وصفة لا غنى عنها لتنسيق بريد إلكتروني لذيذ

كل يوم ، يتلقى موظف المكتب العادي 121 بريدًا إلكترونيًا ضخمًا . هذا يعني أنك قد انتهيت من عملك في محاولة لجذب انتباه المستلم. إرسال قوالب بريد إلكتروني جاهزة ليس جيدًا بما يكفي ؛ للتغلب على المنافسة وللتميز حقًا ، يجب أن يكون بريدك الإلكتروني لذيذًا.

يحتاج كل سطر في بريدك الإلكتروني إلى توجيه المستلم إلى السطر التالي ، وصولاً إلى تسجيل الخروج. لجعل كل سطر مفهومًا ومتوازنًا جيدًا ، من الضروري أن يتم تنسيقها بشكل صحيح.

قد ترسل بريدًا إلكترونيًا باردًا ، أو متابعة ، أو طلبًا ، أو مقدمة ، أو أيًا كان ؛ فيما يلي الأساسيات التي لا يمكن لبريدك الإلكتروني الاستغناء عنها.

المكونات الخمسة الرئيسية للبريد الإلكتروني:

1. سطر الموضوع
2. تحية
3. الجسم
4. الخط الفاصل
5. التوقيع

تبدو سهلة؟ لا شيء جديد. دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل خطوة محددة لإعداد بريد إلكتروني يتلقى ردودًا.

1. رش سطر الموضوع

انظر إلى بريدك الوارد ، ماذا ترى؟

سطور الموضوع!

سطر موضوع البريد الإلكتروني هو قدمك في باب المستلم. يعود كل سطر الموضوع المثالي إلى الكلمات التي تختارها والطول الذي تستخدمه والقيمة التي تقدمها.

على الرغم من كونه أقصر جزء من بريدك الإلكتروني ، يلعب سطر الموضوع دورًا رئيسيًا في تحديد ما إذا كان سيتم فتح بريدك الإلكتروني أو إلقاؤه في سلة المهملات. يمكن أن يكون لديك أجمل بريد إلكتروني على الإطلاق ، ولكن بدون سطر موضوع احترافي جذاب ، قد لا يرى ضوء النهار أبدًا.

تحدد أفضل سطور موضوع البريد الإلكتروني كل هذه المربعات:

• يتراوح طولها بين 1-5 كلمات .
• تلخيص النية الرئيسية لهيكل البريد الإلكتروني.
• مرتبطة بشكل جيد مع السطر الأول من الجسم.
• امسح الرسالة إلى المستلم بخصوص نوع البريد الإلكتروني الموجود بالداخل (أولي ، رد [:] ، إعادة توجيه [fwd:] ، أو متابعة.
• اجذب انتباه العملاء المحتملين وانطلق عندما يقومون بفحص صندوق الوارد الخاص بهم.

كنصيحة إضافية ، يقترح دارشان سوماشكار ، مؤسس شركة Solitaired الناشئة لتدريب الدماغ ، اختبار سطر موضوع يبدأ بأحرف صغيرة. ويوضح "أنه يساعد في إبراز سطر الموضوع ، ويجعل الاتصال أقل رسمية"

الوضوح والإيجاز هو المفتاح لتوليد سطر الموضوع المثالي. صِف بإيجاز ما ينتظر المستلم داخل بريدك الإلكتروني ، واحتفظ بمستخدمي الهاتف المحمول في الاعتبار. لا تتجاوز 7 كلمات في سطر الموضوع الخاص بك.

2. قليل من الترحيب الحار

إن معرفة كيفية بدء رسالة بريد إلكتروني - خاصةً عندما تكتب إلى شخص لا تعرفه جيدًا - يمثل تحديًا.

هل "Hey" عارضة أكثر من اللازم؟ هل كلمة "عزيزي" رسمية بشكل مفرط؟ هو "الصباح!" مبتهج جدا؟

إذا كنت تعتقد أن تحية البريد الإلكتروني ليست مهمة ، فأنت مخطئ. تحدد الطريقة التي تبدأ بها رسالة بريد إلكتروني نغمة وتشكيل تصور المستلم عنك. قد يحدد أيضًا ما إذا كانوا يواصلون القراءة. لذا ، نعم ، هذا مهم .

لدينا فائز. على الرغم من كونها محايدة وبسيطة ، إلا أنها لا يمكن أن تسوء.

تحيات يجب تجنبها:

"إلي من يهمه الامر…". إنه ليس القرن التاسع عشر يا رجل. هذه طريقة باردة وغير شخصية لبدء رسالة بريد إلكتروني. قد يفكر المستلم ، "حسنًا ، هذا لا يشغلني ... لست بحاجة إلى مواصلة القراءة."

"عزيزي السيد / السيدة / السيدة. [اسم العائلة] ، ... "/" سيدي أو سيدتي العزيزة ، ... ". طريقة رسمية للغاية. في الواقع ، كل "عزيزي ..." تبدو قديمة الطراز أيضًا. بالإضافة إلى ذلك ، تخبر هذه التحية المستلم أنه ليس لديك فكرة عن هويتهم. لماذا يجب أن يهتموا بما لديك لتقوله؟

"[الاسم الاول]!". هذا غير رسمي ومفاجئ. ثم عندما تتعامل مع علامة التعجب ، فإنها تصبح مزعجة.

"أهلاً…". هذه التحية تبدو مفاجئة ايضا. يفتقر إلى التخصيص الضروري لجذب انتباه المستلم.

يعد تضمين اسم الشخص في رسالة بريد إلكتروني طريقة مهمة لجذب انتباهه.

3. اتبع قاعدة C&S البذيئة لتنسيق نص بريدك الإلكتروني

في المتوسط ​​، يقرأ المستخدم 20٪ فقط من محتوى صفحتك (المصدر: Nielsen Norman Group). نفس المصير ينتظر بريدك الإلكتروني.

أول ما يخطر ببالك هو: 20٪؟ هل هذا نوع من المزاح؟ لقد أمضيت ساعات في صياغة رسالة بريد إلكتروني تمت صياغتها بإتقان فقط لتجاهل أربعة أخماسها ؟! ".

للأسف ، هذا صحيح ..

هناك سبب واحد بسيط جدًا لهذه الحقيقة المحبطة تمامًا ... المسح . وجدت دراسات تتبع العين أن غالبية الأشخاص يقرؤون المحتوى عبر الإنترنت بنمط "F" (المصدر: Nielsen Norman Group).

يحتاج مستلم بريدك الإلكتروني إلى تلقي معلومة قيمة محددة ولا يريد قراءة بريد إلكتروني طويل للعثور عليه.

ضع نفسك خلف أعين المستلم لثانية .. تتوقع أن تجد إجابة لسؤال ، أو بعض النصائح المفيدة ، أو عرضًا ، أو في النهاية ، حلاً. أنت تفحص المحتوى لهذا الهدف. إذا لم تجدها بالسرعة الكافية ، فارجع مباشرة إلى بريدك الوارد.

قصة قصيرة طويلة ، يجب أن يكون بريدك الإلكتروني موجزًا ​​وقابلاً للفحص.

كيف فعلتها؟

• حافظ على اللغة بسيطة وقيمة المحتوى. تذكر أنك تتعامل مع شخص مشغول سيقرر مدى فائدة بريدك الإلكتروني في غضون ثوان. حاول أن تجعل المحتوى الخاص بك ممتعًا للعين. يرغب الناس في قراءة بريد إلكتروني بسهولة ، دون أن يواجهوا صعوبة في استخدام المصطلحات التقنية وزغب التسويق.
• استخدم فقرات مكونة من جملة أو جملتين. قسّم أفكارك إلى فقرات جديدة وقم بتنسيق العناصر المهمة بخط عريض (على سبيل المثال: عرضك ، اسأل ، تحديثات ، إلخ). تجعل المساحة البيضاء من السهل على المستلم إدراك محتوى نص البريد الإلكتروني ؛
• لا تفرط في الشرح. احترم وقت المستلم. إذا كان بريدك الإلكتروني غارقًا في الكثير من المعلومات ، فلا بد أن تترك غير مقروءة ، ناهيك عن الرد عليها. لا تتغلب على الأدغال ؛ توجه مباشرة إلى الهدف. عند الضرورة ، أرفق مستندًا يحتوي على معلومات أكثر تفصيلاً أو عرضًا لإرسال مستند بناءً على طلب المستلم ؛
• لا تجعلها براقة جدا. في حين أن الرسومات والخطوط غير المعتادة مقبولة في رسائل البريد الإلكتروني التسويقية ، فإن البريد الإلكتروني الخاص بالعمل لا يحتاج إلى أي من هذه الزخارف. لن تعرض جميع برامج البريد الإلكتروني التنسيق الخاص بك بشكل صحيح ، لذا التزم بالخط الافتراضي المكون من 11 أو 12 نقطة والنص الأسود. استخدم النص الغامق والمائل باعتدال.

هل تحتاج إلى مزيد من النصائح لكتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية خالية من العيوب؟ هنا دليل كامل ، إلى جانب قائمة مرجعية ؛ لا يمكنك أن تخطئ.

4. التوابل مع إغلاق معين

تسجيل الخروج هو العنصر الأخير الذي يمكنك استخدامه لجذب انتباه المستلم ؛ فرصتك الأخيرة للحصول على رد على بريدك الإلكتروني.

يجب أن يتم تحديد خط الإغلاق الصحيح حسب الموقف الفردي. دعنا نفكر في بعض السياقات المهنية اليومية التي قد تجد نفسك فيها. فيما يلي بعض الأمثلة حول كيفية إنهاء بريدك الإلكتروني بأفضل طريقة ممكنة.

أنت تنتظر اجتماعًا أو مزيدًا من التعاون مع شخص ما. للبقاء على اتصال معهم ، من المهم توفير إمكانية التواصل في المستقبل:

أنت تقدم المساعدة للمتلقي. على سبيل المثال ، قد ترسل إليهم محتوى أو معلومات جديدة ذات قيمة لهم.

تريد إرسال ملاحظة تهنئة. الجميع يحب تلقي التحيات والتحيات. قم بإنهاء بريدك الإلكتروني بملاحظة أخيرة تعترف بإنجازها. هذا يشجع على مزيد من التعاون ويتصور موقفًا إيجابيًا لك ولشركتك.

لقد فعل المستلم شيئًا من أجلك ، لذا عليك أن تعبر عن امتنانك له :

نصيحة: استخدم الرموز التعبيرية

أصبحت Emojis في الأعمال التجارية والتسويق أكثر شيوعًا. إنها تساعد في توجيه نغمة الرسالة. يمكنك جعل الرسالة تبدو أكثر تخصيصًا وودودًا ، لذا استخدمها إذا كانت هذه هي النغمة التي تريدها. ولكن هنا حافظ على التوازن حتى لا تطرف.

5. ضع توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك مثل الكرز في الأعلى

لتعزيز الانطباع الإيجابي عن نفسك ، قم بتضمين توقيع بريدك الإلكتروني في نهاية بريدك الإلكتروني. يعد إعداد توقيع بريد إلكتروني مناسب فرصة لك لتوضيح هويتك ، وما الذي تعمل عليه ، وتسهيل وصول الأشخاص إليك.

إذا شاهدت لجذب انتباههم وظلت في رأس العميل ، فأنت بحاجة إلى تجاوز مجرد اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك. قم بتحويل توقيع بريد إلكتروني أساسي إلى أداة تسويق عن طريق إدراج:

• شعار الشركة
• الجوائز الرائعة التي حصلت عليها أنت أو شركتك ؛
• صورتك؛
• عناصر العلامة التجارية
• لافتات ترويجية
• روابط وسائل التواصل الاجتماعي.

لكنك لست بحاجة إلى اختيار جميع النقاط المذكورة. على سبيل المثال ، إذا قمت بتضمين كل من صورة وشعار ، فإن ذلك يجعل توقيعك مثقلًا للغاية ومربكًا. توخ الحذر من خلال الاحتفاظ بتوقيعات البريد الإلكتروني قصيرة ومباشرة ؛ سيكون من غير الحكمة أن يكون لديك توقيع يمتد نصف صفحة.

التوازن بين المحتوى والتصميم. توقيعات البريد الإلكتروني الفعالة مبنية على تصميمات مبسطة. أضف لونين ، على سبيل المثال: واحد في الشعار وآخر في الرموز أو اسم العلامة التجارية. لكن تأكد من تطابق الألوان مع بعضها البعض.

لا تنسى الدعوة إلى العمل . CTA هو بالضبط ما يشجع عملائك على التفاعل معك. يمكن أن يكون الإجراء الذي تريد منهم اتخاذه أي شيء تقريبًا ويعتمد على أهدافك. باستخدام CTA ، يمكن لعميلك تنزيل كتاب إلكتروني ، والتعرف على بعض العروض والخصومات الخاصة ، وحجز عرض توضيحي ، وما إلى ذلك.

متعطش للمزيد؟ اكتشف كيفية إنشاء توقيع بريد إلكتروني لا يُنسى ، هنا!

تحقق من هذه القوالب السهلة والنسخ واللصق!

بريد إلكتروني بارد

كتابة رسائل البريد الإلكتروني الباردة ليست مجرد بيع ، إنها فن. أنت بحاجة إلى بناء علاقة قوية وجعل العميل المحتمل يثق بك دون مقابلته على الإطلاق. التخصيص الفعال مع لمسة من الأصالة هو مفتاح التميز في مبيعات B2B. جرب هذا النموذج واحصل على ردود:

متابعة البريد الإلكتروني

يعد إرسال رسائل البريد الإلكتروني لمتابعة المبيعات طريقة فعالة لإشراك أو إعادة إشراك العملاء المحتملين في محادثة قد تؤدي بهم في النهاية إلى صفقة مغلقة. ربما يمكنك تقديم خصم جماعي ؛ ملائم عندما تكون متأكدًا من أن منتجك مفيد ، ليس فقط لشخص واحد من الشركة ولكن للعديد منهم. ألق نظرة على هذا البريد الإلكتروني.

بريد إلكتروني يعمل باللمس

إذا كنت تتواصل مرة أخرى بعد فترة ، فإن خيار الفوز هو إظهار اهتمامك بشركتهم عبر البريد الإلكتروني. إذا كان لدى العميل المحتمل مدونة أو كان نشطًا على وسائل التواصل الاجتماعي ، فيمكنك الرد بلباقة على شيء ينشره. إليك كيف يمكنك القيام بذلك: