7 segreti per padroneggiare la tua email
Pubblicato: 2016-11-13Vorresti un modo semplice per ridurre drasticamente il tempo che dedichi alle e-mail?
Secondo un sondaggio condotto dal McKinsey Global Institute, gli impiegati trascorrono 2,6 ore al giorno a leggere e rispondere alle e-mail. Ciò equivale al 33% di una settimana lavorativa di 40 ore.
Quel che è peggio è che smartphone, laptop e altri dispositivi mobili hanno molti che controllano costantemente la posta elettronica: durante il pendolarismo (sì, ti vedo controllare il telefono mentre guidi), in attesa dallo studio del medico, all'ora dei pasti e ogni altra situazione immaginabile.
Ma c'è un modo migliore per gestire la tua email? Nel corso degli anni, ho scoperto che la chiave per padroneggiare la posta elettronica (invece di lasciarti dominare dalla posta elettronica) è avere un sistema.
Ergo, sette passaggi per padroneggiare la tua email:
Annulla l'iscrizione alle newsletter via e-mail
Hai davvero bisogno di iscriverti a tutti quei siti di moda? Quelle offerte lampo del giorno? Quei titoli di "notizie" di clickbait virali? Non dare il permesso a tutte quelle aziende di intromettersi nella tua giornata, di interrompere il tuo flusso e di tentarti con le loro offerte. Stanno cercando di entrare nella tua testa, ma non possono se non sono nella tua casella di posta per cominciare.
Basta entrare nella tua e-mail e cercare "annulla iscrizione" e quindi annullare l'iscrizione a tutte le newsletter e-mail che trovi. C'è anche un ottimo sito Web chiamato Unroll.Me che ti consentirà di annullare facilmente l'iscrizione alle newsletter che desideri eliminare. Quindi consoliderà le newsletter che desideri conservare in un'unica grande email quotidiana.
Disattiva tutte le notifiche e-mail.
L'e-mail non vuole essere una forma di comunicazione urgente. Al giorno d'oggi, quando la maggior parte di noi riceve da 50 a 500 e-mail al giorno, ricevere notifiche e-mail è un peccato. Le notifiche interrompono la tua concentrazione, i tuoi sprint di lavoro e la tua capacità di essere presente durante riunioni e conversazioni.
Qualunque sia la notifica che stai utilizzando, che si tratti di un segnale acustico, di una vibrazione del telefono o di una piccola finestra che si apre con ogni nuova e-mail, disattivala.
Pensaci due volte prima di andare avanti, cc o bcc.
Come riportato in un articolo del Wall Street Journal del 9 agosto 2013, International Power, con sede a Londra, ha ridotto il traffico e-mail totale del 54% semplicemente incoraggiando i suoi alti dirigenti a "pensarci due volte" prima di inoltrare un'e-mail o aggiungere qualcuno al cc : linea. Troppo spesso inoltriamo o mettiamo in cc qualcuno con lo spirito di tenerlo "in loop", ma in realtà stiamo contribuendo al problema del sovraccarico di informazioni.
Ricorda, ogni email che invii e ogni cc che includi significa che probabilmente riceverai una risposta nella tua casella di posta elettronica. Se invii meno email, riceverai anche meno email.
Utilizzare la riga dell'oggetto per indicare l'azione richiesta.
Una riga dell'oggetto ideale non indica solo l'oggetto dell'e-mail, ma anche il tipo di azione richiesta. Questo aiuta i destinatari delle e-mail a elaborare la tua e-mail in meno tempo. E impareranno a ricambiare. L'idea è di anteporre al messaggio della riga dell'oggetto alcune meta-informazioni. Mi piace usare tutte le maiuscole per far risaltare questa parte dell'argomento dal messaggio. Ecco alcuni esempi:
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"FYI: [soggetto]": usa la designazione FYI quando stai solo trasmettendo informazioni a titolo di cortesia.
