E-postanızda Ustalaşmak için 7 Sır
Yayınlanan: 2016-11-13E-postalara harcadığınız zamanı önemli ölçüde azaltmanın basit bir yolunu ister misiniz?
McKinsey Global Institute tarafından yürütülen bir ankete göre, ofis çalışanları e-postaları okumak ve yanıtlamak için günde 2,6 saat harcıyor. Bu, 40 saatlik bir çalışma haftasının %33'üne eşittir.
Daha da kötüsü, akıllı telefonların, dizüstü bilgisayarların ve diğer mobil cihazların birçoğunun sürekli e-postalarını kontrol etmesi: işe giderken (evet, araba kullanırken telefonunuzu kontrol ettiğinizi görüyorum), doktorun ofisinde beklerken, yemek zamanlarında ve akla gelebilecek diğer her durumda.
Ancak e-postanızı yönetmenin daha iyi bir yolu var mı? Yıllar geçtikçe, e-postada uzmanlaşmanın anahtarının (e-postanın size hakim olmasına izin vermek yerine) bir sisteme sahip olmak olduğunu öğrendim.
Ergo, e-postanızda uzmanlaşmak için yedi adım:
E-posta bültenleri aboneliğinden çık
Tüm bu moda web sitelerine gerçekten abone olmanız gerekiyor mu? Bu flaş fırsatlar-of-the-day teklifleri? Şu viral tıklama tuzağı "haber" manşetleri mi? Tüm bu şirketlerin gününüze girmesine, akışınızı kesmesine ve teklifleriyle sizi cezbetmesine izin vermeyin. Kafanıza girmek için çok çalışıyorlar, ancak başlangıçta gelen kutunuzda değillerse yapamazlar.
Sadece e-postanıza gidin ve "abonelikten çık" ifadesini arayın ve ardından bulduğunuz tüm e-posta bültenlerinin aboneliğinden çıkın. Ayrıca, çöpe atmak istediğiniz haber bültenlerinden kolayca çıkmanıza olanak tanıyan Unroll.Me adlı harika bir web sitesi de var. Ardından, tutmak istediğiniz haber bültenlerini büyük bir günlük e-postada birleştirecektir.
Tüm e-posta bildirimlerini kapatın.
E-posta, acil bir iletişim şekli olarak tasarlanmamıştır. Çoğumuzun günde 50 ila 500 e-posta aldığı günümüzde, e-posta bildirimleri almak günahtır. Bildirimler konsantrasyonunuzu, çalışma sprintlerinizi ve toplantılar ve konuşmalar sırasında hazır bulunma becerinizi kesintiye uğratır.
Kullandığınız bildirimler ne olursa olsun, sesli bir zil sesi, telefon titreşimi veya her yeni e-postayla birlikte açılan küçük bir pencere olsun, kapatın.
İletmeden önce iki kez düşünün, cc veya bcc.
9 Ağustos 2013'te bildirildiği üzere, Londra merkezli International Power, Wall Street Journal'daki makale, üst düzey yöneticilerini bir e-postayı iletmeden veya cc'ye herhangi birini eklemeden önce "iki kez düşünmeye" teşvik ederek toplam e-posta trafiğini %54 oranında azalttı. : astar. Çoğu zaman, onları "döngü içinde" tutma ruhuyla birilerini yönlendirir veya cc'ye göndeririz, ancak gerçekte aşırı bilgi yüklemesi sorununa katkıda bulunuruz.
Unutmayın, gönderdiğiniz her e-posta ve eklediğiniz her cc, muhtemelen kendi e-posta kutunuza bir yanıt alacağınız anlamına gelir. Daha az e-posta gönderirseniz, daha az e-posta alırsınız .
Gerekli eylemi belirtmek için konu satırını kullanın.
İdeal bir konu satırı, yalnızca e-postanın konusunu değil, aynı zamanda gerektirdiği eylem türünü de belirtir. Bu, e-posta alıcılarının e-postanızı daha kısa sürede işlemesine yardımcı olur. Ve karşılık vermeyi öğrenecekler. Buradaki fikir, konu satırı mesajınıza bazı meta bilgilerle başlamaktır. Konunun bu bölümünü mesajdan farklı kılmak için büyük harf kullanmayı seviyorum. İşte bazı örnekler:
Sizin için tavsiye edilen:
Metaverse Hindistan Otomobil Endüstrisini Nasıl Dönüştürecek?
Anti-Profiteing Hükmü Hintli Startuplar İçin Ne Anlama Geliyor?
Edtech Startup'ları Hindistan'ın İşgücünün Becerilerini Geliştirmesine ve Geleceğe Hazır Olmasına Nasıl Yardımcı Oluyor?
Bu Hafta Yeni Çağ Teknoloji Hisseleri: Zomato'nun Sorunları Devam Ediyor, EaseMyTrip Gönderileri Stro...
