7 secrets pour maîtriser votre messagerie
Publié: 2016-11-13Souhaitez-vous un moyen simple de réduire considérablement le temps que vous passez sur les e-mails ?
Selon une enquête menée par le McKinsey Global Institute, les employés de bureau passent 2,6 heures par jour à lire et à répondre aux e-mails. Cela équivaut à 33 % d'une semaine de travail de 40 heures.
Ce qui est pire, c'est que les smartphones, ordinateurs portables et autres appareils mobiles vérifient constamment leurs e-mails : pendant les trajets (oui, je vous vois vérifier votre téléphone en conduisant), en attendant chez le médecin, à l'heure des repas et dans toutes les autres situations imaginables.
Mais existe-t-il une meilleure façon de gérer votre messagerie ? Au fil des ans, j'ai découvert que la clé pour maîtriser le courrier électronique (au lieu de laisser le courrier vous maîtriser) est d'avoir un système.
Ergo, sept étapes pour maîtriser votre messagerie :
Se désabonner des newsletters par e-mail
Avez-vous vraiment besoin de vous abonner à tous ces sites de mode ? Ces offres flash du jour ? Ces gros titres viraux sur les appâts à cliquer ? N'autorisez pas toutes ces entreprises à s'immiscer dans votre journée, à interrompre votre flux et à vous tenter avec leurs offres. Ils s'efforcent d'entrer dans votre tête, mais ils ne peuvent pas s'ils ne sont pas dans votre boîte de réception pour commencer.
Allez simplement dans votre e-mail et recherchez « se désabonner », puis désabonnez-vous de toutes les newsletters par e-mail que vous trouvez. Il existe également un excellent site Web appelé Unroll.Me qui vous permettra de vous désabonner facilement des newsletters que vous souhaitez supprimer. Il regroupera ensuite les newsletters que vous souhaitez conserver dans un seul gros e-mail quotidien.
Désactivez toutes les notifications par e-mail.
Le courrier électronique n'est pas destiné à être une forme de communication urgente. De nos jours, alors que la plupart d'entre nous recevons 50 à 500 e-mails par jour, recevoir des notifications par e-mail est un péché. Les notifications interrompent votre concentration, vos sprints de travail et votre capacité à être présent lors des réunions et des conversations.
Quelles que soient les notifications que vous utilisez, qu'il s'agisse d'un son audible, d'une vibration du téléphone ou d'une petite fenêtre qui apparaît à chaque nouvel e-mail, désactivez-les.
Réfléchissez à deux fois avant de transférer, cc ou bcc.
Comme indiqué dans un article du 9 août 2013 paru dans le Wall Street Journal, International Power, basé à Londres, a réduit le trafic total des e-mails de 54 % simplement en encourageant ses cadres supérieurs à "réfléchir à deux fois" avant de transférer un e-mail ou d'ajouter quelqu'un au cc. : ligne. Trop souvent, nous transférons ou mettons en copie quelqu'un dans le but de le tenir « au courant », mais en réalité, nous contribuons au problème de la surcharge d'informations.
N'oubliez pas que chaque e-mail que vous envoyez et chaque cc que vous incluez signifie que vous allez probablement recevoir une réponse dans votre propre boîte e-mail. Si vous envoyez moins d'e-mails, vous recevrez également moins d'e-mails.
Utilisez la ligne d'objet pour indiquer l'action requise.
Une ligne d'objet idéale n'indique pas seulement l'objet de l'e-mail, mais également le type d'action requis. Cela aide les destinataires des e-mails à traiter votre e-mail en moins de temps. Et ils apprendront à rendre la pareille. L'idée est de faire précéder votre message de ligne d'objet avec quelques méta-informations. J'aime utiliser toutes les majuscules pour faire ressortir cette partie du sujet du message. Voici quelques exemples:
Recommandé pour vous:
Comment Metaverse va transformer l'industrie automobile indienne
Que signifie la disposition anti-profit pour les startups indiennes ?
Comment les startups Edtech aident la main-d'œuvre indienne à se perfectionner et à se préparer pour l'avenir...
Stocks technologiques de la nouvelle ère cette semaine : les problèmes de Zomato continuent, EaseMyTrip publie des...
