Инструкции по Gmail 2020: что нового и как продуктивно использовать

Найдите секунду и попытайтесь вспомнить жизнь до пандемии. Я знаю, это похоже на десятилетия назад и в совершенно другое время. Можете ли вы проследить все изменения, которые COVID-19 внес в вашу жизнь? Повлияло ли это на то, как вы работаете?

Коронавирус уже считается значительным катализатором технического прогресса в 21 веке. Помимо всех негативных последствий, коронавирус также дал толчок трансформации рабочих мест и учебных заведений. Естественно, это потребовало расширенных инноваций, на которые незамедлительно отреагировали все технологические гиганты.

Подробнее: 4 посткризисных приоритета для малого бизнеса и способы их решения.

Наиболее заметной тенденцией Google в 2020 году является улучшение интеграции. В среднем сотрудник переключается между 35 критически важными приложениями более 1100 раз в день. (Источник: Pega.com) Это может отрицательно сказаться на производительности любой компании. Следовательно, сегодня Google стремится сделать связь между своими продуктами еще более прочной, чтобы они могли беспрепятственно взаимодействовать. Такое новшество позволяет всем, кто использует сервисы Google (особенно пользователям G Suite), отказаться от переключения приложений и, следовательно, значительно повысить производительность.

Вероятно, вы начинаете свой день с проверки электронной почты; так делают все в Google, и именно с этого они решили начать возмещение ущерба. Одним из самых значительных обновлений, представленных Google своим пользователям, является совершенно новая, супер-захватывающая версия G Suite, призванная превратить Gmail в многофункциональное рабочее место для работы из дома.

Вот что нового и как извлечь из этого максимальную пользу!

Бесплатный Google Meet Premium в вашем почтовом ящике Gmail!

Когда в марте началась блокировка, мир сразу понял, что для совместной работы требуются улучшенные средства связи. Когда возникла необходимость сотрудничать удаленно, люди обратились к наиболее доступному и широкодоступному варианту на рынке. Поэтому неудивительно, что бесплатное приложение для видеозвонков получило наибольшую долю рынка.

Утверждается, что Zoom стал определяющим приложением пандемии коронавируса: в разгар первой волны он мог ежедневно принимать более 300 миллионов участников встреч. Однако даже при всем функционале, предлагаемом Zoom, он оказался непригоден для нужд предприятия. Одна большая проблема с этим бесплатным программным обеспечением для видеозвонков заключалась в том, что оно было уязвимо для многочисленных нарушений безопасности. Эти проблемы с безопасностью выявили потребность в более безопасной альтернативе, поэтому Google вмешался, чтобы спасти положение!

Это не все. Как я уже упоминал, G Suite движется к полной интеграции своих продуктов. Что это значит для Google Meet и ваших деловых встреч? Недавно Google Meet стал доступен в Gmail , поэтому теперь вы можете присоединяться к собраниям прямо из папки «Входящие» как в Gmail на компьютере, так и в Gmail на iOS и Android.

Эта новая функция так же аккуратно выполнена. Если вы проверите свое приложение Gmail на своем телефоне, вы теперь сможете увидеть вкладку «Встречи» в нижней части экрана со всеми запланированными встречами, показанными в разделе «Предстоящие встречи». Они импортируются из вашего Календаря Google, и все, что нужно, чтобы присоединиться к ним, — это одно касание.

Если в вашем календаре нет сохраненных собраний, вы можете использовать вкладку «Встречи», организовав сеанс самостоятельно. Для этого нажмите кнопку «Новая встреча» и выберите один из трех вариантов: получить ссылку на встречу для совместного использования (начать встречу, но не присоединиться к ней), начать мгновенную встречу или запланировать ее в Календаре Google. Однако когда дело доходит до Google, мы всегда говорим о полной интеграции, поэтому вы также можете присоединиться к другим конференциям, не сохраненным в вашем Календаре Google, введя код встречи, и все это из вашего приложения Gmail. Таким образом, вы могли бы оставаться на вершине своего рабочего процесса, не упуская ни одной детали!

Кроме того, у вас есть полный контроль над этой функцией в вашем почтовом ящике. Если по какой-либо причине вы предпочитаете использовать Gmail без Meet-less, вы можете легко сделать это, обновив настройки: просто снимите флажок «Показывать вкладку Meet для видеовызовов» в разделе «Meet» в настройках приложения Gmail.

Дополнительная литература: Как использовать Gmail в качестве инструмента CRM

Общаться стало проще

Независимо от того, насколько вы любите видеозвонки, это доказанный факт, что бизнес-команды проводят больше всего времени в чате с помощью текстовых сообщений. В настоящее время существует множество сторонних продуктов для эффективного рабочего общения, таких как Slack и Discord. Альтернативой Google является Google Hangouts… или нет? Следующим продуктом Google, воспользовавшимся тенденцией интеграции, является Google Chat. Он призван заменить Google Hangouts и стать наиболее продуктивным способом общения со всеми вашими коллегами из почтового ящика Gmail.

Google Chat теперь является частью Gmail в Интернете

Google Chat еще не представлен в Gmail для iOS или Android, но он уже доступен для пользователей Gmail для Интернета. Еще в июле 2020 года Google предоставил своим пользователям G Suite прекрасную возможность вести все свои разговоры в одном месте.

Вы можете перевести всех своих пользователей из Google Hangouts в Google Chat, выбрав соответствующий параметр в консоли администратора. Все, что вам нужно сделать, это включить параметр «Предпочтительный чат», и чат станет приложением по умолчанию для всего общения, происходящего в вашей учетной записи компании G Suite.

Если вы преданный поклонник Google Hangouts, вот несколько причин, по которым вы хотели бы вместо этого переключиться на Google Chat:

• Минимальное прерывание смены вкладок для проверки обновлений разговора; иметь доступ к чатам из вашего почтового ящика Gmail.
• Google Chat поддерживает как 1:1, так и групповые прямые сообщения.
• Предлагает реакции смайликов, чтобы повысить вашу продуктивность и просто отправить забавный смайлик вместо того, чтобы печатать длинное сообщение «Спасибо» снова и снова.
• Интеграция с ботами включена.
• Вы можете пересылать сообщения в свой почтовый ящик прямо из приложения Google Chat.
• Можно редактировать и удалять сообщения.

Google обещает очень скоро добавить эту функцию в свое мобильное приложение Gmail для устройств Android и iOS, так что следите за обновлениями!

Спектр совместных функций Google Chat расширился

Как вы могли заметить, Google Chat — это полнофункциональное приложение Gmail, которое может легко заменить множество существующих сторонних программ для общения. В конце концов, кажется, что это в основном вопрос личных предпочтений, поскольку многие функции кажутся очень похожими. Однако в очередной раз Google удивил нас еще большим функционалом. Комнаты чата как часть Google Chat теперь также доступны из вашего почтового ящика Gmail и стали еще более захватывающими. Это может быть лучшим решением для ваших долгосрочных проектов, позволяя всем членам вашей команды оставаться на одной странице, даже если они по сути используют разные страницы.

• Чаты позволяют добавлять общие файлы и задачи. Теперь вы можете обмениваться файлами и создавать задачи для членов вашей команды, не выходя из почтового ящика Gmail.
• Общий чат, задачи, необходимые документы доступны в одном месте.
• Включите людей за пределами вашей компании. Еще одно забавное обновление, предлагаемое как часть нового Google Chat, — это функция, позволяющая добавлять подрядчиков в ваши групповые чаты. Таким образом, вы можете поднять свою производительность на крышу, поскольку у вас будут все части вашей производственной линии под контролем и на месте. Сделайте вашу коммуникацию кросс-организационной!

Дайте ему поиск

По данным The Guardian, средний офисный сотрудник получает 121 электронное письмо за рабочий день и отправляет около 40 из них (Источник: The Guardian). Хотя некоторые из нас намного выше среднего! Неудивительно, что при таком потоке информации некоторые детали могут потеряться. Эффективная организация почтового ящика и управление им является ключом к повышению производительности. Вы хотите, чтобы вся ваша корреспонденция была на месте и легкодоступна. Лучшим способом сделать это, конечно же, будет использование CRM-системы Gmail, такой как NetHunt Gmail CRM. Это поможет вам управлять своими конвейерами и сортировать и маркировать все ваши электронные письма.

Подробнее: Как использовать Gmail в качестве CRM.

Если это выходит за рамки вашего ценового диапазона как предприятия малого и среднего бизнеса, вместо этого вы можете использовать Gmail в качестве CRM, тем более что Google предоставляет своим пользователям все больше и больше инструментов, позволяющих легко поддерживать порядок.

В своем последнем обновлении Google представил пользователям G Suite кросс-функциональный поиск. Благодаря улучшенной целостности платформы вы теперь можете воспользоваться очень мощным инструментом поиска Gmail и искать ключевые фразы и важные вложенные файлы не только в своих электронных письмах, но и в чатах!

Большой арсенал инструментов

Помимо вышеупомянутых больших новостей о продуктах, Google также реализовал ряд важных деталей, направленных на то, чтобы сделать ваш рабочий день более продуктивным. Вот некоторые из обновлений Gmail для повышения производительности и более плавного общения:

• Теперь вы можете закреплять важные комнаты. Если вы сосредоточены на работе над одним конкретным важным проектом и проводите дни, обсуждая его детали, вы не хотите тратить свое время на поиск чата, когда он постоянно опускается в списке. Чтобы сэкономить время, закрепите комнаты, которые вам нужны больше всего, в верхней части списка, чтобы их было легче найти и получить к ним доступ.
• Установите доступность на «Не беспокоить». Если вы разговариваете по телефону или вам просто нужно сконцентрироваться, чтобы закончить деловую презентацию, вы можете сообщить об этом своим коллегам, указав это в своем обновлении доступности.
• Убедитесь, что у вас хороший баланс между работой и личной жизнью, с уведомлениями о статусе, такими как «Нет на месте».

Подробнее: Как автоматизировать работу с электронной почтой в Gmail.

Повышенная безопасность для лучших результатов

Больше возможностей — более широкое использование — больше ценной информации. С возросшими возможностями Gmail вполне естественно, что необходимы более строгие меры безопасности. Google вас поддержал! Наряду с обновлениями функций Gmail, такими как Meet и Chat в Gmail, он также внедрил некоторые инновационные меры безопасности, направленные на обеспечение безопасности и бесперебойной работы. Наиболее важные функции включают в себя:

• Стук управления. Организатор собрания имеет больший контроль над тем, кто посещает его собрания. Чтобы отключить атаки собрания, после изгнания участника он не сможет снова попытаться присоединиться к тому же собранию, постукивая, если организатор повторно не пригласит его.
• Замки безопасности. Организаторы теперь могут предоставлять права презентации и общения в чате участникам по своему выбору.

Кроме того, Google также усилил свою защиту от фишинга, поэтому теперь вы можете быть уверены, что ссылки, которые вы открываете в своих электронных письмах или в чате, не являются вредоносными программами или вирусами.

Что-то злое, этот путь идет

Какими бы крутыми ни были обновления, всегда есть возможности для улучшения. Вскоре после новых интересных функций, которые Google уже представил в 2020 году, компания работает над дополнительными функциями, которые будут доступны пользователям G Suite в ближайшем будущем:

• Видеозвонки в режиме «картинка в картинке» прямо в Gmail
• Интеграция Google Meet в инструменты для работы с контентом, например Slides, Google Docs и т. д.

Эти обновления Google дают вам небольшой толчок на пути к максимальной производительности. Если вы не хотите больше ждать и хотите, чтобы ваш бизнес использовал самую эффективную систему прямо сейчас, трансформируйте свой Gmail с помощью NetHunt Gmail CRM! Он предлагает 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы вы могли проверить его и увидеть, насколько простой становится организация!