Gmail 2020 지침: 새로운 기능 및 생산적으로 사용하는 방법

잠시 시간을 내어 팬데믹 이전의 삶을 기억해 보십시오. 수십 년 전과 완전히 다른 시간처럼 느껴집니다. COVID-19가 당신의 삶에 가져온 모든 변화를 추적할 수 있습니까? 일하는 방식에 영향을 미쳤습니까?

코로나바이러스는 이미 21세기 기술 발전의 중요한 촉매제로 간주됩니다. 모든 부정적인 결과와 함께 코로나바이러스는 직장과 교육 기관의 변화를 촉발했습니다. 당연히 모든 기술 대기업이 즉각적으로 대응한 향상된 혁신이 필요했습니다.

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2020년 Google의 가장 두드러진 트렌드는 더 나은 통합을 개발하는 것입니다. 평균적인 직원은 매일 1,100번 이상 35개의 작업에 중요한 응용 프로그램 사이를 전환합니다. (출처: Pega.com) 이는 모든 회사의 생산성에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 따라서 오늘날 Google은 제품 간의 유대를 더욱 강화하여 원활하게 협력할 수 있도록 노력하고 있습니다. 이러한 혁신을 통해 Google 서비스를 사용하는 모든 사람(특히 G Suite 사용자)은 앱 스위처를 종료하고 생산성을 크게 높일 수 있습니다.

이메일을 확인하는 것으로 하루를 시작할 수 있습니다. Google의 모든 직원도 마찬가지이며, 바로 여기에서 수정 작업을 시작하기로 결정했습니다. Google이 사용자에게 제공하는 가장 중요한 업데이트 중 하나는 Gmail을 재택 근무를 위한 다기능 작업 공간으로 바꾸는 것을 목표로 하는 새롭고 매우 흥미로운 G Suite 버전입니다.

새로운 기능과 이를 최대한 활용하는 방법은 다음과 같습니다.

Gmail 받은편지함에 있는 무료 Google Meet Premium!

락다운이 시작된 3월, 전 세계는 함께 일하기 위해서는 향상된 의사소통 수단이 필요하다는 것을 즉시 깨달았습니다. 원격으로 협력해야 할 필요성이 생겼을 때 사람들은 시장에서 가장 저렴하고 널리 이용 가능한 옵션으로 눈을 돌렸습니다. 따라서 무료 화상 통화 앱이 가장 많은 시장 점유율을 얻은 것은 놀라운 일이 아닙니다.

Zoom은 코로나바이러스 대유행의 정의 앱이 되었다고 주장합니다. 첫 번째 물결이 정점에 달했을 때 매일 3억 명 이상의 회의 참가자를 호스팅하는 것을 자랑할 수 있었습니다. 그러나 Zoom이 제공하는 모든 기능에도 불구하고 기업의 요구에 부적합한 것으로 나타났습니다. 이 무료 화상 통화 소프트웨어의 한 가지 큰 문제는 수많은 보안 침해에 취약하다는 사실이었습니다. 이러한 보안 문제로 인해 보다 안전한 대안이 필요하다는 사실이 확인되었으며, 이것이 바로 Google이 하루를 구하기 위해 나선 이유입니다!

그게 다가 아니다. 이미 언급했듯이 G Suite는 제품의 완전한 통합 을 향해 나아가고 있습니다. 이것이 Google Meet과 비즈니스 회의에 어떤 의미가 있나요? 최근 에 Gmail에서 Google Meet을 사용할 수 있게 되어 이제 데스크톱의 Gmail과 iOS 및 Android의 Gmail에서 받은편지함에서 바로 회의에 참여할 수 있습니다.

이 새로운 기능은 깔끔하게 실행됩니다. 휴대전화에서 Gmail 앱을 확인하면 '예정된 회의' 섹션에 예약된 모든 회의와 함께 화면 하단의 회의 탭을 볼 수 있습니다. 이는 Google 캘린더에서 가져오며 탭 한 번으로 참여하기만 하면 됩니다.

캘린더에 저장된 회의가 없는 경우 세션을 직접 구성하여 회의 탭에 참여할 수 있습니다. 그렇게 하려면 '새 회의' 버튼을 누르고 공유할 회의 링크 가져오기(회의를 시작하지만 참여하지 않음), 즉석 회의를 시작하거나 Google 캘린더에서 회의를 예약하는 세 가지 옵션 중 하나를 선택합니다. 그러나 Google의 경우 Google은 항상 완전한 통합을 이야기하므로 Gmail 앱 내에서 회의 코드를 입력하여 Google 캘린더에 저장되지 않은 다른 회의에 참여할 수도 있습니다. 그렇게 하면 하나의 세부 사항도 놓치지 않고 워크플로를 최신 상태로 유지할 수 있습니다!

게다가 받은 편지함에서 이 기능을 완전히 제어할 수 있습니다. 어떤 이유로든 Gmail Meet을 사용하지 않고 유지하려는 경우 설정을 업데이트하면 쉽게 업데이트할 수 있습니다. Gmail 앱 설정의 'Meet'에서 '영상 통화용 Meet 탭 표시'를 선택 해제하기만 하면 됩니다.

추가 자료: Gmail을 CRM 도구로 사용하는 방법

채팅하기 쉬워졌습니다

화상 통화를 아무리 좋아해도 비즈니스 팀이 문자 메시지를 통해 채팅하는 데 가장 많은 시간을 보낸다는 것은 입증된 사실입니다. 현재 Slack 및 Discord와 같은 효율적인 업무 커뮤니케이션을 위한 수많은 타사 제품이 있습니다. Google의 대안은 Google 행아웃입니다... 아니면 그렇습니까? 통합 트렌드에 뛰어든 다음 Google 제품은 Google Chat입니다. Google 행아웃을 대체하고 Gmail 받은편지함에서 모든 동료와 가장 생산적인 커뮤니케이션 방법이 되기 위한 것입니다.

Google Chat은 이제 웹용 Gmail의 일부입니다.

Google 채팅은 iOS 또는 Android용 Gmail에 아직 도입되지 않았지만 웹용 Gmail 사용자는 이미 액세스할 수 있습니다. 2020년 7월에 Google은 G Suite 사용자에게 모든 대화를 한 곳에서 실행할 수 있는 놀라운 기회를 제공했습니다.

관리 콘솔에서 적절한 옵션을 선택하여 Google 행아웃의 모든 사용자를 Google 채팅으로 이전할 수 있습니다. '채팅 선호' 설정을 활성화하기만 하면 채팅이 G Suite 회사 계정 내에서 발생하는 모든 커뮤니케이션의 기본 앱이 됩니다.

Google 행아웃의 열렬한 팬이라면 Google 채팅으로 전환하고 싶은 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

• 대화 업데이트를 확인하기 위해 탭 변경으로 인한 중단 최소화 Gmail 받은편지함 내에서 채팅에 액세스할 수 있습니다.
• Google 채팅은 1:1 및 그룹 채팅을 모두 지원합니다.
• 이모티콘 반응을 제공하여 생산성을 높이고 긴 '감사합니다' 메시지를 반복해서 입력하는 대신 재미있는 이모티콘을 보내기만 하면 됩니다.
• 봇 통합이 활성화되었습니다.
• Google 채팅 애플리케이션에서 바로 받은편지함으로 메시지를 전달할 수 있습니다.
• 메시지 수정 및 삭제가 가능합니다.

Google은 곧 Android 및 iOS 기기용 모바일 Gmail 앱에 이 기능을 추가할 것을 약속하므로 계속 지켜봐 주시기 바랍니다!

Google Chat의 협업 기능 범위가 확장되었습니다.

눈치채셨겠지만 Google Chat은 커뮤니케이션을 위해 기존의 많은 타사 소프트웨어를 쉽게 대체할 수 있는 완전한 기능의 Gmail 애플리케이션입니다. 하루가 끝나면 많은 기능이 매우 유사해 보이기 때문에 대부분 개인 취향의 문제인 것 같습니다. 그러나 Google은 더 많은 기능으로 우리를 다시 한 번 놀라게 했습니다. Google 채팅의 일부인 채팅방도 이제 Gmail 받은편지함에서 액세스할 수 있으며 훨씬 더 흥미진진해졌습니다. 팀의 모든 구성원이 본질적으로 다른 페이지를 사용하더라도 동일한 페이지에 머물 수 있도록 함으로써 장기 프로젝트에 가장 적합한 솔루션이 될 수 있습니다.

• 대화방에서는 공유 파일 및 작업을 추가할 수 있습니다. 이제 Gmail 받은편지함을 벗어나지 않고도 팀 ​​구성원을 위해 파일을 공유하고 작업을 만들 수 있습니다.
• 공유 채팅, 할 일, 필수 문서를 한 곳에서 사용할 수 있습니다.
• 회사 외부의 사람들을 포함하십시오. 새로운 Google 채팅의 일부로 제공되는 또 다른 재미있는 업데이트는 그룹 채팅에 계약자를 추가할 수 있는 기능입니다. 그렇게 하면 생산 라인의 모든 부분을 점검하고 제자리에 배치할 수 있으므로 생산성을 극대화할 수 있습니다. 조직 간 커뮤니케이션을 만드십시오!

검색해봐

가디언에 따르면 사무실 직원은 하루 평균 121개의 이메일을 받고 그 중 약 40개를 보냅니다(출처: Guardian). 우리 중 일부는 평균보다 훨씬 높습니다! 이러한 정보 흐름으로 인해 일부 세부 정보가 손실될 수 있다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 받은 편지함을 효과적으로 구성하고 관리하는 것이 생산성 향상의 핵심입니다. 모든 서신이 제자리에 있고 쉽게 액세스할 수 있기를 원합니다. 물론 이를 수행하는 가장 좋은 방법은 NetHunt Gmail CRM과 같은 Gmail CRM 시스템을 사용하는 것입니다. 파이프라인을 관리하고 모든 이메일을 정렬하고 레이블을 지정하는 데 도움이 됩니다.

더 읽어보기: Gmail을 CRM으로 사용하는 방법

SME 비즈니스의 가격 범위를 벗어나는 경우 Gmail을 CRM으로 사용할 수 있습니다. 특히 Google은 사용자에게 업무를 쉽게 정리할 수 있도록 점점 더 많은 도구를 제공하고 있기 때문입니다.

최신 업데이트에서 Google은 G Suite 사용자에게 교차 기능 검색을 제공했습니다. 플랫폼 내에서 향상된 무결성을 통해 이제 강력한 Gmail 검색 도구를 사용하여 이메일뿐만 아니라 채팅에서도 핵심 문구와 필수 첨부 파일을 찾을 수 있습니다.

더 많은 도구 모음

앞서 언급한 주요 제품 뉴스 외에도 Google은 업무 생산성을 높이기 위한 여러 가지 중요한 세부 정보를 구현했습니다. 생산성 향상과 원활한 커뮤니케이션을 위한 몇 가지 Gmail 업데이트는 다음과 같습니다.

• 이제 중요한 방을 고정할 수 있습니다. 특정 중요한 프로젝트에 집중하고 세부 사항에 대해 논의하는 데 하루를 보낸다면 대화방이 목록에서 계속 아래로 내려갈 때 채팅방을 찾는 데 시간을 낭비하고 싶지 않을 것입니다. 시간을 절약하려면 가장 필요한 방을 목록 상단에 고정하여 더 쉽게 찾고 액세스할 수 있습니다.
• 사용 가능 여부를 "방해 금지"로 설정하십시오. 통화 중이거나 비즈니스 프레젠테이션을 완료하는 데 집중해야 하는 경우 가용성 업데이트에 표시하여 동료에게 알릴 수 있습니다.
• "부재중"과 같은 상태 알림으로 일과 삶의 균형을 잘 유지하십시오.

더 읽어보기: Gmail에서 이메일 루틴을 자동화하는 방법

더 나은 결과를 위한 보안 강화

더 많은 기능 — 사용 증가 — 더 가치 있는 정보. Gmail의 기능이 향상됨에 따라 보다 강력한 보안 조치가 필요한 것은 당연합니다. Google이 지원합니다! Gmail 내의 Meet 및 Chat과 같은 Gmail 기능 업데이트와 함께 생산성을 안전하고 중단 없이 유지하기 위한 몇 가지 혁신적인 보안 조치도 도입했습니다. 가장 중요한 기능은 다음과 같습니다.

• 노크 컨트롤. 회의 주최자는 회의에 참석하는 사람을 더 많이 제어할 수 있습니다. 회의 공격을 비활성화하기 위해 참석자가 퇴장되면 호스트가 다시 초대하지 않는 한 노크를 통해 동일한 회의에 다시 참여할 수 없습니다.
• 안전 잠금 장치. 이제 주최자는 선택한 참석자에게 발표 및 채팅 권한을 부여할 수 있습니다.

또한 Google은 피싱 방지 보호 기능을 강화하여 이제 이메일이나 채팅에서 여는 링크가 맬웨어나 바이러스가 아니므로 안심할 수 있습니다.

뭔가 사악해, 이쪽으로 온다

업데이트가 얼마나 멋진지 상관없이 항상 개선의 여지가 있습니다. Google은 2020년에 이미 도입한 새롭고 흥미로운 기능 직후에 가까운 장래에 G Suite 사용자가 사용할 수 있는 더 많은 기능을 개발하고 있습니다.

• Gmail에서 바로 PIP(Picture-in-Picture) 화상 통화
• Google Meet을 프레젠테이션, Google 문서 등의 콘텐츠 도구에 통합

이러한 업데이트는 Google에서 생산성을 극대화하는 과정에서 약간의 추진력을 제공합니다. 더 이상 기다리지 않고 지금 바로 가장 효율적인 시스템을 사용하고 싶다면 NetHunt Gmail CRM으로 Gmail을 혁신하십시오! 14일 무료 평가판을 제공하여 확인하고 구성이 얼마나 쉬운지 확인할 수 있습니다!