คำแนะนำสำหรับ Gmail 2020: มีอะไรใหม่และวิธีใช้งานอย่างมีประสิทธิผล

ใช้เวลาสักครู่และพยายามจดจำชีวิตก่อนเกิดโรคระบาด ฉันรู้ มันให้ความรู้สึกเหมือนเมื่อหลายสิบปีก่อนและเป็นเวลาที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ COVID-19 มาถึงชีวิตคุณได้หรือไม่? มีผลกระทบต่อวิธีการทำงานของคุณหรือไม่?

Coronavirus ถือเป็นตัวเร่งปฏิกิริยาที่สำคัญสำหรับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในศตวรรษที่ 21 นอกจากผลกระทบด้านลบทั้งหมดแล้ว ไวรัสโคโรน่ายังเป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงสถานที่ทำงานและสถาบันการศึกษา โดยธรรมชาติแล้ว มันเรียกร้องให้มีการปรับปรุงนวัตกรรมซึ่งบรรดายักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีต่างก็ตอบสนองในทันที

อ่านเพิ่มเติม: 4 ลำดับความสำคัญหลังวิกฤตสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและวิธีดำเนินการ

แนวโน้มที่โดดเด่นที่สุดสำหรับ Google ในปี 2020 คือการพัฒนาการบูรณาการที่ดีขึ้น พนักงานโดยเฉลี่ยสลับไปมาระหว่าง 35 ใบสมัครงานที่มีความสำคัญยิ่งยวดมากกว่า 1,100 ครั้งต่อวัน (ที่มา: Pega.com) สิ่งนี้สามารถส่งผลเสียต่อผลิตภาพของบริษัทใดๆ ดังนั้น วันนี้ Google พยายามที่จะสร้างความผูกพันระหว่างผลิตภัณฑ์ของตนให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นเพื่อให้สามารถร่วมมือกันได้อย่างราบรื่น นวัตกรรมดังกล่าวทำให้ทุกคนที่ใช้บริการของ Google (โดยเฉพาะผู้ใช้ G Suite) สามารถยุติแอป switcheroo และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ในเวลาต่อมา

คุณอาจเริ่มต้นวันใหม่ด้วยการตรวจสอบอีเมล ทุกคนที่ Google ก็เช่นกัน และนั่นคือสิ่งที่พวกเขาตัดสินใจที่จะเริ่มต้นด้วยการแก้ไขของพวกเขา การอัปเดตที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่ Google นำเสนอต่อผู้ใช้คือ G Suite เวอร์ชันใหม่ที่น่าตื่นเต้นอย่างยิ่ง โดยมีเป้าหมายเพื่อเปลี่ยน Gmail ให้เป็นสถานที่ทำงานแบบมัลติฟังก์ชั่นสำหรับการทำงานจากที่บ้าน

มีอะไรใหม่และทำอย่างไรจึงจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากมัน!

ฟรี Google Meet Premium ในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ!

ย้อนกลับไปเมื่อการล็อกดาวน์เริ่มขึ้นในเดือนมีนาคม โลกตระหนักในทันทีว่าการทำงานร่วมกันจำเป็นต้องมีวิธีการสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น เมื่อจำเป็นต้องร่วมมือกันจากทางไกล ผู้คนหันมาใช้ตัวเลือกที่มีราคาเหมาะสมที่สุดและมีจำหน่ายทั่วไปในตลาด ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่แอปโทรผ่านวิดีโอฟรีจะมีส่วนแบ่งการตลาดมากที่สุด

เป็นที่ถกเถียงกันอยู่ว่า Zoom กลายเป็นแอพกำหนดการระบาดของ coronavirus ในช่วงสูงสุดของคลื่นลูกแรก มันสามารถอวดผู้เข้าร่วมประชุมได้กว่า 300 ล้านคนต่อวัน อย่างไรก็ตาม แม้จะมีฟังก์ชันทั้งหมดที่ Zoom นำเสนอ แต่ก็ไม่เหมาะกับความต้องการขององค์กร ปัญหาใหญ่อย่างหนึ่งของซอฟต์แวร์แฮงเอาท์วิดีโอฟรีนี้คือความจริงที่ว่าซอฟต์แวร์ดังกล่าวเสี่ยงต่อการละเมิดความปลอดภัยจำนวนมาก ความล้มเหลวในการรักษาความปลอดภัยเหล่านี้ชี้ให้เห็นถึงความจำเป็นในการเลือกทางเลือกที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นสาเหตุที่ Google ก้าวเข้ามาเพื่อกอบกู้โลก!

นั่นไม่ใช่ทั้งหมด. ดังที่ฉันได้กล่าวไปแล้ว G Suite กำลังมุ่งไปสู่ การผสานรวม ผลิตภัณฑ์ของตนอย่างเต็มรูปแบบ สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับ Google Meet และการประชุมทางธุรกิจของคุณ เมื่อเร็วๆ นี้ Google Meet พร้อมให้บริการใน Gmail คุณจึงสามารถเข้าร่วมการประชุมได้โดยตรงจากกล่องจดหมายของคุณ ทั้งบน Gmail บนเดสก์ท็อปและใน Gmail บน iOS และ Android

คุณลักษณะใหม่นี้ได้รับการดำเนินการอย่างเรียบร้อย หากคุณตรวจสอบแอป Gmail บนโทรศัพท์ คุณจะเห็นแท็บ Meet ที่ด้านล่างของหน้าจอพร้อมแสดงการประชุมที่กำหนดเวลาไว้ทั้งหมดในส่วน "การประชุมที่กำลังจะมีขึ้น" สิ่งเหล่านี้ถูกนำเข้าจาก Google ปฏิทินของคุณ และทั้งหมดที่ใช้ในการเข้าร่วมก็เพียงแค่แตะครั้งเดียว

หากไม่มีการประชุมที่บันทึกไว้ในปฏิทิน คุณจะมีส่วนร่วมกับแท็บ Meet ได้โดยจัดเซสชันด้วยตนเอง ในการทำเช่นนั้น ให้แตะปุ่ม 'การประชุมใหม่' และเลือกหนึ่งในสามตัวเลือก: รับลิงก์การประชุมเพื่อแชร์ (เริ่มการประชุมแต่ไม่ได้เข้าร่วม) เริ่มการประชุมทันที หรือกำหนดเวลาใน Google ปฏิทิน อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึง Google เรามักจะพูดถึงการบูรณาการอย่างเต็มรูปแบบ ดังนั้นคุณสามารถเข้าร่วมการประชุมอื่นๆ ที่ไม่ได้บันทึกไว้ใน Google ปฏิทินของคุณด้วยการป้อนรหัสการประชุม ทั้งหมดนี้ทำได้จากภายในแอป Gmail ของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถอยู่เหนือเวิร์กโฟลว์ของคุณได้โดยไม่พลาดรายละเอียดแม้แต่น้อย!

นอกจากนี้ คุณสามารถควบคุมคุณลักษณะนี้ได้อย่างเต็มที่ในกล่องจดหมายของคุณ หากคุณไม่ต้องการใช้ Gmail Meet ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณสามารถทำได้โดยอัปเดตการตั้งค่า เพียงยกเลิกการเลือก "แสดงแท็บ Meet สำหรับวิดีโอคอล" ใต้ "Meet" ภายในการตั้งค่าแอป Gmail

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ Gmail เป็นเครื่องมือ CRM

แชทได้ง่ายขึ้น

ไม่ว่าคุณจะชอบการสนทนาทางวิดีโอมากแค่ไหน ข้อเท็จจริงที่พิสูจน์แล้วว่าทีมธุรกิจใช้เวลาส่วนใหญ่ในการสนทนาผ่านข้อความตัวอักษร ปัจจุบันมีผลิตภัณฑ์ของบริษัทอื่นจำนวนมากสำหรับการสื่อสารในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น Slack และ Discord ทางเลือกของ Google คือ Google Hangouts… หรือเปล่า? ผลิตภัณฑ์ถัดไปของ Google ที่พุ่งเข้าสู่เทรนด์การรวมคือ Google Chat มีจุดมุ่งหมายเพื่อแทนที่ Google แฮงเอาท์และกลายเป็นวิธีการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานทั้งหมดของคุณจากภายในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ

Google Chat เป็นส่วนหนึ่งของ Gmail บนเว็บแล้ว

Google Chat ยังไม่ได้เปิดตัวใน Gmail สำหรับ iOS หรือ Android แต่ผู้ใช้ Gmail สำหรับเว็บสามารถเข้าถึงได้แล้ว ย้อนกลับไปในเดือนกรกฎาคม 2020 Google ได้มอบโอกาสที่ยอดเยี่ยมให้กับผู้ใช้ G Suite เพื่อให้การสนทนาทั้งหมดของพวกเขาทำงานในที่เดียว

คุณโอนผู้ใช้ทั้งหมดจาก Google Hangouts ไปยัง Google Chat ได้โดยเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมในคอนโซลผู้ดูแลระบบ สิ่งที่คุณต้องทำคือเปิดใช้การตั้งค่า "ใช้แชทเป็นหลัก" แล้ว Chat จะกลายเป็นแอปเริ่มต้นสำหรับการสื่อสารทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในบัญชีบริษัท G Suite

หากคุณเป็นแฟนตัวยงของ Google แฮงเอาท์ นี่คือสาเหตุบางประการที่คุณต้องการเปลี่ยนไปใช้ Google Chat แทน:

• การเปลี่ยนแปลงแท็บน้อยที่สุดเพื่อตรวจสอบการอัปเดตการสนทนา สามารถเข้าถึงการแชทจากภายในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ
• Google Chat รองรับทั้งข้อความส่วนตัวแบบตัวต่อตัวและแบบกลุ่ม
• เสนอปฏิกิริยาอีโมจิเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ และส่งอิโมจิสนุกๆ แทนการพิมพ์ข้อความ "ขอบคุณ" ยาวๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก
• เปิดใช้งานการรวมบอท
• คุณสามารถส่งต่อข้อความไปยังกล่องจดหมายของคุณได้โดยตรงจากแอปพลิเคชัน Google Chat
• เป็นไปได้ที่จะแก้ไขและลบข้อความ

Google สัญญาว่าจะเพิ่มคุณลักษณะนี้ในแอป Gmail บนมือถือสำหรับทั้งอุปกรณ์ Android และ iOS ในเร็วๆ นี้ โปรดคอยติดตาม!

ฟังก์ชั่นการทำงานร่วมกันของ Google Chat ได้ขยายออกไป

คุณอาจสังเกตเห็นแล้วว่า Google Chat เป็นแอปพลิเคชัน Gmail ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ซึ่งสามารถแทนที่ซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่นที่มีอยู่จำนวนมากเพื่อการสื่อสารได้อย่างง่ายดาย ในท้ายที่สุด ดูเหมือนว่าส่วนใหญ่เป็นเรื่องของความชอบส่วนบุคคล เนื่องจากคุณลักษณะหลายอย่างดูคล้ายคลึงกันมาก อย่างไรก็ตาม Google ทำให้เราประหลาดใจอีกครั้งด้วยฟังก์ชันการทำงานที่มากกว่าเดิม ห้องสนทนาที่เป็นส่วนหนึ่งของ Google Chat ก็สามารถเข้าถึงได้จากกล่องจดหมาย Gmail ของคุณและกลายเป็นสิ่งที่น่าตื่นเต้นยิ่งขึ้นไปอีก อาจเป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับโครงการระยะยาวของคุณโดยให้สมาชิกทุกคนในทีมของคุณเข้าใจตรงกัน แม้ว่าโดยพื้นฐานแล้วพวกเขาจะใช้เพจต่างกันก็ตาม

• ห้องสนทนาช่วยให้เพิ่มไฟล์และงานที่แชร์ได้ ตอนนี้คุณแชร์ไฟล์และสร้างงานให้กับสมาชิกในทีมได้โดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมาย Gmail
• แชร์แชท สิ่งที่ต้องทำ เอกสารสำคัญได้ในที่เดียว
• รวมบุคคลภายนอกบริษัทของคุณ การอัปเดตสนุกๆ ที่เสนอให้เป็นส่วนหนึ่งของ Google Chat ใหม่คือฟีเจอร์ที่ให้คุณเพิ่มผู้รับเหมาในการแชทเป็นกลุ่มได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำให้ผลผลิตของคุณก้าวไปข้างหน้าได้ เนื่องจากคุณมีทุกส่วนของสายการผลิตอยู่ในการตรวจสอบและจัดวาง ทำให้การสื่อสารของคุณข้ามองค์กร!

ให้มันค้นหา

ตามรายงานของ The Guardian พนักงานสำนักงานโดยเฉลี่ยได้รับ 121 อีเมลต่อวันทำงาน และส่งออกไปประมาณ 40 ฉบับ (ที่มา: The Guardian) พวกเราบางคนสูงกว่าค่าเฉลี่ยมาก! ไม่น่าแปลกใจที่ข้อมูลเหล่านี้อาจสูญหายได้เนื่องจากข้อมูลจำนวนมาก การจัดระเบียบและจัดการกล่องจดหมายของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพ คุณต้องการมีการติดต่อทั้งหมดและเข้าถึงได้ง่าย แน่นอนว่าวิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้ระบบ Gmail CRM เช่น NetHunt Gmail CRM ช่วยให้คุณจัดการไปป์ไลน์และจัดเรียงและติดป้ายกำกับอีเมลทั้งหมดของคุณ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ Gmail เป็น CRM

หากนั่นอยู่นอกช่วงราคาของคุณในฐานะธุรกิจ SME คุณสามารถใช้ Gmail เป็น CRM แทนได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจาก Google ได้ให้เครื่องมือแก่ผู้ใช้มากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อให้แน่ใจว่าจะง่ายต่อการจัดระเบียบสิ่งของของคุณ

ในการอัปเดตล่าสุด Google ได้นำเสนอการค้นหาแบบข้ามสายงานให้กับผู้ใช้ G Suite ด้วยความสมบูรณ์ที่เพิ่มมากขึ้นภายในแพลตฟอร์ม คุณจะได้รับประโยชน์จากการใช้เครื่องมือค้นหาของ Gmail ที่ทรงพลังและค้นหาวลีสำคัญและไฟล์แนบที่จำเป็น ไม่เพียงแต่ในอีเมลของคุณ แต่ในการแชทด้วย!

คลังเครื่องมือที่ใหญ่ขึ้น

นอกเหนือจากข่าวผลิตภัณฑ์ขนาดใหญ่ดังกล่าวแล้ว Google ยังใช้รายละเอียดที่สำคัญมากมายที่มุ่งทำให้วันทำงานของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น ต่อไปนี้คือการอัปเดตบางส่วนของ Gmail เพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นและการสื่อสารที่ราบรื่นยิ่งขึ้น:

• ตอนนี้คุณตรึงห้องสำคัญได้แล้ว หากคุณจดจ่ออยู่กับการทำงานในโครงการที่สำคัญอย่างหนึ่งโดยเฉพาะและใช้เวลาทั้งวันเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับรายละเอียดของโครงการ คุณไม่ต้องการเสียเวลามองหาห้องสนทนาเมื่อรายการนั้นอยู่ในรายการอย่างต่อเนื่อง เพื่อประหยัดเวลา ให้ปักหมุดห้องที่คุณต้องการมากที่สุดไว้ที่ด้านบนสุดของรายการ เพื่อให้ค้นหาและเข้าถึงได้ง่ายขึ้น
• ตั้งค่าความพร้อมของคุณเป็น "ห้ามรบกวน" หากคุณกำลังคุยโทรศัพท์อยู่ หรือเพียงแค่ต้องการสมาธิเพื่อจบการนำเสนอทางธุรกิจ คุณสามารถแจ้งให้เพื่อนร่วมงานของคุณทราบโดยระบุในการอัปเดตความพร้อมของคุณ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีพร้อมการแจ้งเตือนสถานะเช่น "ลางาน"

อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำให้กิจวัตรอีเมลของคุณเป็นแบบอัตโนมัติใน Gmail

การรักษาความปลอดภัยขั้นสูงเพื่อผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

คุณสมบัติเพิ่มเติม — การใช้งานที่เพิ่มขึ้น — ข้อมูลที่มีค่ามากขึ้น ด้วยความสามารถที่เพิ่มขึ้นของ Gmail จึงเป็นเรื่องปกติที่จะต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดขึ้น Google ช่วยคุณได้! นอกเหนือจากการอัปเดตฟังก์ชันการทำงานของ Gmail เช่น Meet และ Chat ภายใน Gmail แล้ว ยังได้เปิดตัวมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เป็นนวัตกรรมใหม่บางอย่างที่มุ่งรักษาการประท้วงด้านผลิตภาพของคุณให้ปลอดภัยและไม่หยุดชะงัก คุณสมบัติที่สำคัญที่สุด ได้แก่ :

• การควบคุมการเคาะ เจ้าภาพการประชุมสามารถควบคุมได้มากขึ้นว่าใครเข้าร่วมประชุม เพื่อปิดการโจมตีการประชุม เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมถูกไล่ออก พวกเขาจะไม่สามารถพยายามเข้าร่วมการประชุมเดียวกันอีกครั้งโดยการเคาะเว้นแต่โฮสต์จะเชิญพวกเขาอีกครั้ง
• ล็อคนิรภัย เจ้าของที่พักสามารถให้สิทธิ์ในการนำเสนอและสนทนากับผู้เข้าร่วมที่ต้องการได้

ยิ่งไปกว่านั้น Google ยังเสริมความแข็งแกร่งให้กับการป้องกันฟิชชิ่งอีกด้วย ดังนั้นคุณจึงวางใจได้ว่าลิงก์ที่คุณเปิดจากอีเมลหรือแชทของคุณจะไม่ใช่มัลแวร์หรือไวรัส

สิ่งชั่วร้ายมาทางนี้

ไม่ว่าการอัปเดตจะเจ๋งแค่ไหน ก็มีพื้นที่สำหรับการปรับปรุงอยู่เสมอ หลังจากฟีเจอร์ใหม่อันน่าตื่นเต้นที่ Google เปิดตัวในปี 2020 ได้ไม่นาน ก็กำลังดำเนินการกับสิ่งอื่นๆ ที่จะพร้อมให้บริการแก่ผู้ใช้ G Suite ในอนาคตอันใกล้:

• แฮงเอาท์วิดีโอแบบแสดงภาพซ้อนภาพได้ทันทีใน Gmail
• การผสานรวม Google Meet เข้ากับเครื่องมือเนื้อหา เช่น Slides, Google Docs เป็นต้น

การอัปเดตเหล่านี้ทำให้ Google ช่วยให้คุณก้าวไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานสูงสุดได้เล็กน้อย หากคุณไม่ต้องการรออีกต่อไปและต้องการให้ธุรกิจของคุณใช้ระบบที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในขณะนี้ ให้เปลี่ยน Gmail ของคุณด้วย NetHunt Gmail CRM! ให้ทดลองใช้งานฟรี 14 วันเพื่อให้คุณลองดูและดูว่าองค์กรจะใช้งานมันได้ง่ายเพียงใด!