掌握电子邮件的 7 个秘诀
已发表: 2016-11-13您想要一种简单的方法来显着减少您花在电子邮件上的时间吗？
根据麦肯锡全球研究所进行的一项调查，上班族每天花费 2.6 小时阅读和回复电子邮件。 这相当于每周工作 40 小时的 33%。
更糟糕的是，智能手机、笔记本电脑和其他移动设备经常检查他们的电子邮件：上下班时（是的，我看到你在开车时检查手机）、在医生办公室等候、吃饭时以及其他所有可以想象的情况。
但是有没有更好的方法来管理您的电子邮件？ 多年来，我发现掌握电子邮件（而不是让电子邮件掌握你）的关键是拥有一个系统。
因此，掌握电子邮件的七个步骤：
退订电子邮件通讯
你真的需要订阅所有这些时尚网站吗？ 那些限时特卖？ 那些病毒式的点击诱饵“新闻”头条？ 不要允许所有这些公司闯入你的一天，打断你的流程，并用他们的报价来诱惑你。 他们正在努力进入您的脑海，但如果他们一开始不在您的收件箱中，他们就无法进入。
只需进入您的电子邮件并搜索“取消订阅”，然后取消订阅您找到的所有电子邮件通讯。 还有一个很棒的网站，叫做 Unroll.Me，它可以让你轻松地取消订阅你想要删除的新闻通讯。 然后，它将您想要保留的时事通讯合并到一封大型每日电子邮件中。
关闭所有电子邮件通知。
电子邮件并非旨在成为一种紧急的沟通方式。 如今，当我们大多数人每天收到 50 到 500 封电子邮件时，收到电子邮件通知是一种罪过。 通知会打断您的注意力、您的工作冲刺以及您在会议和对话期间出席会议的能力。
无论您使用什么通知，无论是叮叮声、手机振动，还是每封新电子邮件都会弹出一个小窗口，请将其关闭。
在转发之前三思而后行，抄送或密送。
正如 2013 年 8 月 9 日《华尔街日报》的一篇文章所报道的，总部位于伦敦的 International Power 仅通过鼓励其高管在转发电子邮件或将任何人添加到 cc 之前“三思而后行”，就将电子邮件总流量减少了 54% ： 线。 我们常常本着让他们“在循环中”的精神转发或抄送某人，但实际上我们正在助长信息过载问题。
请记住，您发送的每封电子邮件和包含的每份抄送都意味着您很可能会在自己的邮箱中收到回复。 如果您发送更少的电子邮件，您也会收到更少的电子邮件。
使用主题行指明所需的操作。
理想的主题行不仅表明电子邮件的主题，还表明它需要采取的行动类型。 这有助于电子邮件收件人在更短的时间内处理您的电子邮件。 他们会学会回报。 这个想法是在您的主题行消息前加上一些元信息。 我喜欢使用全部大写来使主题的这一部分从消息中脱颖而出。 这里有些例子：
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“仅供参考：[主题]”——当您只是出于礼貌传递信息时，请使用 FYI 名称。
“[日期]之前需要采取的行动：[主题]”或“[日期]之前要做的事情”——当您的收件人应该采取行动但他们不向您报告时，请使用所需的行动； 当您向向您报告的人下达指令时，请使用 TO DO。
“NRN：[主题]”——NRN 代表“无需回复”，可用于消除人们经常发送的礼貌回复电子邮件，例如“谢谢”或“看起来很有趣”或“我接下来看看这个”周”等。
“[主题]-EOM”——我个人最喜欢的，EOM 代表“消息结束”，让您可以将超短消息直接放在主题行中。 EOM 告诉收件人，不要费心打开这个，因为所有内容都在主题行中。
保持电子邮件简短——非常简短。
意识到简短并不粗鲁； 这是对他人时间的尊重（除了你自己的）。
甚至有一种运动建议我们将电子邮件消息视为类似于文本消息。 Five.sentenc.es 网站建议您将所有电子邮件限制在 5 句话或更少，然后添加一个页脚消息，将人们引导至该网站以获得解释。
使用 321-零系统。
我坚信您应该每天只处理 3 次电子邮件。
安排 3 次时间来处理您的电子邮件（早上、中午、晚上），将手机上的计时器设置为 21 分钟，并尝试在这段时间内将收件箱归零。 用它来做游戏——21 分钟通常不足以达到零，这是故意的。 但是这个目标会让你保持专注，确保你的回答简短，并防止你点击链接到互联网分心的美妙世界。
立即应用 4 D。
每次打开电子邮件时，您都应该准备好删除它（存档）、委派它（转发）、推迟它（移动到您的日历）或执行它。
• 删除：当您想到“删除”时，在大多数情况下，您实际上应该只是存档。 如今，由于存储空间几乎无限，只需点击存档按钮即可轻松完成大多数事情，因为您知道将来可以使用搜索功能再次将其取回。
• 委托：如果应该由其他人处理，请立即转发。
• 推迟：如果您推迟一封电子邮件，在大多数情况下，这意味着立即将一个条目添加到您的日历中——将电子邮件“移动”到一个日历条目中。
• 做：如果你能在五分钟或更短的时间内处理好这件事，那就马上做。
在前三个操作中的每一个之后，归档电子邮件或将其删除。
除了 4 D 之外，考虑使用 F 表示 File it。 在我看来，这只是另一种存档形式，但它会很有帮助，尤其是当您担心可能无法再次找到某些内容时。 只需为您的所有项目、客户，甚至“回复某天”之类的内容创建文件夹，然后将与这些主题相关的电子邮件拖到文件夹中，以保持收件箱整洁。
它们就在那里——掌握电子邮件的七个简单步骤。 尝试使用这些来控制您的电子邮件，您会突然发现每周有几个小时是您不知道的。
凯文·克鲁斯 (Kevin Kruse) 是成功人士了解时间管理的 15 个秘密和“百万富翁日计划：免费的单页计划工具”一书的作者。