Gmail 2020 說明：新增功能以及如何高效使用

已發表: 2020-09-02

花一點時間，試著記住大流行前的生活。 我知道，感覺就像幾十年前和完全不同的時代。 您能追踪 COVID-19 給您的生活帶來的所有變化嗎？ 它影響了你的工作方式嗎？

冠狀病毒已被認為是 21 世紀技術進步的重要催化劑。 除了所有負面後果外，冠狀病毒還引發了工作場所和教育機構的轉型。 自然，它呼籲加強創新，所有科技巨頭都迅速做出了反應。

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谷歌在 2020 年最突出的趨勢是開發更好的集成。 員工平均每天在 35 個關鍵工作應用程序之間切換超過 1,100 次。 （來源：Pega.com） 這可能對任何公司的生產力產生不利影響。 因此，今天，谷歌尋求使其產品之間的聯繫更加牢固，以便它們可以無縫合作。 這種創新允許使用谷歌服務的每個人（尤其是 G Suite 用戶）終止應用程序切換，從而顯著提高生產力。

您可能通過查看電子郵件開始新的一天； 谷歌的每個人也是如此，而這正是他們決定從修正開始的地方。 谷歌向其用戶展示的最重要的更新之一是全新的、超級激動人心的 G Suite 版本，旨在將 Gmail 轉變為在家工作的多功能工作場所。

這是新功能以及如何充分利用它！

在您的 Gmail 收件箱中免費使用 Google Meet Premium！

早在 3 月開始封鎖時，全世界立即意識到合作需要增強的溝通方式。 當遠程合作的需求出現時，人們轉向市場上最實惠、最廣泛可用的選擇。 因此，免費的視頻通話應用程序獲得了最大的市場份額也就不足為奇了。

有人認為，Zoom 成為了冠狀病毒大流行的決定性應用：在第一波疫情的高峰期，它可以吹噓每天接待超過 3 億的會議參與者。 然而，即使使用 Zoom 提供的所有功能，它還是不適合企業需求。 這款免費視頻通話軟件的一個大問題是它容易受到眾多安全漏洞的攻擊。 這些安全挫折表明需要更安全的替代方案，這就是谷歌介入以挽救局面的原因！

早在 2020 年春天，谷歌就向擁有電子郵件地址的所有人免費提供了 Google Meet Premium 訪問權限。 在那之前，Google Meet 只對 G Suite 用戶開放。 但是，今天，您可以通過 Gmail 或 Google 日曆加入 Google 個人用戶，享受安全且高質量的視頻會議的樂趣。 對於 G Suite 成員，也有一些令人愉快的更新。 使用 G Suite 為其遠程團隊提供支持的企業現在有資格免費使用 G Suite 的高級功能，例如大規模流式傳輸（一個域上最多 10,000 名觀看者）！

那不是全部。 正如我已經提到的，G Suite 正朝著全面整合其產品的方向發展。 這對 Google Meet 和您的商務會議意味著什麼？ 最近， Google Meet 已在 Gmail 中推出，因此您現在可以在桌面版 Gmail 以及 iOS 和 Android 版 Gmail 中直接從收件箱加入會議。

這個新功能同樣被巧妙地執行。 如果您在手機上查看 Gmail 應用程序，您現在將能夠在屏幕底部看到“會議”標籤，所有已安排的會議都顯示在“即將召開的會議”部分中。 這些是從您的 Google 日曆中導入的，只需單擊一下即可加入它們。

圖片來源：G Suite 更新博客

如果您沒有在日曆中保存任何會議，您可以通過自己組織會議來使用“會議”選項卡。 為此，請點擊“新會議”按鈕並選擇以下三個選項之一：獲取要共享的會議鏈接（開始會議但不加入）、開始即時會議或在 Google 日曆中安排會議。 但是，對於 Google，我們總是談論完全集成，因此您還可以通過輸入會議代碼來加入未保存在 Google 日曆中的其他會議，所有這些都來自您的 Gmail 應用程序。 這樣，您就可以掌握工作流程，而不會錯過任何一個細節！

此外，您可以完全控制收件箱中的此功能。 如果出於任何原因，您希望保持 Gmail 無會議，您可以通過更新設置輕鬆做到這一點：只需在 Gmail 應用設置中的“會議”下取消選擇“顯示視頻通話的會議標籤”。

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聊天變得更容易了

無論您多麼喜歡視頻通話，事實證明，業務團隊花費最多時間通過短信聊天。 目前有許多用於高效工作溝通的第三方產品，例如 Slack 和 Discord。 谷歌的替代品是谷歌環聊……是嗎？ 下一個順應集成趨勢的 Google 產品是 Google Chat。 它旨在取代 Google Hangouts，並成為從 Gmail 收件箱內與所有同事交流的最有效方式。

Google Chat 現在是 Gmail 網頁版的一部分

Google Chat 尚未在適用於 iOS 或 Android 的 Gmail 中引入，但網頁版 Gmail 用戶已經可以使用它。 早在 2020 年 7 月，谷歌就為其 G Suite 用戶提供了一個絕佳的機會，讓他們可以在一個地方進行所有對話。

圖片來源：G Suite 更新博客

通過在管理控制台中選擇適當的選項，您可以將所有用戶從 Google Hangouts 轉移到 Google Chat。 您需要做的就是啟用“聊天首選”設置，聊天將成為您 G Suite 公司帳戶中進行的所有通信的默認應用。

如果您是 Google Hangouts 的忠實粉絲，以下是您希望改用 Google Chat 的一些原因：

  • 更改標籤以檢查對話更新的干擾最小； 能夠從您的 Gmail 收件箱中訪問聊天。
  • Google Chat 支持 1 對 1 和群組直接消息。
  • 提供表情符號反應以提高您的工作效率，並且只需發送一個有趣的表情符號，而不是一遍又一遍地輸入長長的“謝謝”消息。
  • 機器人集成已啟用。
  • 您可以直接從 Google Chat 應用程序將消息轉發到您的收件箱。
  • 可以編輯和刪除消息。

Google 承諾很快就會將此功能添加到其適用於 Android 和 iOS 設備的移動 Gmail 應用程序中，敬請期待！

Google Chat 的協作功能範圍已擴大

您可能已經註意到，Google Chat 是一款功能齊全的 Gmail 應用程序，可以輕鬆替換很多現有的第三方通信軟件。 歸根結底，這似乎主要取決於個人喜好，因為許多功能看起來非常相似。 然而，谷歌再次以更多的功能讓我們感到驚訝。 作為 Google Chat 一部分的聊天室現在也可以從您的 Gmail 收件箱中訪問，並且變得更加令人興奮。 通過讓團隊的所有成員保持在同一頁面上，即使他們本質上使用不同的頁面，這可能是您長期項目的最佳解決方案。

  • 聊天室允許添加共享文件和任務。 現在，您無需離開 Gmail 收件箱即可為團隊成員共享文件和創建任務。
  • 共享聊天、待辦事項和重要文檔集中在一處。
  • 包括公司以外的人。 作為新的 Google Chat 的一部分提供的另一個有趣的更新是允許您將承包商添加到您的群聊的功能。 這樣一來，您就可以使您的生產力飛速發展，因為您可以檢查和放置生產線的所有部件。 讓您的溝通跨組織！

給它一個搜索

據《衛報》報導，普通辦公室員工每個工作日會收到 121 封電子郵件，並發送了大約 40 封（來源：《衛報》）。 我們中的一些人雖然遠高於平均水平！ 有了這樣的信息流，一些細節可能會丟失也就不足為奇了。 有效地組織和管理您的收件箱是提高生產力的關鍵。 您希望將所有通信都放在適當的位置並易於訪問。 當然，最好的方法是使用 Gmail CRM 系統，例如 NetHunt Gmail CRM。 它可以幫助您管理您的管道，並對所有電子郵件進行分類和標記。

向左箭頭 閱讀更多：如何將 Gmail 用作 CRM。

如果這超出了您作為 SME 業務的價格範圍，那麼您可以將 Gmail 用作 CRM，特別是因為 Google 正在為其用戶提供越來越多的工具，以確保您可以輕鬆地讓您的事情井井有條。

圖片來源：G Suite 更新博客

在其最新更新中，谷歌向其 G Suite 用戶展示了跨功能搜索。 通過增強平台內的完整性，您現在可以受益於使用功能強大的 Gmail 搜索工具，不僅可以在您的電子郵件中，還可以在聊天中查找關鍵短語和重要文件附件！

更大的工具庫

除了上述重大產品新聞之外，谷歌還實施了一系列重要細節，旨在讓您的工作日更有效率。 以下是一些用於提高工作效率和更順暢溝通的 Gmail 更新：

  • 您現在可以固定重要的房間。 如果您專注於一個特別重要的項目並花時間討論它的細節，那麼您不想浪費時間尋找聊天室，因為它在列表中不斷下降。 為了節省一些時間，請將您最需要的房間固定在列表頂部，以便更容易找到和訪問。
  • 將您的可用性設置為“請勿打擾”。 如果您正在接聽電話，或者只是需要一些注意力來完成該業務宣傳，您可以通過在您的可用性更新中指出來讓您的同事知道。
  • 通過“不在辦公室”等狀態通知，確保您在工作與生活之間取得良好的平衡。

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增強安全性以獲得更好的結果

更多功能——更多使用——更有價值的信息。 隨著 Gmail 功能的增強，自然需要更強大的安全措施。 谷歌支持你！ 除了 Gmail 中的 Meet 和 Chat 等 Gmail 功能更新外，它還推出了一些創新的安全措施，旨在確保您的工作效率不受干擾。 最重要的功能包括：

  • 敲門控制。 會議主持人可以更好地控制誰參加他們的會議。 為了禁用會議攻擊，一旦與會者被驅逐，他們將無法通過敲門再次嘗試加入同一會議，除非主持人重新邀請他們。
  • 安全鎖。 主持人現在可以向他們選擇的與會者授予演示和聊天權限。

最重要的是，谷歌還加強了其反網絡釣魚保護，因此您現在可以放心，您從電子郵件或聊天中打開的鏈接不是惡意軟件或病毒。

壞事來了

不管更新有多酷，總有改進的餘地。 在 Google 於 2020 年推出令人興奮的新功能後不久，它正在開發更多將在不久的將來提供給 G Suite 用戶的東西：

  • Gmail 中的畫中畫視頻通話
  • 將 Google Meet 集成到內容工具中，例如 Slides、Google Docs 等。

這些更新是 Google 為您在實現最大生產力的道路上提供了一點推動力。 如果您不想再等待，並希望您的企業立即使用最高效的系統，請使用 NetHunt Gmail CRM 改造您的 Gmail！ 它提供了 14 天的免費試用期供您查看，看看使用它變得多麼容易組織！