Gmail 2020 Anleitung: Was ist neu und wie man es produktiv nutzt

Nehmen Sie sich eine Sekunde Zeit und versuchen Sie, sich an das Leben vor der Pandemie zu erinnern. Ich weiß, es fühlt sich an wie vor Jahrzehnten und in einer ganz anderen Zeit. Können Sie alle Veränderungen nachvollziehen, die COVID-19 in Ihr Leben gebracht hat? Hat es Ihre Arbeitsweise beeinflusst?

Das Coronavirus gilt schon jetzt als wesentlicher Katalysator für den technologischen Fortschritt im 21. Jahrhundert. Neben allen negativen Folgen hat das Coronavirus auch die Transformation von Arbeitsplätzen und Bildungseinrichtungen in Gang gesetzt. Natürlich erforderte dies verstärkte Innovationen, auf die alle Technologiegiganten prompt reagiert haben.

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Der auffälligste Trend für Google im Jahr 2020 ist die Entwicklung einer besseren Integration. Der durchschnittliche Mitarbeiter wechselt täglich mehr als 1.100 Mal zwischen 35 arbeitsplatzkritischen Anwendungen. (Quelle: Pega.com) Dies kann sich negativ auf die Produktivität jedes Unternehmens auswirken. Daher versucht Google heute, die Bindung zwischen seinen Produkten noch robuster zu machen, damit sie nahtlos zusammenarbeiten können. Eine solche Innovation ermöglicht es allen Nutzern von Google-Diensten (insbesondere G-Suite-Nutzern), die App Switcheroo zu beenden und sich anschließend einer erheblichen Produktivitätssteigerung zu erfreuen.

Sie beginnen Ihren Tag wahrscheinlich mit dem Abrufen von E-Mails. Das gilt auch für alle bei Google, und genau dort haben sie beschlossen, mit ihren Wiedergutmachungen zu beginnen. Eines der wichtigsten Updates, das Google seinen Nutzern präsentiert, ist die brandneue, super aufregende Version der G Suite, die darauf abzielt, Gmail in einen multifunktionalen Arbeitsplatz für die Arbeit von zu Hause aus zu verwandeln.

Hier erfahren Sie, was neu ist und wie Sie das Beste daraus machen!

Kostenloses Google Meet Premium in Ihrem Gmail-Posteingang!

Als im März der Lockdown begann, wurde der Welt sofort klar, dass die Zusammenarbeit verbesserte Kommunikationsmittel erforderte. Als die Notwendigkeit einer Remote-Zusammenarbeit entstand, wandten sich die Menschen der günstigsten und am weitesten verbreiteten Option auf dem Markt zu. Daher ist es nicht verwunderlich, dass eine kostenlose App für Videoanrufe den größten Marktanteil erzielt hat.

Es wird argumentiert, dass Zoom zur bestimmenden App der Coronavirus-Pandemie wurde: Während des Höhepunkts der ersten Welle konnte es sich damit rühmen, täglich über 300 Millionen Meeting-Teilnehmer zu empfangen. Trotz aller von Zoom angebotenen Funktionen erwies es sich jedoch als ungeeignet für Unternehmensanforderungen. Ein großes Problem mit dieser kostenlosen Videotelefonie-Software war die Tatsache, dass sie für zahlreiche Sicherheitsverletzungen anfällig war. Diese Sicherheitsrückschläge machten die Notwendigkeit einer sichereren Alternative deutlich, weshalb Google einschritt, um den Tag zu retten!

Das ist nicht alles. Wie ich bereits erwähnt habe, bewegt sich die G Suite in Richtung einer vollständigen Integration ihrer Produkte. Was bedeutet das für Google Meet und Ihre Geschäftstreffen? Vor Kurzem wurde Google Meet in Gmail verfügbar , sodass Sie jetzt sowohl in Gmail auf Ihrem Desktop als auch in Gmail auf iOS und Android direkt aus Ihrem Posteingang an Besprechungen teilnehmen können.

Diese neue Funktion ist genauso sauber ausgeführt. Wenn Sie Ihre Google Mail-App auf Ihrem Telefon überprüfen, können Sie jetzt die Registerkarte „Meet“ unten auf dem Bildschirm mit all Ihren geplanten Meetings sehen, die im Abschnitt „Bevorstehende Meetings“ angezeigt werden. Diese werden aus Ihrem Google-Kalender importiert, und alles, was Sie brauchen, um ihnen beizutreten, ist ein einziges Antippen.

Wenn Sie keine Besprechungen im Kalender gespeichert haben, können Sie sich mit der Registerkarte „Meet“ beschäftigen, indem Sie selbst eine Sitzung organisieren. Tippen Sie dazu auf die Schaltfläche „Neues Meeting“ und wählen Sie eine der drei Optionen: Einen Meeting-Link zum Teilen erhalten (startet ein Meeting, tritt ihm aber nicht bei), starten Sie ein Instant-Meeting oder planen Sie eines im Google Kalender. Wenn es jedoch um Google geht, sprechen wir immer von vollständiger Integration, sodass Sie auch an anderen Konferenzen teilnehmen können, die nicht in Ihrem Google-Kalender gespeichert sind, indem Sie den Besprechungscode eingeben, und das alles in Ihrer Gmail-App. Auf diese Weise könnten Sie Ihren Workflow im Auge behalten, ohne ein einziges Detail zu verpassen!

Außerdem haben Sie die volle Kontrolle über diese Funktion in Ihrem Posteingang. Wenn Sie Ihr Gmail aus irgendeinem Grund lieber ohne Meet behalten möchten, können Sie dies ganz einfach tun, indem Sie Ihre Einstellungen aktualisieren: Deaktivieren Sie einfach „Meet-Tab für Videoanrufe anzeigen“ unter „Meet“ in den Einstellungen Ihrer Gmail-App.

Weiterführende Literatur: So verwenden Sie Gmail als CRM-Tool

Chatten ist einfacher geworden

Egal, wie sehr Sie Videoanrufe lieben, es ist eine erwiesene Tatsache, dass Geschäftsteams die meiste Zeit damit verbringen, über Textnachrichten zu chatten. Für eine effiziente Arbeitskommunikation gibt es derzeit zahlreiche Drittprodukte wie Slack und Discord. Googles Alternative ist Google Hangouts … oder doch nicht? Das nächste Google-Produkt, das auf den Integrationstrend aufgesprungen ist, ist Google Chat. Es soll Google Hangouts ersetzen und die produktivste Art der Kommunikation mit all Ihren Kollegen aus Ihrem Gmail-Posteingang werden.

Google Chat ist jetzt ein Teil von Google Mail im Web

Google Chat muss noch in Gmail für iOS oder Android eingeführt werden, ist aber bereits für Gmail-für-Web-Nutzer zugänglich. Bereits im Juli 2020 gab Google seinen G Suite-Nutzern die wunderbare Gelegenheit, alle ihre Unterhaltungen an einem Ort zu führen.

Sie können alle Ihre Nutzer von Google Hangouts zu Google Chat übertragen, indem Sie die entsprechende Option in der Admin-Konsole auswählen. Sie müssen lediglich die Einstellung „Chat bevorzugt“ aktivieren und Chat wird zur Standard-App für die gesamte Kommunikation, die innerhalb Ihres G Suite-Unternehmenskontos stattfindet.

Wenn Sie ein begeisterter Fan von Google Hangouts sind, finden Sie hier einige der Gründe, warum Sie stattdessen zu Google Chat wechseln möchten:

• Minimale Unterbrechung beim Wechseln der Tabs, um Konversationsaktualisierungen zu überprüfen; in der Lage, von Ihrem Gmail-Posteingang aus auf Chats zuzugreifen.
• Google Chat unterstützt sowohl 1:1- als auch Gruppen-Direktnachrichten.
• Bietet Emoji-Reaktionen, um Ihre Produktivität zu steigern und einfach ein lustiges Emoji zu senden, anstatt immer wieder eine lange „Danke“-Nachricht einzugeben.
• Bot-Integrationen sind aktiviert.
• Sie können Nachrichten direkt aus der Google Chat-Anwendung an Ihren Posteingang weiterleiten.
• Es ist möglich, Nachrichten zu bearbeiten und zu löschen.

Google verspricht, diese Funktion sehr bald zu seiner mobilen Gmail-App für Android- und iOS-Geräte hinzuzufügen, also bleiben Sie dran!

Die Palette der kollaborativen Funktionen von Google Chat wurde erweitert

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, ist Google Chat eine voll funktionsfähige Google Mail-Anwendung, die viele vorhandene Kommunikationssoftware von Drittanbietern problemlos ersetzen kann. Letztendlich scheint es hauptsächlich eine Frage der persönlichen Präferenz zu sein, da viele der Funktionen sehr ähnlich erscheinen. Google hat uns jedoch wieder einmal mit noch mehr Funktionen überrascht. Chatrooms als Teil von Google Chat sind jetzt auch über Ihren Gmail-Posteingang zugänglich und noch spannender geworden. Es könnte die beste Lösung für Ihre langfristigen Projekte sein, indem Sie alle Mitglieder Ihres Teams auf derselben Seite bleiben lassen, auch wenn sie im Wesentlichen unterschiedliche Seiten verwenden.

• Chatrooms ermöglichen das Hinzufügen von freigegebenen Dateien und Aufgaben. Sie können jetzt Dateien freigeben und Aufgaben für Ihre Teammitglieder erstellen, ohne den Gmail-Posteingang verlassen zu müssen.
• Gemeinsamer Chat, Aufgaben, wichtige Dokumente an einem Ort verfügbar.
• Beziehen Sie Personen außerhalb Ihres Unternehmens mit ein. Ein weiteres unterhaltsames Update, das als Teil des neuen Google Chat angeboten wird, ist die Funktion, mit der Sie Auftragnehmer zu Ihren Gruppenchats hinzufügen können. Auf diese Weise können Sie Ihre Produktivität durch die Decke gehen lassen, da Sie alle Teile Ihrer Produktionslinie unter Kontrolle und an Ort und Stelle hätten. Gestalten Sie Ihre Kommunikation organisationsübergreifend!

Geben Sie ihm eine Suche

Laut Guardian erhält der durchschnittliche Büroangestellte pro Arbeitstag 121 E-Mails und verschickt etwa 40 davon (Quelle: The Guardian). Einige von uns sind jedoch weit über dem Durchschnitt! Es ist nicht verwunderlich, dass bei einem solchen Informationsfluss einige Details verloren gehen können. Die effektive Organisation und Verwaltung Ihres Posteingangs ist der Schlüssel zu mehr Produktivität. Sie möchten Ihre gesamte Korrespondenz an Ort und Stelle und leicht zugänglich haben. Der beste Weg, dies zu tun, wäre natürlich der Einsatz eines Gmail-CRM-Systems wie NetHunt Gmail CRM. Es hilft Ihnen, Ihre Pipelines zu verwalten und alle Ihre E-Mails zu sortieren und zu kennzeichnen.

Lesen Sie mehr: So verwenden Sie Gmail als CRM.

Wem das als mittelständisches Unternehmen zu teuer ist, der kann stattdessen Gmail als CRM nutzen, zumal Google seinen Nutzern immer mehr Tools zur Verfügung stellt, um Ordnung zu halten.

In seinem neuesten Update präsentierte Google seinen G-Suite-Nutzern eine funktionsübergreifende Suche. Mit verbesserter Integrität innerhalb der Plattform können Sie jetzt von der Verwendung des so leistungsstarken Gmail-Suchtools profitieren und nicht nur in Ihren E-Mails, sondern auch in Chats nach Schlüsselwörtern und wichtigen Dateianhängen suchen!

Ein größeres Arsenal an Werkzeugen

Zusätzlich zu den oben genannten großen Produktneuheiten hat Google auch eine Reihe wichtiger Details implementiert, die darauf abzielen, Ihren Arbeitstag produktiver zu gestalten. Hier sind einige der Gmail-Updates für mehr Produktivität und reibungslosere Kommunikation:

• Sie können jetzt wichtige Räume anheften. Wenn Sie sich auf die Arbeit an einem bestimmten wichtigen Projekt konzentrieren und Ihre Tage damit verbringen, die Details zu besprechen, möchten Sie Ihre Zeit nicht damit verschwenden, nach dem Chatroom zu suchen, wenn er ständig in der Liste nach unten geht. Um Zeit zu sparen, heften Sie die Räume, die Sie am meisten benötigen, ganz oben in der Liste an, damit sie leichter zu finden und zugänglich sind.
• Setzen Sie Ihre Erreichbarkeit auf „Bitte nicht stören“. Wenn Sie gerade telefonieren oder einfach etwas Konzentration benötigen, um diesen geschäftlichen Pitch zu beenden, können Sie Ihre Kollegen darüber informieren, indem Sie dies in Ihrer Verfügbarkeitsaktualisierung angeben.
• Sorgen Sie mit Statusmeldungen wie „Nicht im Büro“ für eine ausgewogene Work-Life-Balance.

Lesen Sie mehr: So automatisieren Sie Ihre E-Mail-Routine in Google Mail.

Erhöhte Sicherheit für bessere Ergebnisse

Mehr Funktionen – mehr Nutzung – mehr wertvolle Informationen. Angesichts der erweiterten Leistungsfähigkeit von Gmail ist es nur natürlich, dass strengere Sicherheitsmaßnahmen erforderlich sind. Google steht hinter dir! Neben den Aktualisierungen der Google Mail-Funktionalität wie Meet und Chat in Google Mail wurden auch einige innovative Sicherheitsmaßnahmen eingeführt, die darauf abzielen, Ihren Produktivitätsstreik sicher und ununterbrochen zu halten. Zu den wichtigsten Merkmalen gehören:

• Klopfsteuerung. Der Gastgeber des Meetings hat mehr Kontrolle darüber, wer an seinen Meetings teilnimmt. Um Meeting-Angriffe zu deaktivieren, kann ein Teilnehmer, sobald er ausgeschlossen wurde, nicht mehr versuchen, demselben Meeting durch Klopfen beizutreten, es sei denn, der Gastgeber lädt ihn erneut ein.
• Sicherheitsschlösser. Gastgeber können nun den Teilnehmern ihrer Wahl Präsentations- und Chatrechte erteilen.

Darüber hinaus hat Google auch seinen Anti-Phishing-Schutz verstärkt, sodass Sie jetzt sicher sein können, dass die Links, die Sie in Ihren E-Mails oder Chats öffnen, keine Malware oder Viren sind.

Etwas Böses kommt auf diese Weise

Unabhängig davon, wie cool die Updates sind, es gibt immer Raum für Verbesserungen. Kurz nach den neuen aufregenden Funktionen, die Google bereits 2020 eingeführt hat, arbeitet es an weiteren Dingen, die G Suite-Benutzern in naher Zukunft zur Verfügung stehen werden:

• Bild-in-Bild-Videoanrufe direkt in Gmail
• Die Integration von Google Meet in Inhaltstools, z. B. Slides, Google Docs usw.

Mit diesen Updates gibt Google Ihnen einen kleinen Schubs auf dem Weg zur maximalen Produktivität. Wenn Sie nicht länger warten möchten und möchten, dass Ihr Unternehmen jetzt das effizienteste System einsetzt, transformieren Sie Ihr Gmail mit NetHunt Gmail CRM! Es bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion, damit Sie es ausprobieren und sehen können, wie einfach die Organisation damit wird!