7 أسرار للتحكم في بريدك الإلكتروني
نشرت: 2016-11-13هل ترغب في طريقة بسيطة لتقليل الوقت الذي تقضيه على رسائل البريد الإلكتروني بشكل كبير؟
وفقًا لمسح أجراه معهد ماكينزي العالمي ، يقضي موظفو المكاتب 2.6 ساعة يوميًا في قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. هذا يعادل 33٪ من 40 ساعة عمل أسبوعيا.
ما هو أسوأ من ذلك هو أن الهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وغيرها من الأجهزة المحمولة لديها الكثير من التحقق من بريدهم الإلكتروني باستمرار: أثناء التنقل (نعم ، أراك تتحقق من هاتفك أثناء القيادة) ، والانتظار في مكتب الطبيب ، وفي أوقات الوجبات ، وكل موقف آخر يمكن تخيله.
ولكن هل هناك طريقة أفضل لإدارة بريدك الإلكتروني؟ على مر السنين ، اكتشفت أن مفتاح إتقان البريد الإلكتروني (بدلاً من ترك البريد الإلكتروني يتحكم بك) هو أن يكون لديك نظام.
Ergo ، سبع خطوات لإتقان بريدك الإلكتروني:
إلغاء الاشتراك من الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني
هل تحتاج حقًا إلى الاشتراك في كل مواقع الموضة هذه؟ تلك العروض الخاطفة من اليوم؟ تلك العناوين الرئيسية للأخبار كليكبيت؟ لا تمنح الإذن لجميع هذه الشركات للتطفل على يومك ، ومقاطعة تدفقك ، وإغرائك بعروضها. إنهم يحاولون جاهدين الوصول إلى رأسك ، لكنهم لا يستطيعون ذلك إذا لم يكونوا في بريدك الوارد لتبدأ.
فقط اذهب إلى بريدك الإلكتروني وابحث عن "إلغاء الاشتراك" ثم قم بإلغاء الاشتراك في جميع الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني التي تجدها. يوجد أيضًا موقع ويب رائع يسمى Unroll.Me يتيح لك إلغاء الاشتراك بسهولة في الرسائل الإخبارية التي تريد إرسالها إلى سلة المحذوفات. سيقوم بعد ذلك بدمج الرسائل الإخبارية التي تريد الاحتفاظ بها في بريد إلكتروني يومي واحد كبير.
قم بإيقاف تشغيل جميع إشعارات البريد الإلكتروني.
لا يُقصد من البريد الإلكتروني أن يكون شكلاً عاجلاً من أشكال الاتصال. في الوقت الحاضر ، عندما يتلقى معظمنا من 50 إلى 500 رسالة بريد إلكتروني يوميًا ، فإن تلقي إشعارات البريد الإلكتروني يعد خطيئة. تقاطع الإخطارات تركيزك ، وسرعة عملك ، وقدرتك على التواجد أثناء الاجتماعات والمحادثات.
مهما كانت الإشعارات التي تستخدمها ، سواء كانت صوتًا مسموعًا أو اهتزازًا للهاتف أو نافذة صغيرة تنبثق مع كل رسالة بريد إلكتروني جديدة - قم بإيقاف تشغيلها.
فكر مرتين قبل إعادة التوجيه أو نسخة إلى أو نسخة مخفية الوجهة.
كما ورد في مقال نشر في 9 أغسطس 2013 في صحيفة وول ستريت جورنال ، خفضت شركة International Power ومقرها لندن إجمالي حركة مرور البريد الإلكتروني بنسبة 54٪ فقط من خلال تشجيع كبار المديرين التنفيذيين على "التفكير مرتين" قبل إعادة توجيه بريد إلكتروني أو إضافة أي شخص إلى cc : خط. في كثير من الأحيان نقوم بإعادة توجيه أو إرسال نسخة إلى شخص ما بروح إبقائه "في الحلقة" ، لكننا في الواقع نساهم في مشكلة التحميل الزائد للمعلومات.
تذكر أن كل بريد إلكتروني ترسله وكل نسخة تتضمنها تعني أنك على الأرجح ستتلقى ردًا في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك. إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني أقل ، فستتلقى أيضًا بريدًا إلكترونيًا أقل.
استخدم سطر الموضوع للإشارة إلى الإجراء المطلوب.
لا يشير سطر الموضوع المثالي إلى موضوع البريد الإلكتروني فحسب ، بل يشير أيضًا إلى نوع الإجراء الذي يتطلبه. يساعد هذا مستلمي البريد الإلكتروني على معالجة بريدك الإلكتروني في وقت أقل. وسيتعلمون الرد بالمثل. الفكرة هي تمهيد رسالة سطر الموضوع ببعض المعلومات الوصفية. أحب استخدام جميع الأحرف الكبيرة لإبراز هذا الجزء من الموضوع عن الرسالة. وهنا بعض الأمثلة:
موصى به لك:
كيف ستحول Metaverse صناعة السيارات الهندية
ماذا يعني توفير مكافحة الربح بالنسبة للشركات الهندية الناشئة؟
كيف تساعد الشركات الناشئة في تكنولوجيا التعليم في تطوير مهارات القوى العاملة في الهند وتصبح جاهزة للمستقبل ...
الأسهم التقنية في العصر الجديد هذا الأسبوع: مشاكل Zomato مستمرة ، EaseMyTrip تنشر Stro ...
تتخذ الشركات الهندية الناشئة اختصارات في مطاردة للتمويل
منصة التسويق الرقمي Logicserve Bags INR 80 Cr Funding، Rbrands as LS Dig ...
"لمعلوماتك: [الموضوع]" - استخدم تسمية FYI عندما تقوم فقط بتمرير المعلومات على سبيل المجاملة.
"الإجراء المطلوب بحلول [التاريخ]: [الموضوع]" أو "التنفيذ بحلول [التاريخ]" - استخدم الإجراء المطلوب عندما يتعين على المستلمين اتخاذ إجراء ، لكنهم لا يبلغونك بذلك ؛ استخدم "ما تفعله" عندما تعطي توجيهًا إلى شخص يقوم بإبلاغك.
"NRN: [الموضوع]" - تشير NRN إلى "لا حاجة إلى رد" ويمكن استخدامها لإزالة رسائل الرد المهذبة التي يرسلها الأشخاص غالبًا مثل "شكرًا" أو "تبدو مثيرة للاهتمام" أو "سألقي نظرة على هذا بعد ذلك أسبوع ، "وما إلى ذلك.
"[الموضوع] –EOM" - المفضل لدي شخصيًا ، يرمز EOM إلى "نهاية الرسالة" ويتيح لك وضع رسائل قصيرة جدًا في سطر الموضوع مباشرةً. يخبر EOM المستلم ، لا تهتم بفتح هذا لأن كل المحتوى موجود في سطر الموضوع.
اجعل رسائل البريد الإلكتروني قصيرة — قصيرة جدًا.
اعلم أن الإيجاز ليس وقحًا ؛ إنها علامة على احترام وقت الشخص الآخر (بالإضافة إلى وقتك).
حتى أن هناك حركة تشير إلى أننا نعتبر رسائل البريد الإلكتروني مشابهة للرسائل النصية. يقترح موقع الويب Five.sentenc.es تحديد جميع رسائل البريد الإلكتروني بخمس جمل أو أقل ثم إضافة رسالة تذييل توجه الأشخاص إلى موقع الويب للحصول على شرح.
استخدم نظام 321-Zero.
أنا من أشد المؤمنين بضرورة معالجة البريد الإلكتروني ثلاث مرات في اليوم فقط.
قم بجدولة ثلاث مرات لمعالجة بريدك الإلكتروني (صباحًا ، ظهرًا ، ليلًا) ، واضبط المؤقت على هاتفك لمدة 21 دقيقة ، وحاول الوصول إلى البريد الوارد صفر في ذلك الوقت. اصنع لعبة منها - 21 دقيقة عادة لا تكون وقتًا كافيًا للوصول إلى الصفر ، وهذا مقصود. لكن هذا الهدف سيبقيك مركزًا ، وسيضمن أن تكون ردودك قصيرة ، ويمنعك من النقر فوق الروابط الموجودة في عالم مشتتات الإنترنت الرائع.
قم على الفور بتطبيق 4 D.
في كل مرة تفتح فيها رسالة بريد إلكتروني ، يجب أن تكون جاهزًا لحذفها (أرشفة) ، أو تفويضها (إعادة توجيهها) ، أو تأجيلها (الانتقال إلى التقويم الخاص بك) ، أو القيام بذلك.
• حذف: عندما تفكر في "حذف" ، في معظم الحالات ، يجب عليك فقط الأرشفة. في هذه الأيام ، مع وجود مساحة تخزين غير محدودة تقريبًا ، من السهل الضغط على زر الأرشفة في معظم الأشياء ، مع العلم أنه يمكنك استخدام وظيفة البحث لاستعادتها مرة أخرى في المستقبل.
• مفوض: إذا كان يجب على شخص آخر التعامل مع هذا ، فأعد توجيهه على الفور.
• تأجيل: إذا قمت بتأجيل رسالة بريد إلكتروني ، فهذا يعني في معظم الحالات إضافة إدخال إلى التقويم الخاص بك على الفور - "نقل" البريد الإلكتروني إلى إدخال في التقويم.
• افعل: إذا كان بإمكانك التعامل مع هذا في خمس دقائق أو أقل ، فافعل ذلك على الفور.
بعد كل إجراء من الإجراءات الثلاثة الأولى ، إما أرشفة البريد الإلكتروني أو حذفه.
بالإضافة إلى 4 D ، ضع في اعتبارك F من أجل File it. في رأيي ، هذا مجرد شكل آخر من أشكال الأرشفة ، ولكنه قد يكون مفيدًا خاصةً إذا كنت متوتراً من أنك قد لا تتمكن من العثور على شيء مرة أخرى. ما عليك سوى إنشاء مجلدات لجميع مشاريعك أو عملائك أو حتى شيء مثل "الرد على يومًا ما" ، ثم اسحب رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بهذه الموضوعات إلى المجلدات للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا.
هناك - سبع خطوات بسيطة لإتقان بريدك الإلكتروني. حاول استخدام هذه لإبقاء بريدك الإلكتروني تحت السيطرة ، وستكتشف فجأة ساعات أسبوعيًا لم تكن تعلم بوجودها.
كيفن كروز هو مؤلف كتاب 15 سرًا يعرفها الأشخاص الناجحون عن إدارة الوقت و "مخطط المليونير اليومي: أداة تخطيط مجانية من صفحة واحدة".