7 sekretów do opanowania poczty e-mail
Opublikowany: 2016-11-13Czy chciałbyś w prosty sposób znacznie skrócić czas spędzany na e-mailach?
Według ankiety przeprowadzonej przez McKinsey Global Institute pracownicy biurowi spędzają 2,6 godziny dziennie na czytaniu i odpowiadaniu na e-maile. Odpowiada to 33% 40-godzinnego tygodnia pracy.
Co gorsza, wiele smartfonów, laptopów i innych urządzeń mobilnych stale sprawdza pocztę: w drodze do pracy (tak, widzę, jak sprawdzasz telefon podczas jazdy), czekając w gabinecie lekarskim, podczas posiłków i w każdej innej możliwej do wyobrażenia sytuacji.
Ale czy istnieje lepszy sposób na zarządzanie pocztą e-mail? Z biegiem lat odkryłem, że kluczem do opanowania poczty e-mail (zamiast pozwolić, aby e-mail opanował się) jest posiadanie systemu.
Ergo, siedem kroków do opanowania poczty e-mail:
Zrezygnuj z otrzymywania biuletynów e-mail
Czy naprawdę musisz subskrybować wszystkie te strony o modzie? Te błyskawiczne oferty dnia? Te wirusowe nagłówki „wiadomości”? Nie pozwól wszystkim tym firmom ingerować w Twój dzień, przerywać Ci przepływu i kusić Cię swoimi ofertami. Usilnie próbują dostać się do twojej głowy, ale nie mogą, jeśli nie ma ich na początku w skrzynce odbiorczej.
Po prostu przejdź do swojego e-maila i wyszukaj „anuluj subskrypcję”, a następnie zrezygnuj z subskrypcji wszystkich znalezionych biuletynów e-mail. Istnieje również świetna strona internetowa o nazwie Unroll.Me, która pozwoli Ci łatwo wypisać się z biuletynów, które chcesz wyrzucić. Następnie skonsoliduje biuletyny, które chcesz zachować, w jeden duży codzienny e-mail.
Wyłącz wszystkie powiadomienia e-mail.
Poczta e-mail nie ma być pilną formą komunikacji. W dzisiejszych czasach, gdy większość z nas otrzymuje od 50 do 500 e-maili dziennie, otrzymywanie powiadomień e-mail jest grzechem. Powiadomienia zakłócają Twoją koncentrację, sprinty w pracy i zdolność do bycia obecnym podczas spotkań i rozmów.
Niezależnie od tego, z jakich powiadomień korzystasz, czy to słyszalny dźwięk, wibracja telefonu, czy małe okienko wyskakujące przy każdym nowym e-mailu – wyłącz je.
Zastanów się dwa razy, zanim przejdziesz dalej, DW lub UDW.
Jak podano w artykule opublikowanym 9 sierpnia 2013 r. w Wall Street Journal, londyńska firma International Power zmniejszyła całkowity ruch e-mailowy o 54%, zachęcając swoich najwyższych menedżerów do „dwukrotnego zastanowienia się” przed przesłaniem wiadomości e-mail lub dodaniem kogokolwiek do pliku DW. : linia. Zbyt często przekazujemy lub skłaniamy kogoś do wiadomości w duchu utrzymania go „w pętli”, ale w rzeczywistości przyczyniamy się do problemu przeciążenia informacjami.
Pamiętaj, że każdy wysłany e-mail i każdy dodany plik DW oznacza, że prawdopodobnie otrzymasz odpowiedź z powrotem do swojej skrzynki e-mail. Jeśli wyślesz mniej e-maili, będziesz też otrzymywać mniej e-maili.
Użyj wiersza tematu, aby wskazać wymagane działanie.
Idealny wiersz tematu nie tylko wskazuje temat wiadomości e-mail, ale także rodzaj wymaganej akcji. Pomaga to odbiorcom wiadomości e-mail w szybszym przetwarzaniu wiadomości e-mail. I nauczą się odwzajemniać. Chodzi o to, aby poprzedzić wiadomość w temacie wiadomością metainformacją. Lubię używać wszystkich wersalików, aby wyróżnić tę część tematu z wiadomości. Oto kilka przykładów:
Polecany dla Ciebie:
Jak Metaverse zmieni indyjski przemysł motoryzacyjny?
Co oznacza przepis anty-profitowy dla indyjskich startupów?
W jaki sposób start-upy Edtech pomagają indyjskim pracownikom podnosić umiejętności i być gotowym na przyszłość...
Akcje New Age Tech w tym tygodniu: Kłopoty Zomato nadal, EaseMyTrip publikuje Stro...
Indyjskie startupy idą na skróty w pogoni za finansowaniem
Digital Marketing Platform Logicserve Bags Finansowanie INR 80 Cr, zmienia nazwę na LS Dig...
„FYI: [temat]” — użyj oznaczenia FYI, gdy tylko przekazujesz informacje grzecznościowo.
„WYMAGANE DZIAŁANIE do [DATA]: [temat]” lub „DO WYKONANIA do [DATA]” — użyj WYMAGANE DZIAŁANIE, gdy odbiorcy powinni podjąć działanie, ale nie zgłaszają się do Ciebie; użyj TO DO, gdy wydajesz polecenie komuś, kto się do ciebie poddaje.
„KSOW: [temat]” — KSOW oznacza „brak odpowiedzi” i może być używany do eliminowania e-maili z grzecznymi odpowiedziami, które ludzie często wysyłają, takich jak „Dziękuję” lub „Wygląda interesująco” lub „Przyjrzę się temu w następnej kolejności tydzień” itp.
„[temat]–EOM” — mój ulubiony, EOM oznacza „koniec wiadomości” i pozwala umieszczać bardzo krótkie wiadomości bezpośrednio w wierszu tematu. EOM mówi odbiorcy, nie zawracaj sobie głowy otwieraniem tego, ponieważ cała treść znajduje się w wierszu tematu.
E-maile powinny być krótkie — naprawdę krótkie.
Uświadom sobie, że bycie zwięzłym nie jest niegrzeczne; to znak szacunku dla czasu drugiej osoby (oprócz własnego).
Istnieje nawet ruch, który sugeruje, że uważamy wiadomości e-mail za podobne do wiadomości tekstowych. Witryna five.sentenc.es sugeruje ograniczenie wszystkich wiadomości e-mail do pięciu zdań lub mniej, a następnie dodanie wiadomości w stopce, która kieruje ludzi do witryny w celu uzyskania wyjaśnienia.
Użyj systemu 321-Zero.
Jestem głęboko przekonany, że e-maile należy przetwarzać tylko trzy razy dziennie.
Zaplanuj trzykrotne przetworzenie wiadomości e-mail (rano, w południe, w nocy), ustaw minutnik w telefonie na 21 minut i spróbuj w tym czasie dostać się do skrzynki odbiorczej zero. Zrób z tego grę – 21 minut to zazwyczaj za mało, aby dojść do zera, i to jest celowe. Ale ten cel pozwoli Ci się skoncentrować, zapewni, że Twoje odpowiedzi będą krótkie i uniemożliwi klikanie linków do wspaniałego świata internetowych rozrywek.
Natychmiast zastosuj 4 D.
Za każdym razem, gdy otwierasz wiadomość e-mail, powinieneś być gotowy, aby ją usunąć (zarchiwizować), przekazać ją (przekazać dalej), odroczyć (przenieść do kalendarza) lub zrobić to.
• Usuń: Kiedy myślisz „usuń”, w większości przypadków powinieneś po prostu zarchiwizować. W dzisiejszych czasach, przy praktycznie nieograniczonej przestrzeni dyskowej, łatwo jest po prostu nacisnąć przycisk Archiwizuj na większości rzeczy, wiedząc, że możesz użyć funkcji wyszukiwania, aby odzyskać ją w przyszłości.
• Deleguj: Jeśli ktoś inny powinien się tym zająć, prześlij to natychmiast.
• Odrocz: W przypadku odroczenia wiadomości e-mail w większości przypadków oznacza to natychmiastowe dodanie wpisu do kalendarza — „przeniesienie” wiadomości e-mail do wpisu kalendarza.
• Zrób: Jeśli możesz sobie z tym poradzić w ciągu pięciu minut lub mniej, zrób to od razu.
Po każdej z pierwszych trzech czynności zarchiwizuj wiadomość e-mail lub ją usuń.
Oprócz 4 D, rozważ F dla File it. Moim zdaniem jest to po prostu kolejna forma archiwizacji, ale może być pomocna, zwłaszcza jeśli jesteś zdenerwowany, że możesz nie być w stanie czegoś ponownie znaleźć. Po prostu utwórz foldery dla wszystkich swoich projektów, klientów, a nawet coś w rodzaju „Odpowiedz kiedyś”, a następnie przeciągnij wiadomości e-mail związane z tymi tematami do folderów, aby Twoja skrzynka odbiorcza była ładna i czysta.
Oto one — siedem prostych kroków do opanowania poczty e-mail. Spróbuj ich użyć, aby kontrolować pocztę e-mail, a nagle odkryjesz godziny w tygodniu, o których nie wiedziałeś, że je masz.
Kevin Kruse jest autorem 15 Secrets Successful People Know About Time Management oraz „The Millionaire Day Planner: A Free 1-Page Planning Tool”.