メールを使いこなすための 7 つの秘訣
公開: 2016-11-13メールに費やす時間を劇的に削減する簡単な方法をご希望ですか?
マッキンゼー グローバル インスティテュートが実施した調査によると、オフィス ワーカーは 1 日あたり 2.6 時間をメールの閲覧と返信に費やしています。 これは、週 40 時間労働の 33% に相当します。
さらに悪いことに、スマートフォン、ラップトップ、およびその他のモバイル デバイスの多くは、通勤中 (そうです、運転中に携帯電話をチェックしているのを見ます)、診療所で待っているとき、食事中など、考えられるあらゆる状況で常にメールをチェックしています。
しかし、メールを管理するためのより良い方法はありますか? 何年にもわたって、メールをマスターするための鍵は (メールにマスターされるのではなく) システムを持つことであることがわかりました。
したがって、メールを使いこなすための 7 つのステップ:
メールマガジンの配信停止
あなたは本当にこれらすべてのファッション Web サイトを購読する必要がありますか? それらのフラッシュディールデイオファー？ それらのバイラルクリックベイト「ニュース」の見出し？ これらすべての企業に、あなたの一日に侵入したり、流れを妨害したり、オファーであなたを誘惑したりする許可を与えないでください。 彼らはあなたの頭に入り込もうと懸命に努力していますが、そもそもあなたの受信トレイにいない場合はできません。
メールにアクセスして「登録解除」を検索し、見つけたすべてのメール ニュースレターの登録を解除してください。 ゴミ箱に入れたいニュースレターの購読を簡単に解除できる、Unroll.Me という優れた Web サイトもあります。 次に、保持したいニュースレターを 1 つの大きな毎日のメールに統合します。
すべてのメール通知をオフにします。
電子メールは、緊急のコミュニケーション手段として意図されたものではありません。 現在、私たちのほとんどが 1 日に 50 ～ 500 通のメールを受信しているため、メール通知を受け取ることは罪悪感です。 通知は、集中力、作業スプリント、および会議や会話中に出席する能力を妨げます。
使用している通知が何であれ、音、電話のバイブレーション、新しいメールごとにポップアップする小さなウィンドウなど、すべてオフにします。
cc または bcc で転送する前によく考えてください。
2013 年 8 月 9 日のウォール ストリート ジャーナルの記事で報告されているように、ロンドンを拠点とする International Power は、電子メールを転送したり CC に誰かを追加したりする前に「よく考える」ように経営幹部に勧めただけで、総電子メール トラフィックを 54% 削減しました。 ： ライン。 誰かを「最新情報を共有する」という精神で転送したり CC したりすることがよくありますが、実際には、情報過多の問題を助長しています。
送信するすべての電子メールと、含めるすべての CC は、自分の電子メール ボックスに返信が返される可能性が高いことを意味します。 送信するメールが減れば、受信するメールも減ります。
件名を使用して、必要なアクションを示します。
理想的な件名は、メールの件名だけでなく、必要なアクションの種類も示します。 これにより、電子メールの受信者は、より短い時間で電子メールを処理できます。 そして、彼らは往復することを学びます。 アイデアは、件名のメッセージの前にメタ情報を付けることです。 件名のこの部分をメッセージから目立たせるために、すべて大文字を使用するのが好きです。 ここではいくつかの例を示します。
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「FYI: [件名]」—礼儀として情報を伝えるだけの場合は、FYI の指定を使用します。
「ACTION REQUIRED by [DATE]: [subject]」または「TO DO by [DATE]」—受信者がアクションを実行する必要があるが、あなたに報告しない場合は ACTION REQUIRED を使用します。 直属の部下に指示を出すときは、TO DO を使用します。
「NRN: [件名]」 - NRN は「応答不要」の略で、人々がよく送信する「ありがとう」、「面白そう」、「次はこれを見ていきます」などの丁寧な応答メールを排除するために使用できます。週」など。
「[件名]–EOM」—私の個人的なお気に入りである EOM は「メッセージの終わり」の略で、件名行に非常に短いメッセージを入れることができます。 EOM は受信者に、すべての内容が件名に含まれているため、わざわざこれを開かないでくださいと伝えます。
メールは短く、本当に短くしましょう。
簡潔であることは失礼ではないことを認識してください。 それは、相手の時間 (自分の時間に加えて) に対する敬意の表れです。
電子メール メッセージをテキスト メッセージに似ていると見なすことを示唆する動きさえあります。 Five.sentenc.es という Web サイトでは、すべてのメールを 5 文以内に制限し、フッター メッセージを追加して、人々を Web サイトに誘導し、説明を求めることを提案しています。
321-Zero システムを使用します。
私は、電子メールを 1 日に 3 回だけ処理するべきだと固く信じています。
メールを処理する時間を 3 回 (朝、昼、夜) スケジュールし、電話のタイマーを 21 分間にセットして、その間に受信トレイがゼロになるようにします。 21 分という時間は通常、0 に到達するのに十分ではありません。これは意図的なものです。 しかし、この目標は、集中力を維持し、応答を短くし、リンクをクリックして素晴らしいインターネットの気晴らしの世界に飛び出さないようにします。
すぐに 4 D を適用します。
メールを開くたびに、削除 (アーカイブ)、委任 (転送)、延期 (カレンダーへの移動)、または実行する準備ができている必要があります。
• 削除: 「削除」と考えるとき、ほとんどの場合、実際には単にアーカイブする必要があります。 最近では、事実上無制限のストレージ容量があるため、検索機能を使用して将来再び取得できることを知っているため、ほとんどのものでアーカイブボタンを押すのは簡単です.
• 代理人: 他の人がこれを処理する必要がある場合は、すぐに転送してください。
• 延期: メールを延期する場合、ほとんどの場合、すぐにカレンダーにエントリを追加することを意味します。つまり、メールをカレンダー エントリに「移動」します。
• 実行する: 5 分以内に処理できる場合は、すぐに実行してください。
最初の 3 つのアクションの後、メールをアーカイブするか削除します。
4 つの D に加えて、File it の F を検討してください。 私の意見では、これはアーカイブの 1 つの形式にすぎませんが、何かを再び見つけることができないのではないかと心配している場合は特に役立ちます。 すべてのプロジェクト、クライアント、または「いつか返信する」などのフォルダーを作成し、それらのトピックに関連するメールをフォルダーにドラッグして、受信トレイを整理整頓します。
以上が、メールを使いこなすための 7 つの簡単なステップです。 これらを使用して電子メールを管理してみると、1 週間に自分が持っているとは知らなかった時間に突然気付くでしょう。
Kevin Kruse は、成功した人々が時間管理について知っている 15 の秘密と「The Millionaire Day Planner: A Free 1-Page Planning Tool」の著者です。