7 เคล็ดลับในการควบคุมอีเมลของคุณ
เผยแพร่แล้ว: 2016-11-13คุณต้องการวิธีง่ายๆ ในการลดเวลาที่คุณใช้ไปกับอีเมลอย่างมากหรือไม่?
จากการสำรวจที่จัดทำโดย McKinsey Global Institute พนักงานสำนักงานใช้เวลา 2.6 ชั่วโมงต่อวันในการอ่านและตอบอีเมล ซึ่งเท่ากับ 33% ของการทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
ที่แย่กว่านั้นคือสมาร์ทโฟน แล็ปท็อป และอุปกรณ์มือถืออื่นๆ มักจะเช็คอีเมลอยู่ตลอดเวลา: ขณะเดินทาง (ใช่ ฉันเห็นคุณเช็คโทรศัพท์ขณะขับรถ) รอที่สำนักงานแพทย์ เวลารับประทานอาหาร และทุกสถานการณ์เท่าที่จะจินตนาการได้
แต่มีวิธีที่ดีกว่าในการจัดการอีเมลของคุณหรือไม่? หลายปีที่ผ่านมา ฉันพบว่ากุญแจสำคัญในการควบคุมอีเมล (แทนที่จะปล่อยให้อีเมลเป็นผู้ดูแลคุณ) คือการมีระบบ
Ergo เจ็ดขั้นตอนในการควบคุมอีเมลของคุณ:
Unsubscribe from จดหมายข่าวทางอีเมล
คุณจำเป็นต้องสมัครสมาชิกเว็บไซต์แฟชั่นเหล่านั้นทั้งหมดหรือไม่? ข้อเสนอแฟลชข้อเสนอของวันเหล่านั้น? หัวข้อข่าว "ข่าว" ของไวรัส clickbait? อย่าให้บริษัทเหล่านั้นทั้งหมดเข้ามายุ่งเกี่ยวกับวันของคุณ ขัดขวางการทำงานของคุณ และล่อใจคุณด้วยข้อเสนอของพวกเขา พวกเขากำลังพยายามอย่างหนักที่จะเข้ามาในหัวของคุณ แต่พวกเขาทำไม่ได้หากพวกเขาไม่อยู่ในกล่องจดหมายของคุณเพื่อเริ่มต้น
เพียงเข้าไปที่อีเมลของคุณและค้นหา "unsubscribe" จากนั้นยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวทางอีเมลทั้งหมดที่คุณพบ นอกจากนี้ยังมีเว็บไซต์ดีๆ ที่ชื่อว่า Unroll.Me ซึ่งจะช่วยให้คุณยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวที่คุณต้องการทิ้งลงในถังขยะได้อย่างง่ายดาย จากนั้นจะรวมจดหมายข่าวที่คุณต้องการเก็บไว้ในอีเมลขนาดใหญ่รายวันฉบับเดียว
ปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลทั้งหมด
อีเมลไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อให้เป็นรูปแบบการสื่อสารเร่งด่วน ทุกวันนี้ เมื่อพวกเราส่วนใหญ่ได้รับอีเมล 50 ถึง 500 ฉบับต่อวัน การรับอีเมลแจ้งเตือนถือเป็นบาป การแจ้งเตือนขัดจังหวะสมาธิของคุณ การวิ่งงานของคุณ และความสามารถในการแสดงตัวของคุณในระหว่างการประชุมและการสนทนา
ไม่ว่าคุณจะใช้การแจ้งเตือนใด ไม่ว่าจะเป็นเสียงเตือน การสั่นของโทรศัพท์ หรือหน้าต่างเล็กๆ ที่ปรากฏขึ้นพร้อมกับอีเมลใหม่ทุกฉบับ ให้ปิดการแจ้งเตือนนี้
คิดให้รอบคอบก่อนจะส่งต่อ cc หรือ bcc
ตามที่รายงานเมื่อวันที่ 9 สิงหาคม 2013 บทความใน Wall Street Journal บริษัท International Power ในลอนดอนลดปริมาณการรับส่งข้อมูลอีเมลทั้งหมดลง 54% เพียงแค่สนับสนุนให้ผู้บริหารระดับสูง "คิดให้รอบคอบ" ก่อนที่พวกเขาส่งต่ออีเมลหรือเพิ่มใครก็ตามในสำเนา : ไลน์. บ่อยครั้งที่เราส่งต่อหรือสำเนาถึงใครบางคนด้วยเจตนาที่จะให้พวกเขา "อยู่ในวง" แต่ในความเป็นจริง เรากำลังมีส่วนทำให้เกิดปัญหาข้อมูลล้นเกิน
โปรดจำไว้ว่า อีเมลทุกฉบับที่คุณส่งและสำเนาทุกฉบับที่คุณใส่หมายความว่าคุณน่าจะได้รับการตอบกลับกลับมาในกล่องอีเมลของคุณเอง หากคุณส่งอีเมลน้อยลง คุณจะ ได้รับ อีเมลน้อยลงด้วย
ใช้หัวเรื่องเพื่อระบุการดำเนินการที่จำเป็น
หัวเรื่องในอุดมคติไม่เพียงแต่ระบุหัวเรื่องของอีเมลเท่านั้น แต่ยังระบุประเภทของการดำเนินการด้วย ซึ่งจะช่วยให้ผู้รับอีเมลประมวลผลอีเมลของคุณได้ในเวลาอันสั้น และพวกเขาจะเรียนรู้ที่จะตอบสนอง แนวคิดคือการนำหน้าข้อความหัวเรื่องของคุณด้วยข้อมูลเมตาบางอย่าง ฉันชอบใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเพื่อทำให้หัวข้อนี้โดดเด่นจากข้อความ นี่คือตัวอย่างบางส่วน:
แนะนำสำหรับคุณ:
Metaverse จะพลิกโฉมอุตสาหกรรมยานยนต์อินเดียได้อย่างไร
บทบัญญัติต่อต้านการแสวงหากำไรสำหรับสตาร์ทอัพในอินเดียมีความหมายอย่างไร?
Edtech Startups ช่วยให้แรงงานอินเดียเพิ่มพูนทักษะและเตรียมพร้อมสู่อนาคตได้อย่างไร...
หุ้นเทคโนโลยียุคใหม่ในสัปดาห์นี้: ปัญหาของ Zomato ยังคงดำเนินต่อไป, EaseMyTrip Posts Stro...
สตาร์ทอัพอินเดียใช้ทางลัดในการไล่ล่าหาทุน
แพลตฟอร์มการตลาดดิจิทัล Logicserve ระดมทุน INR 80 Cr รีแบรนด์เป็น LS Dig...
“FYI: [ subject]”—ใช้การกำหนด FYI เมื่อคุณเพียงแค่ส่งข้อมูลไปด้วยความสุภาพ
“ต้องดำเนินการภายใน [DATE]: [Subject]” หรือ “TO DO by [DATE]”—ใช้ ACTION REQUIRED เมื่อผู้รับของคุณควรดำเนินการ แต่พวกเขาจะไม่รายงานให้คุณทราบ ใช้สิ่งที่ต้องทำเมื่อคุณให้คำสั่งแก่ผู้ที่รายงานถึงคุณ
“NRN: [ subject]”—NRN ย่อมาจาก “no response needed” และสามารถใช้เพื่อกำจัดอีเมลตอบกลับที่สุภาพที่ผู้คนมักจะส่งเช่น “ขอบคุณ” หรือ “ดูน่าสนใจ” หรือ “ฉันจะพิจารณาในเรื่องนี้ต่อไป สัปดาห์” เป็นต้น
“[ subject]–EOM”—รายการโปรดส่วนตัวของฉัน EOM ย่อมาจาก “end of message” และให้คุณใส่ข้อความสั้นๆ ลงในหัวเรื่องได้ EOM บอกผู้รับว่าอย่ารบกวนการเปิดรายการนี้เพราะเนื้อหาทั้งหมดอยู่ในหัวเรื่อง
ทำให้อีเมลสั้น - สั้นจริงๆ
ตระหนักว่าการพูดสั้นไม่หยาบคาย เป็นการแสดงความเคารพต่อเวลาของคนอื่น (นอกเหนือจากของคุณเอง)
มีแม้กระทั่งการเคลื่อนไหวที่แนะนำให้เราถือว่าข้อความอีเมลคล้ายกับข้อความตัวอักษร เว็บไซต์ five.sentenc.es แนะนำให้คุณจำกัดอีเมลทั้งหมดของคุณไว้ที่ห้าประโยคหรือน้อยกว่า จากนั้นเพิ่มข้อความส่วนท้ายที่นำผู้ใช้ไปยังเว็บไซต์เพื่อขอคำอธิบาย
ใช้ระบบ 321-Zero
ฉันเชื่อมั่นว่าคุณควรดำเนินการอีเมล วันละสามครั้งเท่านั้น
จัดกำหนดการสามครั้งเพื่อประมวลผลอีเมลของคุณ (เช้า เที่ยง กลางคืน) ตั้งเวลาบนโทรศัพท์ของคุณเป็นเวลา 21 นาที และพยายามทำให้กล่องจดหมายเข้าเป็นศูนย์ในช่วงเวลานั้น สร้างเกมให้สำเร็จ—โดยปกติ 21 นาทีไม่มีเวลาพอที่จะทำให้เป็นศูนย์ และนั่นเป็นความตั้งใจ แต่เป้าหมายนี้จะทำให้คุณจดจ่อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำตอบของคุณสั้น และป้องกันไม่ให้คุณคลิกลิงก์ไปยังโลกมหัศจรรย์ของการรบกวนทางอินเทอร์เน็ต
ใช้ 4 D's ทันที
ทุกครั้งที่คุณเปิดอีเมล คุณควรพร้อมที่จะลบทิ้ง (เก็บถาวร) มอบหมาย (ไปข้างหน้า) เลื่อนเวลา (ย้ายไปที่ปฏิทินของคุณ) หรือทำ
• ลบ: เมื่อคุณคิดว่า "ลบ" ในกรณีส่วนใหญ่ คุณควรเก็บถาวรจริงๆ ทุกวันนี้ ด้วยพื้นที่จัดเก็บที่แทบไม่จำกัด ทำให้ง่ายที่จะกดปุ่มเก็บถาวรในหลายๆ อย่าง โดยรู้ว่าคุณสามารถใช้ฟังก์ชันการค้นหาเพื่อนำกลับมาใช้ใหม่ได้ในอนาคต
• ผู้รับมอบสิทธิ์: หากบุคคลอื่นควรจัดการเรื่องนี้ ให้ส่งต่อทันที
• เลื่อนเวลา: หากคุณเลื่อนอีเมล ในกรณีส่วนใหญ่ นั่นหมายถึงการเพิ่มรายการในปฏิทินของคุณทันที—“ย้าย” อีเมลไปยังรายการปฏิทิน
• ทำ: ถ้าคุณจัดการเรื่องนี้ได้ภายในห้านาทีหรือน้อยกว่านั้น ให้ทำทันที
หลังจากดำเนินการสามอย่างแรกแล้ว ให้เก็บอีเมลหรือลบทิ้ง
นอกจาก 4 D แล้ว ให้พิจารณา F สำหรับ File it ในความคิดของฉัน นี่เป็นเพียงรูปแบบหนึ่งของการเก็บถาวร แต่จะมีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณรู้สึกประหม่าว่าคุณอาจไม่สามารถค้นหาบางสิ่งได้อีก เพียงสร้างโฟลเดอร์สำหรับโปรเจ็กต์ ลูกค้า หรือแม้แต่บางอย่างเช่น "ตอบกลับสักวัน" จากนั้นลากอีเมลที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อเหล่านั้นลงในโฟลเดอร์เพื่อให้กล่องจดหมายของคุณดูดีและสะอาดอยู่เสมอ
มี 7 ขั้นตอนง่ายๆ ในการควบคุมอีเมลของคุณ ลองใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อควบคุมอีเมลของคุณ แล้วคุณจะพบชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่คุณไม่รู้ว่าคุณมี
Kevin Kruse เป็นผู้เขียน 15 เคล็ดลับที่ผู้ประสบความสำเร็จรู้เกี่ยวกับการบริหารเวลาและ "นักวางแผนวันเศรษฐี: เครื่องมือวางแผน 1 หน้าฟรี"