¿Qué son los errores contables comunes y cómo prevenirlos?

Los errores contables son errores comunes que pueden ocurrir durante el registro de varios asientos contables. Estos errores son involuntarios y de naturaleza no fraudulenta. Pero necesitas deshacerte de ellos para tener un extracto de cuenta claro y sin errores.

Un estado de cuenta correcto es necesario para conocer el estado correcto de un negocio. Las cifras lo ayudan a saber qué está sucediendo exactamente en su negocio.

Pero también es importante por muchas otras razones. Obtener las cifras de impuestos correctas y las obligaciones de política gubernamental son algunas de ellas. Así que, en conjunto, tener un libro de cuentas sin errores es esencial para todos los negocios.

Algunos errores contables son pequeños y es posible que no generen discrepancias importantes en sus estados financieros. Mientras tanto, algunos errores contables pueden ser demasiado grandes para distorsionar sus cifras financieras.

Este artículo discutirá algunos errores contables comunes y su impacto en su negocio. También obtendrá algunos consejos para evitar tales errores mientras mantiene sus libros contables actualizados.

Lectura sugerida: Lista de los más de 30 mejores software de contabilidad para pequeñas empresas en 2022 (características y calificaciones)

Diferentes tipos de errores en la contabilidad

Su sistema de contabilidad será tan bueno como los datos que ingrese en él. Estas entradas pueden salir mal debido a errores administrativos o malentendidos de las reglas de la cuenta. En términos generales, todos los tipos de errores en la contabilidad se pueden clasificar en las siguientes categorías.

• Error de entrada original

  Cuando ingresa las cifras incorrectas en un libro de cuentas, se produce un error en la entrada original.

  Dado que pueden ocurrir varias otras transacciones después de eso, tendrán valores erróneos. Finalmente, obtendrá el valor incorrecto para todas las transacciones realizadas después de la entrada incorrecta.

• Error de duplicación

  Como sugiere el nombre, tal error ocurre debido a entradas duplicadas. Eso significa que ya sea que esté ingresando para un débito o crédito, la misma cantidad se ingresa dos veces. Como resultado, su libro de cuentas mostrará más gastos o ingresos.

• Error de inversión de entrada

  A veces, el crédito se ingresa como débito o viceversa. Esto se denomina error de inversión de entrada. Suponga que tiene una factura de $1500. Lo ingresa como por pagar en lugar de por cobrar. Eso conducirá a una entrada marcada como un gasto en lugar de un ingreso.

• Error de principio

  Cuando aplica un principio de contabilidad incorrecto al ingresar cualquier transacción en su libro de cuentas, conduce a un error de principio. En otras palabras, una entrada correcta está escrita en el lugar equivocado.

  Por ejemplo, si registra sus gastos personales como gastos comerciales, comete un error de principio. Porque su contabilidad general seguirá teniendo errores incluso si ha registrado la cantidad correcta.

  Recuerde que se considera un error grave de procedimiento. Tales errores de procedimiento pueden tener grandes consecuencias.

• error de omisión

  Cuando no ingresa el registro de una transacción, eso se denomina error de omisión.

  Por ejemplo, cuando no ingresa el débito de pago a un proveedor, es un error de omisión. O no registra un crédito cuando se paga una factura.

  Estos errores pueden ser involuntarios, pero muestran una falta de seriedad en el registro de transacciones. Además, esto puede suceder cuando debe realizar varias entradas a la vez. A veces esto puede ocurrir debido a la mala ubicación de los documentos.

• error de comision

  Cuando se realiza una entrada en la cuenta correcta pero en la cuenta auxiliar o libro mayor incorrecto, se denomina error de comisión.

  Por ejemplo, recibe dinero de un cliente. Lo ingresa como dinero acreditado, pero el nombre del cliente es diferente.

  Del mismo modo, cuando paga a un proveedor pero lo registra a nombre de otro proveedor, también es un error de comisión.

• Error de compensación

  Cuando compensa una entrada incorrecta con otra entrada incorrecta, se denomina error de compensación.

  Para decirlo de otra manera, supongamos que exagera incorrectamente su saldo de ingresos en $ 1,000 y también aumenta el gasto en $ 1,000. El valor resultante neto de ingresos y gastos será parejo, pero ambas entradas aquí son incorrectas.

• Error de transposición

  Este error ocurre cuando inviertes los números de una cantidad. Debido a esta inversión, el valor puede estar sobreestimado o subestimado.

  Por ejemplo, debe ingresar un gasto de $946. Pero ingresó incorrectamente el valor como $496. ¿El resultado? Tendrás un saldo de $450.

  Dichos errores pueden costarle mucho si pasan desapercibidos. Hay que tener cuidado con este tipo de entradas.

Lectura sugerida: El mejor software de contabilidad gratuito y de código abierto

¿Cómo pueden los errores comunes en la contabilidad afectar su negocio?

Los errores contables, tanto menores como sustanciales, pueden tener consecuencias nefastas. Así es como los tipos de errores en la contabilidad pueden afectar su negocio.

• Estado de resultados mal calculado: la información errónea de los gastos puede alterar los márgenes de beneficio operativo calculados de la empresa o declarar ingresos en exceso.

• Estado de flujo de caja mal calculado: El informe incorrecto de artículos puede exagerar o subestimar el monto de efectivo disponible para pagar facturas.

