이메일을 마스터하는 7가지 비밀
게시 됨: 2016-11-13이메일에 보내는 시간을 극적으로 줄이는 간단한 방법을 원하십니까?
McKinsey Global Institute에서 실시한 설문조사에 따르면 직장인은 하루에 2.6시간을 이메일을 읽고 답장하는 데 보냅니다. 이는 주당 40시간 근무의 33%에 해당한다.
더 나쁜 것은 스마트폰, 랩톱 및 기타 모바일 장치에서 많은 사람들이 끊임없이 이메일을 확인하고 있다는 것입니다. 출퇴근 중(예, 운전 중에 휴대전화를 확인하는 것을 봅니다), 진료실에서 대기 중, 식사 시간 및 기타 상상할 수 있는 모든 상황.
그러나 이메일을 관리하는 더 좋은 방법이 있습니까? 수년에 걸쳐 나는 이메일을 마스터하는 열쇠(이메일이 당신을 마스터하게 하는 대신)에 시스템을 갖추는 것이라는 것을 알게 되었습니다.
따라서 이메일을 마스터하기 위한 7단계:
이메일 뉴스레터 수신 거부
모든 패션 웹사이트를 구독해야 합니까? 그 순간의 할인 제안? 그 바이럴 클릭베이트 "뉴스" 헤드라인? 그 모든 회사들이 당신의 하루를 방해하고, 당신의 흐름을 방해하고, 그들의 제안으로 당신을 유혹하도록 허락하지 마십시오. 그들은 당신의 머리에 들어가기 위해 열심히 노력하고 있지만, 처음부터 받은 편지함에 있지 않으면 할 수 없습니다.
이메일로 이동하여 "구독 취소"를 검색한 다음 찾은 모든 이메일 뉴스레터를 구독 취소하십시오. Unroll.Me라는 훌륭한 웹사이트도 있어 휴지통에 버리고 싶은 뉴스레터를 쉽게 구독 취소할 수 있습니다. 그런 다음 보관하려는 뉴스레터를 하나의 큰 일일 이메일로 통합합니다.
모든 이메일 알림을 끕니다.
이메일은 긴급한 의사소통 수단이 아닙니다. 오늘날 대부분의 사람들이 하루에 50~500개의 이메일을 수신할 때 이메일 알림을 받는 것은 죄입니다. 알림은 집중력, 전력 질주, 회의 및 대화 중에 참석할 수 있는 능력을 방해합니다.
사용 중인 알림이 무엇이든, 윙윙거리는 소리, 전화 진동 또는 모든 새 이메일이 표시될 때마다 표시되는 작은 창 등 모든 알림을 끄십시오.
참조 또는 숨은 참조로 진행하기 전에 두 번 생각하십시오.
2013년 8월 9일 월스트리트 저널(Wall Street Journal) 기사에 보고된 바와 같이 런던에 본사를 둔 International Power는 최고 경영진이 이메일을 전달하거나 참조에 누군가를 추가하기 전에 "두 번 생각"하도록 권장함으로써 총 이메일 트래픽을 54% 줄였습니다. : 선. 너무 자주 우리는 "루프에" 유지하려는 정신으로 누군가를 전달하거나 참조하지만 실제로는 정보 과부하 문제에 기여하고 있습니다.
귀하가 보내는 모든 이메일과 포함하는 모든 참조는 귀하의 이메일 상자로 회신을 받을 가능성이 있음을 의미합니다. 이메일을 적게 보내면 이메일도 적게 받게 됩니다 .
제목을 사용하여 필요한 조치를 표시하십시오.
이상적인 제목 줄은 이메일의 제목뿐만 아니라 필요한 작업 유형도 나타냅니다. 이렇게 하면 이메일 수신자가 더 짧은 시간에 이메일을 처리할 수 있습니다. 그리고 그들은 보답하는 법을 배울 것입니다. 아이디어는 일부 메타 정보로 제목 줄 메시지를 시작하는 것입니다. 나는 제목의 이 부분을 메시지에서 돋보이게 하기 위해 모두 대문자를 사용하는 것을 좋아합니다. 여기 몇 가지 예가 있어요.
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"참고: [제목]"—예의를 위해 정보를 전달할 때 FYI 지정을 사용합니다.
"[날짜]까지 조치 필요: [제목]" 또는 "[날짜]까지 해야 할 일" - 수신자가 조치를 취해야 하지만 보고하지 않는 경우 조치 필요를 사용합니다. 당신에게 보고하는 사람에게 지시를 내릴 때 TO DO를 사용하십시오.
"NRN: [제목]" - NRN은 "응답 필요 없음"을 의미하며 사람들이 "감사합니다" 또는 "재미있어 보입니다" 또는 "다음에 살펴보겠습니다. 주” 등
"[제목]–EOM" - 제가 개인적으로 가장 좋아하는 EOM은 "메시지 끝"을 의미하며 제목 줄에 매우 짧은 메시지를 넣을 수 있습니다. EOM은 받는 사람에게 모든 내용이 제목 줄에 있으므로 열지 말라고 말합니다.
이메일을 짧게 유지하세요. 정말 짧습니다.
짧은 말이 무례한 것이 아님을 깨달으십시오. 그것은 다른 사람의 시간에 대한 존중의 표시입니다.
이메일 메시지를 문자 메시지와 유사한 것으로 간주하도록 제안하는 움직임도 있습니다. 웹사이트 five.sentenc.es는 모든 이메일을 5문장 이하로 제한하고 설명을 위해 웹사이트로 안내하는 바닥글 메시지를 추가할 것을 제안합니다.
321-Zero 시스템을 사용하십시오.
나는 당신 이 하루에 세 번만 이메일을 처리해야 한다고 굳게 믿습니다.
이메일을 처리하기 위해 세 번(아침, 정오, 밤)을 예약하고, 전화기의 타이머를 21분으로 설정하고, 그 시간에 받은 편지함을 0으로 만드십시오. 게임을 만들어 보세요. 일반적으로 21분은 0에 도달하는 데 충분한 시간이 아니며 이는 의도된 것입니다. 그러나 이 목표는 집중력을 유지하고 응답을 짧게 하며 인터넷을 방해하는 멋진 세계로 연결되는 링크를 클릭하지 않도록 합니다.
즉시 4D를 적용하십시오.
이메일을 열 때마다 삭제(보관), 위임(전달), 연기(캘린더로 이동) 또는 수행할 준비가 되어 있어야 합니다.
• 삭제: "삭제"라고 생각하면 대부분의 경우 실제로 보관해야 합니다. 오늘날에는 거의 무제한의 저장 공간이 있으므로 검색 기능을 사용하여 나중에 다시 가져올 수 있다는 것을 알고 있기 때문에 대부분의 항목에서 아카이브 버튼을 누르기만 하면 됩니다.
• 대리인: 다른 사람이 처리해야 하는 경우 즉시 전달합니다.
• 연기: 이메일을 연기하는 경우 대부분의 경우 캘린더에 항목을 즉시 추가하는 것 즉 이메일을 캘린더 항목으로 "이동"하는 것입니다.
• Do: 5분 이내에 처리할 수 있으면 즉시 처리하십시오.
처음 세 가지 작업을 수행한 후 이메일을 보관하거나 삭제합니다.
4D 외에도 File it에 대해 F를 고려하십시오. 제 생각에는 이것은 또 다른 형태의 보관일 뿐이지만, 특히 무언가를 다시 찾을 수 없을지 모른다는 불안한 경우에 도움이 될 수 있습니다. 모든 프로젝트, 클라이언트 또는 "Respond to Someday"와 같은 폴더를 만든 다음 해당 주제와 관련된 이메일을 폴더로 드래그하여 받은 편지함을 깔끔하고 깨끗하게 유지하세요.
이메일을 마스터하기 위한 7가지 간단한 단계가 있습니다. 이러한 기능을 사용하여 이메일을 제어할 수 있습니다. 그러면 갑자기 일주일에 몇 시간이 걸렸는지 몰랐던 사실을 알게 될 것입니다.
Kevin Kruse는 성공한 사람들이 시간 관리에 대해 알고 있는 15가지 비밀과 "백만장자의 날 계획: 무료 1페이지 계획 도구"의 저자입니다.