"AZIONE RICHIESTA entro il [DATA]: [oggetto]" o "COME DA FARE entro il [DATA]": utilizzare l'AZIONE RICHIESTA quando i destinatari devono intraprendere un'azione, ma non si riferiscono a te; usa TO DO quando stai dando una direttiva a qualcuno che ti segnala.
"NRN: [soggetto]"—NRN sta per "nessuna risposta necessaria" e può essere utilizzato per eliminare le e-mail di risposta educata che le persone spesso inviano come "Grazie" o "Sembra interessante" o "Darò un'occhiata a questo prossimo settimana”, ecc.
"[oggetto]–EOM"—Il mio preferito, EOM sta per "fine messaggio" e ti consente di inserire messaggi super brevi direttamente nella riga dell'oggetto. EOM dice al destinatario, non preoccuparti di aprire questo perché tutto il contenuto è nella riga dell'oggetto.
Mantieni le e-mail brevi, davvero brevi.
Renditi conto che essere brevi non è maleducato; è un segno di rispetto per il tempo dell'altro (oltre al proprio).
C'è anche un movimento che suggerisce di considerare i messaggi di posta elettronica simili ai messaggi di testo. Il sito Web five.sentenc.es suggerisce di limitare tutte le e-mail a cinque frasi o meno e quindi aggiungere un messaggio a piè di pagina che indirizzi le persone al sito Web per una spiegazione.
Utilizzare il sistema 321-Zero.
Sono fermamente convinto che dovresti elaborare la posta elettronica solo tre volte al giorno.
Pianifica tre volte per elaborare la tua e-mail (mattina, mezzogiorno, notte), imposta il timer del telefono su 21 minuti e prova ad arrivare alla posta in arrivo zero in quell'ora. Trasformalo in un gioco: 21 minuti in genere non sono sufficienti per arrivare a zero, ed è intenzionale. Ma questo obiettivo ti manterrà concentrato, assicurerà che le tue risposte siano brevi e ti impedirà di fare clic sui collegamenti sul meraviglioso mondo delle distrazioni di Internet.
Applicare immediatamente le 4 D.
Ogni volta che apri un'e-mail, dovresti essere pronto per eliminarla (archiviarla), delegarla (inoltrarla), differirla (spostarla nel calendario) o eseguirla.
• Elimina: quando pensi a "elimina", nella maggior parte dei casi dovresti semplicemente archiviare. Al giorno d'oggi, con uno spazio di archiviazione praticamente illimitato, è facile premere il pulsante Archivia sulla maggior parte delle cose, sapendo che puoi utilizzare la funzione di ricerca per riaverlo in futuro.
• Delegato: se qualcun altro dovesse occuparsene, inoltralo immediatamente.
• Rinvia: se si rinvia un'e-mail, nella maggior parte dei casi ciò significa aggiungere immediatamente una voce al calendario, "spostando" l'e-mail in una voce del calendario.
• Fai: se riesci a gestirlo in cinque minuti o meno, fallo subito.
Dopo ciascuna delle prime tre azioni, archiviare l'e-mail o eliminarla.
Oltre alle 4 D, considera F per File it. Secondo me, questa è solo un'altra forma di archiviazione, ma può essere utile soprattutto se sei nervoso di non riuscire a trovare di nuovo qualcosa. Crea semplicemente cartelle per tutti i tuoi progetti, clienti o anche qualcosa come "Rispondi a un giorno", quindi trascina le email relative a quegli argomenti nelle cartelle per mantenere la tua casella di posta pulita e ordinata.
Eccoli qui: sette semplici passaggi per padroneggiare la tua posta elettronica. Prova a usarli per tenere sotto controllo la tua email e scoprirai improvvisamente ore alla settimana che non sapevi di avere.
Kevin Kruse è l'autore di 15 segreti che le persone di successo conoscono sulla gestione del tempo e "The Millionaire Day Planner: A Free 1-Page Planning Tool".