Care sunt erorile contabile comune și cum să le preveniți?

Erorile contabile sunt greșeli comune care pot apărea în timpul înregistrării diferitelor înregistrări contabile. Aceste erori sunt neintenționate și nu sunt de natură frauduloasă. Dar trebuie să scapi de ele pentru a avea un extras de cont clar și fără erori.

Un extras de cont corect este necesar pentru a cunoaște starea corectă a unei afaceri. Cifrele te ajută să știi ce se întâmplă exact în afacerea ta.

Dar este important și din multe alte motive. Obținerea cifrelor fiscale corecte și obligațiile de politică guvernamentală sunt câteva dintre ele. Deci, în general, a avea o carte de conturi fără erori este esențială pentru orice afacere.

Unele erori contabile sunt mici, ceea ce poate să nu conducă la discrepanțe majore în situațiile dumneavoastră financiare. Între timp, unele erori contabile pot fi prea mari pentru a distorsiona cifrele financiare.

Acest articol va discuta despre unele erori de contabilitate comune și impactul acestora asupra afacerii dvs. Veți primi, de asemenea, câteva sfaturi pentru a preveni astfel de erori în timp ce vă păstrați registrele de cont la zi.

Citire sugerată: Lista celor mai bune 30 de programe de contabilitate pentru întreprinderile mici în 2022 (funcții și evaluări)

Diferite tipuri de erori în contabilitate

Sistemul dvs. de contabilitate va fi la fel de bun ca și datele pe care le introduceți în el. Aceste intrări pot merge greșit din cauza greșelilor de scris sau a neînțelegerii regulilor contului. În linii mari, toate tipurile de erori în contabilitate pot fi clasificate în următoarele categorii.

• Eroare la intrarea inițială

  Când introduceți cifre greșite într-o carte de cont, aceasta duce la o eroare în înregistrarea inițială.

  Deoarece pot apărea diverse alte tranzacții după aceea, acestea vor avea valori eronate. În cele din urmă, veți obține o valoare greșită pentru toate tranzacțiile efectuate după introducerea greșită.

• Eroare de duplicare

  După cum sugerează și numele, o astfel de eroare se întâmplă din cauza intrărilor duplicate. Asta înseamnă că, indiferent dacă intri pentru un debit sau credit, aceeași sumă este introdusă de două ori. Ca rezultat, cartea de cont va arăta fie mai multe cheltuieli, fie venituri.

• Eroare de inversare a intrării

  Uneori, creditul este introdus ca debit sau invers. Aceasta se numește eroare de inversare a intrării. Să presupunem că aveți o factură de 1500 USD. Îl introduceți ca plătibil în loc de încasat. Aceasta va duce la o intrare marcată ca o cheltuială în loc de un venit.

• Eroare de principiu

  Când aplicați un principiu contabil greșit în timp ce introduceți orice tranzacție în cartea de cont, aceasta duce la o eroare de principiu. Cu alte cuvinte, o intrare corectă este scrisă în locul greșit.

  De exemplu, dacă înregistrați cheltuielile personale ca cheltuieli de afaceri, comiteți o eroare de principiu. Pentru că contabilitatea ta generală va avea în continuare erori chiar dacă ai înregistrat suma corectă.

  Rețineți că este considerată o eroare de procedură gravă. Astfel de erori procedurale pot avea consecințe mari.

• Eroare de omisiune

  Când ratați introducerea înregistrării pentru o tranzacție, aceasta se numește o eroare de omisiune.

  De exemplu, atunci când nu reușiți să introduceți debitul de plată către un furnizor, este o eroare de omisiune. Sau nu reușiți să înregistrați un credit atunci când o factură este plătită.

  Aceste erori pot fi neintenționate, dar arată o lipsă de seriozitate în înregistrarea tranzacțiilor. De asemenea, acest lucru se poate întâmpla atunci când trebuie să faceți mai multe intrări simultan. Uneori, acest lucru se poate întâmpla din cauza deplasării greșite a documentelor.

