Instruções do Gmail 2020: o que há de novo e como usá-lo de forma produtiva

Pare um segundo e tente se lembrar da vida pré-pandemia. Eu sei, parece décadas atrás e uma época completamente diferente. Você consegue rastrear todas as mudanças que o COVID-19 trouxe para sua vida? Isso afetou a maneira como você trabalha?

O coronavírus já é considerado um catalisador significativo para o progresso tecnológico no século XXI. Juntamente com todas as consequências negativas, o coronavírus também deu início à transformação dos locais de trabalho e das instituições de ensino. Naturalmente, isso exigiu inovação aprimorada à qual todos os gigantes da tecnologia reagiram prontamente.

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A tendência mais proeminente para o Google em 2020 é desenvolver uma melhor integração. O funcionário médio alterna entre 35 aplicativos essenciais ao trabalho mais de 1.100 vezes por dia. (Fonte: Pega.com) Isso pode ter um efeito adverso na produtividade de qualquer empresa. Por isso, hoje, o Google busca tornar o vínculo entre seus produtos ainda mais robusto para que eles possam cooperar perfeitamente. Essa inovação permite que todos os usuários dos serviços do Google (especialmente os usuários do G Suite) encerrem a troca de aplicativos e, posteriormente, desfrutem de um aumento significativo de produtividade.

Você provavelmente começa seu dia verificando e-mails; o mesmo acontece com todos no Google, e foi exatamente aí que eles decidiram começar com suas correções. Uma das atualizações mais significativas apresentadas pelo Google aos seus usuários é a nova e super empolgante versão do G Suite, que visa transformar o Gmail em um local de trabalho multifuncional para trabalhar em casa.

Aqui está o que há de novo e como tirar o máximo proveito disso!

Google Meet Premium grátis na sua caixa de entrada do Gmail!

Quando o bloqueio começou, em março, o mundo percebeu instantaneamente que trabalhar em conjunto exigia meios de comunicação aprimorados. Quando surgiu a necessidade de cooperar remotamente, as pessoas recorreram à opção mais acessível e amplamente disponível no mercado. Portanto, não é surpresa que um aplicativo gratuito de videochamada tenha conquistado a maior participação de mercado.

Argumenta-se que o Zoom se tornou o aplicativo definidor da pandemia de coronavírus: durante o pico da primeira onda, ele poderia hospedar mais de 300 milhões de participantes diariamente. No entanto, mesmo com todas as funcionalidades oferecidas pelo Zoom, ele se mostrou inadequado para as necessidades da empresa. Um grande problema com este software gratuito de videochamada foi o fato de ser vulnerável a inúmeras violações de segurança. Esses contratempos de segurança identificaram a necessidade de uma alternativa mais segura, e é por isso que o Google interveio para salvar o dia!

Isso não é tudo. Como já mencionei, o G Suite está caminhando para a integração total de seus produtos. O que isso significa para o Google Meet e suas reuniões de negócios? Recentemente, o Google Meet ficou disponível no Gmail , para que agora você possa participar de reuniões diretamente da sua caixa de entrada, tanto no Gmail na área de trabalho quanto no Gmail no iOS e Android.

Este novo recurso é tão bem executado. Se você verificar seu aplicativo Gmail no telefone, agora poderá ver a guia Meet na parte inferior da tela com todas as suas reuniões agendadas mostradas na seção 'Próximas reuniões'. Esses são importados do seu Google Agenda, e tudo o que é preciso para se juntar a eles é um único toque.

Se você não tiver reuniões salvas na agenda, poderá interagir com a guia Meet organizando uma sessão por conta própria. Para fazer isso, toque no botão 'Nova reunião' e escolha uma das três opções: obter um link de reunião para compartilhar (inicia uma reunião, mas não participa), iniciar uma reunião instantânea ou agendar uma no Google Agenda. No entanto, quando se trata do Google, sempre falamos de integração total, então você também pode participar de outras conferências não salvas em seu Google Agenda digitando o código da reunião, tudo de dentro do seu aplicativo Gmail. Dessa forma, você pode acompanhar seu fluxo de trabalho sem perder um único detalhe!

Além disso, você tem controle total sobre esse recurso em sua caixa de entrada. Se, por qualquer motivo, você preferir manter seu Gmail sem o Meet, você pode fazer isso facilmente atualizando suas configurações: basta desmarcar “Mostrar a guia Meet para videochamadas” em “Meet” nas configurações do aplicativo Gmail.

Leitura adicional: Como usar o Gmail como ferramenta de CRM

Ficou mais fácil conversar

Não importa o quanto você goste de videochamadas, é um fato comprovado que as equipes de negócios passam a maior parte do tempo conversando por meio de mensagens de texto. Atualmente, existem vários produtos de terceiros para comunicação de trabalho eficiente, como Slack e Discord. A alternativa do Google é o Google Hangouts… ou é? O próximo produto do Google que entrou na tendência de integração é o Google Chat. Destina-se a substituir o Google Hangouts e se tornar a maneira mais produtiva de se comunicar com todos os seus colegas de dentro da sua caixa de entrada do Gmail.

O Google Chat agora faz parte do Gmail na web

O Google Chat ainda não foi introduzido no Gmail para iOS ou Android, mas já está acessível para usuários do Gmail para web. Em julho de 2020, o Google deu aos usuários do G Suite uma oportunidade maravilhosa de ter todas as suas conversas em um só lugar.

Você pode transferir todos os seus usuários do Google Hangouts para o Google Chat selecionando a opção apropriada no Admin Console. Tudo o que você precisa fazer é ativar a configuração "Chat preferido" e o Chat se torna o aplicativo padrão para todas as comunicações que ocorrem na sua conta corporativa do G Suite.

Se você é um fã dedicado do Google Hangouts, aqui estão alguns dos motivos pelos quais você gostaria de mudar para o Google Chat:

• Interrupção mínima de mudança de guias para verificar atualizações de conversas; capaz de acessar bate-papos de dentro de sua caixa de entrada do Gmail.
• O Google Chat é compatível com mensagens diretas 1:1 e em grupo.
• Oferece reações de emoji para aumentar sua produtividade e simplesmente enviar um emoji divertido em vez de digitar uma longa mensagem de 'Obrigado' repetidamente.
• As integrações de bot estão habilitadas.
• Você pode encaminhar mensagens para sua caixa de entrada diretamente do aplicativo Google Chat.
• É possível editar e excluir mensagens.

O Google promete adicionar esse recurso ao seu aplicativo móvel Gmail para dispositivos Android e iOS muito em breve, então fique atento!

A gama de funções colaborativas do Google Chat foi expandida

Como você deve ter notado, o Google Chat é um aplicativo do Gmail totalmente funcional que pode substituir facilmente muitos softwares de terceiros existentes para comunicação. No final das contas, parece que é principalmente uma questão de preferência pessoal, já que muitos recursos parecem muito semelhantes. No entanto, mais uma vez o Google nos surpreendeu com ainda mais funcionalidades. As salas de bate-papo como parte do Google Chat também podem ser acessadas na caixa de entrada do Gmail e se tornaram ainda mais interessantes. Pode ser a melhor solução para seus projetos de longo prazo, permitindo que todos os membros de sua equipe permaneçam na mesma página, mesmo que estejam essencialmente usando páginas diferentes.

• As salas de bate-papo permitem adicionar arquivos e tarefas compartilhados. Agora você pode compartilhar arquivos e criar tarefas para os membros da sua equipe sem sair da caixa de entrada do Gmail.
• Bate-papo compartilhado, tarefas e documentos essenciais disponíveis em um só lugar.
• Inclua pessoas de fora da sua empresa. Outra atualização divertida oferecida como parte do novo Google Chat é o recurso que permite adicionar contratados aos seus bate-papos em grupo. Dessa forma, você pode aumentar sua produtividade, pois você teria todas as peças de sua linha de produção sob controle e no lugar. Torne a sua comunicação interorganizacional!

Dê uma pesquisada

De acordo com o Guardian, o funcionário médio de um escritório recebe 121 e-mails por dia de trabalho e envia cerca de 40 deles (Fonte: The Guardian). Alguns de nós estão muito acima da média! Não é de surpreender que, com esse fluxo de informações, alguns detalhes possam se perder. Organizar e gerenciar sua caixa de entrada com eficiência é a chave para aumentar a produtividade. Você quer ter toda a sua correspondência no lugar e facilmente acessível. A melhor maneira de fazer isso seria, é claro, empregar um sistema de CRM do Gmail, como o NetHunt Gmail CRM. Ele ajuda você a gerenciar seus pipelines e ter todos os seus e-mails classificados e rotulados.

Leia mais: Como usar o Gmail como CRM.

Se isso estiver fora da sua faixa de preço como um negócio de PME, você pode usar o Gmail como um CRM, especialmente porque o Google está fornecendo a seus usuários cada vez mais ferramentas para garantir que é fácil manter suas coisas em ordem.

Em sua última atualização, o Google apresentou aos usuários do G Suite uma pesquisa multifuncional. Com integridade aprimorada na plataforma, agora você pode se beneficiar do uso da poderosa ferramenta de pesquisa do Gmail e procurar frases-chave e anexos de arquivos essenciais, não apenas em seus e-mails, mas também em bate-papos!

Um maior arsenal de ferramentas

Além das grandes novidades de produtos mencionadas, o Google também implementou uma série de detalhes importantes para tornar seu dia de trabalho mais produtivo. Aqui estão algumas das atualizações do Gmail para melhorar a produtividade e facilitar a comunicação:

• Agora você pode fixar salas importantes. Se você está focado em trabalhar em um projeto importante em particular e passa seus dias discutindo os detalhes dele, você não quer perder seu tempo procurando a sala de bate-papo quando ela está continuamente na lista. Para economizar tempo, fixe as salas de que você mais precisa no topo da lista, para que seja mais fácil encontrá-las e acessá-las.
• Defina sua disponibilidade como "Não perturbe". Se você estiver em uma ligação ou simplesmente precisar de alguma concentração para concluir o discurso de negócios, informe seus colegas indicando isso em sua atualização de disponibilidade.
• Certifique-se de ter um bom equilíbrio entre vida profissional e pessoal com avisos de status como "Fora do escritório".

Leia mais: Como automatizar sua rotina de e-mail no Gmail.

Segurança aprimorada para melhores resultados

Mais recursos — maior uso — informações mais valiosas. Com o aumento da capacidade do Gmail, é natural que sejam necessárias medidas de segurança mais fortes. O Google te protegeu! Juntamente com as atualizações de funcionalidades do Gmail, como Meet and Chat no Gmail, também lançou algumas medidas de segurança inovadoras destinadas a manter sua produtividade segura e ininterrupta. As características mais importantes incluem:

• Batendo controles. O organizador da reunião tem mais controle sobre quem participa de suas reuniões. Para desabilitar os ataques de reunião, depois que um participante for ejetado, ele não poderá tentar ingressar na mesma reunião novamente batendo, a menos que o organizador o convide novamente.
• Travas de segurança. Os anfitriões agora podem conceder direitos de apresentação e bate-papo aos participantes de sua escolha.

Além disso, o Google também reforçou sua proteção antiphishing para que agora você possa ter certeza de que os links que abre em seus e-mails ou bate-papo não são malware ou vírus.

Algo maléfico vem nesta direção

Independentemente de quão legais sejam as atualizações, sempre há espaço para melhorias. Logo após os novos recursos interessantes que o Google já introduziu em 2020, está trabalhando em mais coisas que estarão disponíveis para os usuários do G Suite em um futuro próximo:

• Videochamadas picture-in-picture diretamente no Gmail
• A integração do Google Meet em ferramentas de conteúdo, por exemplo, Slides, Google Docs, etc.

Essas atualizações são o Google dando a você um pequeno empurrão no caminho para a produtividade máxima. Se você não quer esperar mais e gostaria que sua empresa empregasse o sistema mais eficiente agora mesmo, transforme seu Gmail com o NetHunt Gmail CRM! Ele oferece um teste gratuito de 14 dias para você conferir e ver como a organização fica fácil com ele!