Les startups indiennes prennent des raccourcis à la recherche de financement
La plate-forme de marketing numérique Logicserve met en sac un financement INR 80 Cr et se rebaptise LS Dig ...
"FYI: [sujet]" - Utilisez la désignation FYI lorsque vous ne faites que transmettre des informations par courtoisie.
« ACTION REQUISE d'ici le [DATE] : [sujet] » ou « À FAIRE d'ici le [DATE] » : utilisez ACTION REQUISE lorsque vos destinataires doivent effectuer une action, mais qu'ils ne vous signalent pas ; utilisez TO DO lorsque vous donnez une directive à quelqu'un qui dépend de vous.
"NRN : [sujet]" : NRN signifie "aucune réponse nécessaire" et peut être utilisé pour éliminer les e-mails de réponse polis que les gens envoient souvent comme "Merci" ou "Ça a l'air intéressant" ou "Je vais jeter un œil à ça ensuite semaine », etc.
« [sujet]–EOM » : mon préféré, EOM signifie « fin de message » et vous permet de mettre des messages très courts directement dans la ligne d'objet. EOM dit au destinataire, ne vous embêtez pas à ouvrir celui-ci car tout le contenu est dans la ligne d'objet.
Gardez les e-mails courts, vraiment courts.
Sachez qu'être bref n'est pas impoli ; c'est un signe de respect pour le temps de l'autre personne (en plus du vôtre).
Il y a même un mouvement qui suggère que nous considérions les e-mails comme des messages texte. Le site Web five.sentenc.es vous suggère de limiter tous vos e-mails à cinq phrases ou moins, puis d'ajouter un message de pied de page qui dirige les gens vers le site Web pour une explication.
Utilisez le système 321-Zéro.
Je crois fermement que vous ne devriez traiter les e-mails que trois fois par jour.
Planifiez trois fois pour traiter votre e-mail (matin, midi, soir), réglez la minuterie de votre téléphone sur 21 minutes et essayez d'atteindre la boîte de réception zéro pendant ce laps de temps. Faites-en un jeu - 21 minutes ne suffisent généralement pas pour atteindre zéro, et c'est intentionnel. Mais cet objectif vous permettra de rester concentré, de vous assurer que vos réponses sont courtes et de vous empêcher de cliquer sur des liens vers le monde merveilleux des distractions sur Internet.
Appliquez immédiatement les 4 D.
Chaque fois que vous ouvrez un e-mail, vous devez être prêt à le supprimer (archiver), le déléguer (transférer), le différer (déplacer vers votre calendrier) ou le faire.
• Supprimer : lorsque vous pensez « supprimer », dans la plupart des cas, vous devez simplement archiver. De nos jours, avec un espace de stockage pratiquement illimité, il est facile d'appuyer simplement sur le bouton Archiver sur la plupart des choses, sachant que vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour le récupérer à l'avenir.
• Déléguer : si quelqu'un d'autre doit s'en occuper, transmettez-le immédiatement.
• Différer : si vous différez un e-mail, dans la plupart des cas, cela signifie ajouter immédiatement une entrée à votre calendrier — « déplacer » l'e-mail vers une entrée de calendrier.
• Faites : Si vous pouvez gérer cela en cinq minutes ou moins, faites-le tout de suite.
Après chacune des trois premières actions, archivez l'e-mail ou supprimez-le.
En plus des 4 D, considérez F pour File it. À mon avis, ce n'est qu'une autre forme d'archivage, mais cela peut être utile, surtout si vous craignez de ne plus pouvoir retrouver quelque chose. Créez simplement des dossiers pour tous vos projets, clients ou même quelque chose comme "Répondre à Someday", puis faites glisser les e-mails liés à ces sujets dans les dossiers pour garder votre boîte de réception propre et agréable.
Et voilà, sept étapes simples pour maîtriser votre messagerie. Essayez de les utiliser pour garder votre e-mail sous contrôle, et vous découvrirez soudainement des heures par semaine que vous ne saviez pas que vous aviez.
Kevin Kruse est l'auteur de 15 secrets que les personnes qui réussissent connaissent sur la gestion du temps et de "The Millionaire Day Planner : A Free 1-Page Planning Tool".