Gmail 2020 说明：新增功能以及如何高效使用

已发表: 2020-09-02

花一点时间，试着记住大流行前的生活。 我知道，感觉就像几十年前和完全不同的时代。 您能追踪 COVID-19 给您的生活带来的所有变化吗？ 它影响了你的工作方式吗？

冠状病毒已被认为是 21 世纪技术进步的重要催化剂。 除了所有负面后果外，冠状病毒还引发了工作场所和教育机构的转型。 自然，它呼吁加强创新，所有科技巨头都迅速做出了反应。

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谷歌在 2020 年最突出的趋势是开发更好的集成。 员工平均每天在 35 个关键工作应用程序之间切换超过 1,100 次。 （来源：Pega.com） 这可能对任何公司的生产力产生不利影响。 因此，今天，谷歌寻求使其产品之间的联系更加牢固，以便它们可以无缝合作。 这种创新允许使用谷歌服务的每个人（尤其是 G Suite 用户）终止应用程序切换，从而显着提高生产力。

您可能通过查看电子邮件开始新的一天； 谷歌的每个人也是如此，而这正是他们决定从修正开始的地方。 谷歌向其用户展示的最重要的更新之一是全新的、超级激动人心的 G Suite 版本，旨在将 Gmail 转变为在家工作的多功能工作场所。

这是新功能以及如何充分利用它！

在您的 Gmail 收件箱中免费使用 Google Meet Premium！

早在 3 月开始封锁时，全世界立即意识到合作需要增强的沟通方式。 当远程合作的需求出现时，人们转向市场上最实惠、最广泛可用的选择。 因此，免费的视频通话应用程序获得了最大的市场份额也就不足为奇了。

有人认为，Zoom 成为了冠状病毒大流行的决定性应用：在第一波疫情的高峰期，它可以吹嘘每天接待超过 3 亿的会议参与者。 然而，即使使用 Zoom 提供的所有功能，它还是不适合企业需求。 这款免费视频通话软件的一个大问题是它容易受到众多安全漏洞的攻击。 这些安全挫折表明需要更安全的替代方案，这就是谷歌介入以挽救局面的原因！

早在 2020 年春天，谷歌就向拥有电子邮件地址的所有人免费提供了 Google Meet Premium 访问权限。 在那之前，Google Meet 只对 G Suite 用户开放。 但是，今天，您可以通过 Gmail 或 Google 日历加入 Google 个人用户，享受安全且高质量的视频会议的乐趣。 对于 G Suite 成员，也有一些令人愉快的更新。 使用 G Suite 为其远程团队提供支持的企业现在有资格免费使用 G Suite 的高级功能，例如大规模流式传输（一个域上最多 10,000 名观看者）！

那不是全部。 正如我已经提到的，G Suite 正朝着全面整合其产品的方向发展。 这对 Google Meet 和您的商务会议意味着什么？ 最近， Google Meet 已在 Gmail 中推出，因此您现在可以在桌面版 Gmail 以及 iOS 和 Android 版 Gmail 中直接从收件箱加入会议。

这个新功能同样被巧妙地执行。 如果您在手机上查看 Gmail 应用程序，您现在将能够在屏幕底部看到“会议”标签，所有已安排的会议都显示在“即将召开的会议”部分中。 这些是从您的 Google 日历中导入的，只需单击一下即可加入它们。

图片来源：G Suite 更新博客

如果您没有在日历中保存任何会议，您可以通过自己组织会议来使用“会议”选项卡。 为此，请点击“新会议”按钮并选择以下三个选项之一：获取要共享的会议链接（开始会议但不加入）、开始即时会议或在 Google 日历中安排会议。 但是，对于 Google，我们总是谈论完全集成，因此您还可以通过输入会议代码来加入未保存在 Google 日历中的其他会议，所有这些都来自您的 Gmail 应用程序。 这样，您就可以掌握工作流程，而不会错过任何一个细节！

此外，您可以完全控制收件箱中的此功能。 如果出于任何原因，您希望保持 Gmail 无会议，您可以通过更新设置轻松做到这一点：只需在 Gmail 应用设置中的“会议”下取消选择“显示视频通话的会议标签”。

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聊天变得更容易了

无论您多么喜欢视频通话，事实证明，业务团队花费最多时间通过短信聊天。 目前有许多用于高效工作沟通的第三方产品，例如 Slack 和 Discord。 谷歌的替代品是谷歌环聊……是吗？ 下一个顺应集成趋势的 Google 产品是 Google Chat。 它旨在取代 Google Hangouts，并成为您在 Gmail 收件箱中与所有同事进行交流的最有效方式。

Google Chat 现在是 Gmail 网页版的一部分

Google Chat 尚未在适用于 iOS 或 Android 的 Gmail 中引入，但网页版 Gmail 用户已经可以使用它。 早在 2020 年 7 月，谷歌就为其 G Suite 用户提供了一个绝佳的机会，让他们可以在一个地方进行所有对话。

图片来源：G Suite 更新博客

通过在管理控制台中选择适当的选项，您可以将所有用户从 Google Hangouts 转移到 Google Chat。 您需要做的就是启用“聊天首选”设置，聊天将成为您 G Suite 公司帐户中进行的所有通信的默认应用。

如果您是 Google Hangouts 的忠实粉丝，以下是您希望改用 Google Chat 的一些原因：

  • 更改标签以检查对话更新的干扰最小； 能够从您的 Gmail 收件箱中访问聊天。
  • Google Chat 支持 1 对 1 和群组直接消息。
  • 提供表情符号反应以提高您的工作效率，并且只需发送一个有趣的表情符号，而不是一遍又一遍地输入长长的“谢谢”消息。
  • 机器人集成已启用。
  • 您可以直接从 Google Chat 应用程序将消息转发到您的收件箱。
  • 可以编辑和删除消息。

Google 承诺很快就会将此功能添加到其适用于 Android 和 iOS 设备的移动 Gmail 应用程序中，敬请期待！

Google Chat 的协作功能范围已扩大

您可能已经注意到，Google Chat 是一款功能齐全的 Gmail 应用程序，可以轻松替换很多现有的第三方通信软件。 归根结底，这似乎主要取决于个人喜好，因为许多功能看起来非常相似。 然而，谷歌再次以更多的功能让我们感到惊讶。 作为 Google Chat 一部分的聊天室现在也可以从您的 Gmail 收件箱中访问，并且变得更加令人兴奋。 通过让团队的所有成员保持在同一页面上，即使他们本质上使用不同的页面，这可能是您长期项目的最佳解决方案。

  • 聊天室允许添加共享文件和任务。 现在，您无需离开 Gmail 收件箱即可为团队成员共享文件和创建任务。
  • 共享聊天、待办事项和重要文档集中在一处。
  • 包括公司以外的人。 作为新的 Google Chat 的一部分提供的另一个有趣的更新是允许您将承包商添加到您的群聊的功能。 这样一来，您就可以使您的生产力飞速发展，因为您可以检查和放置生产线的所有部件。 让您的沟通跨组织！

给它一个搜索

据《卫报》报道，普通办公室员工每个工作日会收到 121 封电子邮件，并发送了大约 40 封（来源：《卫报》）。 我们中的一些人虽然远高于平均水平！ 有了这样的信息流，一些细节可能会丢失也就不足为奇了。 有效地组织和管理您的收件箱是提高生产力的关键。 您希望将所有通信都放在适当的位置并易于访问。 当然，最好的方法是使用 Gmail CRM 系统，例如 NetHunt Gmail CRM。 它可以帮助您管理您的管道，并对所有电子邮件进行分类和标记。

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如果这超出了您作为 SME 业务的价格范围，那么您可以将 Gmail 用作 CRM，特别是因为 Google 正在为其用户提供越来越多的工具，以确保您可以轻松地让您的事情井井有条。

图片来源：G Suite 更新博客

在其最新更新中，谷歌向其 G Suite 用户展示了跨功能搜索。 通过增强平台内的完整性，您现在可以受益于使用功能强大的 Gmail 搜索工具，不仅可以在您的电子邮件中，还可以在聊天中查找关键短语和重要文件附件！

更大的工具库

除了上述重大产品新闻之外，谷歌还实施了一系列重要细节，旨在让您的工作日更有效率。 以下是一些用于提高工作效率和更顺畅沟通的 Gmail 更新：

  • 您现在可以固定重要的房间。 如果您专注于一个特别重要的项目并花时间讨论它的细节，那么您不想浪费时间寻找聊天室，因为它在列表中不断下降。 为了节省一些时间，请将您最需要的房间固定在列表顶部，以便更容易找到和访问。
  • 将您的可用性设置为“请勿打扰”。 如果您正在接听电话，或者只是需要一些注意力来完成该业务宣传，您可以通过在您的可用性更新中指出来让您的同事知道。
  • 通过“不在办公室”等状态通知，确保您在工作与生活之间取得良好的平衡。

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增强安全性以获得更好的结果

更多功能——更多使用——更有价值的信息。 随着 Gmail 功能的增强，自然需要更强大的安全措施。 谷歌支持你！ 除了 Gmail 中的 Meet 和 Chat 等 Gmail 功能更新外，它还推出了一些创新的安全措施，旨在确保您的工作效率不受干扰。 最重要的功能包括：

  • 敲门控制。 会议主持人可以更好地控制谁参加他们的会议。 为了禁用会议攻击，一旦与会者被驱逐，他们将无法通过敲门再次尝试加入同一会议，除非主持人重新邀请他们。
  • 安全锁。 主持人现在可以向他们选择的与会者授予演示和聊天权限。

最重要的是，谷歌还加强了其反网络钓鱼保护，因此您现在可以放心，您从电子邮件或聊天中打开的链接不是恶意软件或病毒。

坏事来了

不管更新有多酷，总有改进的余地。 在 Google 于 2020 年推出令人兴奋的新功能后不久，它正在开发更多将在不久的将来提供给 G Suite 用户的东西：

  • Gmail 中的画中画视频通话
  • 将 Google Meet 集成到内容工具中，例如 Slides、Google Docs 等。

这些更新是 Google 为您在实现最大生产力的道路上提供了一点推动力。 如果您不想再等待，并希望您的企业立即使用最高效的系统，请使用 NetHunt Gmail CRM 改造您的 Gmail！ 它提供了 14 天的免费试用期供您查看，看看使用它变得多么容易组织！