• Declaración de gastos mal calculada: si sus cuentas no registran los gastos comerciales, significa que no ha registrado el gasto deducible correcto. La declaración incorrecta conducirá al pago excesivo de impuestos.

• Discrepancia en ingresos y gastos: Los estados no clasificados pueden dar lugar a un error en la presentación de informes contables devengados para la empresa. Debe hacer coincidir los gastos con los ingresos generados correctamente. En caso de que registre los gastos en un mes o año diferente, el informe no se contabilizará.

• Actividades financieras fraudulentas: cuando los libros de contabilidad muestran discrepancias graves y cifras incorrectas, significa que algo anda mal. Es hora de que el negocio investigue el asunto.

La mala gestión financiera o el fraude en cualquier negocio es desafortunado. Pero lo que es más importante, puede tener consecuencias profundas, incluidos procesos penales y pérdida de reputación para la empresa.

Lectura sugerida: software de contabilidad fuera de línea Vs en línea - Comparación rápida

Consejos para evitar errores contables en pequeñas empresas

Si el contador o el encargado del diario no están atentos al ingresar los datos, es probable que ocurran errores no intencionales. Dichos errores también pueden deberse a un software de contabilidad desactualizado.

Solo se revela cuando las empresas cierran el libro a fin de mes. Algunas empresas cuentan sus cuentas semanalmente para evitar acumular entradas incorrectas.

En la mayoría de los casos, las empresas pueden corregir sus errores contables sin muchos problemas si revisan y verifican periódicamente cada entrada.

Estos son algunos consejos esenciales para evitar errores contables y tener un libro de cuentas libre de errores.

• Entrene bien a su personal de contabilidad

  Los empleados que ingresan datos contables deben comprenderlos bien, especialmente los requisitos contables de su empresa. Por lo tanto, asegúrese de que estén capacitados y tengan un conocimiento completo sobre las necesidades de su negocio.

  También puede hacer un procedimiento estándar y pautas para la documentación adecuada. Esto asegurará que todas las entradas se realicen de manera precisa y oportuna. Asimismo, puede contar con un experto que pueda supervisar todo el trabajo y ayudar a evitar errores contables importantes.

• Evite sobrecargar a sus empleados

  Los datos contables necesitan una actualización continua para mantener un registro de cada detalle de los gastos. Pero sobrecargar a los empleados para que se mantengan actualizados no es una solución.

  Cuando los empleados están sobrecargados de trabajo, es más probable que cometan errores. Deles tiempo suficiente para mantener todos los libros actualizados.

  Incluso puede descubrir nuevas formas de simplificar la entrada de datos. Usar el mejor software de contabilidad para la entrada de datos es uno de ellos.

• Automatice su ingreso de datos con un software de contabilidad

  En estos días, el mercado está inundado de software de contabilidad con diversas características y ventajas. Puede usarlos para mantener su libro de cuentas actualizado y sin errores.

  Puede elegir entre versiones de escritorio y versiones en la nube. Incluso las versiones para teléfonos inteligentes pueden ayudar a las pequeñas empresas a mantener sus cuentas. Este software de contabilidad puede incluso automatizar la mayoría de sus entradas manuales, lo que reduce las posibilidades de errores.

• Diseñar un control interno para verificar errores.

  Trabajar en el enfoque para detectar tipos de errores en la contabilidad y corregirlos al instante. La realización de conciliaciones bancarias mensuales es una forma de detectar errores contables a tiempo. Incluso para los extractos de tarjetas de crédito, puede adoptar una práctica similar para contar los datos de sus transacciones.

  La adopción de controles y controles internos también impulsará a sus empleados a trabajar meticulosamente. Esto aliviará la carga de parte de todos.

• Calcule su presupuesto y los gastos reales

  No puede descartar las posibilidades de discrepancias entre su presupuesto y la entrada de datos. Por lo tanto, es esencial contar su presupuesto y gastos de vez en cuando. Si lo hace, le dará una idea clara de las actividades financieras.

• Realizar una revisión periódica de sus cuentas.

  Realice siempre revisiones periódicas de sus cuentas. Asegurarse de que los asientos en los libros de contabilidad sean apropiados y cumplan con las normas de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).

  Puede ser una tarea tediosa para la contabilidad manual revisar cada entrada. Pero el software de contabilidad automatizado puede facilitar el trabajo de revisar las entradas de su cuenta.

Lectura sugerida: El mejor software de contabilidad escolar para administrar las finanzas de su escuela

Conclusión

Algunos tipos de errores en la contabilidad son fáciles de corregir, como los gastos menores del día a día. Puede cambiar la entrada o ingresar el valor si falta.

Pero algunas entradas incorrectas pueden no ser fáciles de cambiar o corregir así en una declaración de impuestos. Dada su compleja importancia, es posible que deba cambiar todo su método contable.

Puede sufrir grandes pérdidas debido a ciertos errores contables en algunos casos. Por lo tanto, una correcta contabilidad consciente es de vital importancia para cualquier empresa u organización.

Los errores contables son parte del día a día. Ningún software sofisticado o sistema informático basado en la nube puede evitar errores. Pero es más importante detectar los errores lo antes posible y corregirlos.

Preguntas frecuentes: