Каковы распространенные ошибки бухгалтерского учета и как их предотвратить?

Ошибки бухгалтерского учета — распространенные ошибки, которые могут возникнуть при записи различных бухгалтерских проводок. Эти ошибки носят непреднамеренный характер и не являются мошенническими. Но вам нужно избавиться от них, чтобы иметь четкую и безошибочную выписку по счету.

Правильная выписка по счету необходима, чтобы знать правильный статус бизнеса. Цифры помогут вам узнать, что именно происходит в вашем бизнесе.

Но это важно и по многим другим причинам. Получение правильных налоговых показателей и обязательств государственной политики являются одними из них. Таким образом, безошибочная бухгалтерская книга необходима для любого бизнеса.

Некоторые бухгалтерские ошибки незначительны, что может не привести к серьезным расхождениям в вашей финансовой отчетности. Между тем, некоторые бухгалтерские ошибки могут быть слишком большими, чтобы исказить ваши финансовые показатели.

В этой статье мы обсудим некоторые распространенные ошибки бухгалтерского учета и их влияние на ваш бизнес. Вы также получите несколько советов по предотвращению таких ошибок, сохраняя при этом свои бухгалтерские книги в актуальном состоянии.

Рекомендуем прочитать: Список 30+ лучших бухгалтерских программ для малого бизнеса в 2022 году (функции и рейтинги)

Различные типы ошибок в бухгалтерском учете

Ваша учетная система будет настолько хороша, насколько хороши данные, которые вы в нее вводите. Эти записи могут быть ошибочными из-за канцелярских ошибок или непонимания правил учетной записи. В целом все типы ошибок в бухгалтерском учете можно разделить на следующие категории.

• Ошибка первоначальной записи

  Когда вы вводите неправильные цифры в бухгалтерскую книгу, это приводит к ошибке в первоначальной записи.

  Поскольку после этого могут происходить различные другие транзакции, они будут иметь ошибочные значения. Наконец, вы получите неправильное значение для всех транзакций, выполненных после неправильного ввода.

• Ошибка дублирования

  Как следует из названия, такая ошибка возникает из-за повторяющихся записей. Это означает, что независимо от того, вводите ли вы дебет или кредит, одна и та же сумма вводится дважды. В результате в вашей учетной книге будет отображаться либо больше расходов, либо доходов.

• Ошибка входа разворота

  Иногда кредит вводится как дебет или наоборот. Такое называется ошибкой разворота входа. Предположим, у вас есть счет на 1500 долларов. Вы вводите его как кредиторскую задолженность, а не дебиторскую. Это приведет к записи, отмеченной как расход вместо дохода.

• Ошибка принципа

  Когда вы применяете неправильный принцип бухгалтерского учета при вводе какой-либо операции в свою учетную книгу, это приводит к принципиальной ошибке. Другими словами, правильная запись пишется не в том месте.

  Например, если вы записываете свои личные расходы в качестве коммерческих расходов, вы совершаете принципиальную ошибку. Потому что в вашем общем учете все равно будут ошибки, даже если вы записали правильную сумму.

  Помните, что это считается серьезной процедурной ошибкой. Такие процессуальные ошибки могут привести к большим последствиям.

• Ошибка упущения

  Когда вы пропускаете ввод записи для транзакции, это называется ошибкой упущения.

  Например, когда вы не можете ввести дебет платежа поставщику, это ошибка упущения. Или вы не регистрируете кредит, когда счет-фактура оплачивается.

  Эти ошибки могут быть непреднамеренными, но они показывают отсутствие серьезности при регистрации транзакций. Кроме того, это может произойти, когда вы должны делать несколько записей одновременно. Иногда это может произойти из-за неправильного размещения документов.

• Ошибка комиссии

  Когда запись делается на правильный счет, но на неправильный вспомогательный счет или бухгалтерскую книгу, это называется комиссионной ошибкой.

  Например, вы получаете деньги от клиента. Вы вводите его как зачисленные деньги, но имя клиента другое.

  Точно так же, когда вы платите продавцу, но регистрируете это от имени другого продавца, это также является комиссионной ошибкой.

• Компенсирующая ошибка

  Когда вы компенсируете неправильную запись другой неправильной записью, это называется компенсирующей ошибкой.

  Иными словами, предположим, что вы ошибочно завысили свой баланс доходов на 1000 долларов, а также увеличили расходы на 1000 долларов. Чистая результирующая стоимость доходов и расходов будет четной, но обе записи здесь неверны.

• Ошибка транспонирования

  Эта ошибка возникает, когда вы переворачиваете числа суммы. Из-за этого обращения значение может быть либо завышено, либо занижено.

  Например, вы должны ввести расходы в размере 946 долларов США. Но вы неправильно ввели значение 496 долларов. Результат? У вас будет баланс в размере 450 долларов.

  Такие ошибки могут дорого вам обойтись, если останутся незамеченными. Вы должны быть осторожны с такими записями.

Рекомендуем прочитать: Лучшее бесплатное программное обеспечение для бухгалтерского учета с открытым исходным кодом

Как распространенные ошибки в бухгалтерском учете могут повлиять на ваш бизнес?

Бухгалтерские ошибки, как незначительные, так и существенные, могут привести к плачевным последствиям. Вот как типы ошибок в бухгалтерском учете могут повлиять на ваш бизнес.

• Неправильно рассчитанный отчет о прибылях и убытках: неверное указание расходов может исказить расчетную маржу операционной прибыли компании или привести к завышению доходов.

