7 секретов, как освоить электронную почту
Опубликовано: 2016-11-13Хотите простой способ значительно сократить время, которое вы тратите на электронную почту?
Согласно опросу, проведенному Глобальным институтом McKinsey, офисные работники тратят 2,6 часа в день на чтение и ответы на электронные письма. Это соответствует 33% от 40-часовой рабочей недели.
Хуже всего то, что со смартфонами, ноутбуками и другими мобильными устройствами многие постоянно проверяют свою электронную почту: в дороге (да, я вижу, как вы проверяете свой телефон за рулем), в ожидании у врача, во время еды и во всех других мыслимых ситуациях.
Но есть ли лучший способ управлять своей электронной почтой? За прошедшие годы я понял, что ключ к управлению электронной почтой (вместо того, чтобы позволить электронной почте управлять вами) — это наличие системы.
Итак, семь шагов, чтобы освоить электронную почту:
Отписаться от рассылок по электронной почте
Вам действительно нужно подписываться на все эти модные сайты? Эти горячие предложения дня? Эти вирусные кликбейтные «новостные» заголовки? Не позволяйте всем этим компаниям вторгаться в ваш день, прерывать ваш поток и соблазнять вас своими предложениями. Они изо всех сил пытаются проникнуть в вашу голову, но они не могут, если они не находятся в вашем почтовом ящике с самого начала.
Просто зайдите в свою электронную почту и найдите «отписаться», а затем отпишитесь от всех электронных рассылок, которые вы найдете. Также есть отличный веб-сайт под названием Unroll.Me, который позволит вам легко отказаться от подписки на информационные бюллетени, которые вы хотите удалить. Затем он объединит информационные бюллетени, которые вы хотите сохранить, в одно большое ежедневное электронное письмо.
Отключите все уведомления по электронной почте.
Электронная почта не предназначена для экстренной связи. В настоящее время, когда большинство из нас получает от 50 до 500 электронных писем в день, получение уведомлений по электронной почте является грехом. Уведомления прерывают вашу концентрацию, ваши рабочие спринты и вашу способность присутствовать во время встреч и разговоров.
Какие бы уведомления вы ни использовали, будь то звуковой сигнал, вибрация телефона или маленькое окно, которое появляется с каждым новым письмом, — отключите их.
Дважды подумайте, прежде чем пересылать, копия или скрытая копия.
Как сообщалось в статье в Wall Street Journal от 9 августа 2013 г., лондонская компания International Power сократила общий объем трафика электронной почты на 54 %, просто побудив своих руководителей дважды подумать, прежде чем пересылать электронное письмо или добавлять кого-либо в список копий. : линия. Слишком часто мы пересылаем или копируем кого-то, чтобы держать его «в курсе», но на самом деле мы усугубляем проблему информационной перегрузки.
Помните, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете, и каждая копия, которую вы включаете, означают, что вы, скорее всего, получите ответ обратно в свой собственный почтовый ящик. Если вы отправляете меньше писем, вы также будете получать меньше писем.
Используйте строку темы, чтобы указать требуемое действие.
Идеальная строка темы указывает не только на тему письма, но и на тип действия, которое оно требует. Это помогает получателям электронной почты обрабатывать вашу электронную почту за меньшее время. И они научатся отвечать взаимностью. Идея состоит в том, чтобы предварить ваше сообщение в строке темы некоторой метаинформацией. Мне нравится использовать заглавные буквы, чтобы выделить эту часть темы из сообщения. Вот некоторые примеры:
Рекомендуется для вас:
Как Metaverse изменит индийскую автомобильную промышленность
Что означает положение о борьбе со спекуляцией для индийских стартапов?
Как стартапы Edtech помогают повысить квалификацию рабочей силы Индии и стать готовыми к будущему ...
Технологические акции нового века на этой неделе: проблемы Zomato продолжаются, EaseMyTrip публикует...
Индийские стартапы срезают путь в погоне за финансированием
Цифровая маркетинговая платформа Logicserve Bags Финансирование 80 CR INR, ребрендинг как LS Dig...
«К вашему сведению: [тема]» — используйте обозначение для вашего сведения, когда вы просто передаете информацию из вежливости.
«ТРЕБУЕТСЯ ДЕЙСТВИЕ до [ДАТА]: [тема]» или «ТРЕБУЕТСЯ СДЕЛАТЬ до [ДАТА]» — используйте ТРЕБУЕТСЯ ДЕЙСТВИЕ, когда ваши получатели должны выполнить действие, но не сообщают вам; используйте TO DO, когда вы даете указание тому, кто вам подчиняется.
«NRN: [тема]» — NRN расшифровывается как «ответ не требуется» и может использоваться для устранения электронных писем с вежливым ответом, таких как «Спасибо», «Выглядит интересно» или «Я посмотрю на это в следующий раз». неделя» и др.
«[subject]–EOM» — мой личный фаворит, EOM означает «конец сообщения» и позволяет помещать очень короткие сообщения прямо в строку темы. EOM сообщает получателю, что не стоит открывать это письмо, потому что все содержимое находится в строке темы.
Делайте электронные письма короткими — очень короткими.
Поймите, что быть кратким не грубо; это знак уважения ко времени другого человека (в дополнение к вашему собственному).
Существует даже движение, которое предлагает считать сообщения электронной почты похожими на текстовые сообщения. Веб-сайт Five.sentenc.es предлагает вам ограничить все ваши электронные письма пятью предложениями или меньше, а затем добавить сообщение в нижнем колонтитуле, которое направляет людей на веб-сайт для объяснения.
Используйте систему 321-ноль.
Я твердо убежден, что вы должны обрабатывать электронную почту только три раза в день.
Запланируйте обработку электронной почты три раза (утром, днем, ночью), установите таймер на телефоне на 21 минуту и постарайтесь за это время обнулить папку «Входящие». Сделайте из этого игру — 21 минуты обычно недостаточно, чтобы добраться до нуля, и это сделано намеренно. Но эта цель будет держать вас в фокусе, гарантирует, что ваши ответы будут короткими, и не позволит вам щелкать ссылки в чудесный мир интернет-отвлечений.
Немедленно примените 4 D.
Каждый раз, когда вы открываете электронное письмо, вы должны быть готовы удалить его (архивировать), делегировать (переслать), отложить (переместить в календарь) или выполнить.
• Удалить: когда вы думаете «удалить», в большинстве случаев вам следует просто заархивировать. В наши дни, с практически неограниченным пространством для хранения, легко просто нажать кнопку «Архивировать» для большинства вещей, зная, что вы можете использовать функцию поиска, чтобы снова получить их в будущем.
• Делегат: Если этим должен заниматься кто-то другой, немедленно перешлите его.
• Отложить. Если вы откладываете отправку электронной почты, в большинстве случаев это означает немедленное добавление записи в календарь — «перемещение» электронной почты в запись календаря.
• Делайте: если вы можете справиться с этим за пять минут или меньше, сделайте это прямо сейчас.
После каждого из первых трех действий либо архивируйте письмо, либо удаляйте его.
В дополнение к 4 D, рассмотрите F для File it. На мой взгляд, это просто еще одна форма архивирования, но она может быть полезна, особенно если вы нервничаете, что не сможете найти что-то снова. Просто создайте папки для всех ваших проектов, клиентов или даже что-то вроде «Ответить когда-нибудь», а затем перетащите электронные письма, связанные с этими темами, в папки, чтобы ваш почтовый ящик был чистым и чистым.
Вот они — семь простых шагов, чтобы освоить электронную почту. Попробуйте использовать их, чтобы контролировать свою электронную почту, и вы внезапно обнаружите часы в неделю, о которых вы даже не подозревали.
Кевин Круз — автор книг «15 секретов тайм-менеджмента, которые знают успешные люди» и «Ежедневник для миллионеров: бесплатный одностраничный инструмент планирования».