掌握電子郵件的 7 個秘訣
已發表: 2016-11-13您想要一種簡單的方法來顯著減少您花在電子郵件上的時間嗎？
根據麥肯錫全球研究所進行的一項調查，上班族每天花費 2.6 小時閱讀和回復電子郵件。 這相當於每週工作 40 小時的 33%。
更糟糕的是，智能手機、筆記本電腦和其他移動設備經常檢查他們的電子郵件：上下班時（是的，我看到你在開車時檢查手機）、在醫生辦公室等候、吃飯時以及其他所有可以想像的情況。
但是有沒有更好的方法來管理您的電子郵件？ 多年來，我發現掌握電子郵件（而不是讓電子郵件掌握你）的關鍵是擁有一個系統。
因此，掌握電子郵件的七個步驟：
退訂電子郵件通訊
你真的需要訂閱所有這些時尚網站嗎？ 那些限時特賣？ 那些病毒式的點擊誘餌“新聞”頭條？ 不要允許所有這些公司闖入你的一天，打斷你的流程，並用他們的報價來誘惑你。 他們正在努力進入您的腦海，但如果他們一開始不在您的收件箱中，他們就無法進入。
只需進入您的電子郵件並蒐索“取消訂閱”，然後取消訂閱您找到的所有電子郵件通訊。 還有一個很棒的網站，叫做 Unroll.Me，它可以讓你輕鬆地取消訂閱你想要刪除的新聞通訊。 然後，它將您想要保留的時事通訊合併到一封大型每日電子郵件中。
關閉所有電子郵件通知。
電子郵件並非旨在成為一種緊急的溝通方式。 如今，當我們大多數人每天收到 50 到 500 封電子郵件時，收到電子郵件通知是一種罪過。 通知會打斷您的注意力、您的工作衝刺以及您在會議和對話期間出席會議的能力。
無論您使用什麼通知，無論是叮叮聲、手機振動，還是每封新電子郵件都會彈出一個小窗口，請將其關閉。
在轉發之前三思而後行，抄送或密送。
正如 2013 年 8 月 9 日《華爾街日報》的一篇文章所報導的，總部位於倫敦的 International Power 僅通過鼓勵其高管在轉發電子郵件或將任何人添加到 cc 之前“三思而後行”，就將電子郵件總流量減少了 54% ： 線。 我們常常本著讓他們“在循環中”的精神轉發或抄送某人，但實際上我們正在助長信息過載問題。
請記住，您發送的每封電子郵件和包含的每份抄送都意味著您很可能會在自己的郵箱中收到回复。 如果您發送更少的電子郵件，您也會收到更少的電子郵件。
使用主題行指明所需的操作。
理想的主題行不僅表明電子郵件的主題，還表明它需要採取的行動類型。 這有助於電子郵件收件人在更短的時間內處理您的電子郵件。 他們會學會回報。 這個想法是在您的主題行消息前加上一些元信息。 我喜歡使用全部大寫來使主題的這一部分從消息中脫穎而出。 這裡有些例子：
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“僅供參考：[主題]”——當您只是出於禮貌傳遞信息時，請使用 FYI 名稱。
“[日期]之前需要採取的行動：[主題]”或“[日期]之前要做的事情”——當您的收件人應該採取行動但他們不向您報告時，請使用所需的行動； 當您向向您報告的人下達指令時，請使用 TO DO。
“NRN：[主題]”——NRN 代表“無需回复”，可用於消除人們經常發送的禮貌回復電子郵件，例如“謝謝”或“看起來很有趣”或“我接下來看看這個”週”等。
“[主題]-EOM”——我個人最喜歡的，EOM 代表“消息結束”，讓您可以將超短消息直接放在主題行中。 EOM 告訴收件人，不要費心打開這個，因為所有內容都在主題行中。
保持電子郵件簡短——非常簡短。
意識到簡短並不粗魯； 這是對他人時間的尊重（除了你自己的）。
甚至有一種運動建議我們將電子郵件消息視為類似於文本消息。 Five.sentenc.es 網站建議您將所有電子郵件限制在 5 句話或更少，然後添加一個頁腳消息，將人們引導至該網站以獲得解釋。
使用 321-零系統。
我堅信您應該每天只處理 3 次電子郵件。
安排 3 次時間來處理您的電子郵件（早上、中午、晚上），將手機上的計時器設置為 21 分鐘，並嘗試在這段時間內將收件箱歸零。 用它來做遊戲——21 分鐘通常不足以達到零，這是故意的。 但是這個目標會讓你保持專注，確保你的回答簡短，並防止你點擊鏈接到互聯網分心的美妙世界。
立即應用 4 D。
每次打開電子郵件時，您都應該準備好刪除它（存檔）、委派它（轉發）、推遲它（移動到您的日曆）或執行它。
• 刪除：當您想到“刪除”時，在大多數情況下，您實際上應該只是存檔。 如今，由於存儲空間幾乎無限，只需點擊存檔按鈕即可輕鬆完成大多數事情，因為您知道將來可以使用搜索功能再次將其取回。
• 委託：如果應該由其他人處理，請立即轉發。
• 推遲：如果您推遲一封電子郵件，在大多數情況下，這意味著立即將一個條目添加到您的日曆中——將電子郵件“移動”到一個日曆條目中。
• 做：如果你能在五分鐘或更短的時間內處理好這件事，那就馬上做。
在前三個操作中的每一個之後，歸檔電子郵件或將其刪除。
除了 4 D 之外，考慮使用 F 表示 File it。 在我看來，這只是另一種存檔形式，但它會很有幫助，尤其是當您擔心可能無法再次找到某些內容時。 只需為您的所有項目、客戶，甚至“回复某天”之類的內容創建文件夾，然後將與這些主題相關的電子郵件拖到文件夾中，以保持收件箱整潔。
它們就在那裡——掌握電子郵件的七個簡單步驟。 嘗試使用這些來控制您的電子郵件，您會突然發現每周有幾個小時是您不知道的。
凱文·克魯斯 (Kevin Kruse) 是成功人士了解時間管理的 15 個秘密和“百萬富翁日計劃：免費的單頁計劃工具”一書的作者。