Yaygın Muhasebe Hataları Nelerdir ve Nasıl Önlenir?

Muhasebe hataları, çeşitli muhasebe girişlerinin kaydedilmesi sırasında meydana gelebilecek yaygın hatalardır. Bu hatalar kasıtsızdır ve doğası gereği hileli değildir. Ancak net ve hatasız bir hesap özetine sahip olmak için bunlardan kurtulmanız gerekiyor.

Bir işletmenin doğru durumunu bilmek için doğru bir hesap özeti gereklidir. Rakamlar, işinizde tam olarak neler olduğunu bilmenize yardımcı olur.

Ancak diğer birçok nedenden dolayı da önemlidir. Doğru vergi rakamlarını ve hükümet politikası yükümlülüklerini almak bunlardan bazılarıdır. Sonuç olarak, hatasız bir hesap defterine sahip olmak her işletme için çok önemlidir.

Bazı muhasebe hataları küçüktür ve mali tablolarınızda büyük tutarsızlıklara yol açmayabilir. Bu arada, bazı muhasebe hataları mali rakamlarınızı çarpıtamayacak kadar büyük olabilir.

Bu makale, bazı yaygın muhasebe hatalarını ve bunların işletmeniz üzerindeki etkilerini tartışacaktır. Hesap defterlerinizi güncel tutarken bu tür hataları önlemek için bazı ipuçları da alacaksınız.

Önerilen Okuma: 2022'de Küçük İşletmeler için En İyi 30+ Muhasebe Yazılımı Listesi (Özellikler ve Derecelendirmeler)

Muhasebede Farklı Hata Türleri

Muhasebe sisteminiz, girdiğiniz veriler kadar iyi olacaktır. Bu girişler, yazım hataları veya hesap kurallarının yanlış anlaşılması nedeniyle yanlış gidebilir. Genel olarak, muhasebedeki tüm hata türleri aşağıdaki kategorilerde sınıflandırılabilir.

• Orijinal giriş hatası

  Bir hesap defterine yanlış rakamları girdiğinizde, orijinal girişte bir hataya yol açar.

  Bundan sonra başka çeşitli işlemler olabileceği için hatalı değerlere sahip olacaktır. Son olarak, yanlış girişten sonra yapılan tüm işlemler için yanlış değer alırsınız.

• Çoğaltma hatası

  Adından da anlaşılacağı gibi, böyle bir hata, yinelenen girişler nedeniyle olur. Bu, ister borç ister alacak için giriyor olun, aynı tutarın iki kez girildiği anlamına gelir. Sonuç olarak, hesap defteriniz ya daha fazla gider ya da gelir gösterecektir.

• Giriş geri alma hatası

  Bazen kredi borç olarak girilir veya bunun tersi de geçerlidir. Buna girişin ters çevrilmesi hatası denir. Diyelim ki 1500 dolarlık bir faturanız var. Alacak yerine alacak olarak girersiniz. Bu, gelir yerine gider olarak işaretlenmiş bir girişe yol açacaktır.

• ilke hatası

  Hesap defterinize herhangi bir işlem girerken yanlış bir muhasebe ilkesi uyguladığınızda, ilke hatasına yol açar. Başka bir deyişle, yanlış yere doğru bir giriş yazılmıştır.

  Örneğin kişisel harcamalarınızı işletme gideri olarak kaydederseniz prensip hatası yapmış olursunuz. Çünkü doğru tutarı kaydetmiş olsanız bile genel muhasebenizde hatalar olacaktır.

  Bunun ciddi bir prosedür hatası olarak kabul edildiğini unutmayın. Bu tür prosedür hataları büyük sonuçlara yol açabilir.

• İhmal hatası

  Bir işlem için kayıt girmeyi kaçırdığınızda, buna ihmal hatası denir.

  Örneğin, bir satıcıya ödeme borcunu girmediğinizde, bu bir ihmal hatasıdır. Veya bir fatura ödendiğinde alacak kaydı yapamazsınız.

  Bu hatalar kasıtsız olabilir, ancak kayıt işlemlerinde ciddiyet eksikliği gösterirler. Ayrıca, aynı anda çeşitli girişler yapmanız gerektiğinde bu olabilir. Bazen bu, belgelerin yanlış yerleştirilmesi nedeniyle ortaya çıkabilir.

• komisyon hatası

  Doğru hesaba, ancak yanlış yan hesaba veya deftere bir giriş yapıldığında, buna komisyon hatası denir.

  Örneğin, bir müşteriden para alıyorsunuz. Kredili olarak giriyorsunuz ancak müşterinin adı farklı.

  Benzer şekilde, bir satıcıya ödeme yapıyorsanız ancak bunu başka bir satıcı adına kaydettiğinizde, bu da bir komisyon hatasıdır.

• Telafi hatası

  Yanlış bir girişi başka bir yanlış girişle telafi ettiğinizde, buna telafi hatası denir.

  Başka bir deyişle, gelir bakiyenizi yanlışlıkla 1.000 ABD Doları kadar abarttığınızı ve ayrıca gideri de 1.000 ABD Doları artırdığınızı varsayalım. Net sonuçtaki gelir ve gider değeri eşit olacaktır, ancak buradaki her iki giriş de yanlıştır.

• aktarma hatası

  Bu hata, bir miktarın sayılarını tersine çevirdiğinizde oluşur. Bu tersine çevrilme nedeniyle, değer fazla tahmin edilmiş veya eksik tahmin edilmiş olabilir.

  Örneğin, 946 dolarlık bir gider girmeniz gerekiyor. Ancak değeri 496 $ olarak yanlış girdiniz. Sonuç? 450 TL bakiyeniz olacak.

  Bu tür hatalar, fark edilmezlerse size çok pahalıya mal olabilir. Bu tür girişlere dikkat etmelisiniz.

Önerilen Okuma: En İyi Ücretsiz ve Açık Kaynak Muhasebe Yazılımı

Muhasebede Sık Yapılan Hatalar İşletmenizi Nasıl Etkileyebilir?

Hem küçük hem de önemli muhasebe hataları, korkunç sonuçlara yol açabilir. Muhasebedeki hata türlerinin işinizi nasıl etkileyebileceği aşağıda açıklanmıştır.

• Yanlış hesaplanmış gelir tablosu: Yanlış raporlama giderleri, şirketin hesaplanan faaliyet kar marjlarını veya fazla rapor edilen geliri bozabilir.

• Yanlış hesaplanmış nakit akışı tablosu: Kalemlerin yanlış raporlanması, faturaları ödemek için eldeki nakit miktarını abartabilir veya olduğundan az gösterebilir.

• Yanlış hesaplanan gider beyanı: Hesaplarınız işletme giderlerini kaydedemezse, bu, doğru düşülebilir gideri kaydetmediğiniz anlamına gelir. Yanlış beyan, vergilerin fazla ödenmesine yol açacaktır.

• Gelir ve giderlerdeki tutarsızlık: Sınıflandırılmamış beyanlar, şirket için tahakkuk muhasebesinin raporlanmasında bir aksiliğe yol açabilir. Harcamaları, elde edilen gelirle doğru bir şekilde eşleştirmeniz gerekir. Harcamaları farklı bir ay veya yılda kaydetmeniz durumunda rapor tutmaz.

• Hileli finansal faaliyetler: Muhasebe defterleri ciddi tutarsızlıklar ve yanlış rakamlar gösteriyorsa, bu bir şeylerin yanlış olduğu anlamına gelir. İşletmenin konuyu araştırmasının zamanı geldi.

Herhangi bir işte finansal kötü yönetim veya dolandırıcılık talihsizdir. Ancak daha da önemlisi, iş için cezai takibat ve itibar kaybı dahil olmak üzere derin sonuçlara yol açabilir.

Önerilen Okuma: Çevrimdışına Karşı Çevrimiçi Muhasebe Yazılımı – Hızlı Karşılaştırma

Küçük İşletmelerin Muhasebe Hatalarından Kaçınmak İçin İpuçları

Muhasebeci veya yevmiyeci verileri girerken dikkatsiz davranırsa, kasıtsız hatalar olması kaçınılmazdır. Bu tür hatalar aynı zamanda eski muhasebe yazılımlarından da kaynaklanabilir.

Sadece şirketler ay sonunda defter kapanışı yaptığında ortaya çıkar. Bazı şirketler, yanlış girişlerin birikmesini önlemek için hesaplarını haftalık olarak toplar.

Çoğu durumda, şirketler her girişi periyodik olarak yeniden kontrol edip yeniden doğrularlarsa muhasebe hatalarını fazla güçlük çekmeden düzeltebilirler.

Muhasebe hatalarından kaçınmak ve hatasız bir hesap defterine sahip olmak için bazı önemli ipuçları.

• Muhasebe personelinizi iyi eğitin

  Muhasebe verilerini giren çalışanlar, özellikle şirketinizin muhasebe gerekliliklerini iyi anlamalıdır. Bu nedenle, eğitimli olduklarından ve iş ihtiyaçlarınız hakkında tam bilgiye sahip olduklarından emin olun.

  Ayrıca, uygun belgeler için standart bir prosedür ve yönergeler oluşturabilirsiniz. Bu, tüm girişlerin doğru ve zamanında yapılmasını sağlayacaktır. Aynı şekilde, tüm işi denetleyebilecek ve büyük muhasebe hatalarından kaçınmanıza yardımcı olabilecek bir uzmana sahip olabilirsiniz.

• Çalışanlarınıza aşırı yüklenmekten kaçının

  Her gider ayrıntısının kaydını tutmak için muhasebe verilerinin sürekli güncellenmesi gerekir. Ancak güncel kalmak için çalışanları aşırı yüklemek bir çözüm değil.

  Çalışanların yükü aşırı yüklendiğinde, hata yapma olasılıkları daha yüksektir. Tüm kitapları güncel tutmaları için onlara yeterli zaman verin.

  Hatta veri girişini basitleştirmenin yeni yollarını bile bulabilirsiniz. Veri girişi için en iyi muhasebe yazılımını kullanmak bunlardan biridir.

• Muhasebe yazılımı ile veri girişinizi otomatikleştirin

  Bu günlerde piyasa, çeşitli özellik ve avantajlara sahip muhasebe yazılımlarıyla dolup taşmaktadır. Hesap defterinizi güncel ve hatasız tutmak için bunları kullanabilirsiniz.

  Masaüstü sürümleri ve bulut sürümleri arasında seçim yapabilirsiniz. Akıllı telefon sürümleri bile küçük işletmelerin hesaplarını korumalarına yardımcı olabilir. Bu muhasebe yazılımı, manuel girişlerinizin çoğunu otomatikleştirebilir ve bu da daha az hata olasılığına yol açar.

• Hataları kontrol etmek için dahili kontrol oluşturun

  Muhasebedeki hata türlerini tespit etme ve anında düzeltme yaklaşımı üzerinde çalışın. Aylık banka mutabakatlarını yapmak, muhasebe hatalarını erken tespit etmenin bir yoludur. Kredi kartı ekstreleri için bile, işlem verilerinizi hesaplamak için benzer bir uygulamayı benimseyebilirsiniz.

  İç kontrol ve kontrolleri benimsemek, çalışanlarınızı da titizlikle çalışmaya sevk edecektir. Bu herkesin üzerindeki yükü hafifletecektir.

• Bütçenizi ve gerçek giderlerinizi hesaplayın

  Bütçeniz ve veri girişi arasındaki tutarsızlık olasılığını göz ardı edemezsiniz. Bu nedenle, bütçenizi ve harcamalarınızı zaman zaman hesaplamanız önemlidir. Bunu yapmak size finansal faaliyetler hakkında net bir fikir verecektir.

• Hesaplarınızı periyodik olarak gözden geçirin

  Her zaman hesaplarınızı periyodik olarak gözden geçirin. Hesap defterlerindeki girişlerin uygun olduğundan ve Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri (GAAP) normlarını karşıladığından emin olun.

  Manuel defter tutma için her girişi gözden geçirmek sıkıcı bir görev olabilir. Ancak otomatik muhasebe yazılımı, hesap girişlerinizi gözden geçirmeyi kolaylaştırabilir.

Önerilen Okuma: Okul Finansmanınızı Yönetmek için En İyi Okul Muhasebe Yazılımı

Çözüm

Küçük günlük harcamalar gibi muhasebedeki bazı hata türlerinin düzeltilmesi kolaydır. Girişi değiştirebilir veya eksikse değeri girebilirsiniz.

Ancak bazı yanlış girişlerin vergi beyannamesinde bu şekilde değiştirilmesi veya düzeltilmesi kolay olmayabilir. Karmaşık önemleri göz önüne alındığında, tüm muhasebe yönteminizi değiştirmeniz gerekebilir.

Bazı durumlarda bazı muhasebe hatalarından dolayı büyük kayıplar yaşayabilirsiniz. Bu nedenle, doğru dikkatli muhasebe, her işletme veya kuruluş için hayati öneme sahiptir.

Muhasebe hataları günlük işlerin bir parçasıdır. Hiçbir gelişmiş yazılım veya bulut tabanlı bilgi işlem sistemi hataları önleyemez. Ancak hataların en erken dönemde tespit edilip düzeltilmesi daha önemlidir.

SSS: