المبدأ. لأن المحاسبة الإجمالية ستظل بها أخطاء حتى لو سجلت المبلغ الصحيح.

  تذكر أنه يعتبر خطأ إجرائي خطير. مثل هذه الأخطاء الإجرائية يمكن أن تؤدي إلى عواقب وخيمة.

• خطأ في السهو

  عندما يفوتك إدخال سجل لمعاملة ما ، فإن هذا يسمى خطأ الإغفال.

  على سبيل المثال ، عندما تفشل في إدخال خصم السداد للبائع ، فهذا خطأ في الإغفال. أو تفشل في تسجيل ائتمان عند دفع الفاتورة.

  قد تكون هذه الأخطاء غير مقصودة لكنها تظهر عدم الجدية في تسجيل المعاملات. أيضًا ، قد يحدث هذا عندما يتعين عليك القيام بإدخالات مختلفة في وقت واحد. في بعض الأحيان قد يحدث هذا بسبب ضياع المستندات.

• خطأ في العمولة

  عندما يتم إدخال إدخال إلى الحساب الصحيح ولكن الحساب الفرعي أو دفتر الأستاذ الخاطئ ، يطلق عليه خطأ في العمولة.

  على سبيل المثال ، تتلقى أموالًا من أحد العملاء. تقوم بإدخاله كأموال مقيدة ، لكن اسم العميل مختلف.

  وبالمثل ، عندما تدفع لمورد ولكن تسجله باسم بائع آخر ، فهذا أيضًا خطأ في العمولة.

• تعويض الخطأ

  عندما تقوم بتعويض إدخال خاطئ بإدخال خاطئ آخر ، يطلق عليه خطأ تعويضي.

  بعبارة أخرى ، افترض أنك بالغت في تقدير رصيد دخلك بشكل خاطئ بمقدار 1000 دولار ، وقمت أيضًا بزيادة المصروفات بمقدار 1000 دولار. سيكون صافي القيمة الناتجة من الدخل والمصروفات متساوية ، لكن كلا الإدخالين هنا غير صحيحين.

• خطأ في التحويل

  يحدث هذا الخطأ عند عكس أرقام المبلغ. بسبب هذا الانعكاس ، قد يتم المبالغة في تقدير القيمة أو التقليل من شأنها.

  على سبيل المثال ، عليك إدخال مصروف 946 دولارًا. لكنك أدخلت القيمة بشكل خاطئ كـ 496 دولارًا. النتائج؟ سيكون لديك رصيد 450 دولار.

  يمكن أن تكلفك مثل هذه الأخطاء بشكل كبير إذا لم يلاحظها أحد. عليك أن تكون حذرا بشأن مثل هذه الإدخالات.

يجب أن تقرأ: أفضل برنامج محاسبة مجاني ومفتوح المصدر

كيف يمكن أن تؤثر الأخطاء الشائعة في المحاسبة على عملك؟

يمكن أن تؤدي الأخطاء المحاسبية ، البسيطة منها والجوهرية ، إلى عواقب وخيمة. إليك كيف يمكن أن تؤثر أنواع الأخطاء في المحاسبة على عملك.

• بيان الدخل المحسوب بشكل خاطئ: قد يؤدي الإبلاغ عن النفقات الخاطئة إلى إفساد هوامش الربح التشغيلي المحسوبة للشركة أو الإفراط في تقرير الدخل.

• بيان التدفق النقدي الخاطئ: قد يؤدي الإبلاغ غير الصحيح عن العناصر إلى المبالغة في تقدير المبلغ النقدي الموجود أو التقليل من شأنه لدفع الفواتير.

• بيان المصاريف المحسوب بشكل خاطئ: إذا فشلت حساباتك في تسجيل نفقات العمل ، فهذا يعني أنك لم تسجل المصروف المناسب القابل للخصم. البيان الخاطئ سيؤدي إلى دفع الضرائب بشكل زائد.

• التناقض في الدخل والمصروفات: قد تؤدي البيانات غير المصنفة إلى وقوع حادث مؤسف في الإبلاغ عن المحاسبة على أساس الاستحقاق للشركة. تحتاج إلى مطابقة النفقات مع الدخل الناتج بشكل صحيح. في حالة قيامك بتسجيل النفقات في شهر أو سنة مختلفة ، فلن يتم احتساب التقرير.

• الأنشطة المالية الاحتيالية: عندما تظهر دفاتر المحاسبة تناقضات خطيرة وأرقام خاطئة ، فهذا يعني أن هناك خطأ ما. حان الوقت لرجال الأعمال للتحقيق في الأمر.

سوء الإدارة المالية أو الاحتيال في أي عمل هو أمر مؤسف. ولكن الأهم من ذلك أنه يمكن أن يؤدي إلى عواقب وخيمة ، بما في ذلك الإجراءات الجنائية وفقدان سمعة الشركة.

يُقترح قراءة: برنامج محاسبة عبر الإنترنت مقابل عدم الاتصال - مقارنة سريعة

نصائح لتجنب الأخطاء المحاسبية من قبل الشركات الصغيرة

إذا كان المحاسب أو أمين المجلة غافلًا أثناء إدخال البيانات ، فلا بد أن تحدث أخطاء غير مقصودة. قد تنتج مثل هذه الأخطاء أيضًا من برامج المحاسبة القديمة.