• Eroare de comision

  Când se face o înregistrare în contul corect, dar în contul subsidiar sau în registru greșit, se numește eroare de comision.

  De exemplu, primești bani de la un client. Îl introduceți ca bani creditați, dar numele clientului este diferit.

  În mod similar, atunci când plătiți un furnizor, dar îl înregistrați în numele altui furnizor, aceasta este, de asemenea, o eroare de comision.

• Eroare de compensare

  Când compensați o intrare greșită cu o altă intrare greșită, se numește eroare de compensare.

  Cu alte cuvinte, să presupunem că supraevaluați în mod greșit soldul veniturilor cu 1.000 USD și, de asemenea, creșteți cheltuiala cu 1.000 USD. Valoarea rezultată netă a veniturilor și cheltuielilor va fi egală, dar ambele intrări sunt incorecte.

• Eroare de transpunere

  Această eroare apare atunci când inversați numerele unei sume. Datorită acestei inversări, valoarea poate fi fie supraestimată, fie subestimată.

  De exemplu, trebuie să introduceți o cheltuială de 946 USD. Dar ați introdus greșit valoarea de 496 USD. Rezultatul? Veți avea un sold de 450 USD.

  Astfel de erori te pot costa enorm dacă trec neobservate. Trebuie să fii atent la astfel de intrări.

Lectură recomandată: Cel mai bun software de contabilitate gratuit și cu sursă deschisă

Cum pot erorile obișnuite în contabilitate să vă afecteze afacerea?

Erorile contabile, atât minore, cât și substanțiale, pot avea consecințe grave. Iată cum tipurile de erori în contabilitate vă pot afecta afacerea.

• Declarația de profit calculat greșit: cheltuielile de raportare greșită pot altera marjele de profit operațional calculate ale companiei sau pot supraraporta veniturile.

• Situația fluxului de numerar calculat greșit: raportarea incorectă a elementelor poate supraevalua sau subestima suma disponibilă pentru plata facturilor.

• Declarație de cheltuieli calculată greșit: dacă conturile dvs. nu înregistrează cheltuielile de afaceri, înseamnă că nu ați înregistrat cheltuielile deductibile corecte. Declarația greșită va duce la plata în exces a taxelor.

• Discrepanță între venituri și cheltuieli: declarațiile neclasificate pot duce la o accidentare în raportarea contabilității de angajamente pentru companie. Trebuie să potriviți corect cheltuielile cu venitul generat. În cazul în care înregistrați cheltuielile într-o lună sau un an diferit, raportul nu se va calcula.

• Activități financiare frauduloase: atunci când registrele contabile arată discrepanțe grave și cifre greșite, înseamnă că ceva nu este în regulă. Este timpul ca afacerea să investigheze problema.

Gestiunea financiară greșită sau frauda în orice afacere este nefericită. Dar, mai important, poate duce la consecințe profunde, inclusiv proceduri penale și pierderi de reputație pentru afacere.

Lectură sugerată: Software de contabilitate offline vs online – comparație rapidă

Sfaturi pentru a evita erorile contabile ale întreprinderilor mici

Dacă contabilul sau deținătorul jurnalului nu ține seama în timpul introducerii datelor, probabil că vor apărea erori neintenționate. Astfel de erori pot rezulta și din software-ul de contabilitate învechit.

Este dezvăluit doar atunci când companiile fac închiderea cărții la sfârșitul lunii. Unele companii își calculează conturile săptămânal pentru a evita acumularea de intrări greșite.

În cele mai multe cazuri, companiile își pot corecta erorile contabile fără prea multe bătăi de cap dacă verifică și verifică din nou fiecare intrare.

Iată câteva sfaturi esențiale pentru a evita erorile contabile și pentru a avea o carte de conturi fără erori.

• Antrenează-ți bine personalul contabil

  Angajații care introduc date contabile trebuie să le înțeleagă bine, în special cerințele contabile ale companiei dumneavoastră. Astfel, asigurați-vă că sunt instruiți și au cunoștințe complete despre nevoile dvs. de afaceri.

