Instrucțiuni Gmail 2020: Ce este nou și cum să le utilizați productiv

Luați o secundă și încercați să vă amintiți viața de dinaintea pandemiei. Știu, se simte ca acum zeci de ani și într-o perioadă complet diferită. Poți urmări toate schimbările aduse de COVID-19 în viața ta? A afectat modul în care lucrați?

Coronavirusul este deja considerat a fi un catalizator semnificativ pentru progresul tehnologic în secolul XXI. Pe lângă toate consecințele negative, coronavirusul a declanșat și transformarea locurilor de muncă și a instituțiilor de învățământ. Desigur, a cerut o inovație sporită la care toți giganții tehnologiei au reacționat prompt.

Citiți mai multe: 4 priorități post-criză pentru întreprinderile mici și cum să le acționați.

Cea mai proeminentă tendință pentru Google în 2020 este dezvoltarea unei mai bune integrări. Angajatul mediu comută între 35 de aplicații critice de peste 1.100 de ori în fiecare zi. (Sursa: Pega.com) Acest lucru poate avea un efect negativ asupra productivității oricărei companii. Prin urmare, astăzi, Google încearcă să facă legătura dintre produsele sale și mai solidă, astfel încât acestea să poată coopera fără probleme. O astfel de inovație permite tuturor celor care utilizează serviciile Google (în special utilizatorilor G Suite) să închidă comutarea aplicației și, ulterior, să se bucure de o creștere semnificativă a productivității.

Probabil că vă începeți ziua verificând e-mailurile; la fel și toți cei de la Google și exact de aici au decis să înceapă cu amendamentele lor. Una dintre cele mai semnificative actualizări prezentate de Google utilizatorilor săi este noua versiune super incitantă a G Suite, menită să transforme Gmail într-un loc de muncă multifuncțional pentru lucrul de acasă.

Iată ce este nou și cum să profitați la maximum de ele!

Google Meet Premium gratuit în căsuța dvs. de e-mail Gmail!

Când a început blocarea, în martie, lumea și-a dat seama imediat că lucrul împreună necesita mijloace de comunicare îmbunătățite. Când a apărut nevoia de a coopera de la distanță, oamenii au apelat la cea mai accesibilă și disponibilă opțiune de pe piață. Prin urmare, nu este o surpriză că o aplicație de apel video gratuită a adunat cea mai mare cotă de piață.

Se susține că Zoom a devenit aplicația definitorie a pandemiei de coronavirus: în perioada de vârf a primului val, s-ar putea lăuda să găzduiască peste 300 de milioane de participanți la întâlniri zilnic. Cu toate acestea, chiar și cu toate funcționalitățile oferite de Zoom, s-a dovedit a fi nepotrivit nevoilor întreprinderii. O mare problemă cu acest software gratuit pentru apeluri video a fost faptul că era vulnerabil la numeroase breșe de securitate. Aceste eșecuri de securitate au identificat necesitatea unei alternative mai sigure, motiv pentru care Google a intervenit pentru a salva ziua!

Asta nu e tot. După cum am menționat deja, G Suite se îndreaptă către integrarea completă a produselor sale. Ce înseamnă acest lucru pentru Google Meet și întâlnirile dvs. de afaceri? Recent, Google Meet a devenit disponibil în Gmail , așa că acum vă puteți înscrie la întâlniri direct din căsuța de e-mail, atât pe Gmail de pe desktop, cât și în Gmail pe iOS și Android.

Această nouă caracteristică este la fel de bine executată. Dacă verificați aplicația Gmail pe telefon, acum veți putea vedea fila Meet în partea de jos a ecranului, cu toate întâlnirile programate afișate în secțiunea „Întâlniri viitoare”. Acestea sunt importate din Google Calendar și tot ce este nevoie pentru a le alătura este o singură atingere.

Dacă nu aveți nicio întâlnire salvată în calendar, puteți interacționa cu fila Meet organizând singur o sesiune. Pentru a face acest lucru, atingeți butonul „Întâlnire nouă” și alegeți una dintre cele trei opțiuni: obțineți un link de întâlnire pentru a partaja (începe o întâlnire, dar nu se alătură acesteia), începeți o întâlnire instantanee sau programați una în Google Calendar. Cu toate acestea, când vine vorba de Google, vorbim întotdeauna de integrare completă, astfel încât să vă puteți înscrie și la alte conferințe care nu sunt salvate în Google Calendar, introducând codul întâlnirii, totul din interiorul aplicației Gmail. În acest fel, puteți rămâne la curent cu fluxul de lucru fără a pierde niciun detaliu!

În plus, aveți control deplin asupra acestei funcții în căsuța dvs. de e-mail. Dacă, din orice motiv, preferați să vă păstrați Gmail fără Meet, puteți face acest lucru cu ușurință actualizându-vă setările: pur și simplu deselectați „Afișați fila Meet pentru apeluri video” sub „Meet” din Setările aplicației Gmail.

Lectură suplimentară: Cum să utilizați Gmail ca instrument CRM

A devenit mai ușor să discutați

Indiferent cât de mult vă plac apelurile video, este un fapt dovedit că echipele de afaceri petrec cel mai mult timp chat prin mesaje text. În prezent, există numeroase produse terțe pentru comunicare eficientă în muncă, cum ar fi Slack și Discord. Alternativa Google este Google Hangouts... sau este? Următorul produs Google care a sărit pe tendința de integrare este Google Chat. Este destinat să înlocuiască Google Hangouts și să devină cea mai productivă modalitate de a comunica cu toți colegii din interiorul căsuței dvs. de e-mail Gmail.

Google Chat face acum parte din Gmail pe web

Google Chat nu a fost încă introdus în Gmail pentru iOS sau Android, dar este deja accesibil utilizatorilor Gmail pentru web. În iulie 2020, Google le-a oferit utilizatorilor săi G Suite o oportunitate minunată de a avea toate conversațiile lor într-un singur loc.

Puteți transfera toți utilizatorii dvs. din Google Hangouts pe Google Chat selectând opțiunea corespunzătoare în consola de administrare. Tot ce trebuie să faceți este să activați setarea „Chat preferat”, iar Chat devine aplicația implicită pentru toate comunicările care au loc în contul dvs. de companie G Suite.

Dacă sunteți un fan devotat al Google Hangouts, iată câteva dintre motivele pentru care doriți să treceți la Google Chat:

• Întreruperea minimă a modificării filelor pentru a verifica actualizările conversațiilor; puteți accesa chat-urile din căsuța dvs. de e-mail Gmail.
• Google Chat acceptă atât mesaje directe 1:1, cât și mesaje directe de grup.
• Oferă reacții emoji pentru a-ți crește productivitatea și pur și simplu trimite un emoji distractiv în loc să tastezi un mesaj lung de „Mulțumesc” iar și iar.
• Sunt activate integrările de bot.
• Puteți redirecționa mesajele către căsuța de e-mail direct din aplicația Google Chat.
• Este posibil să editați și să ștergeți mesaje.

Google promite să adauge această funcție în aplicația sa mobilă Gmail atât pentru dispozitivele Android, cât și pentru iOS, așa că rămâneți pe fază!

Gama de funcții de colaborare ale Google Chat s-a extins

După cum probabil ați observat, Google Chat este o aplicație Gmail complet funcțională, care poate înlocui cu ușurință o mulțime de software terță parte existent pentru comunicare. La sfârșitul zilei, se pare că este în mare parte o chestiune de preferință personală, deoarece multe dintre caracteristici par foarte asemănătoare. Cu toate acestea, încă o dată Google ne-a surprins cu și mai multe funcționalități. Camerele de chat care fac parte din Google Chat sunt, de asemenea, accesibile acum din căsuța de e-mail Gmail și au devenit și mai interesante. Ar putea fi cea mai bună soluție pentru proiectele tale pe termen lung, permițând tuturor membrilor echipei să rămână pe aceeași pagină, chiar dacă în esență folosesc pagini diferite.

• Camerele de chat permit adăugarea de fișiere și sarcini partajate. Acum puteți partaja fișiere și puteți crea sarcini pentru membrii echipei fără a părăsi căsuța de e-mail Gmail.
• Chat partajat, sarcini de făcut, documente esențiale disponibile într-un singur loc.
• Includeți oameni din afara companiei dvs. O altă actualizare distractivă oferită ca parte a noului Google Chat este caracteristica care vă permite să adăugați contractori la chaturile dvs. de grup. În acest fel, vă puteți face productivitatea să treacă peste cap, deoarece ați avea toate părțile liniei de producție verificate și la locul lor. Faceți-vă comunicarea interorganizațională!

Dă-i o căutare

Potrivit The Guardian, angajatul mediu de birou primește 121 de e-mailuri pe zi de lucru și trimite aproximativ 40 dintre ele (Sursa: The Guardian). Unii dintre noi sunt cu mult peste medie! Nu este de mirare că, cu un astfel de flux de informații, unele detalii se pot pierde. Organizarea și gestionarea eficientă a căsuței de e-mail este cheia pentru o productivitate sporită. Doriți să aveți toată corespondența la loc și ușor accesibilă. Cel mai bun mod de a face acest lucru ar fi, desigur, să folosiți un sistem Gmail CRM, cum ar fi NetHunt Gmail CRM. Vă ajută să vă gestionați conductele și să aveți toate e-mailurile sortate și etichetate.

Citiți mai multe: Cum să utilizați Gmail ca CRM.

Dacă acest lucru nu se încadrează în gama de prețuri ca afacere de IMM, puteți utiliza Gmail ca CRM, mai ales că Google oferă utilizatorilor săi din ce în ce mai multe instrumente pentru a vă asigura că este ușor să vă păstrați lucrurile în ordine.

În cea mai recentă actualizare, Google a prezentat utilizatorilor săi G Suite o căutare interfuncțională. Cu o integritate sporită în cadrul platformei, acum puteți beneficia de pe urma folosirii instrumentului de căutare mereu atât de puternic Gmail și să căutați fraze cheie și atașamente esențiale de fișiere, nu numai în e-mailurile dvs., ci și în chat-uri!

Un arsenal mai mare de instrumente

Pe lângă știrile despre produse mari menționate mai sus, Google a implementat și o serie de detalii importante menite să vă facă ziua de lucru mai productivă. Iată câteva dintre actualizările Gmail pentru o productivitate mai bună și o comunicare mai fluidă:

• Acum puteți fixa camere importante. Dacă sunteți concentrat să lucrați la un anumit proiect important și vă petreceți zilele discutând detaliile acestuia, nu doriți să vă pierdeți timpul căutând camera de chat când aceasta scade în mod continuu în listă. Pentru a economisi ceva timp, fixați camerele de care aveți cea mai mare nevoie în partea de sus a listei, astfel încât să fie mai ușor de găsit și accesat.
• Setați disponibilitatea la „Nu deranja”. Dacă sunteți într-o convorbire sau pur și simplu aveți nevoie de concentrare pentru a finaliza prezentarea de afaceri, le puteți anunța colegilor, indicând acest lucru în actualizarea dvs. de disponibilitate.
• Asigurați-vă că aveți un echilibru bun între viața profesională și viața privată cu notificări de stare precum „În afara biroului”.

Citiți mai multe: Cum să vă automatizați rutina de e-mail în Gmail.

Securitate sporită pentru rezultate mai bune

Mai multe caracteristici — utilizare sporită — informații mai valoroase. Cu capacitatea sporită a Gmail, este firesc să fie necesare măsuri de securitate mai puternice. Google v-a luat spatele! Pe lângă actualizările funcționalității Gmail, cum ar fi Meet și Chat din Gmail, a lansat și câteva măsuri inovatoare de securitate menite să vă mențină greva de productivitate în siguranță și neîntreruptă. Cele mai importante caracteristici includ:

• Ciocnirea controalelor. Gazda întâlnirii are mai mult control asupra cine participă la întâlnirile lor. Pentru a dezactiva atacurile la întâlnire, odată ce un participant este expulzat, acesta nu va putea încerca să se alăture din nou la aceeași întâlnire bătând decât dacă gazda îl reinvită.
• Încuietori de siguranță. Gazdele pot acum acorda drepturi de prezentare și chat participanților la alegere.

În plus, Google și-a consolidat și protecția anti-phishing, astfel încât acum puteți fi siguri că linkurile pe care le deschideți din e-mailuri sau chat nu sunt malware sau viruși.

Ceva rău, vine așa

Indiferent de cât de cool sunt actualizările, există întotdeauna loc de îmbunătățire. La scurt timp după noile funcții interesante pe care Google le-a introdus deja în 2020, lucrează la mai multe lucruri care vor fi disponibile pentru utilizatorii G Suite în viitorul apropiat:

• Apeluri video imagine în imagine direct în Gmail
• Integrarea Google Meet în instrumente de conținut, de exemplu, Slides, Google Docs etc.

Aceste actualizări sunt Google care vă oferă un mic impuls pe calea către productivitate maximă. Dacă nu doriți să mai așteptați și doriți ca afacerea dvs. să folosească cel mai eficient sistem chiar acum, transformați-vă Gmail cu NetHunt Gmail CRM! Oferă o perioadă de încercare gratuită de 14 zile pentru ca tu să o verifici și să vezi cât de ușoară devine organizarea cu ea!