Istruzioni di Gmail 2020: cosa c'è di nuovo e come utilizzarlo in modo produttivo

Prenditi un secondo e prova a ricordare la vita pre-pandemia. Lo so, sembra decenni fa e un tempo completamente diverso. Riesci a tracciare tutti i cambiamenti che il COVID-19 ha portato nella tua vita? Ha influito sul tuo modo di lavorare?

Il coronavirus è già considerato un catalizzatore significativo per il progresso tecnologico nel 21° secolo. Oltre a tutte le conseguenze negative, il coronavirus ha anche dato il via alla trasformazione dei luoghi di lavoro e delle istituzioni educative. Naturalmente, ha richiesto una maggiore innovazione a cui tutti i giganti della tecnologia hanno prontamente reagito.

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La tendenza più importante per Google nel 2020 è lo sviluppo di una migliore integrazione. Il dipendente medio passa da 35 applicazioni critiche per il lavoro più di 1.100 volte al giorno. (Fonte: Pega.com) Ciò può avere un effetto negativo sulla produttività di qualsiasi azienda. Pertanto, oggi Google cerca di rendere ancora più solido il legame tra i suoi prodotti in modo che possano collaborare senza problemi. Tale innovazione consente a tutti coloro che utilizzano i servizi Google (soprattutto gli utenti di G Suite) di terminare lo switcheroo delle app e, di conseguenza, di godere di un notevole aumento della produttività.

Probabilmente inizi la giornata controllando le e-mail; così fanno tutti in Google, ed è proprio da lì che hanno deciso di iniziare con le loro ammende. Uno degli aggiornamenti più significativi presentati da Google ai suoi utenti è la nuovissima, super eccitante versione di G Suite volta a trasformare Gmail in un luogo di lavoro multifunzionale per lavorare da casa.

Ecco le novità e come sfruttarle al meglio!

Google Meet Premium gratuito nella tua casella di posta Gmail!

Quando è iniziato il blocco, a marzo, il mondo ha immediatamente capito che lavorare insieme richiedeva mezzi di comunicazione migliorati. Quando è sorta la necessità di collaborare a distanza, le persone si sono rivolte all'opzione più conveniente e ampiamente disponibile sul mercato. Quindi, non sorprende che un'app di videochiamata gratuita abbia ottenuto la quota maggiore di mercato.

Si sostiene che Zoom sia diventata l'app che definisce la pandemia di coronavirus: durante il picco della prima ondata, poteva vantare di ospitare oltre 300 milioni di partecipanti al meeting ogni giorno. Tuttavia, pur con tutte le funzionalità offerte da Zoom, si è rivelato inadatto alle esigenze aziendali. Un grosso problema con questo software di videochiamata gratuito era il fatto che era vulnerabile a numerose violazioni della sicurezza. Queste battute d'arresto della sicurezza hanno identificato la necessità di un'alternativa più sicura, motivo per cui Google è intervenuta per salvare la situazione!

Non è tutto. Come ho già accennato, G Suite si sta muovendo verso la piena integrazione dei suoi prodotti. Cosa significa questo per Google Meet e le tue riunioni di lavoro? Di recente, Google Meet è diventato disponibile in Gmail , quindi ora puoi partecipare alle riunioni direttamente dalla tua casella di posta sia su Gmail sul desktop che su Gmail su iOS e Android.

Questa nuova funzionalità è altrettanto ben eseguita. Se controlli la tua app Gmail sul tuo telefono, ora sarai in grado di vedere la scheda Meet nella parte inferiore dello schermo con tutte le tue riunioni programmate mostrate nella sezione "Prossime riunioni". Quelli vengono importati dal tuo Google Calendar e tutto ciò che serve per unirti a loro è un solo tocco.

Se non hai riunioni salvate nel calendario, puoi interagire con la scheda Meet organizzando tu stesso una sessione. Per farlo, tocca il pulsante "Nuova riunione" e scegli una delle tre opzioni: ottieni un collegamento alla riunione da condividere (avvia una riunione ma non partecipa), avvia una riunione istantanea o pianificane una in Google Calendar. Tuttavia, quando si tratta di Google, si parla sempre di piena integrazione, quindi puoi anche partecipare ad altre conferenze non salvate nel tuo Google Calendar inserendo il codice riunione, il tutto dall'interno della tua app Gmail. In questo modo, potresti rimanere aggiornato sul tuo flusso di lavoro senza perdere un singolo dettaglio!

Inoltre, hai il pieno controllo su questa funzione nella tua casella di posta. Se, per qualsiasi motivo, preferisci mantenere Gmail Meet-less, puoi farlo facilmente aggiornando le tue impostazioni: deseleziona semplicemente "Mostra la scheda Meet per le videochiamate" in "Meet" all'interno delle Impostazioni dell'app Gmail.

Ulteriori letture: Come utilizzare Gmail come strumento CRM

È diventato più facile chattare

Non importa quanto ami le videochiamate, è un fatto provato che i team aziendali trascorrono la maggior parte del tempo a chattare tramite messaggi di testo. Attualmente esistono numerosi prodotti di terze parti per una comunicazione di lavoro efficiente come Slack e Discord. L'alternativa di Google è Google Hangouts... o no? Il prossimo prodotto Google che è saltato sulla tendenza dell'integrazione è Google Chat. Ha lo scopo di sostituire Google Hangouts e diventare il modo più produttivo per comunicare con tutti i tuoi colleghi dalla posta in arrivo di Gmail.

Google Chat fa ora parte di Gmail sul Web

Google Chat deve ancora essere introdotto in Gmail per iOS o Android, ma è già accessibile agli utenti di Gmail per il Web. Nel luglio 2020, Google ha offerto ai suoi utenti di G Suite una meravigliosa opportunità di svolgere tutte le loro conversazioni in un unico posto.

Puoi trasferire tutti i tuoi utenti da Google Hangouts a Google Chat selezionando l'opzione appropriata nella Console di amministrazione. Tutto quello che devi fare è abilitare l'impostazione "Chat preferita" e Chat diventa l'app predefinita per tutte le comunicazioni che avvengono all'interno del tuo account aziendale G Suite.

Se sei un devoto fan di Google Hangouts, ecco alcuni dei motivi per cui vorresti passare invece a Google Chat:

• Interruzione minima della modifica delle schede per controllare gli aggiornamenti delle conversazioni; in grado di accedere alle chat dalla posta in arrivo di Gmail.
• Google Chat supporta sia i messaggi diretti 1:1 che quelli di gruppo.
• Offre reazioni emoji per aumentare la tua produttività e inviare semplicemente un'emoji divertente invece di digitare un lungo messaggio di ringraziamento più e più volte.
• Le integrazioni con i bot sono abilitate.
• Puoi inoltrare i messaggi alla tua casella di posta direttamente dall'applicazione Google Chat.
• È possibile modificare ed eliminare i messaggi.

Google promette di aggiungere molto presto questa funzione alla sua app mobile di Gmail per dispositivi Android e iOS, quindi resta sintonizzato!

La gamma di funzioni collaborative di Google Chat si è ampliata

Come avrai notato, Google Chat è un'applicazione Gmail completamente funzionale che può facilmente sostituire molti software di comunicazione di terze parti esistenti. Alla fine della giornata, sembra che sia principalmente una questione di preferenze personali, dal momento che molte caratteristiche sembrano molto simili. Tuttavia, ancora una volta Google ci ha sorpreso con ancora più funzionalità. Anche le chat room come parte di Google Chat sono ora accessibili dalla posta in arrivo di Gmail e sono diventate ancora più interessanti. Potrebbe essere la soluzione migliore per i tuoi progetti a lungo termine consentendo a tutti i membri del tuo team di rimanere sulla stessa pagina, anche se utilizzano essenzialmente pagine diverse.

• Le chat room consentono di aggiungere file e attività condivisi. Ora puoi condividere file e creare attività per i membri del tuo team senza uscire dalla posta in arrivo di Gmail.
• Chat condivisa, cose da fare, documenti essenziali disponibili in un unico posto.
• Includi persone esterne alla tua azienda. Un altro divertente aggiornamento offerto come parte della nuova Google Chat è la funzione che ti consente di aggiungere appaltatori alle tue chat di gruppo. In questo modo, puoi aumentare la tua produttività poiché avresti tutte le parti della tua linea di produzione sotto controllo e posizione. Rendi la tua comunicazione multi-organizzativa!

Fai una ricerca

Secondo il Guardian, il dipendente medio dell'ufficio riceve 121 e-mail al giorno lavorativo e ne invia circa 40 (Fonte: The Guardian). Alcuni di noi sono molto al di sopra della media però! Non sorprende che con un tale flusso di informazioni, alcuni dettagli possano andare persi. Organizzare e gestire la posta in arrivo in modo efficace è la chiave per una maggiore produttività. Vuoi avere tutta la tua corrispondenza a posto e facilmente accessibile. Il modo migliore per farlo sarebbe, ovviamente, utilizzare un sistema Gmail CRM come NetHunt Gmail CRM. Ti aiuta a gestire le tue pipeline e ad avere tutte le tue email ordinate ed etichettate.

Leggi di più: Come utilizzare Gmail come CRM.

Se questo è fuori dalla tua fascia di prezzo come attività di PMI, puoi invece utilizzare Gmail come CRM, soprattutto perché Google fornisce ai suoi utenti sempre più strumenti per assicurarsi che sia facile mantenere le tue cose in ordine.

Nel suo ultimo aggiornamento, Google ha presentato ai suoi utenti G Suite una ricerca interfunzionale. Con una maggiore integrità all'interno della piattaforma, ora puoi trarre vantaggio dall'utilizzo del potentissimo strumento di ricerca di Gmail e cercare le frasi chiave e gli allegati essenziali, non solo nelle tue email, ma anche nelle chat!

Un arsenale di strumenti più ampio

Oltre alle suddette grandi novità sui prodotti, Google ha anche implementato una serie di dettagli importanti volti a rendere più produttiva la tua giornata lavorativa. Ecco alcuni degli aggiornamenti di Gmail per una migliore produttività e una comunicazione più fluida:

• Ora puoi bloccare stanze importanti. Se sei concentrato sul lavoro su un particolare progetto importante e trascorri le tue giornate a discuterne i dettagli, non vuoi perdere tempo a cercare la chat room quando scende continuamente nell'elenco. Per risparmiare tempo, appunta le stanze di cui hai più bisogno in cima all'elenco, in modo che siano più facili da trovare e accedere.
• Imposta la tua disponibilità su "Non disturbare". Se sei impegnato in una chiamata o semplicemente hai bisogno di concentrazione per completare il tuo discorso di lavoro, puoi informare i tuoi colleghi indicandolo nell'aggiornamento della disponibilità.
• Assicurati di avere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata con avvisi di stato come "Fuori sede".

Leggi di più: Come automatizzare la tua routine di posta elettronica in Gmail.

Maggiore sicurezza per risultati migliori

Più funzioni — maggiore utilizzo — informazioni più preziose. Con la maggiore capacità di Gmail, è naturale che siano necessarie misure di sicurezza più forti. Google ti ha dato le spalle! Oltre agli aggiornamenti delle funzionalità di Gmail come Meet e Chat all'interno di Gmail, ha anche implementato alcune misure di sicurezza innovative volte a mantenere il tuo sciopero della produttività sicuro e ininterrotto. Le caratteristiche più importanti includono:

• Controlli di bussare. L'organizzatore della riunione ha un maggiore controllo su chi partecipa alle riunioni. Per disabilitare gli attacchi alla riunione, una volta che un partecipante viene espulso, non sarà più in grado di tentare di partecipare nuovamente alla stessa riunione bussando a meno che l'organizzatore non lo inviti nuovamente.
• Serrature di sicurezza. Gli ospitanti possono ora concedere diritti di presentazione e chat ai partecipanti di loro scelta.

Inoltre, Google ha anche rafforzato la sua protezione anti-phishing in modo che ora puoi essere certo che i link che apri dalle tue e-mail o dalla chat non sono malware o virus.

Sta per accadere qualcosa di spiacevole

Indipendentemente da quanto siano interessanti gli aggiornamenti, c'è sempre spazio per miglioramenti. Poco dopo le nuove entusiasmanti funzionalità che Google ha già introdotto nel 2020, sta lavorando su altre cose che saranno disponibili per gli utenti di G Suite nel prossimo futuro:

• Videochiamate Picture-in-Picture direttamente in Gmail
• L'integrazione di Google Meet in strumenti di contenuto, ad es. Presentazioni, Google Docs, ecc.

Questi aggiornamenti sono Google che ti dà una piccola spinta lungo il percorso verso la massima produttività. Se non vuoi aspettare oltre e desideri che la tua azienda utilizzi il sistema più efficiente in questo momento, trasforma il tuo Gmail con NetHunt Gmail CRM! Offre una prova gratuita di 14 giorni per provarlo e vedere come diventa facile organizzarsi con esso!