  De asemenea, puteți face o procedură standard și linii directoare pentru o documentare adecvată. Acest lucru va asigura că toate intrările sunt făcute corect și la timp. De asemenea, puteți avea un expert care poate supraveghea întreaga activitate și poate ajuta la evitarea erorilor majore de contabilitate.

• Evitați să vă suprasolicitați angajații

  Datele contabile necesită actualizare continuă pentru a păstra o evidență a fiecărui detaliu al cheltuielilor. Dar suprasolicitarea angajaților pentru a rămâne la curent nu este o soluție.

  Atunci când angajații sunt suprasolicitați de muncă, este mai probabil să facă erori. Acordați-le timp suficient pentru a menține toate cărțile actualizate.

  Puteți chiar să găsiți noi modalități de a simplifica introducerea datelor. Utilizarea celui mai bun software de contabilitate pentru introducerea datelor este una dintre ele.

• Automatizați-vă introducerea datelor cu software-ul de contabilitate

  În zilele noastre, piața este inundată de software de contabilitate cu diverse caracteristici și avantaje. Le puteți folosi pentru a vă menține cartea de cont actualizată și fără erori.

  Puteți alege între versiunile desktop și versiunile cloud. Chiar și versiunile pentru smartphone-uri pot ajuta întreprinderile mici să-și mențină conturile. Acest software de contabilitate poate automatiza chiar și majoritatea înregistrărilor dvs. manuale, ceea ce duce la mai puține șanse de erori.

• Elaborați un control intern pentru a verifica erorile

  Lucrați la abordarea de a detecta tipurile de erori în contabilitate și corectați-le instantaneu. Efectuarea reconciliărilor bancare lunare este o modalitate de a detecta din timp erorile contabile. Chiar și pentru extrasele cardului de credit, puteți adopta o practică similară pentru contorizarea datelor dvs. de tranzacție.

  Adoptarea controlului intern și a verificărilor va determina, de asemenea, angajații dvs. să lucreze meticulos. Acest lucru va ușura povara tuturor.

• Calculați bugetul și cheltuielile reale

  Nu puteți exclude șansele de discrepanțe între bugetul dvs. și introducerea datelor. Prin urmare, este esențial să vă calculați bugetul și cheltuielile din când în când. Acest lucru vă va oferi o idee clară despre activitățile financiare.

• Efectuați o revizuire periodică a conturilor dvs

  Efectuați întotdeauna revizuiri periodice ale conturilor dvs. Asigurați-vă că înregistrările din registrele de conturi sunt adecvate și respectă normele Principiilor contabile general acceptate (GAAP).

  Ar putea fi o sarcină plictisitoare pentru evidența manuală de a revizui fiecare intrare. Însă, software-ul de contabilitate automatizată poate facilita munca de revizuire a intrărilor din cont.

Lectură sugerată: Cel mai bun software de contabilitate școlară pentru a vă gestiona finanțele școlii

Concluzie

Unele tipuri de erori în contabilitate sunt ușor de remediat, cum ar fi cheltuielile minore de zi cu zi. Puteți fie să modificați intrarea, fie să introduceți valoarea dacă lipsește.

Dar unele intrări greșite pot să nu fie ușor de schimbat sau corectat astfel într-o declarație fiscală. Având în vedere semnificația lor complexă, poate fi necesar să vă schimbați întreaga metodă de contabilitate.

Este posibil să suferiți pierderi uriașe din cauza anumitor erori de contabilitate în unele cazuri. Deci, contabilitatea corectă atentă este de o importanță vitală pentru fiecare afacere sau organizație.

Erorile contabile fac parte din treburile de zi cu zi. Niciun software sofisticat sau un sistem de calcul bazat pe cloud nu poate preveni erorile. Dar detectarea erorilor cel mai devreme și corectarea lor este mai importantă.

Întrebări frecvente: