Apa Kesalahan Akuntansi Umum dan Bagaimana Mencegahnya?

Kesalahan akuntansi adalah kesalahan umum yang mungkin terjadi selama pencatatan berbagai entri akuntansi. Kesalahan ini tidak disengaja dan tidak bersifat penipuan. Tetapi Anda harus menyingkirkannya untuk memiliki pernyataan akun yang jelas dan bebas kesalahan.

Pernyataan akun yang benar diperlukan untuk mengetahui status bisnis yang benar. Angka-angka membantu Anda mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dalam bisnis Anda.

Tapi itu penting untuk banyak alasan lain juga. Mendapatkan angka pajak yang tepat dan kewajiban kebijakan pemerintah adalah beberapa di antaranya. Jadi secara keseluruhan, memiliki buku akun bebas kesalahan sangat penting untuk setiap bisnis.

Beberapa kesalahan akuntansi kecil yang mungkin tidak menyebabkan perbedaan besar dalam laporan keuangan Anda. Sementara itu, beberapa kesalahan akuntansi mungkin terlalu besar untuk mendistorsi angka keuangan Anda.

Artikel ini akan membahas beberapa kesalahan akuntansi umum dan dampaknya terhadap bisnis Anda. Anda juga akan mendapatkan beberapa tip untuk mencegah kesalahan tersebut sambil tetap memperbarui pembukuan akun Anda.

Disarankan Baca: Daftar 30+ Software Akuntansi Terbaik untuk Usaha Kecil Tahun 2022 (Fitur dan Rating)

Berbagai Jenis Kesalahan dalam Akuntansi

Sistem akuntansi Anda akan sebaik data yang Anda masukkan ke dalamnya. Entri ini mungkin salah karena kesalahan administrasi atau kesalahpahaman tentang aturan akun. Secara umum, semua jenis kesalahan dalam akuntansi dapat diklasifikasikan ke dalam kategori berikut.

• Kesalahan entri asli

  Ketika Anda memasukkan angka yang salah ke dalam buku rekening, itu menyebabkan kesalahan dalam entri aslinya.

  Karena berbagai transaksi lain mungkin terjadi setelah itu, mereka akan memiliki nilai yang salah. Akhirnya, Anda akan mendapatkan nilai yang salah untuk semua transaksi yang dilakukan setelah entri yang salah.

• Kesalahan duplikasi

  Seperti namanya, kesalahan seperti itu terjadi karena entri duplikat. Itu berarti apakah Anda memasukkan debit atau kredit, jumlah yang sama dimasukkan dua kali. Akibatnya, buku rekening Anda akan menunjukkan lebih banyak pengeluaran atau pendapatan.

• Kesalahan pembalikan entri

  Terkadang kredit dimasukkan sebagai debit atau sebaliknya. Hal ini disebut sebagai kesalahan pembalikan entri. Misalkan Anda memiliki faktur sebesar $1500. Anda memasukkannya sebagai hutang, bukan piutang. Itu akan mengarah pada entri yang ditandai sebagai pengeluaran alih-alih pendapatan.

• Kesalahan prinsip

  Ketika Anda menerapkan prinsip akuntansi yang salah saat memasukkan transaksi apa pun ke dalam buku rekening Anda, itu mengarah pada kesalahan prinsip. Dengan kata lain, entri yang benar ditulis di tempat yang salah.

  Misalnya, jika Anda mencatat pengeluaran pribadi Anda sebagai pengeluaran bisnis, Anda melakukan kesalahan prinsip. Karena akuntansi Anda secara keseluruhan akan tetap memiliki kesalahan meskipun Anda telah mencatat jumlah yang tepat.

  Ingatlah bahwa itu dianggap sebagai kesalahan prosedural yang serius. Kesalahan prosedural seperti itu dapat mengakibatkan konsekuensi yang besar.

• Kesalahan penghilangan

  Ketika Anda salah memasukkan record untuk suatu transaksi, itu disebut error of omission.

  Misalnya, ketika Anda gagal memasukkan debit pembayaran ke vendor, itu adalah kesalahan kelalaian. Atau Anda gagal mencatat kredit saat faktur dibayar.

  Kesalahan ini mungkin tidak disengaja, tetapi menunjukkan kurangnya keseriusan dalam mencatat transaksi. Juga, ini mungkin terjadi ketika Anda harus melakukan berbagai entri sekaligus. Terkadang ini mungkin terjadi karena salah penempatan dokumen.

