7 secretos para dominar tu correo electrónico
Publicado: 2016-11-13¿Le gustaría una forma sencilla de reducir drásticamente el tiempo que dedica a los correos electrónicos?
Según una encuesta realizada por McKinsey Global Institute, los trabajadores de oficina pasan 2,6 horas al día leyendo y respondiendo correos electrónicos. Esto equivale al 33% de una semana laboral de 40 horas.
Lo que es peor es que muchos teléfonos inteligentes, computadoras portátiles y otros dispositivos móviles revisan su correo electrónico constantemente: mientras viajan (sí, lo veo revisando su teléfono mientras conduce), esperando en el consultorio del médico, a la hora de comer y en cualquier otra situación imaginable.
Pero, ¿hay una mejor manera de administrar su correo electrónico? A lo largo de los años, descubrí que la clave para dominar el correo electrónico (en lugar de dejar que el correo electrónico lo domine a usted) es tener un sistema.
Ergo, siete pasos para dominar tu correo electrónico:
Darse de baja de los boletines por correo electrónico
¿Realmente necesitas suscribirte a todos esos sitios web de moda? ¿Esas ofertas relámpago del día? ¿Esos titulares virales de "noticias" clickbait? No le des permiso a todas esas empresas para entrometerse en tu día, interrumpir tu flujo y tentarte con sus ofertas. Se esfuerzan por entrar en tu cabeza, pero no pueden si no están en tu bandeja de entrada para empezar.
Simplemente ingrese a su correo electrónico y busque "cancelar suscripción" y luego cancele la suscripción de todos los boletines de correo electrónico que encuentre. También hay un gran sitio web llamado Unroll.Me que te permitirá darte de baja fácilmente de los boletines que quieras eliminar. Luego consolidará los boletines que desea mantener en un gran correo electrónico diario.
Desactiva todas las notificaciones por correo electrónico.
El correo electrónico no pretende ser una forma urgente de comunicación. Hoy en día, cuando la mayoría de nosotros recibimos de 50 a 500 correos electrónicos al día, recibir notificaciones por correo electrónico es un pecado. Las notificaciones interrumpen su concentración, sus sprints de trabajo y su capacidad de estar presente durante las reuniones y conversaciones.
Independientemente de las notificaciones que esté utilizando, ya sea un timbre audible, una vibración del teléfono o una pequeña ventana que aparece con cada nuevo correo electrónico, apáguelo.
Piense dos veces antes de reenviar, CC o CCO.
Como se informó en un artículo del 9 de agosto de 2013 en el Wall Street Journal, International Power, con sede en Londres, redujo el tráfico total de correo electrónico en un 54 % simplemente alentando a sus altos ejecutivos a "pensar dos veces" antes de reenviar un correo electrónico o agregar a alguien al cc. : línea. Con demasiada frecuencia, reenviamos o enviamos cc a alguien con el espíritu de mantenerlo "al tanto", pero en realidad estamos contribuyendo al problema de la sobrecarga de información.
Recuerde, cada correo electrónico que envíe y cada CC que incluya significa que probablemente recibirá una respuesta en su propio buzón de correo electrónico. Si envía menos correo electrónico, también recibirá menos correo electrónico.
Use la línea de asunto para indicar la acción requerida.
Una línea de asunto ideal no solo indica el asunto del correo electrónico, sino también el tipo de acción que requiere. Esto ayuda a los destinatarios de correo electrónico a procesar su correo electrónico en menos tiempo. Y aprenderán a corresponder. La idea es prefaciar su mensaje de línea de asunto con algo de metainformación. Me gusta usar mayúsculas para que esta parte del tema se destaque del mensaje. Aquí hay unos ejemplos:
Recomendado para ti:
Cómo Metaverse transformará la industria automotriz india
¿Qué significa la disposición contra la especulación para las nuevas empresas indias?
Cómo las empresas emergentes de Edtech están ayudando a la fuerza laboral de la India a mejorar y prepararse para el futuro...
Acciones tecnológicas de la nueva era esta semana: los problemas de Zomato continúan, EaseMyTrip publica...
Startups indias toman atajos en busca de financiación
La plataforma de marketing digital Logicserve obtiene fondos de INR 80 Cr, cambia de marca como LS Dig...
"FYI: [asunto]": use la designación FYI cuando solo esté pasando información como cortesía.
“ACCIÓN REQUERIDA para el [FECHA]: [asunto]” o “POR HACER para el [FECHA]”: utilice ACCIÓN REQUERIDA cuando los destinatarios deban realizar una acción, pero no le informan a usted; use TO DO cuando le está dando una directiva a alguien que le reporta.
"NRN: [asunto]": NRN significa "no se necesita respuesta" y se puede usar para eliminar los correos electrónicos de respuesta cortés que las personas suelen enviar como "Gracias" o "Parece interesante" o "Le echaré un vistazo a esto a continuación". semana”, etc
“[asunto]–EOM”—Mi favorito personal, EOM significa “fin de mensaje” y te permite poner mensajes súper cortos justo en la línea de asunto. EOM le dice al destinatario que no se moleste en abrir este porque todo el contenido está en la línea de asunto.
Mantenga los correos electrónicos cortos, realmente cortos.
Date cuenta de que ser breve no es de mala educación; es una señal de respeto por el tiempo de la otra persona (además del propio).
Incluso hay un movimiento que sugiere que consideremos los mensajes de correo electrónico como similares a los mensajes de texto. El sitio web five.sentenc.es sugiere que limite todos sus correos electrónicos a cinco oraciones o menos y luego agregue un mensaje de pie de página que dirija a las personas al sitio web para obtener una explicación.
Utilice el sistema 321-Zero.
Soy un firme creyente de que solo debe procesar el correo electrónico tres veces al día.
Programe tres veces para procesar su correo electrónico (mañana, mediodía, noche), configure el temporizador en su teléfono para 21 minutos e intente llegar a la bandeja de entrada cero en ese tiempo. Conviértalo en un juego: 21 minutos normalmente no es tiempo suficiente para llegar a cero, y eso es intencional. Pero este objetivo lo mantendrá enfocado, asegurará que sus respuestas sean cortas y evitará que haga clic en los enlaces hacia el maravilloso mundo de las distracciones de Internet.
Aplicar inmediatamente las 4 D's.
Cada vez que abre un correo electrónico, debe estar listo para Eliminarlo (archivar), Delegarlo (reenviar), Aplazarlo (moverlo a su calendario) o Hacerlo.
• Eliminar: cuando piensa en “eliminar”, en la mayoría de los casos, en realidad debería simplemente archivar. En estos días, con un espacio de almacenamiento prácticamente ilimitado, es fácil presionar el botón Archivar en la mayoría de las cosas, sabiendo que puede usar la función de búsqueda para recuperarlo en el futuro.
• Delegado: si alguien más debe manejar esto, reenviarlo inmediatamente.
• Aplazar: si aplaza un correo electrónico, en la mayoría de los casos eso significa agregar inmediatamente una entrada a su calendario: "mover" el correo electrónico a una entrada de calendario.
• Hacer: si puede manejar esto en cinco minutos o menos, hágalo de inmediato.
Después de cada una de las primeras tres acciones, archive el correo electrónico o elimínelo.
Además de las 4 D, considere F para Archivar. En mi opinión, esta es solo otra forma de archivar, pero puede ser útil, especialmente si está nervioso porque no podrá volver a encontrar algo. Simplemente cree carpetas para todos sus proyectos, clientes o incluso algo como "Responder a algún día", y luego arrastre los correos electrónicos relacionados con esos temas a las carpetas para mantener su bandeja de entrada ordenada y limpia.
Ahí están: siete pasos simples para dominar su correo electrónico. Intente usarlos para mantener su correo electrónico bajo control y de repente descubrirá horas por semana que no sabía que tenía.
Kevin Kruse es el autor de 15 secretos que las personas exitosas conocen sobre la gestión del tiempo y “The Millionaire Day Planner: A Free 1-Page Planning Tool”.