Hintli Startup'lar Finansman İçin Kısayollar Kullanıyor
Dijital Pazarlama Platformu Logicserve Çantaları 80 INR Cr Finansmanı, LS Dig Olarak Yeniden Markala...
"Bilginize: [konu]"—Nezaket olarak bilgi aktarırken FYI tanımını kullanın.
"[TARİH]'e kadar İŞLEM GEREKLİ: [konu]" veya "[TARİH]'a kadar YAPILACAK İŞLEM"—Alıcılarınızın bir işlem yapması gerektiğinde ancak size rapor vermediklerinde GEREKLİ İŞLEM'i kullanın; Size rapor veren birine talimat verirken YAPILACAKLAR'ı kullanın.
"NRN: [konu]"—NRN, "cevaba gerek yok" anlamına gelir ve insanların sıklıkla "Teşekkürler", "İlginç görünüyor" veya "Buna bir göz atacağım" gibi kibar yanıt e-postalarını ortadan kaldırmak için kullanılabilir. hafta” vb.
"[konu]–EOM"—Kişisel favorim, EOM "mesaj sonu" anlamına gelir ve süper kısa mesajları doğrudan konu satırına koymanıza olanak tanır. EOM, alıcıya, tüm içeriğin konu satırında olduğu için bunu açma zahmetine girmediğini söyler.
E-postaları kısa tutun—gerçekten kısa.
Kısa olmanın kaba olmadığını anlayın; bu, diğer kişinin zamanına (kendinizinkine ek olarak) saygı duymanın bir işaretidir.
Hatta e-posta mesajlarının metin mesajlarına benzer olduğunu düşünmemizi öneren bir hareket bile var. Five.sentenc.es web sitesi, tüm e-postalarınızı beş veya daha az cümleyle sınırlandırmanızı ve ardından insanları açıklama için web sitesine yönlendiren bir alt bilgi mesajı eklemenizi önerir.
321-Zero sistemini kullanın.
E-postayı günde yalnızca üç kez işlemeniz gerektiğine kesinlikle inanıyorum.
E-postanızı işlemek için üç kez planlayın (sabah, öğlen, gece), telefonunuzdaki zamanlayıcıyı 21 dakikaya ayarlayın ve bu süre içinde gelen kutusu sıfıra ulaşmaya çalışın. Bunu bir oyun haline getirin - 21 dakika genellikle sıfıra ulaşmak için yeterli bir zaman değildir ve bu kasıtlıdır. Ancak bu hedef, odaklanmanızı sağlayacak, yanıtlarınızın kısa olmasını sağlayacak ve sizi internetin dikkat dağıtıcı harika dünyasına bağlantılara tıklamaktan alıkoyacaktır.
4 D'yi hemen uygulayın.
Bir e-postayı her açtığınızda, Silmeye (arşivlemeye), Devretme (iletme), Ertelemeye (takviminize taşıma) veya Yapmaya hazır olmalısınız.
• Sil: “Sil”i düşündüğünüzde çoğu durumda gerçekten arşivlemeniz gerekir. Bu günlerde, neredeyse sınırsız depolama alanıyla, gelecekte tekrar geri almak için arama işlevini kullanabileceğinizi bilerek, çoğu şeyde Arşiv düğmesine basmak kolaydır.
• Temsilci: Bunu başka birinin yapması gerekiyorsa, derhal iletin.
• Ertele: Bir e-postayı ertelerseniz, çoğu durumda bu, hemen takviminize bir giriş eklemek anlamına gelir—e-postayı bir takvim girişine “taşımak”.
• Yapın: Bunu beş dakika veya daha kısa sürede halledebilirseniz, hemen yapın.
İlk üç işlemin her birinden sonra e-postayı arşivleyin veya silin.
4 D'ye ek olarak, Dosya için F'yi düşünün. Bence bu, arşivlemenin başka bir biçimidir, ancak özellikle bir şeyi tekrar bulamayabileceğiniz konusunda gerginseniz yardımcı olabilir. Tüm projeleriniz, müşterileriniz ve hatta "Bir Gün Yanıtlayın" gibi bir şey için klasörler oluşturun ve ardından gelen kutunuzu güzel ve temiz tutmak için bu konularla ilgili e-postaları klasörlere sürükleyin.
İşte e-postanızda uzmanlaşmak için yedi basit adım. E-postanızı kontrol altında tutmak için bunları kullanmayı deneyin ve aniden haftada sahip olduğunuzu bilmediğiniz saatleri keşfedeceksiniz.
Kevin Kruse, Başarılı İnsanların Zaman Yönetimi Hakkında Bildiği 15 Sır ve “Milyoner Günlük Planlayıcı: Ücretsiz 1 Sayfalık Planlama Aracı”nın yazarıdır.