يتم الكشف عنها فقط عندما تقوم الشركات بإغلاق الكتاب في نهاية الشهر. تقوم بعض الشركات بتسجيل حساباتها أسبوعياً لتجنب تراكم الإدخالات الخاطئة.

في معظم الحالات ، يمكن للشركات تصحيح أخطائها المحاسبية دون الكثير من المتاعب إذا قامت بإعادة فحص كل إدخال بشكل دوري وإعادة التحقق منه.

فيما يلي بعض النصائح الأساسية لتجنب الأخطاء المحاسبية والحصول على دفتر حساب خالٍ من الأخطاء.

• تدريب موظفي المحاسبة بشكل جيد

  يجب على الموظفين الذين يدخلون بيانات المحاسبة فهمها جيدًا ، لا سيما المتطلبات المحاسبية لشركتك. وبالتالي ، تأكد من تدريبهم ولديهم معرفة كاملة باحتياجات عملك.

  يمكنك أيضًا اتخاذ إجراء قياسي وإرشادات للتوثيق المناسب. سيضمن هذا إجراء جميع الإدخالات بدقة وفي الوقت المناسب. وبالمثل ، يمكن أن يكون لديك خبير يمكنه الإشراف على العمل بأكمله والمساعدة في تجنب الأخطاء المحاسبية الكبرى.

• تجنب إثقال كاهل موظفيك

  تحتاج بيانات المحاسبة إلى تحديث مستمر للاحتفاظ بسجل لكل تفاصيل المصاريف. لكن زيادة العبء على الموظفين للبقاء على اطلاع دائم ليس حلاً.

  عندما يكون الموظفون مثقلين بالعمل ، فمن المرجح أن يرتكبوا أخطاء. امنحهم الوقت الكافي لتحديث جميع الكتب.

  يمكنك حتى اكتشاف طرق جديدة لتبسيط إدخال البيانات. يعد استخدام أفضل برامج المحاسبة لإدخال البيانات أحدها.

• أتمتة إدخال البيانات الخاصة بك مع برامج المحاسبة

  في هذه الأيام ، يغمر السوق ببرامج المحاسبة ذات الميزات والمزايا المختلفة. يمكنك استخدامها لتحديث دفتر حسابك باستمرار وخالي من الأخطاء.

  يمكنك الاختيار بين إصدارات سطح المكتب والإصدارات السحابية. حتى إصدارات الهواتف الذكية يمكن أن تساعد الشركات الصغيرة في الاحتفاظ بحساباتها. يمكن لبرنامج المحاسبة هذا أتمتة معظم إدخالاتك اليدوية ، مما يؤدي إلى تقليل فرص الأخطاء.

• وضع ضوابط داخلية للتحقق من الأخطاء

  العمل على منهج الكشف عن أنواع الأخطاء في المحاسبة وتصحيحها على الفور. يعد إجراء التسويات المصرفية الشهرية إحدى الطرق للكشف عن الأخطاء المحاسبية مبكرًا. حتى بالنسبة لكشوفات حساب بطاقة الائتمان ، يمكنك اعتماد ممارسة مماثلة لتسجيل بيانات المعاملات الخاصة بك.

  سيؤدي اعتماد الضوابط الداخلية والشيكات أيضًا إلى حث موظفيك على العمل بدقة. سيؤدي ذلك إلى تخفيف العبء على الجميع.

• حساب ميزانيتك والنفقات الفعلية

  لا يمكنك استبعاد فرص التناقضات بين ميزانيتك وإدخال البيانات. وبالتالي ، من الضروري حساب ميزانيتك ونفقاتك بين الحين والآخر. القيام بذلك سيمنحك فكرة واضحة عن الأنشطة المالية.

• قم بإجراء مراجعة دورية لحساباتك

  قم دائمًا بإجراء مراجعات دورية لحساباتك. تأكد من أن الإدخالات في دفاتر الحسابات مناسبة وتفي بمعايير مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP).

  قد تكون مهمة مسك الدفاتر اليدوية شاقة لمراجعة كل إدخال. لكن برنامج المحاسبة الآلي يمكن أن يجعل العمل سهلاً لمراجعة إدخالات حسابك.

يجب أن تقرأ: أفضل برنامج محاسبة مدرسي لإدارة الشؤون المالية لمدرستك

خاتمة

من السهل إصلاح بعض أنواع الأخطاء المحاسبية ، مثل النفقات اليومية البسيطة. يمكنك إما تغيير الإدخال أو إدخال القيمة إذا كانت مفقودة.

لكن قد لا يكون من السهل تغيير بعض الإدخالات الخاطئة أو تصحيحها مثل ذلك في البيان الضريبي. نظرًا لأهميتها المعقدة ، قد تضطر إلى تغيير طريقة المحاسبة بالكامل.

قد تتعرض لخسائر فادحة بسبب بعض الأخطاء المحاسبية في بعض الحالات. لذلك ، تعد المحاسبة الواعية الصحيحة ذات أهمية حيوية لكل عمل أو مؤسسة.

الأخطاء المحاسبية هي جزء من الشؤون اليومية. لا يوجد برنامج متطور أو نظام حوسبة سحابي يمكنه منع الأخطاء. لكن اكتشاف الأخطاء في أقرب وقت ممكن وتصحيحها هو أكثر أهمية.

أسئلة وأجوبة: