7 Geheimnisse, um Ihre E-Mail zu meistern
Veröffentlicht: 2016-11-13Möchten Sie auf einfache Weise die Zeit, die Sie mit E-Mails verbringen, drastisch reduzieren?
Laut einer Umfrage des McKinsey Global Institute verbringen Büroangestellte 2,6 Stunden pro Tag damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Dies entspricht 33 % einer 40-Stunden-Woche.
Noch schlimmer ist, dass Smartphones, Laptops und andere mobile Geräte dazu führen, dass viele ihre E-Mails ständig abrufen: beim Pendeln (ja, ich sehe, dass Sie während der Fahrt auf Ihr Telefon schauen), beim Warten in der Arztpraxis, beim Essen und in jeder anderen erdenklichen Situation.
Aber gibt es eine bessere Möglichkeit, Ihre E-Mails zu verwalten? Im Laufe der Jahre habe ich herausgefunden, dass der Schlüssel zum Beherrschen von E-Mails (anstatt sich von E-Mails beherrschen zu lassen) darin besteht, ein System zu haben.
Ergo sieben Schritte, um Ihre E-Mail zu meistern:
E-Mail-Newsletter abbestellen
Müssen Sie wirklich all diese Mode-Websites abonnieren? Diese Flash-Deals-of-the-Day-Angebote? Diese viralen Clickbait-„Nachrichten“-Schlagzeilen? Geben Sie all diesen Unternehmen nicht die Erlaubnis, sich in Ihren Tag einzumischen, Ihren Fluss zu unterbrechen und Sie mit ihren Angeboten zu verführen. Sie bemühen sich sehr, in Ihren Kopf einzudringen, aber sie können es nicht, wenn sie nicht von Anfang an in Ihrem Posteingang sind.
Gehen Sie einfach in Ihre E-Mail und suchen Sie nach „Abbestellen“ und melden Sie sich dann von allen E-Mail-Newslettern ab, die Sie finden. Es gibt auch eine großartige Website namens Unroll.Me, mit der Sie sich ganz einfach von den Newslettern abmelden können, die Sie entsorgen möchten. Es konsolidiert dann die Newsletter, die Sie behalten möchten, in einer großen täglichen E-Mail.
Deaktivieren Sie alle E-Mail-Benachrichtigungen.
E-Mail ist nicht als dringende Form der Kommunikation gedacht. Heutzutage, wo die meisten von uns 50 bis 500 E-Mails pro Tag erhalten, ist es eine Sünde, E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten. Benachrichtigungen unterbrechen Ihre Konzentration, Ihre Arbeitssprints und Ihre Fähigkeit, bei Besprechungen und Gesprächen anwesend zu sein.
Unabhängig davon, welche Benachrichtigungen Sie verwenden, ob ein hörbares Klingeln, eine Telefonvibration oder ein kleines Fenster, das bei jeder neuen E-Mail auftaucht – schalten Sie es aus.
Denken Sie zweimal nach, bevor Sie weiterleiten, cc oder bcc.
Wie in einem Artikel im Wall Street Journal vom 9. August 2013 berichtet wurde, reduzierte das in London ansässige Unternehmen International Power den gesamten E-Mail-Verkehr um 54 %, indem es seine Top-Führungskräfte ermutigte, „zweimal nachzudenken“, bevor sie eine E-Mail weiterleiteten oder jemanden zu CC hinzufügten : Linie. Zu oft leiten wir jemanden weiter oder setzen ihn auf CC, um ihn „auf dem Laufenden“ zu halten, aber in Wirklichkeit tragen wir zum Problem der Informationsüberflutung bei.
Denken Sie daran, dass jede E-Mail, die Sie senden, und jeder CC, den Sie einfügen, bedeutet, dass Sie wahrscheinlich eine Antwort in Ihrem eigenen E-Mail-Postfach erhalten werden. Wenn Sie weniger E-Mails senden, erhalten Sie auch weniger E-Mails.
Verwenden Sie die Betreffzeile, um die erforderliche Aktion anzugeben.
Eine ideale Betreffzeile gibt nicht nur den Betreff der E-Mail an, sondern auch die Art der erforderlichen Aktion. Dies hilft E-Mail-Empfängern, Ihre E-Mail in kürzerer Zeit zu verarbeiten. Und sie werden lernen, sich zu revanchieren. Die Idee ist, Ihrer Betreffzeile einige Metainformationen voranzustellen. Ich verwende gerne Großbuchstaben, um diesen Teil des Betreffs von der Nachricht abzuheben. Hier sind einige Beispiele:
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„FYI: [subject]“ – Verwenden Sie die FYI-Bezeichnung, wenn Sie Informationen nur aus Höflichkeit weitergeben.
„MASSNAHME ERFORDERLICH bis [DATUM]: [Betreff]“ oder „AUFGABE bis [DATUM]“ – Verwenden Sie AKTION ERFORDERLICH, wenn Ihre Empfänger eine Maßnahme ergreifen sollen, Ihnen aber nichts melden; Verwenden Sie TO DO, wenn Sie jemandem, der Ihnen unterstellt ist, eine Anweisung erteilen.
„NRN: [Betreff]“ – NRN steht für „keine Antwort erforderlich“ und kann verwendet werden, um die höflichen Antwort-E-Mails zu eliminieren, die Leute oft wie „Danke“ oder „Sieht interessant aus“ oder „Das werde ich mir als Nächstes ansehen“ eliminieren Woche“ usw.
„[Betreff]–EOM“ – Mein persönlicher Favorit, EOM steht für „Ende der Nachricht“ und lässt Sie superkurze Nachrichten direkt in die Betreffzeile einfügen. EOM sagt dem Empfänger, machen Sie sich nicht die Mühe, diese zu öffnen, da der gesamte Inhalt in der Betreffzeile steht.
Halten Sie E-Mails kurz – wirklich kurz.
Machen Sie sich bewusst, dass es nicht unhöflich ist, sich kurz zu fassen. es ist ein Zeichen des Respekts für die Zeit der anderen Person (zusätzlich zu Ihrer eigenen).
Es gibt sogar eine Bewegung, die darauf hindeutet, dass wir E-Mail-Nachrichten als ähnlich wie Textnachrichten betrachten. Die Website five.sentenc.es schlägt vor, dass Sie alle Ihre E-Mails auf fünf Sätze oder weniger beschränken und dann eine Fußzeilennachricht hinzufügen, die die Leute zur Erklärung auf die Website weiterleitet.
Verwenden Sie das 321-Null-System.
Ich bin der festen Überzeugung, dass Sie E-Mails nur dreimal am Tag bearbeiten sollten.
Planen Sie dreimal, um Ihre E-Mails zu bearbeiten (morgens, mittags, abends), stellen Sie den Timer auf Ihrem Telefon auf 21 Minuten ein und versuchen Sie, in dieser Zeit den Posteingang Null zu erreichen. Machen Sie ein Spiel daraus – 21 Minuten sind normalerweise nicht genug Zeit, um auf Null zu kommen, und das ist beabsichtigt. Aber dieses Ziel hält Sie konzentriert, stellt sicher, dass Ihre Antworten kurz sind, und hält Sie davon ab, Links in die wunderbare Welt der Internet-Ablenkungen zu klicken.
Wenden Sie sofort die 4 D's an.
Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail öffnen, sollten Sie bereit sein, sie zu löschen (archivieren), zu delegieren (weiterzuleiten), zurückzustellen (in Ihren Kalender zu verschieben) oder auszuführen.
• Löschen: Wenn Sie an „Löschen“ denken, sollten Sie in den meisten Fällen wirklich nur archivieren. Heutzutage ist es bei praktisch unbegrenztem Speicherplatz einfach, bei den meisten Dingen einfach auf die Schaltfläche „Archivieren“ zu klicken, da Sie wissen, dass Sie die Suchfunktion verwenden können, um sie in Zukunft wiederzufinden.
• Delegierter: Wenn jemand anderes dies erledigen sollte, leiten Sie es sofort weiter.
• Zurückstellen: Wenn Sie eine E-Mail zurückstellen, bedeutet dies in den meisten Fällen, dass Sie sofort einen Eintrag zu Ihrem Kalender hinzufügen – die E-Mail in einen Kalendereintrag „verschieben“.
• Tun: Wenn Sie dies in fünf Minuten oder weniger erledigen können, tun Sie es sofort.
Archivieren Sie nach jeder der ersten drei Aktionen die E-Mail oder löschen Sie sie.
Betrachten Sie zusätzlich zu den 4 D's F für File it. Meiner Meinung nach ist dies nur eine andere Form der Archivierung, aber es kann hilfreich sein, besonders wenn Sie Angst haben, etwas nicht wiederzufinden. Erstellen Sie einfach Ordner für alle Ihre Projekte, Kunden oder sogar etwas wie „Reagiere auf eines Tages“ und ziehe dann E-Mails zu diesen Themen in die Ordner, um deinen Posteingang schön und sauber zu halten.
Da sind sie – sieben einfache Schritte, um Ihre E-Mails zu meistern. Versuchen Sie, diese zu verwenden, um Ihre E-Mails unter Kontrolle zu halten, und Sie werden plötzlich Stunden pro Woche entdecken, von denen Sie nicht wussten, dass Sie sie haben.
Kevin Kruse ist der Autor von „15 Secrets Successful People Know About Time Management“ und „The Millionaire Day Planner: A Free 1-Page Planning Tool“.