7 secrete pentru a vă stăpâni e-mailul
Publicat: 2016-11-13Doriți o modalitate simplă de a reduce drastic timpul petrecut cu e-mailuri?
Potrivit unui sondaj realizat de McKinsey Global Institute, angajații de birou petrec 2,6 ore pe zi citind și răspunzând la e-mailuri. Aceasta echivalează cu 33% dintr-o săptămână de lucru de 40 de ore.
Mai rău este că smartphone-urile, laptopurile și alte dispozitive mobile au mulți care își verifică e-mailul în mod constant: în timpul navetei (da, văd că vă verificați telefonul în timp ce conduceți), așteptând la cabinetul medicului, la ora mesei și în orice altă situație imaginabilă.
Dar există o modalitate mai bună de a vă gestiona e-mailul? De-a lungul anilor, am aflat că cheia pentru stăpânirea e-mailului (în loc să las e-mailul să te stăpânească) este să ai un sistem.
Prin urmare, șapte pași pentru a vă stăpâni e-mailul:
Dezabonați-vă de la buletinele informative prin e-mail
Chiar trebuie să vă abonați la toate acele site-uri de modă? Acele oferte flash ale zilei? Acele titluri de „știri” virale de clickbait? Nu le da permisiunea tuturor acelor companii de a se amesteca în ziua ta, de a-ți întrerupe fluxul și de a te tenta cu ofertele lor. Se străduiesc din greu să vă intre în cap, dar nu pot dacă nu sunt în căsuța dvs. de e-mail pentru început.
Doar intrați în e-mailul dvs. și căutați „dezabonare”, apoi dezabonați-vă de la toate buletinele informative pe care le găsiți. Există, de asemenea, un site minunat numit Unroll.Me, care vă va permite să vă dezabonați cu ușurință de la buletinele informative pe care doriți să le aruncați la gunoi. Apoi va consolida buletinele informative pe care doriți să le păstrați într-un singur e-mail zilnic mare.
Dezactivează toate notificările prin e-mail.
E-mailul nu este destinat a fi o formă urgentă de comunicare. În zilele noastre, când majoritatea dintre noi primesc între 50 și 500 de e-mailuri pe zi, primirea de notificări prin e-mail este un păcat. Notificările vă întrerup concentrarea, sprinturile de lucru și capacitatea de a fi prezent în timpul întâlnirilor și conversațiilor.
Indiferent de notificările pe care le utilizați, fie că sunt un ding sonor, o vibrație a telefonului sau o fereastră mică care apare la fiecare e-mail nou, dezactivați-l.
Gândește-te de două ori înainte de a redirecționa, cc sau bcc.
După cum sa raportat într-un articol din 9 august 2013 din Wall Street Journal, International Power, cu sediul în Londra, a redus traficul total de e-mail cu 54% doar prin încurajarea directorilor lor de top să „gândească de două ori” înainte de a trimite un e-mail sau de a adăuga pe cineva la cc. : linie. Prea des transmitem sau trimitem pe cineva în spiritul de a-l ține „în buclă”, dar, în realitate, contribuim la problema supraîncărcării de informații.
Amintiți-vă, fiecare e-mail pe care îl trimiteți și fiecare cc pe care îl includeți înseamnă că probabil veți primi un răspuns înapoi în propria casetă de e-mail. Dacă trimiteți mai puține e-mailuri, veți primi și mai puține e-mailuri.
Utilizați linia de subiect pentru a indica acțiunea necesară.
O linie de subiect ideală nu indică doar subiectul e-mailului, ci și tipul de acțiune pe care îl necesită. Acest lucru îi ajută pe destinatarii e-mailului să vă proceseze e-mailul în mai puțin timp. Și vor învăța să răspundă. Ideea este să prefațați mesajul din linia de subiect cu câteva meta-informații. Îmi place să folosesc toate majusculele pentru a face această parte a subiectului să iasă în evidență din mesaj. Aici sunt cateva exemple:
Recomandat pentru tine:
Cum va transforma Metaverse industria auto din India
Ce înseamnă prevederea anti-Profiteering pentru startup-urile indiene?
Cum startup-urile Edtech ajută forța de muncă din India să își îmbunătățească abilitățile și să devină pregătite pentru viitor...
Stocuri de tehnologie New-Age săptămâna aceasta: problemele Zomato continuă, EaseMyTrip postează Stro...
Startup-urile indiene iau comenzi rapide în căutarea finanțării
Platforma de marketing digital Logicserve are finanțare de 80 INR Cr, rebrand-urile ca LS Dig...
„FYI: [subiect]” — Folosiți desemnarea FYI atunci când transmiteți informații ca o curtoazie.
„ACȚIUNE NECESARĂ până la [DATA]: [subiect]” sau „DE FĂCUT până la [DATA]”—Utilizați ACȚIUNEA NECESARĂ atunci când destinatarii ar trebui să ia o acțiune, dar nu vă raportează; utilizați TO DO atunci când dați o directivă cuiva care vă raportează.
„NRN: [subiect]”—NRN înseamnă „niciun răspuns necesar” și poate fi folosit pentru a elimina e-mailurile de răspuns politicos pe care oamenii le trimit adesea, cum ar fi „Mulțumesc” sau „Pare interesant” sau „Voi arunca o privire mai departe. săptămână”, etc.
„[subiect]–EOM”—Preferatul meu personal, EOM înseamnă „sfârșitul mesajului” și vă permite să puneți mesaje foarte scurte chiar în linia de subiect. EOM îi spune destinatarului, nu vă obosiți să îl deschideți pentru că tot conținutul este în linia de subiect.
Păstrați e-mailurile scurte - foarte scurte.
Realizează că a fi scurt nu este nepoliticos; este un semn de respect pentru timpul celuilalt (pe lângă al tău).
Există chiar și o mișcare care sugerează să considerăm mesajele de e-mail ca fiind similare cu mesajele text. Site-ul web five.sentenc.es vă sugerează să vă limitați toate e-mailurile la cinci propoziții sau mai puțin și apoi să adăugați un mesaj de subsol care direcționează oamenii către site-ul web pentru o explicație.
Utilizați sistemul 321-Zero.
Sunt ferm convins că ar trebui să procesați e-mailul doar de trei ori pe zi.
Programați-vă de trei ori pentru a vă procesa e-mailul (dimineața, prânzul, seara), setați temporizatorul de pe telefon pentru 21 de minute și încercați să ajungeți la căsuța de e-mail zero în acel timp. Faceți un joc din asta - 21 de minute nu sunt de obicei timp suficient pentru a ajunge la zero și asta este intenționat. Dar acest obiectiv te va menține concentrat, te va asigura că răspunsurile tale sunt scurte și te va împiedica să dai clic pe link-uri către lumea minunată a distracțiilor de pe internet.
Aplicați imediat cei 4 D.
De fiecare dată când deschideți un e-mail, ar trebui să fiți gata să îl ștergeți (arhiva), să îl delegați (redirecționați), să îl amânați (muți în calendarul dvs.) sau să îl faceți.
• Șterge: când te gândești la „șterge”, în majoritatea cazurilor ar trebui să arhivezi. În zilele noastre, cu spațiu de stocare practic nelimitat, este ușor să apăsați butonul Arhivă pe majoritatea lucrurilor, știind că puteți utiliza funcția de căutare pentru a-l recupera din nou în viitor.
• Delegat: Dacă altcineva ar trebui să se ocupe de acest lucru, transmiteți-l imediat.
• Amânare: Dacă amânați un e-mail, în cele mai multe cazuri, aceasta înseamnă adăugarea imediată a unei intrări în calendar - „mutarea” e-mailului într-o intrare din calendar.
• Efectuați: dacă puteți rezolva acest lucru în cinci minute sau mai puțin, faceți-o imediat.
După fiecare dintre primele trei acțiuni, fie arhivați e-mailul, fie ștergeți-l.
Pe lângă cele 4 D, luați în considerare F pentru File it. În opinia mea, aceasta este doar o altă formă de arhivare, dar poate fi de ajutor mai ales dacă ești nervos că s-ar putea să nu mai poți găsi ceva din nou. Doar creați dosare pentru toate proiectele, clienții sau chiar ceva de genul „Răspundeți la o zi”, apoi trageți e-mailurile legate de acele subiecte în dosare pentru a vă menține căsuța de e-mail plăcută și curată.
Iată-i — șapte pași simpli pentru a vă stăpâni e-mailul. Încercați să le folosiți pentru a vă menține e-mailul sub control și veți descoperi brusc ore pe săptămână pe care nu știați că le aveți.
Kevin Kruse este autorul cărții 15 secrete pe care oamenii de succes le cunosc despre gestionarea timpului și „The Millionaire Day Planner: A Free 1-Page Planning Tool”.