إرشادات Gmail 2020: ما الجديد وكيفية استخدامه بشكل منتج

خذ ثانية وحاول أن تتذكر حياة ما قبل الوباء. أعلم أن الأمر يبدو وكأنه منذ عقود وزمان مختلف تمامًا. هل يمكنك تتبع جميع التغييرات التي أحدثها فيروس كوفيد -19 في حياتك؟ هل أثرت على طريقة عملك؟

يعتبر فيروس كورونا بالفعل حافزًا مهمًا للتقدم التكنولوجي في القرن الحادي والعشرين. إلى جانب كل العواقب السلبية ، بدأ فيروس كورونا أيضًا في التحول في أماكن العمل والمؤسسات التعليمية. وبطبيعة الحال ، فقد دعا إلى الابتكار المعزز الذي استجابت له جميع عمالقة التكنولوجيا على الفور.

اقرأ المزيد: 4 أولويات للأعمال الصغيرة في مرحلة ما بعد الأزمة وكيفية التصرف فيها.

يتمثل الاتجاه الأبرز لشركة Google في عام 2020 في تطوير تكامل أفضل. يتنقل الموظف المتوسط ​​بين 35 تطبيقًا مهمًا للوظيفة أكثر من 1100 مرة كل يوم. (المصدر: Pega.com) يمكن أن يكون لذلك تأثير سلبي على إنتاجية أي شركة. ومن ثم ، تسعى Google اليوم إلى جعل الرابطة بين منتجاتها أكثر قوة حتى يتمكنوا من التعاون بسلاسة. يسمح هذا الابتكار لكل شخص يستخدم خدمات Google (خاصة مستخدمي G Suite) بإنهاء تطبيق Switcheroo وبالتالي الاستمتاع بزيادة كبيرة في الإنتاجية.

ربما تبدأ يومك بالتحقق من رسائل البريد الإلكتروني ؛ وكذلك يفعل الجميع في Google ، وهذا هو بالضبط المكان الذي قرروا فيه البدء بتعديلاتهم. أحد أهم التحديثات التي قدمتها Google لمستخدميها هو الإصدار المثير والجديد تمامًا من G Suite والذي يهدف إلى تحويل Gmail إلى مكان عمل متعدد الوظائف للعمل من المنزل.

إليك الجديد وكيفية تحقيق أقصى استفادة منه!

Google Meet Premium مجاني داخل صندوق بريد Gmail الخاص بك!

مرة أخرى عندما بدأ الإغلاق ، في مارس ، أدرك العالم على الفور أن العمل معًا يتطلب وسائل اتصال محسّنة. عندما ظهرت الحاجة إلى التعاون عن بُعد ، لجأ الناس إلى الخيار الأكثر تكلفة والأكثر توافراً في السوق. وبالتالي ، فليس من المستغرب أن يكون تطبيق مكالمات الفيديو المجاني قد حصل على أكبر حصة في السوق.

يُقال أن Zoom أصبح التطبيق المحدد لوباء الفيروس التاجي: خلال ذروة الموجة الأولى ، يمكن أن يتباهى باستضافة أكثر من 300 مليون مشارك في الاجتماع يوميًا. ومع ذلك ، حتى مع كل الوظائف التي تقدمها Zoom ، فقد تبين أنها غير مناسبة لاحتياجات المؤسسة. كانت إحدى المشكلات الكبيرة في برنامج مكالمات الفيديو المجاني هي حقيقة أنه كان عرضة للعديد من الانتهاكات الأمنية. حددت هذه النكسات الأمنية الحاجة إلى بديل أكثر أمانًا ، ولهذا السبب تدخلت Google لإنقاذ الموقف!

هذا ليس كل شئ. كما ذكرت سابقًا ، تتجه G Suite نحو التكامل الكامل لمنتجاتها. ماذا يعني هذا بالنسبة لـ Google Meet واجتماعات عملك؟ في الآونة الأخيرة ، أصبح Google Meet متاحًا في Gmail ، لذا يمكنك الآن الانضمام إلى الاجتماعات مباشرة من بريدك الوارد على كل من Gmail على سطح المكتب و Gmail على iOS و Android.

يتم تنفيذ هذه الميزة الجديدة بدقة. إذا قمت بفحص تطبيق Gmail الخاص بك على هاتفك ، فستتمكن الآن من رؤية علامة التبويب Meet في الجزء السفلي من الشاشة مع إظهار جميع اجتماعاتك المجدولة في قسم "الاجتماعات القادمة". يتم استيرادها من تقويم Google الخاص بك ، وكل ما يتطلبه الأمر للانضمام إليها هو نقرة واحدة.

إذا لم يكن لديك أي اجتماعات محفوظة في التقويم ، يمكنك التفاعل مع علامة التبويب Meet من خلال تنظيم جلسة بنفسك. للقيام بذلك ، انقر فوق الزر "اجتماع جديد" واختر أحد الخيارات الثلاثة: الحصول على رابط اجتماع للمشاركة (يبدأ اجتماعًا ولكن لا ينضم إليه) ، أو بدء اجتماع فوري ، أو جدولة اجتماع في تقويم Google. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بـ Google ، فإننا نتحدث دائمًا عن التكامل الكامل ، لذلك يمكنك أيضًا الانضمام إلى مؤتمرات أخرى غير محفوظة في تقويم Google الخاص بك عن طريق إدخال رمز الاجتماع ، كل ذلك من داخل تطبيق Gmail الخاص بك. بهذه الطريقة ، يمكنك البقاء على اطلاع بسير عملك دون فقد أي تفاصيل!

إلى جانب ذلك ، لديك سيطرة كاملة على هذه الميزة في صندوق الوارد الخاص بك. إذا كنت تفضل ، لأي سبب من الأسباب ، الاحتفاظ بـ Gmail Meet-less ، فيمكنك القيام بذلك بسهولة عن طريق تحديث إعداداتك: ما عليك سوى إلغاء تحديد "إظهار علامة التبويب Meet لمكالمات الفيديو" ضمن "Meet" ضمن إعدادات تطبيق Gmail.

قراءة متعمقة: كيفية استخدام Gmail كأداة CRM

أصبح الدردشة أسهل

بغض النظر عن مدى حبك لمكالمات الفيديو ، فمن المؤكد أن فرق العمل تقضي معظم الوقت في الدردشة عبر الرسائل النصية. يوجد حاليًا العديد من منتجات الجهات الخارجية للاتصال الفعال بالعمل مثل Slack و Discord. بديل Google هو Google Hangouts… أم هو كذلك؟ منتج Google التالي الذي قفز في اتجاه التكامل هو Google Chat. الغرض منه هو استبدال Google Hangouts وتصبح الطريقة الأكثر إنتاجية للتواصل مع جميع زملائك من داخل صندوق بريد Gmail الخاص بك.

أصبحت دردشة Google الآن جزءًا من Gmail على الويب

Google Chat لم يتم تقديمه بعد في Gmail لنظام التشغيل iOS أو Android ، ولكنه متاح بالفعل لمستخدمي Gmail للويب. مرة أخرى في يوليو 2020 ، منحت Google مستخدمي G Suite فرصة رائعة لتشغيل جميع محادثاتهم في مكان واحد.

يمكنك نقل جميع المستخدمين من Google Hangouts إلى Google Chat بتحديد الخيار المناسب في وحدة تحكم المشرف. كل ما عليك فعله هو تمكين إعداد "الدردشة المفضلة" وتصبح الدردشة التطبيق الافتراضي لجميع الاتصالات التي تجري داخل حساب شركتك في G Suite.

إذا كنت من المعجبين المخلصين بـ Google Hangouts ، فإليك بعض الأسباب التي تجعلك ترغب في التبديل إلى Google Chat بدلاً من ذلك:

• الحد الأدنى من تعطيل تغيير علامات التبويب للتحقق من تحديثات المحادثة ؛ قادر على الوصول إلى الدردشات من داخل صندوق بريد Gmail الخاص بك.
• تدعم Google Chat كلاً من الرسائل المباشرة الفردية والجماعية.
• يقدم ردود فعل emoji لتعزيز إنتاجيتك وببساطة إرسال رمز تعبيري ممتع بدلاً من كتابة رسالة "شكر" طويلة مرارًا وتكرارًا.
• تم تمكين عمليات تكامل الروبوت.
• يمكنك إعادة توجيه الرسائل إلى صندوق الوارد الخاص بك مباشرة من تطبيق Google Chat.
• من الممكن تحرير الرسائل وحذفها.

تتعهد Google بإضافة هذه الميزة إلى تطبيق Gmail للأجهزة المحمولة لكل من أجهزة Android و iOS قريبًا جدًا ، لذا ابق على اتصال!

تم توسيع نطاق الوظائف التعاونية لـ Google Chat

كما لاحظت ، فإن Google Chat عبارة عن تطبيق Gmail يعمل بكامل طاقته ويمكنه بسهولة استبدال الكثير من برامج الجهات الخارجية الحالية للاتصال. في نهاية اليوم ، يبدو أنها في الغالب مسألة تفضيل شخصي ، نظرًا لأن الكثير من الميزات تبدو متشابهة جدًا. ومع ذلك ، فاجأتنا Google مرة أخرى بمزيد من الوظائف. يمكن الآن الوصول إلى غرف الدردشة كجزء من Google Chat أيضًا من البريد الوارد في Gmail وأصبحت أكثر إثارة. قد يكون أفضل حل لمشروعاتك طويلة المدى من خلال السماح لجميع أعضاء فريقك بالبقاء على نفس الصفحة ، حتى لو كانوا يستخدمون صفحات مختلفة بشكل أساسي.

• تتيح غرف الدردشة إضافة الملفات والمهام المشتركة. يمكنك الآن مشاركة الملفات وإنشاء مهام لأعضاء فريقك دون مغادرة صندوق بريد Gmail.
• الدردشة المشتركة ، المهام ، المستندات الأساسية متوفرة في مكان واحد.
• قم بتضمين أشخاص من خارج شركتك. هناك تحديث ممتع آخر تم تقديمه كجزء من Google Chat الجديد وهو الميزة التي تتيح لك إضافة متعاقدين إلى محادثاتك الجماعية. بهذه الطريقة ، يمكنك جعل إنتاجيتك تمر عبر السقف حيث ستفحص جميع أجزاء خط الإنتاج لديك وتضعها في مكانها الصحيح. اجعل اتصالاتك عبر المنظمات!

قم ببحثها

وفقًا لصحيفة The Guardian ، يتلقى موظف المكتب العادي 121 بريدًا إلكترونيًا في كل يوم عمل ويرسل حوالي 40 منها (المصدر: The Guardian). البعض منا أعلى بكثير من المتوسط ​​رغم ذلك! ليس من المستغرب أنه مع مثل هذا التدفق للمعلومات ، يمكن أن تضيع بعض التفاصيل. يعد تنظيم البريد الوارد وإدارته بشكل فعال هو المفتاح لتحسين الإنتاجية. تريد أن تكون جميع مراسلاتك في مكانها ويمكن الوصول إليها بسهولة. أفضل طريقة للقيام بذلك ، بالطبع ، هي استخدام نظام Gmail CRM مثل NetHunt Gmail CRM. يساعدك على إدارة خطوط الأنابيب الخاصة بك وترتيب جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وتصنيفها.

اقرأ المزيد: كيفية استخدام Gmail باعتباره CRM.

إذا كان هذا خارج النطاق السعري الخاص بك كشركة صغيرة ومتوسطة الحجم ، فيمكنك بدلاً من ذلك استخدام Gmail باعتباره CRM ، خاصة وأن Google توفر لمستخدميها المزيد والمزيد من الأدوات للتأكد من أنه من السهل الحفاظ على الأشياء الخاصة بك بالترتيب.

في آخر تحديث لها ، قدمت Google لمستخدمي G Suite بحثًا متعدد الوظائف. من خلال تعزيز التكامل داخل النظام الأساسي ، يمكنك الآن الاستفادة من استخدام أداة بحث Gmail القوية للغاية والبحث عن العبارات الرئيسية ومرفقات الملفات الأساسية ، ليس فقط في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ولكن في الدردشات أيضًا!

ترسانة أكبر من الأدوات

علاوة على أخبار المنتجات الكبيرة المذكورة أعلاه ، نفذت Google أيضًا مجموعة من التفاصيل المهمة التي تهدف إلى جعل يوم عملك أكثر إنتاجية. فيما يلي بعض تحديثات Gmail من أجل إنتاجية أفضل وتواصل أكثر سلاسة:

• يمكنك الآن تثبيت الغرف المهمة. إذا كنت تركز على العمل في مشروع مهم معين وتقضي أيامك في مناقشة تفاصيله ، فأنت لا تريد أن تضيع وقتك في البحث عن غرفة الدردشة عندما يتم إدراجها باستمرار في القائمة. لتوفير بعض الوقت ، قم بتثبيت الغرف التي تحتاجها بشدة في أعلى القائمة ، حتى يسهل الوصول إليها والعثور عليها.
• عيّن التوفر على "الرجاء عدم الإزعاج". إذا كنت تجري مكالمة ، أو تحتاج ببساطة إلى بعض التركيز لإنهاء عرض العمل هذا ، فيمكنك إخبار زملائك من خلال الإشارة إلى ذلك في تحديث التوافر الخاص بك.
• تأكد من أن لديك توازنًا جيدًا بين العمل والحياة من خلال إشعارات الحالة مثل "خارج المكتب".

اقرأ المزيد: كيفية أتمتة روتين بريدك الإلكتروني في Gmail.

أمان محسن لنتائج أفضل

المزيد من الميزات - زيادة الاستخدام - معلومات أكثر قيمة. مع زيادة قدرة Gmail ، من الطبيعي أن تكون هناك حاجة إلى إجراءات أمان أقوى. Google تدعمك! جنبًا إلى جنب مع تحديثات وظائف Gmail مثل Meet and Chat داخل Gmail ، فقد طرح أيضًا بعض الإجراءات الأمنية المبتكرة التي تهدف إلى الحفاظ على إضراب إنتاجيتك آمنًا ودون انقطاع. من أهم الميزات ما يلي:

• يطرق الضوابط. يتمتع مضيف الاجتماع بمزيد من التحكم في من يحضر اجتماعاته. لتعطيل هجمات الاجتماع ، بمجرد إخراج أحد الحاضرين ، لن يتمكن من محاولة الانضمام إلى نفس الاجتماع مرة أخرى عن طريق طرق النقر إلا إذا أعاد المضيف دعوته.
• اقفال امان. يمكن للمضيفين الآن منح حقوق التقديم والدردشة للحاضرين الذين يختارونهم.

علاوة على ذلك ، عززت Google أيضًا الحماية من التصيد الاحتيالي بحيث يمكنك الآن أن تطمئن إلى أن الروابط التي تفتحها من رسائل البريد الإلكتروني أو الدردشة ليست برامج ضارة أو فيروسات.

شيء شرير وبهذه الطريقة يأتي

بغض النظر عن مدى روعة التحديثات ، هناك دائمًا مجال للتحسين. بعد فترة وجيزة من الميزات المثيرة الجديدة التي قدمتها Google بالفعل في عام 2020 ، تعمل على المزيد من الأشياء التي ستكون متاحة لمستخدمي G Suite في المستقبل القريب:

• مكالمات فيديو صورة داخل صورة مباشرة في Gmail
• تكامل Google Meet في أدوات المحتوى ، مثل العروض التقديمية ومُحرر مستندات Google وما إلى ذلك.

تمنحك هذه التحديثات من Google دفعة بسيطة على طول الطريق لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية. إذا كنت لا ترغب في الانتظار لفترة أطول وترغب في أن يستخدم عملك النظام الأكثر كفاءة في الوقت الحالي ، فقم بتحويل Gmail الخاص بك باستخدام NetHunt Gmail CRM! يقدم نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا لتتمكن من التحقق منها ومعرفة مدى سهولة التنظيم معها!