Petunjuk Gmail 2020: Apa yang baru dan cara menggunakannya secara produktif

Luangkan waktu sejenak dan cobalah untuk mengingat kehidupan pra-pandemi. Saya tahu, rasanya seperti beberapa dekade yang lalu dan waktu yang sama sekali berbeda. Bisakah Anda melacak semua perubahan yang dibawa COVID-19 ke dalam hidup Anda? Apakah itu mempengaruhi cara Anda bekerja?

Coronavirus sudah dianggap sebagai katalis yang signifikan untuk kemajuan teknologi di abad ke-21. Di samping semua konsekuensi negatif, virus corona juga memulai transformasi tempat kerja dan institusi pendidikan. Secara alami, itu menyerukan peningkatan inovasi yang segera ditanggapi oleh semua raksasa teknologi.

Baca lebih lanjut: 4 Prioritas Pasca-Krisis untuk Usaha Kecil dan Cara Menindakinya.

Tren yang paling menonjol untuk Google di tahun 2020 adalah mengembangkan integrasi yang lebih baik. Rata-rata karyawan beralih di antara 35 lamaran pekerjaan penting lebih dari 1.100 kali setiap hari. (Sumber: Pega.com) Hal ini dapat berdampak buruk pada produktivitas perusahaan mana pun. Oleh karena itu, hari ini, Google berupaya membuat ikatan antara produknya semakin kuat sehingga mereka dapat bekerja sama dengan lancar. Inovasi tersebut memungkinkan semua orang yang menggunakan layanan Google (terutama pengguna G Suite) untuk menghentikan peralihan aplikasi dan, selanjutnya, menikmati peningkatan produktivitas yang signifikan.

Anda mungkin memulai hari Anda dengan memeriksa email; begitu juga semua orang di Google, dan di situlah mereka memutuskan untuk memulai dengan perubahan mereka. Salah satu pembaruan paling signifikan yang disajikan oleh Google kepada penggunanya adalah versi baru dan sangat menarik dari G Suite yang bertujuan mengubah Gmail menjadi tempat kerja multifungsi untuk bekerja dari rumah.

Inilah yang baru dan cara memaksimalkannya!

Google Meet Premium Gratis di dalam kotak masuk Gmail Anda!

Kembali ketika penguncian dimulai, pada bulan Maret, dunia langsung menyadari bahwa bekerja bersama membutuhkan sarana komunikasi yang ditingkatkan. Ketika kebutuhan untuk bekerja sama dari jarak jauh muncul, orang beralih ke opsi yang paling terjangkau dan tersedia secara luas di pasar. Oleh karena itu, tidak mengherankan bahwa aplikasi panggilan video gratis mengumpulkan pangsa pasar paling banyak.

Dikatakan bahwa Zoom menjadi aplikasi penentu pandemi virus corona: selama puncak gelombang pertama, Zoom dapat menampung lebih dari 300 juta peserta rapat setiap hari. Namun, dengan segala fungsionalitas yang ditawarkan Zoom, ternyata tidak sesuai untuk kebutuhan perusahaan. Satu masalah besar dengan perangkat lunak panggilan video gratis ini adalah fakta bahwa ia rentan terhadap berbagai pelanggaran keamanan. Kemunduran keamanan ini mengidentifikasi kebutuhan akan alternatif yang lebih aman, itulah sebabnya Google turun tangan untuk menyelamatkan hari!

Itu tidak semua. Seperti yang telah saya sebutkan, G Suite bergerak menuju integrasi penuh produknya. Apa artinya ini bagi Google Meet dan rapat bisnis Anda? Baru-baru ini, Google Meet tersedia di Gmail , jadi sekarang Anda dapat bergabung ke rapat langsung dari kotak masuk baik di Gmail di desktop maupun di Gmail di iOS dan Android.

Fitur baru ini juga dieksekusi dengan rapi. Jika Anda memeriksa aplikasi Gmail di ponsel, Anda sekarang dapat melihat tab Meet di bagian bawah layar dengan semua rapat terjadwal Anda ditampilkan di bagian 'Rapat Mendatang'. Itu diimpor dari Kalender Google Anda, dan yang diperlukan untuk bergabung dengan mereka hanyalah satu ketukan.

Jika tidak ada rapat yang disimpan di kalender, Anda dapat berinteraksi dengan tab Meet dengan mengatur sesi sendiri. Untuk melakukannya, ketuk tombol 'Rapat Baru' dan pilih salah satu dari tiga opsi: dapatkan tautan rapat untuk dibagikan (memulai rapat tetapi tidak bergabung), memulai rapat instan, atau menjadwalkan rapat di Google Kalender. Namun, ketika berbicara tentang Google, kami selalu berbicara tentang integrasi penuh, sehingga Anda juga dapat bergabung dengan konferensi lain yang tidak disimpan di Kalender Google Anda dengan memasukkan kode rapat, semuanya dari dalam aplikasi Gmail Anda. Dengan begitu, Anda dapat tetap mengikuti alur kerja Anda tanpa melewatkan satu detail pun!

Selain itu, Anda memiliki kontrol penuh atas fitur ini di kotak masuk Anda. Jika, karena alasan apa pun, Anda lebih memilih untuk tidak menggunakan Gmail Meet, Anda dapat melakukannya dengan mudah dengan memperbarui setelan: cukup batalkan pilihan “Tampilkan tab Meet untuk panggilan video” di bawah “Meet” dalam Setelan aplikasi Gmail Anda.

Bacaan lebih lanjut: Cara menggunakan Gmail sebagai alat CRM

Menjadi lebih mudah untuk mengobrol

Tidak peduli seberapa besar Anda menyukai panggilan video, itu adalah fakta yang terbukti bahwa tim bisnis menghabiskan sebagian besar waktu mengobrol melalui pesan teks. Saat ini ada banyak produk pihak ketiga untuk komunikasi kerja yang efisien seperti Slack dan Discord. Alternatif Google adalah Google Hangouts ... atau itu? Produk Google berikutnya yang mengikuti tren integrasi adalah Google Chat. Ini dimaksudkan untuk menggantikan Google Hangouts dan menjadi cara paling produktif untuk berkomunikasi dengan semua kolega Anda dari dalam kotak masuk Gmail Anda.

Google Chat sekarang menjadi bagian dari Gmail di web

Google Chat belum diperkenalkan di Gmail untuk iOS atau Android, tetapi sudah dapat diakses oleh pengguna Gmail-untuk-web. Kembali pada Juli 2020, Google memberi pengguna G Suite kesempatan luar biasa untuk menjalankan semua percakapan mereka di satu tempat.

Anda dapat mentransfer semua pengguna Anda dari Google Hangouts ke Google Chat dengan memilih opsi yang sesuai di konsol Admin. Yang perlu Anda lakukan adalah mengaktifkan pengaturan "Obrolan lebih disukai" dan Obrolan menjadi aplikasi default untuk semua komunikasi yang terjadi dalam akun perusahaan G Suite Anda.

Jika Anda adalah penggemar setia Google Hangouts, berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda ingin beralih ke Google Chat:

• Gangguan minimal pada perubahan tab untuk memeriksa pembaruan percakapan; dapat mengakses obrolan dari dalam kotak masuk Gmail Anda.
• Google Chat mendukung pesan langsung 1:1 dan grup.
• Menawarkan reaksi emoji untuk meningkatkan produktivitas Anda dan cukup kirimkan emoji yang menyenangkan daripada mengetik pesan 'Terima kasih' yang panjang berulang-ulang.
• Integrasi bot diaktifkan.
• Anda dapat meneruskan pesan ke kotak masuk Anda langsung dari aplikasi Google Chat.
• Dimungkinkan untuk mengedit dan menghapus pesan.

Google berjanji untuk segera menambahkan fitur ini ke aplikasi Gmail seluler untuk perangkat Android dan iOS, jadi pantau terus!

Rentang fungsi kolaboratif Google Chat telah diperluas

Seperti yang mungkin telah Anda perhatikan, Google Chat adalah aplikasi Gmail yang berfungsi penuh yang dapat dengan mudah menggantikan banyak perangkat lunak pihak ketiga yang ada untuk komunikasi. Pada akhirnya, sepertinya ini adalah masalah preferensi pribadi, karena banyak fitur yang tampak sangat mirip. Namun, sekali lagi Google mengejutkan kami dengan lebih banyak fungsi. Ruang obrolan sebagai bagian dari Google Chat juga sekarang dapat diakses dari kotak masuk Gmail Anda dan menjadi lebih menarik. Ini mungkin solusi terbaik untuk proyek jangka panjang Anda dengan membiarkan semua anggota tim Anda tetap pada halaman yang sama, bahkan jika mereka pada dasarnya menggunakan halaman yang berbeda.

• Ruang obrolan memungkinkan penambahan file dan tugas bersama. Sekarang Anda dapat berbagi file dan membuat tugas untuk anggota tim Anda tanpa keluar dari kotak masuk Gmail.
• Obrolan bersama, tugas, dokumen penting tersedia di satu tempat.
• Sertakan orang-orang di luar perusahaan Anda. Pembaruan menyenangkan lainnya yang ditawarkan sebagai bagian dari Google Chat baru adalah fitur yang memungkinkan Anda menambahkan kontraktor ke obrolan grup Anda. Dengan begitu, Anda dapat meningkatkan produktivitas Anda karena Anda memiliki semua bagian dari lini produksi Anda dalam pengawasan dan tempat. Jadikan komunikasi Anda lintas organisasi!

Cari tahu

Menurut Guardian, rata-rata karyawan kantor menerima 121 email per hari kerja dan mengirimkan sekitar 40 email (Sumber: The Guardian). Beberapa dari kita jauh di atas rata-rata! Tidak mengherankan bahwa dengan aliran informasi seperti itu, beberapa detail bisa hilang. Mengatur dan mengelola kotak masuk Anda secara efektif adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas. Anda ingin memiliki semua korespondensi Anda di tempat dan mudah diakses. Cara terbaik untuk melakukannya, tentu saja, adalah dengan menggunakan sistem Gmail CRM seperti NetHunt Gmail CRM. Ini membantu Anda untuk mengelola saluran Anda dan memiliki semua email Anda diurutkan dan diberi label.

Baca selengkapnya: Cara Menggunakan Gmail sebagai CRM.

Jika itu di luar kisaran harga Anda sebagai bisnis UKM, Anda dapat menggunakan Gmail sebagai CRM, terutama karena Google menyediakan lebih banyak dan lebih banyak alat kepada penggunanya untuk memastikan mudah untuk menjaga barang-barang Anda tetap teratur.

Dalam pembaruan terbarunya, Google menghadirkan pencarian lintas fungsi kepada pengguna G Suite. Dengan integritas yang ditingkatkan di dalam platform, Anda sekarang dapat memanfaatkan alat pencarian Gmail yang sangat canggih dan mencari frasa kunci dan lampiran file penting, tidak hanya dalam email Anda, tetapi juga dalam obrolan!

Gudang alat yang lebih besar

Selain berita produk besar yang disebutkan di atas, Google juga menerapkan serangkaian detail penting yang bertujuan untuk membuat hari kerja Anda lebih produktif. Berikut adalah beberapa pembaruan Gmail untuk produktivitas yang lebih baik dan komunikasi yang lebih lancar:

• Anda sekarang dapat menyematkan kamar-kamar penting. Jika Anda fokus mengerjakan satu proyek penting tertentu dan menghabiskan hari-hari Anda membahas detailnya, Anda tidak ingin membuang waktu untuk mencari ruang obrolan ketika terus-menerus turun dalam daftar. Untuk menghemat waktu, sematkan kamar yang paling Anda butuhkan di bagian atas daftar, agar lebih mudah ditemukan dan diakses.
• Setel ketersediaan Anda ke "Jangan Ganggu". Jika Anda sedang menelepon, atau hanya perlu konsentrasi untuk menyelesaikan promosi bisnis itu, Anda dapat memberi tahu rekan kerja Anda dengan menunjukkannya di pembaruan ketersediaan Anda.
• Pastikan Anda memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang baik dengan pemberitahuan status seperti "Tidak di kantor".

Baca selengkapnya: Cara Mengotomatiskan Rutinitas Email Anda di Gmail.

Keamanan yang ditingkatkan untuk hasil yang lebih baik

Lebih banyak fitur — peningkatan penggunaan — informasi yang lebih berharga. Dengan peningkatan kemampuan Gmail, wajar saja jika diperlukan langkah-langkah keamanan yang lebih kuat. Google mendukung Anda! Bersamaan dengan pembaruan fungsionalitas Gmail seperti Meet dan Chat di dalam Gmail, Google juga meluncurkan beberapa langkah keamanan inovatif yang bertujuan untuk menjaga agar produktivitas Anda tetap aman dan tidak terganggu. Fitur yang paling penting meliputi:

• Kontrol ketukan. Tuan rumah rapat memiliki kontrol lebih besar atas siapa yang menghadiri rapat mereka. Untuk menonaktifkan serangan rapat, setelah peserta dikeluarkan, mereka tidak akan dapat mencoba bergabung lagi dengan rapat yang sama dengan mengetuk kecuali tuan rumah mengundang mereka kembali.
• Kunci pengaman. Tuan rumah sekarang dapat memberikan hak presentasi dan mengobrol kepada peserta pilihan mereka.

Selain itu, Google juga memperkuat perlindungan anti-phishing sehingga kini Anda dapat yakin bahwa tautan yang Anda buka dari email atau obrolan bukanlah malware atau virus.

Sesuatu yang jahat, jalan ini datang

Terlepas dari seberapa keren pembaruannya, selalu ada ruang untuk perbaikan. Tak lama setelah fitur baru yang menarik yang diperkenalkan Google pada tahun 2020, Google sedang mengerjakan lebih banyak hal yang akan tersedia untuk pengguna G Suite dalam waktu dekat:

• Panggilan video gambar-dalam-gambar langsung di Gmail
• Integrasi Google Meet ke dalam alat konten, misalnya Slide, Google Documents, dll.

Pembaruan ini adalah Google memberi Anda sedikit dorongan di sepanjang jalan menuju produktivitas maksimum. Jika Anda tidak ingin menunggu lebih lama lagi dan ingin bisnis Anda menggunakan sistem yang paling efisien saat ini, ubah Gmail Anda dengan NetHunt Gmail CRM! Ini menawarkan uji coba gratis 14 hari bagi Anda untuk memeriksanya dan melihat betapa mudahnya mengaturnya!