• Неправильно рассчитанный отчет о движении денежных средств: неверная отчетность по статьям может завышать или занижать сумму наличных денег для оплаты счетов.

• Неправильно рассчитанный отчет о расходах: если в ваших счетах не указаны деловые расходы, это означает, что вы не записали правильный вычитаемый расход. Неверное заявление приведет к переплате налогов.

• Несоответствие в доходах и расходах: неклассифицированные отчеты могут привести к ошибкам в отчетности по методу начисления для компании. Вы должны правильно сопоставить расходы с полученным доходом. Если вы записываете расходы в другой месяц или год, отчет не будет подсчитываться.

• Мошенническая финансовая деятельность: когда бухгалтерские книги показывают серьезные расхождения и неправильные цифры, это означает, что что-то не так. Пришло время для бизнеса, чтобы расследовать этот вопрос.

Неправильное управление финансами или мошенничество в любом бизнесе — это прискорбно. Но что еще более важно, это может привести к серьезным последствиям, включая уголовное преследование и репутационные потери для бизнеса.

Предлагаем прочитать: автономное и онлайн-программное обеспечение для бухгалтерского учета - быстрое сравнение

Советы по предотвращению ошибок бухгалтерского учета малым бизнесом

Если бухгалтер или хранитель журнала невнимательны при вводе данных, обязательно произойдут непреднамеренные ошибки. Такие ошибки также могут возникать из-за устаревшего программного обеспечения для бухгалтерского учета.

Выявляется только тогда, когда компании делают закрытие книги в конце месяца. Некоторые компании подсчитывают свои счета еженедельно, чтобы избежать накопления неверных записей.

В большинстве случаев компании могут исправить свои бухгалтерские ошибки без особых хлопот, если будут периодически перепроверять и перепроверять каждую запись.

Вот несколько важных советов, которые помогут избежать ошибок в бухгалтерском учете и вести бухгалтерскую книгу без ошибок.

• Хорошо обучите свой бухгалтерский персонал

  Сотрудники, вводящие учетные данные, должны хорошо их понимать, особенно требования к бухгалтерскому учету вашей компании. Таким образом, убедитесь, что они обучены и имеют полное представление о потребностях вашего бизнеса.

  Вы также можете сделать стандартную процедуру и рекомендации по надлежащей документации. Это обеспечит правильность и своевременность внесения всех записей. Кроме того, у вас может быть эксперт, который будет контролировать всю работу и поможет избежать серьезных бухгалтерских ошибок.

• Не перегружайте своих сотрудников

  Данные бухгалтерского учета нуждаются в постоянном обновлении, чтобы вести учет каждой детали расходов. Но перегружать сотрудников, чтобы они были в курсе, — это не решение.

  Когда сотрудники перегружены работой, они чаще совершают ошибки. Дайте им достаточно времени, чтобы обновить все книги.

  Вы даже можете найти новые способы упрощения ввода данных. Одним из них является использование лучшего бухгалтерского программного обеспечения для ввода данных.

• Автоматизируйте ввод данных с помощью бухгалтерского программного обеспечения

  В наши дни рынок наводнен бухгалтерскими программами с различными функциями и преимуществами. Вы можете использовать их, чтобы поддерживать свою учетную книгу в актуальном состоянии и без ошибок.

  Вы можете выбирать между настольными версиями и облачными версиями. Даже версии для смартфонов могут помочь малым предприятиям поддерживать свои учетные записи. Это бухгалтерское программное обеспечение может даже автоматизировать большинство ваших записей вручную, что снижает вероятность ошибок.

• Разработайте внутренний контроль для проверки ошибок

  Работать над подходом к выявлению типов ошибок в бухгалтерском учете и мгновенному их исправлению. Проведение ежемесячных банковских выверок является одним из способов раннего обнаружения ошибок в бухгалтерском учете. Даже для выписок по кредитным картам вы можете применить аналогичную практику для подсчета данных о транзакциях.

  Внедрение внутреннего контроля и проверок также побудит ваших сотрудников работать скрупулезно. Это облегчит нагрузку на всех.

• Подсчитайте свой бюджет и фактические расходы

  Вы не можете исключить вероятность расхождений между вашим бюджетом и введенными данными. Следовательно, очень важно подсчитывать свой бюджет и расходы время от времени. Это даст вам четкое представление о финансовой деятельности.

• Проводите периодическую проверку своих аккаунтов

  Всегда проводите периодические проверки своих учетных записей. Убедитесь, что записи в бухгалтерских книгах уместны и соответствуют нормам Общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP).

  Проверка каждой записи вручную может оказаться утомительной задачей. Но программное обеспечение для автоматизированного учета может упростить просмотр записей в вашем аккаунте.

Предлагаем прочитать: Лучшее школьное бухгалтерское программное обеспечение для управления школьными финансами

Вывод

Некоторые типы ошибок в бухгалтерском учете легко исправить, например, мелкие повседневные расходы. Вы можете либо изменить запись, либо ввести значение, если оно отсутствует.

Но некоторые неправильные записи может быть нелегко изменить или исправить в налоговой декларации. Учитывая их сложное значение, вам, возможно, придется изменить весь метод учета.

В некоторых случаях вы можете понести огромные убытки из-за определенных бухгалтерских ошибок. Таким образом, правильный осознанный учет имеет жизненно важное значение для каждого бизнеса или организации.

Бухгалтерские ошибки являются частью повседневных дел. Никакое сложное программное обеспечение или система облачных вычислений не могут предотвратить ошибки. Но важнее обнаружить ошибки как можно раньше и исправить их.

Часто задаваемые вопросы: