Instrukcje dotyczące Gmaila 2020: co nowego i jak z niego efektywnie korzystać

Poświęć chwilę i spróbuj sobie przypomnieć życie sprzed pandemii. Wiem, wydaje się, jakby to było kilkadziesiąt lat temu i zupełnie inny czas. Czy potrafisz prześledzić wszystkie zmiany, jakie COVID-19 wprowadził do Twojego życia? Czy wpłynęło to na sposób, w jaki pracujesz?

Koronawirus jest już uważany za znaczący katalizator postępu technologicznego w XXI wieku. Oprócz wszystkich negatywnych konsekwencji koronawirus zapoczątkował również transformację miejsc pracy i instytucji edukacyjnych. Oczywiście wezwał do zwiększenia innowacji, na które wszyscy giganci technologiczni szybko zareagowali.

Przeczytaj więcej: 4 priorytety pokryzysowe dla małych firm i sposoby ich działania.

Najbardziej widocznym trendem dla Google w 2020 roku jest rozwijanie lepszej integracji. Przeciętny pracownik przełącza się między 35 aplikacjami krytycznymi dla stanowiska pracy ponad 1100 razy dziennie. (Źródło: Pega.com) Może to mieć negatywny wpływ na produktywność każdej firmy. Dlatego dzisiaj Google stara się, aby więź między swoimi produktami była jeszcze silniejsza, aby mogły bezproblemowo współpracować. Taka innowacja pozwala wszystkim korzystającym z usług Google (zwłaszcza użytkownikom G Suite) zakończyć przełączanie aplikacji, a co za tym idzie, cieszyć się znacznym wzrostem produktywności.

Prawdopodobnie zaczynasz swój dzień od sprawdzenia e-maili; tak samo robią wszyscy w Google, i właśnie tam zdecydowali się zacząć ze swoimi poprawkami. Jedną z najważniejszych aktualizacji prezentowanych przez Google swoim użytkownikom jest zupełnie nowa, super ekscytująca wersja G Suite, której celem jest przekształcenie Gmaila w wielofunkcyjne miejsce pracy do pracy w domu.

Oto, co nowego i jak najlepiej je wykorzystać!

Bezpłatna usługa Google Meet Premium w skrzynce odbiorczej Gmaila!

Kiedy w marcu rozpoczęła się blokada, świat natychmiast zdał sobie sprawę, że wspólna praca wymaga ulepszonych środków komunikacji. Gdy pojawiła się potrzeba współpracy zdalnej, ludzie zwrócili się w stronę najtańszej i powszechnie dostępnej opcji na rynku. Dlatego nie dziwi fakt, że największy udział w rynku zdobyła bezpłatna aplikacja do rozmów wideo.

Twierdzi się, że Zoom stał się aplikacją definiującą pandemię koronawirusa: w szczytowym momencie pierwszej fali mogła pochwalić się goszczeniem ponad 300 milionów uczestników spotkań dziennie. Jednak nawet przy całej funkcjonalności oferowanej przez Zoom okazał się nieodpowiedni dla potrzeb przedsiębiorstw. Dużym problemem związanym z tym bezpłatnym oprogramowaniem do rozmów wideo był fakt, że było ono podatne na liczne naruszenia bezpieczeństwa. Te niepowodzenia w zakresie bezpieczeństwa wskazały na potrzebę bezpieczniejszej alternatywy, dlatego Google wkroczył, aby uratować sytuację!

To nie wszystko. Jak już wspomniałem, G Suite zmierza w kierunku pełnej integracji swoich produktów. Co to oznacza dla Google Meet i spotkań biznesowych? Niedawno usługa Google Meet stała się dostępna w Gmailu , dzięki czemu możesz teraz dołączać do spotkań bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej zarówno w Gmailu na komputerze, jak i w Gmailu na iOS i Androida.

Ta nowa funkcja jest równie starannie wykonana. Jeśli sprawdzisz aplikację Gmail na telefonie, zobaczysz teraz kartę Meet u dołu ekranu ze wszystkimi zaplanowanymi spotkaniami widocznymi w sekcji „Nadchodzące spotkania”. Są one importowane z Twojego Kalendarza Google, a aby do nich dołączyć, wystarczy jedno dotknięcie.

Jeśli nie masz zapisanych żadnych spotkań w kalendarzu, możesz skorzystać z karty Meet, samodzielnie organizując sesję. Aby to zrobić, dotknij przycisku „Nowe spotkanie” i wybierz jedną z trzech opcji: uzyskaj link do spotkania do udostępnienia (rozpoczyna spotkanie, ale nie dołącza do niego), rozpocznij natychmiastowe spotkanie lub zaplanuj je w Kalendarzu Google. Jednak jeśli chodzi o Google, zawsze mówimy o pełnej integracji, dzięki czemu możesz także dołączyć do innych konferencji, które nie są zapisane w Twoim Kalendarzu Google, wprowadzając kod spotkania, a wszystko to z poziomu aplikacji Gmail. W ten sposób możesz być na bieżąco z przepływem pracy, nie tracąc ani jednego szczegółu!

Poza tym masz pełną kontrolę nad tą funkcją w swojej skrzynce odbiorczej. Jeśli z jakiegoś powodu wolisz zachować Gmaila bez Meet, możesz to łatwo zrobić, aktualizując ustawienia: po prostu usuń zaznaczenie opcji „Pokaż kartę Meet do rozmów wideo” w sekcji „Meet” w ustawieniach aplikacji Gmail.

Czytaj dalej: Jak używać Gmaila jako narzędzia CRM

Łatwiej jest rozmawiać

Bez względu na to, jak bardzo lubisz rozmowy wideo, udowodniono, że zespoły biznesowe spędzają najwięcej czasu na czacie za pośrednictwem wiadomości tekstowych. Obecnie istnieje wiele produktów innych firm do wydajnej komunikacji w pracy, takich jak Slack i Discord. Alternatywą Google jest Google Hangouts… a może? Kolejnym produktem Google, który wskoczył na trend integracji, jest Google Chat. Ma zastąpić Google Hangouts i stać się najbardziej produktywnym sposobem komunikowania się ze wszystkimi współpracownikami z poziomu skrzynki odbiorczej Gmaila.

Czat Google jest teraz częścią Gmaila w internecie

Google Chat nie został jeszcze wprowadzony w Gmailu na iOS lub Androida, ale jest już dostępny dla użytkowników Gmaila w przeglądarce. W lipcu 2020 r. Google dał użytkownikom G Suite niesamowitą możliwość prowadzenia wszystkich rozmów w jednym miejscu.

Możesz przenieść wszystkich swoich użytkowników z Google Hangouts do Google Chat, wybierając odpowiednią opcję w konsoli administracyjnej. Wystarczy, że włączysz ustawienie „Preferowany czat”, a czat stanie się domyślną aplikacją dla całej komunikacji odbywającej się na koncie firmowym G Suite.

Jeśli jesteś oddanym fanem Google Hangouts, oto kilka powodów, dla których chcesz zamiast tego przejść na Google Chat:

• Minimalne zakłócenie zmiany kart w celu sprawdzenia aktualizacji konwersacji; mieć dostęp do czatów w skrzynce odbiorczej Gmaila.
• Czat Google obsługuje zarówno bezpośrednie wiadomości 1:1, jak i grupowe.
• Oferuje reakcje emotikonów w celu zwiększenia produktywności i po prostu wysyłanie zabawnych emotikonów zamiast ciągłego wpisywania długiej wiadomości „Dziękuję”.
• Integracje z botami są włączone.
• Możesz przekazywać wiadomości do swojej skrzynki odbiorczej bezpośrednio z aplikacji Google Chat.
• Istnieje możliwość edytowania i usuwania wiadomości.

Google obiecuje, że wkrótce doda tę funkcję do swojej mobilnej aplikacji Gmail na urządzenia z systemem Android i iOS, więc bądź na bieżąco!

Rozszerzył się zakres funkcji współpracy w Google Chat

Jak mogłeś zauważyć, Czat Google to w pełni funkcjonalna aplikacja Gmail, która może z łatwością zastąpić wiele istniejącego oprogramowania do komunikacji innych firm. Pod koniec dnia wydaje się, że jest to głównie kwestia osobistych preferencji, ponieważ wiele funkcji wydaje się bardzo podobnych. Jednak po raz kolejny Google zaskoczył nas jeszcze większą funkcjonalnością. Pokoje czatu w ramach Czatu Google są teraz dostępne w skrzynce odbiorczej Gmaila i stały się jeszcze bardziej ekscytujące. Może to być najlepsze rozwiązanie dla twoich długoterminowych projektów, pozwalając wszystkim członkom twojego zespołu pozostać na tej samej stronie, nawet jeśli zasadniczo używają różnych stron.

• Pokoje rozmów umożliwiają dodawanie udostępnionych plików i zadań. Możesz teraz udostępniać pliki i tworzyć zadania dla członków zespołu bez opuszczania skrzynki odbiorczej Gmaila.
• Wspólny czat, zadania do wykonania, niezbędne dokumenty dostępne w jednym miejscu.
• Uwzględnij osoby spoza Twojej firmy. Kolejną zabawną aktualizacją oferowaną w ramach nowego Czatu Google jest funkcja umożliwiająca dodawanie kontrahentów do czatów grupowych. W ten sposób możesz zwiększyć swoją produktywność, tak jak wszystkie części linii produkcyjnej są na swoim miejscu. Spraw, aby Twoja komunikacja była międzyorganizacyjna!

Przeszukaj go

Według Guardiana przeciętny pracownik biura otrzymuje 121 e-maili dziennie i wysyła około 40 z nich (Źródło: The Guardian). Niektórzy z nas są jednak znacznie powyżej średniej! Nic dziwnego, że przy takim strumieniu informacji niektóre szczegóły mogą się zgubić. Skuteczne organizowanie i zarządzanie skrzynką odbiorczą jest kluczem do zwiększonej produktywności. Chcesz mieć całą swoją korespondencję na miejscu i łatwo dostępną. Najlepszym sposobem na to byłoby oczywiście skorzystanie z systemu Gmail CRM, takiego jak NetHunt Gmail CRM. Pomaga zarządzać potokami oraz sortować i oznaczać wszystkie e-maile.

Przeczytaj więcej: Jak używać Gmaila jako CRM.

Jeśli jest to poza twoim zasięgiem cenowym jako firmy z sektora MŚP, zamiast tego możesz używać Gmaila jako CRM, zwłaszcza że Google zapewnia swoim użytkownikom coraz więcej narzędzi, aby upewnić się, że łatwo jest utrzymać porządek.

W najnowszej aktualizacji Google zaprezentował użytkownikom G Suite wielofunkcyjne wyszukiwanie. Dzięki zwiększonej integralności platformy możesz teraz korzystać z niezwykle zaawansowanego narzędzia wyszukiwania Gmaila i szukać kluczowych fraz i niezbędnych załączników, nie tylko w wiadomościach e-mail, ale także w czatach!

Większy arsenał narzędzi

Oprócz wspomnianych wyżej ważnych nowości produktowych, Google wdrożył również szereg ważnych szczegółów, które mają na celu zwiększenie produktywności Twojego dnia pracy. Oto kilka aktualizacji Gmaila, które poprawiają produktywność i płynną komunikację:

• Możesz teraz przypiąć ważne pokoje. Jeśli koncentrujesz się na pracy nad jednym konkretnym ważnym projektem i spędzasz dni na omawianiu jego szczegółów, nie chcesz tracić czasu na szukanie pokoju rozmów, gdy ten stale pojawia się na liście. Aby zaoszczędzić trochę czasu, przypnij najbardziej potrzebne pokoje na górze listy, aby łatwiej je znaleźć i uzyskać do nich dostęp.
• Ustaw swoją dostępność na „Nie przeszkadzać”. Jeśli prowadzisz rozmowę telefoniczną lub po prostu potrzebujesz koncentracji, aby zakończyć prezentację biznesową, możesz powiadomić współpracowników, wskazując to w aktualizacji dostępności.
• Upewnij się, że masz dobrą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym dzięki informacjom o statusie, takim jak „Poza biurem”.

Przeczytaj więcej: Jak zautomatyzować rutynę poczty e-mail w Gmailu.

Większe bezpieczeństwo dla lepszych wyników

Więcej funkcji — zwiększone wykorzystanie — więcej cennych informacji. Dzięki zwiększonym możliwościom Gmaila to naturalne, że potrzebne są silniejsze środki bezpieczeństwa. Google cię wspiera! Oprócz aktualizacji funkcji Gmaila, takich jak Meet i Chat w Gmailu, wprowadzono również kilka innowacyjnych środków bezpieczeństwa, których celem jest zapewnienie bezpieczeństwa i nieprzerwanego wzrostu wydajności. Najważniejsze cechy to:

• Pukanie kontroli. Gospodarz spotkania ma większą kontrolę nad tym, kto uczestniczy w jego spotkaniach. Aby wyłączyć ataki na spotkanie, gdy uczestnik zostanie usunięty, nie będzie mógł ponownie dołączyć do tego samego spotkania przez pukanie, chyba że gospodarz ponownie go zaprosi.
• Zamki bezpieczeństwa. Gospodarze mogą teraz przyznawać prawa do prezentacji i czatowania wybranym przez siebie uczestnikom.

Co więcej, Google wzmocniło również ochronę przed phishingiem, dzięki czemu możesz mieć pewność, że linki otwierane w wiadomościach e-mail lub na czacie nie są złośliwym oprogramowaniem ani wirusami.

Coś złego nadchodzi w ten sposób

Niezależnie od tego, jak fajne są aktualizacje, zawsze jest miejsce na ulepszenia. Krótko po nowych ekscytujących funkcjach wprowadzonych przez Google już w 2020 r. pracujemy nad kolejnymi funkcjami, które będą dostępne dla użytkowników G Suite w najbliższej przyszłości:

• Rozmowy wideo typu „obraz w obrazie” bezpośrednio w Gmailu
• Integracja Google Meet z narzędziami do obsługi treści, np. Prezentacje, Dokumenty Google itp.

Te aktualizacje to Google, które dają ci trochę impulsu na ścieżce do maksymalnej produktywności. Jeśli nie chcesz dłużej czekać i chciałbyś, aby Twoja firma korzystała już teraz z najbardziej wydajnego systemu, przekształć swojego Gmaila za pomocą NetHunt Gmail CRM! Oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny, dzięki któremu możesz to sprawdzić i zobaczyć, jak łatwa staje się z nim organizacja!