7 segredos para dominar seu e-mail
Publicados: 2016-11-13Você gostaria de uma maneira simples de reduzir drasticamente o tempo gasto em e-mails?
De acordo com uma pesquisa realizada pelo McKinsey Global Institute, os funcionários de escritório passam 2,6 horas por dia lendo e respondendo e-mails. Isso equivale a 33% de uma semana de trabalho de 40 horas.
O pior é que muitos smartphones, laptops e outros dispositivos móveis têm muitos verificando seus e-mails constantemente: enquanto se deslocam (sim, eu vejo você checando seu telefone enquanto dirige), esperando no consultório médico, na hora das refeições e em todas as outras situações imagináveis.
Mas existe uma maneira melhor de gerenciar seu e-mail? Ao longo dos anos, descobri que a chave para dominar o e-mail (em vez de deixar o e-mail dominar você) é ter um sistema.
Portanto, sete passos para dominar seu e-mail:
Cancelar a assinatura de boletins informativos por e-mail
Você realmente precisa se inscrever em todos esses sites de moda? Aquelas ofertas instantâneas do dia? Essas manchetes de “notícias” de clickbait virais? Não dê permissão a todas essas empresas para se intrometer no seu dia, interromper seu fluxo e tentá-lo com suas ofertas. Eles estão se esforçando para entrar em sua cabeça, mas não podem se não estiverem na sua caixa de entrada para começar.
Basta entrar no seu e-mail e pesquisar por "cancelar inscrição" e cancelar a inscrição em todos os boletins informativos por e-mail que você encontrar. Há também um ótimo site chamado Unroll.Me que permite que você cancele facilmente a assinatura dos boletins que deseja descartar. Em seguida, ele consolidará os boletins que você deseja manter em um grande e-mail diário.
Desative todas as notificações por e-mail.
O e-mail não pretende ser uma forma de comunicação urgente. Hoje em dia, quando a maioria de nós recebe de 50 a 500 e-mails por dia, receber notificações por e-mail é um pecado. As notificações interrompem sua concentração, seus sprints de trabalho e sua capacidade de estar presente durante reuniões e conversas.
Quaisquer notificações que você esteja usando, seja um ding audível, uma vibração de telefone ou uma pequena janela que aparece a cada novo e-mail, desligue-a.
Pense duas vezes antes de encaminhar, cc ou bcc.
Conforme relatado em um artigo de 9 de agosto de 2013 no Wall Street Journal, a International Power, com sede em Londres, reduziu o tráfego total de e-mail em 54% apenas incentivando seus principais executivos a “pensar duas vezes” antes de encaminhar um e-mail ou adicionar alguém ao cc : linha. Com muita frequência, encaminhamos ou enviamos cc a alguém com o intuito de mantê-lo “no circuito”, mas, na realidade, estamos contribuindo para o problema da sobrecarga de informações.
Lembre-se, cada e-mail que você enviar e cada cc que você incluir significa que você provavelmente receberá uma resposta de volta em sua própria caixa de e-mail. Se você enviar menos e-mails, também receberá menos e-mails.
Use a linha de assunto para indicar a ação necessária.
Uma linha de assunto ideal não indica apenas o assunto do e-mail, mas também o tipo de ação que ele requer. Isso ajuda os destinatários de e-mail a processar seu e-mail em menos tempo. E eles vão aprender a retribuir. A ideia é prefaciar sua mensagem de linha de assunto com algumas meta-informações. Eu gosto de usar todas as letras maiúsculas para destacar essa parte do assunto da mensagem. aqui estão alguns exemplos:
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“FYI: [assunto]”—Use a designação FYI quando estiver apenas passando informações como cortesia.
“AÇÃO NECESSÁRIA até [DATA]: [assunto]” ou “A FAZER até [DATA]”—Use AÇÃO NECESSÁRIA quando seus destinatários devem realizar uma ação, mas eles não reportam a você; use TO DO quando estiver dando uma diretriz a alguém que se reporta a você.
“NRN: [assunto]”—NRN significa “nenhuma resposta necessária” e pode ser usado para eliminar os e-mails de resposta educada que as pessoas costumam enviar como “Obrigado” ou “Parece interessante” ou “Vou dar uma olhada nisso a seguir semana”, etc.
“[assunto]–EOM”—Meu favorito pessoal, EOM significa “fim da mensagem” e permite que você coloque mensagens super curtas diretamente na linha de assunto. EOM diz ao destinatário, não se preocupe em abrir este porque todo o conteúdo está na linha de assunto.
Mantenha os e-mails curtos — muito curtos.
Perceba que ser breve não é rude; é um sinal de respeito pelo tempo da outra pessoa (além do seu).
Existe até um movimento que sugere que consideremos as mensagens de e-mail semelhantes às mensagens de texto. O site five.sentenc.es sugere que você limite todos os seus e-mails a cinco frases ou menos e, em seguida, adicione uma mensagem de rodapé que direcione as pessoas ao site para uma explicação.
Use o sistema 321-Zero.
Acredito firmemente que você só deve processar e-mails três vezes por dia.
Programe três horários para processar seu e-mail (manhã, meio-dia, noite), defina o cronômetro do telefone para 21 minutos e tente chegar à caixa de entrada zerada nesse horário. Faça disso um jogo – 21 minutos normalmente não é tempo suficiente para chegar a zero, e isso é intencional. Mas esse objetivo o manterá focado, garantirá que suas respostas sejam curtas e evitará que você clique em links para o maravilhoso mundo das distrações da Internet.
Aplique imediatamente os 4 D's.
Toda vez que você abre um e-mail, você deve estar pronto para excluí-lo (arquivar), delegá-lo (encaminhar), adiá-lo (mover para seu calendário) ou fazê-lo.
• Excluir: Quando você pensa em “excluir”, na maioria dos casos você deve apenas arquivar. Atualmente, com espaço de armazenamento praticamente ilimitado, é fácil simplesmente apertar o botão Arquivar na maioria das coisas, sabendo que você pode usar a função de pesquisa para recuperá-lo no futuro.
• Delegado: Se outra pessoa estiver cuidando disso, encaminhe-o imediatamente.
• Adiar: Se você adiar um e-mail, na maioria dos casos isso significa adicionar imediatamente uma entrada ao seu calendário—“mover” o e-mail para uma entrada do calendário.
• Faça: Se você puder lidar com isso em cinco minutos ou menos, faça-o imediatamente.
Após cada uma das três primeiras ações, arquive o e-mail ou exclua-o.
Além dos 4 D's, considere F para File it. Na minha opinião, essa é apenas outra forma de arquivamento, mas pode ser útil, especialmente se você estiver nervoso por não conseguir encontrar algo novamente. Basta criar pastas para todos os seus projetos, clientes ou até algo como “Responder a algum dia” e depois arrastar e-mails relacionados a esses tópicos para as pastas para manter sua caixa de entrada limpa e organizada.
Lá estão eles - sete passos simples para dominar seu e-mail. Tente usá-los para manter seu e-mail sob controle e, de repente, você descobrirá horas por semana que não sabia que tinha.
Kevin Kruse é o autor de 15 segredos que as pessoas de sucesso sabem sobre gerenciamento de tempo e “The Millionaire Day Planner: A Free 1-Page Planning Tool”.