• Kesalahan komisi

  Ketika entri dibuat ke akun yang benar tetapi akun atau buku besar pembantu yang salah, itu disebut kesalahan komisi.

  Misalnya, Anda menerima uang dari pelanggan. Anda memasukkannya sebagai uang yang dikreditkan, tetapi nama pelanggannya berbeda.

  Demikian pula, ketika Anda membayar vendor tetapi mencatatnya dengan nama vendor lain, itu juga merupakan kesalahan komisi.

• Kesalahan kompensasi

  Ketika Anda mengkompensasi entri yang salah dengan entri lain yang salah, itu disebut kesalahan kompensasi.

  Dengan kata lain, misalkan Anda salah melebih-lebihkan saldo pendapatan Anda sebesar $1.000, dan Anda juga meningkatkan pengeluaran sebesar $1.000. Nilai resultan bersih dari pendapatan dan beban akan genap, tetapi kedua entri di sini salah.

• Kesalahan transposisi

  Galat ini terjadi saat Anda membalikkan angka dari suatu jumlah. Karena pembalikan ini, nilainya mungkin terlalu tinggi atau terlalu rendah.

  Misalnya, Anda harus memasukkan biaya $946. Tapi Anda salah memasukkan nilainya sebagai $496. Hasil? Anda akan memiliki saldo $450.

  Kesalahan seperti itu bisa sangat merugikan Anda jika tidak diperhatikan. Anda harus berhati-hati dengan entri semacam itu.

Disarankan Baca: Software Akuntansi Gratis dan Open Source Terbaik

Bagaimana Kesalahan Umum dalam Akuntansi Dapat Mempengaruhi Bisnis Anda?

Kesalahan akuntansi, baik kecil maupun besar, dapat mengakibatkan konsekuensi yang mengerikan. Berikut adalah bagaimana jenis kesalahan dalam akuntansi dapat memengaruhi bisnis Anda.

• Laporan laba rugi yang salah perhitungan: Pengeluaran yang salah melaporkan dapat merusak margin laba operasi yang dihitung dari perusahaan atau melaporkan pendapatan yang berlebihan.

• Laporan arus kas yang salah perhitungan: Pelaporan item yang salah dapat melebih-lebihkan atau mengecilkan jumlah uang tunai untuk membayar tagihan.

• Pernyataan pengeluaran yang salah perhitungan: Jika akun Anda gagal mencatat pengeluaran bisnis, itu berarti Anda belum mencatat biaya yang dapat dikurangkan dengan benar. Pernyataan yang salah akan mengakibatkan kelebihan pembayaran pajak.

• Perbedaan pendapatan dan pengeluaran: Pernyataan yang tidak diklasifikasikan dapat menyebabkan kecelakaan dalam pelaporan akuntansi akrual untuk perusahaan. Anda harus mencocokkan pengeluaran dengan pendapatan yang dihasilkan dengan benar. Jika Anda mencatat pengeluaran di bulan atau tahun yang berbeda, laporan tidak akan dihitung.

• Aktivitas keuangan penipuan: Ketika buku akuntansi menunjukkan perbedaan serius dan angka yang salah, itu berarti ada sesuatu yang salah. Sudah waktunya bagi bisnis untuk menyelidiki masalah ini.

Salah urus keuangan atau penipuan dalam bisnis apa pun sangat disayangkan. Tetapi yang lebih penting, hal itu dapat menyebabkan konsekuensi besar, termasuk proses pidana dan hilangnya reputasi bisnis.

Disarankan Baca: Software Akuntansi Offline Vs Online – Perbandingan Cepat

Tips Menghindari Kesalahan Akuntansi oleh Usaha Kecil

Jika akuntan atau penjaga jurnal lengah saat memasukkan data, kesalahan yang tidak disengaja pasti akan terjadi. Kesalahan seperti itu juga dapat diakibatkan oleh perangkat lunak akuntansi yang sudah ketinggalan zaman.

Hal itu terungkap hanya ketika perusahaan melakukan penutupan buku pada akhir bulan. Beberapa perusahaan menghitung akun mereka setiap minggu untuk menghindari penumpukan entri yang salah.

Dalam kebanyakan kasus, perusahaan dapat memperbaiki kesalahan akuntansi mereka tanpa banyak kesulitan jika mereka secara berkala memeriksa ulang dan memverifikasi ulang setiap entri.

Berikut adalah beberapa tips penting untuk menghindari kesalahan akuntansi dan memiliki buku rekening bebas kesalahan.

• Latih staf akuntansi Anda dengan baik

  Karyawan yang memasukkan data akuntansi harus memahaminya dengan baik, terutama persyaratan akuntansi perusahaan Anda. Oleh karena itu, pastikan mereka terlatih dan memiliki pengetahuan yang lengkap tentang kebutuhan bisnis Anda.

  Anda juga dapat membuat prosedur dan pedoman standar untuk dokumentasi yang tepat. Ini akan memastikan semua entri dibuat secara akurat dan tepat waktu. Demikian juga, Anda dapat memiliki seorang ahli yang dapat mengawasi seluruh pekerjaan dan membantu menghindari kesalahan akuntansi besar.

• Hindari membebani karyawan Anda

  Data akuntansi membutuhkan pembaruan terus-menerus untuk mencatat setiap detail pengeluaran. Tetapi membebani karyawan untuk tetap diperbarui bukanlah solusi.

  Ketika karyawan terbebani dengan pekerjaan, mereka cenderung membuat kesalahan. Beri mereka waktu yang cukup untuk memperbarui semua buku.

  Anda bahkan dapat menemukan cara baru untuk menyederhanakan entri data. Menggunakan software akuntansi terbaik untuk entri data adalah salah satunya.

• Otomatiskan entri data Anda dengan perangkat lunak akuntansi

  Saat ini, pasar dibanjiri software akuntansi dengan berbagai fitur dan keunggulan. Anda dapat menggunakannya untuk menjaga agar buku rekening Anda tetap mutakhir dan bebas dari kesalahan.

  Anda dapat memilih antara versi desktop dan versi cloud. Bahkan versi ponsel cerdas dapat membantu bisnis kecil mempertahankan akun mereka. Perangkat lunak akuntansi ini bahkan dapat mengotomatiskan sebagian besar entri manual Anda, yang mengarah ke lebih sedikit kemungkinan kesalahan.

• Rancang pengendalian internal untuk memeriksa kesalahan

  Bekerja pada pendekatan untuk mendeteksi jenis kesalahan dalam akuntansi dan memperbaikinya secara instan. Melakukan rekonsiliasi bank bulanan merupakan salah satu cara untuk mendeteksi kesalahan akuntansi secara dini. Bahkan untuk laporan kartu kredit, Anda dapat menerapkan praktik serupa untuk menghitung data transaksi Anda.

  Mengadopsi kontrol dan pemeriksaan internal juga akan mendorong karyawan Anda untuk bekerja dengan cermat. Ini akan meringankan beban semua orang.

• Hitung anggaran dan pengeluaran aktual Anda

  Anda tidak dapat mengesampingkan kemungkinan perbedaan antara anggaran dan entri data Anda. Oleh karena itu, penting untuk menghitung anggaran dan pengeluaran Anda sekarang dan nanti. Melakukannya akan memberi Anda gambaran yang jelas tentang aktivitas keuangan.

• Lakukan peninjauan berkala terhadap akun Anda

  Selalu lakukan tinjauan berkala terhadap akun Anda. Pastikan bahwa entri dalam buku akun sesuai dan memenuhi norma Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP).

  Ini mungkin tugas yang membosankan untuk pembukuan manual untuk meninjau setiap entri. Tetapi perangkat lunak akuntansi otomatis dapat mempermudah pekerjaan untuk meninjau entri akun Anda.

Disarankan Baca: Software Akuntansi Sekolah Terbaik untuk Mengelola Keuangan Sekolah Anda

Kesimpulan

Beberapa jenis kesalahan dalam akuntansi mudah diperbaiki, seperti pengeluaran kecil sehari-hari. Anda dapat mengubah entri atau memasukkan nilai jika tidak ada.

Tetapi beberapa entri yang salah mungkin tidak mudah diubah atau dikoreksi seperti itu dalam laporan pajak. Mengingat signifikansinya yang kompleks, Anda mungkin harus mengubah seluruh metode akuntansi Anda.

Anda mungkin menderita kerugian besar karena kesalahan akuntansi tertentu dalam beberapa kasus. Jadi, akuntansi sadar yang benar sangat penting untuk setiap bisnis atau organisasi.

Kesalahan akuntansi adalah bagian dari urusan sehari-hari. Tidak ada perangkat lunak canggih atau sistem komputasi berbasis cloud yang dapat mencegah kesalahan. Tetapi mendeteksi kesalahan sedini mungkin dan memperbaikinya lebih penting.

FAQ: