Co to są typowe błędy księgowe i jak im zapobiegać?

Błędy księgowe to typowe błędy, które mogą wystąpić podczas rejestrowania różnych zapisów księgowych. Błędy te są niezamierzone i nie mają charakteru oszukańczego. Ale musisz się ich pozbyć, aby mieć jasny i bezbłędny wyciąg z konta.

Prawidłowy wyciąg z konta jest niezbędny do poznania prawidłowego statusu firmy. Liczby pomagają wiedzieć, co dokładnie dzieje się w Twojej firmie.

Ale jest to również ważne z wielu innych powodów. Niektóre z nich to uzyskanie właściwych danych podatkowych i zobowiązań wynikających z polityki rządu. Podsumowując, posiadanie wolnej od błędów księgi rachunkowej jest niezbędne dla każdej firmy.

Niektóre błędy księgowe są niewielkie, co może nie prowadzić do większych rozbieżności w sprawozdaniach finansowych. Tymczasem niektóre błędy księgowe mogą być zbyt duże, aby zniekształcić Twoje dane finansowe.

W tym artykule omówimy niektóre typowe błędy księgowe i ich wpływ na Twoją firmę. Otrzymasz również kilka wskazówek, jak zapobiegać takim błędom podczas aktualizowania ksiąg rachunkowych.

Sugerowana lektura: Lista ponad 30 najlepszych programów księgowych dla małych firm w 2022 r. (Funkcje i oceny)

Różne rodzaje błędów w księgowości

Twój system księgowy będzie tak dobry, jak dane, które do niego wprowadzisz. Wpisy te mogą się nie udać z powodu błędów pisarskich lub niezrozumienia zasad konta. Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie rodzaje błędów w rachunkowości można podzielić na następujące kategorie.

• Błąd oryginalnego wpisu

  Wpisanie niewłaściwych danych do księgi rachunkowej prowadzi do błędu w oryginalnym wpisie.

  Ponieważ później mogą wystąpić różne inne transakcje, będą miały błędne wartości. Na koniec otrzymasz niewłaściwą wartość dla wszystkich transakcji wykonanych po złym wpisie.

• Błąd duplikacji

  Jak sama nazwa wskazuje, taki błąd zdarza się z powodu zduplikowanych wpisów. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy wprowadzasz debet czy kredyt, ta sama kwota jest wprowadzana dwukrotnie. W rezultacie Twoja księga rachunkowa pokaże większy wydatek lub dochód.

• Błąd odwrócenia wpisu

  Czasami kredyt jest wprowadzany jako debet lub odwrotnie. Nazywa się to błędem odwrócenia wpisu. Załóżmy, że masz fakturę na 1500 USD. Wpisujesz go jako do zapłacenia zamiast do otrzymania. Doprowadzi to do wpisu oznaczonego jako wydatek, a nie dochód.

• Błąd zasady

  Jeśli zastosujesz niewłaściwą zasadę rachunkowości przy wprowadzaniu jakiejkolwiek transakcji do księgi rachunkowej, prowadzi to do błędu co do zasady. Innymi słowy, poprawny wpis jest napisany w niewłaściwym miejscu.

  Na przykład, jeśli rejestrujesz swoje wydatki osobiste jako wydatki służbowe, popełniasz błąd zasad. Ponieważ ogólna księgowość nadal będzie zawierała błędy, nawet jeśli zarejestrowałeś właściwą kwotę.

  Pamiętaj, że jest to uważane za poważny błąd proceduralny. Takie błędy proceduralne mogą skutkować dużymi konsekwencjami.

• Błąd przeoczenia

  Brak wpisu rekordu dla transakcji nazywamy błędem pominięcia.

  Na przykład, jeśli nie wprowadzisz obciążenia płatności dla dostawcy, jest to błąd pominięcia. Lub nie zaksięgujesz kredytu po zapłaceniu faktury.

  Błędy te mogą być niezamierzone, ale pokazują brak powagi w rejestrowaniu transakcji. Może się to również zdarzyć, gdy musisz jednocześnie wprowadzać różne wpisy. Czasami może to nastąpić z powodu zagubienia dokumentów.

• Błąd prowizji

  Gdy wpis jest dokonywany na właściwym koncie, ale na niewłaściwym koncie pomocniczym lub księdze, nazywa się to błędem prowizji.

  Na przykład otrzymujesz pieniądze od klienta. Wprowadzasz go jako zaksięgowane pieniądze, ale nazwa klienta jest inna.

  Podobnie, gdy płacisz dostawcy, ale rejestrujesz to w imieniu innego dostawcy, jest to również błąd prowizji.

• Kompensacja błędu

  Kiedy skompensujesz błędny wpis innym błędnym wpisem, nazywa się to błędem kompensacji.

  Innymi słowy, załóżmy, że błędnie zawyżasz saldo dochodów o 1000 USD, a także zwiększasz wydatki o 1000 USD. Wynikowa wartość netto przychodów i kosztów będzie parzysta, ale oba wpisy tutaj są nieprawidłowe.

• Błąd transpozycji

  Ten błąd występuje, gdy odwracasz liczby kwoty. Z powodu tego odwrócenia wartość może być zawyżona lub niedoszacowana.

  Na przykład musisz wprowadzić koszt 946 USD. Ale błędnie wpisałeś wartość 496 USD. Wynik? Saldo będzie wynosić 450 USD.

  Takie błędy mogą cię bardzo kosztować, jeśli pozostaną niezauważone. Trzeba uważać na takie wpisy.

Sugerowana lektura: Najlepsze bezpłatne i otwarte oprogramowanie księgowe

Jak częste błędy w księgowości mogą wpłynąć na Twój biznes?

Błędy księgowe, zarówno drobne, jak i poważne, mogą mieć tragiczne konsekwencje. Oto, jak rodzaje błędów w księgowości mogą wpłynąć na Twoją firmę.

• Źle obliczony rachunek zysków i strat: Błędne raportowanie wydatków może zniekształcić obliczoną marżę zysku operacyjnego firmy lub dochód zawyżony.

• Błędnie obliczone sprawozdanie z przepływów pieniężnych: Nieprawidłowe raportowanie pozycji może zawyżać lub zaniżać stan gotówki w kasie na opłacenie rachunków.

• Źle obliczone zestawienie wydatków: Jeśli Twoje konta nie rejestrują wydatków służbowych, oznacza to, że nie zarejestrowałeś właściwego wydatku podlegającego odliczeniu. Błędne oświadczenie doprowadzi do nadpłaty podatków.

• Rozbieżność w przychodach i wydatkach: Niesklasyfikowane zestawienia mogą prowadzić do niepowodzenia w raportowaniu rachunkowości memoriałowej dla firmy. Musisz odpowiednio dopasować wydatki do generowanych dochodów. W przypadku odnotowania wydatków w innym miesiącu lub roku, raport nie zostanie uwzględniony.

• Oszukańcze działania finansowe: Kiedy księgi rachunkowe wykazują poważne rozbieżności i błędne dane, oznacza to, że coś jest nie tak. Czas, aby firma zbadała tę sprawę.

Niewłaściwe zarządzanie finansami lub oszustwa w jakiejkolwiek firmie są niefortunne. Ale co ważniejsze, może to prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym postępowania karnego i utraty reputacji firmy.

Sugerowana lektura: Oprogramowanie księgowe offline i online – szybkie porównanie

Wskazówki, jak uniknąć błędów księgowych w małych firmach

Jeśli księgowy lub prowadzący dziennik będzie nieuważny przy wprowadzaniu danych, na pewno mogą się zdarzyć niezamierzone błędy. Takie błędy mogą również wynikać z nieaktualnego oprogramowania księgowego.

Ujawnia się to dopiero wtedy, gdy firmy dokonują zamknięcia księgi pod koniec miesiąca. Niektóre firmy liczą swoje rachunki co tydzień, aby uniknąć nagromadzenia błędnych wpisów.

W większości przypadków firmy mogą poprawić swoje błędy księgowe bez większych problemów, jeśli okresowo sprawdzają i ponownie weryfikują każdy wpis.

Oto kilka podstawowych wskazówek, jak uniknąć błędów księgowych i mieć wolną od błędów księgę rachunkową.

• Dobrze przeszkol swoich księgowych

  Pracownicy wprowadzający dane księgowe muszą je dobrze rozumieć, zwłaszcza wymagania księgowe Twojej firmy. Dlatego upewnij się, że są przeszkoleni i mają pełną wiedzę na temat Twoich potrzeb biznesowych.

  Możesz również wykonać standardową procedurę i wytyczne dotyczące prawidłowej dokumentacji. Dzięki temu wszystkie wpisy będą dokonywane dokładnie i terminowo. Podobnie możesz mieć eksperta, który może nadzorować całą pracę i pomóc w uniknięciu poważnych błędów księgowych.

• Unikaj przeciążania pracowników

  Dane księgowe wymagają ciągłej aktualizacji, aby móc rejestrować każdy szczegół dotyczący wydatków. Ale przeciążanie pracowników, aby być na bieżąco, nie jest rozwiązaniem.

  Kiedy pracownicy są przeciążeni pracą, częściej popełniają błędy. Daj im odpowiednią ilość czasu na aktualizowanie wszystkich ksiąg.

  Możesz nawet znaleźć nowe sposoby na uproszczenie wprowadzania danych. Jednym z nich jest korzystanie z najlepszego oprogramowania księgowego do wprowadzania danych.

• Zautomatyzuj wprowadzanie danych za pomocą oprogramowania księgowego

  W dzisiejszych czasach rynek jest zalany oprogramowaniem księgowym o różnych funkcjach i zaletach. Dzięki nim Twoja księga rachunkowa będzie aktualna i bezbłędna.

  Możesz wybierać między wersjami komputerowymi i wersjami w chmurze. Nawet wersje na smartfony mogą pomóc małym firmom w utrzymaniu kont. To oprogramowanie księgowe może nawet zautomatyzować większość ręcznych wpisów, co prowadzi do mniejszej liczby błędów.

• Opracuj kontrolę wewnętrzną w celu sprawdzenia błędów

  Pracuj nad podejściem do wykrywania rodzajów błędów w księgowości i ich natychmiastowego korygowania. Przeprowadzanie comiesięcznych rozliczeń bankowych to jeden ze sposobów wczesnego wykrywania błędów księgowych. Nawet w przypadku wyciągów z kart kredytowych możesz zastosować podobną praktykę w celu zliczania danych transakcyjnych.

  Wdrożenie kontroli wewnętrznej i kontroli skłoni Twoich pracowników do skrupulatnej pracy. To odciąży wszystkich.

• Zlicz swój budżet i rzeczywiste wydatki

  Nie można wykluczyć rozbieżności między budżetem a wprowadzonymi danymi. Dlatego ważne jest, aby od czasu do czasu zliczać swój budżet i wydatki. Dzięki temu uzyskasz jasny obraz działań finansowych.

• Przeprowadzaj okresowy przegląd swoich kont

  Zawsze przeprowadzaj okresowe przeglądy swoich kont. Upewnij się, że zapisy w księgach rachunkowych są odpowiednie i spełniają normy ogólnie przyjętych zasad rachunkowości (GAAP).

  Przeglądanie każdego wpisu może być żmudnym zadaniem w przypadku ręcznego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednak oprogramowanie do zautomatyzowanej księgowości może ułatwić przeglądanie wpisów na koncie.

Sugerowana lektura: Najlepsze oprogramowanie do księgowości szkolnej do zarządzania finansami szkoły

Wniosek

Niektóre rodzaje błędów w księgowości są łatwe do naprawienia, na przykład drobne codzienne wydatki. Możesz zmienić wpis lub wprowadzić wartość, jeśli jej brakuje.

Jednak niektóre błędne wpisy mogą nie być łatwe do zmiany lub poprawienia w zeznaniu podatkowym. Biorąc pod uwagę ich złożone znaczenie, być może będziesz musiał zmienić całą metodę księgową.

W niektórych przypadkach możesz ponieść ogromne straty z powodu pewnych błędów księgowych. Dlatego prawidłowa, uważna księgowość ma kluczowe znaczenie dla każdej firmy lub organizacji.

Błędy księgowe to codzienność. Żadne wyrafinowane oprogramowanie ani system obliczeniowy oparty na chmurze nie jest w stanie zapobiec błędom. Ważniejsze jest jednak wykrywanie błędów jak najwcześniej i ich poprawianie.

Często zadawane pytania: