Humans of Smile：グローバルに分散した完全にリモートのチームをサポートするための文化の構築に関するJen
公開: 2022-03-16過去2年間で、より多くの企業がリモートチームとして成功できることを発見しました。 実際、OwlLabsによる2021年のStateof Remote Work Reportによると、世界の16％の企業が完全にリモートに移行することを決定しています。 その同じ研究は、COVID-19の後、調査された人々の80％が少なくとも週に3日は自宅で仕事をすることを期待していることを示しました。
個人的には、COVIDが始まったとき、私はコミュニティと遠隔環境での帰属意識を構築し続けることに成功するだろうとは思っていませんでした。 COVIDの初めに他の多くの人事担当者と同じように、私は対面式のオフィス環境でしか働いていませんでした。
当社の文化をリモートモデルに進化させることが課題になることはわかっていました。 チームがオフィスにいたときと同じ方法で、この新しい世界をナビゲートし、リモートチームをサポートするために必要なデジタルインフラストラクチャを開発する方法を理解する必要がありました。
リモートチームの構成要素は何ですか？
それで、これをするために、私は基本に戻りました。 これには、効果的なコミュニケーション戦略を開発する方法、チームとの真のつながりを促進する方法、生産性と目的に重点を置いて積極的なキャリアの成長を促進する方法などが含まれます。
コミュニケーション
私が最初にSmileに参加したときに私が学んだ興味深いことの一つは、電子メールが外部使用のために99.99％であることでした。 ほぼすべての社内コミュニケーションは、全社的な発表でさえ、Slackで行われます。 この背後にある考え方は、透明性を高め、2つのシステム間の混乱を避けることでした。
コミュニケーションは、どの企業の成功の核心でもあります。 効果的なコミュニケーションは、より強力な意思決定と問題解決スキルにつながります。 しかし、このデジタル時代には、言語と非言語、書面と視覚の両方のさまざまな形式のコミュニケーションがあり、これらは同期と非同期のどちらでもかまいません。
同期通信はリアルタイムで行われるものであり、非同期通信はリアルタイムでは行われません。
したがって、これらのさまざまなコミュニケーション方法のすべてで、チームは自分たちに最適な形式を知るのに苦労する可能性があります。 そのため、コミュニケーションに関する会社の規範を定義または再定義する必要があります。
昨年、Smileは、従業員が働く10か国以上の新しい国を追加し、新しい雇用ごとに新しいタイムゾーンと複雑さを追加しました。 このため、また一部のチームでは重複する労働時間がほとんどまたはまったくないという事実のために、私たちのコミュニケーション規範は非同期優先の考え方に進化しています。
これを伝えるために、Notionに「Workingwith a Global Team」ページがあります。このページでは、コラボレーションの方法を概説し、さまざまなコミュニケーションスタイルと、チームの文化的規範を認識しています。 個人が「これは会議である必要がありますか？」という質問に答えるのに役立つ視覚的なフローチャートもあります。 VolleyやLoom（非同期ビデオメッセージングアプリ）などのツールをかなり活用して、チームが毎週開催する会議の数を削減しています。
私たちは、非同期通信を可能かつ効果的にするために、信頼と文書化の強い文化を育むよう努めています。 非同期通信の優れている点は、従業員の中断が少なく、生産性を向上させる重要なタスクに集中する時間が増えることです。 SlackやNotionのように、人々が透過的に作業できる場所があるのは素晴らしいことです。 これにより、チームは1人の人に何かを開始させ、中断したところを文書化し、同期会議を行わなくても、サインオン時にチームの別のメンバーにそれを受け取らせることができます。
私たちは、すべての同期会議に思慮深いアプローチをとるように努めています。その目標は、高い参加率、優れたエネルギー、建設的なコラボレーション、そして何よりも有意義な会話とつながりを持つことです。
TimPeckover 
繋がり
オフィスでは、デスクで誰かのところに行ったり、ランチに一緒に出かけたり、コーヒーを飲んで彼らとの関係を築いたりすることができます。 しかし、離れていると、頭を下げて、チームの文化や人々から離れたり、離れたりするのは簡単です。 したがって、チームが互いに対話するように関与させるための新しい方法を見つける必要があります。
そのため、ソーシャルエンゲージメントとチームボンディング活動に同期会議を使用し始めました。 私たちはSlackアプリDonutの熱心なファンです。このアプリは、ランダムに人をペアにして、事実上コーヒーチャットをします。 また、ConfettiやLuna Parkなどのプラットフォームを通じて、毎月1つの仮想チームイベントを計画しています。 私は個人的に雑学クイズやミクソロジーのクラスが大好きですが、バーチャルイベントはすべての人に適しているとは限らないことを覚えておいてください。そのため、人々と話し合って、彼らがどのようにつながりを築くのが好きかを理解する必要があります。 このようにして、チームをサポートおよび接続するための他の方法を提供できるようになります。
ズームの疲労のために、非同期でチームとの接続を構築する方法を作成しました。 Slack、ウォータークーラーの雑学クイズアプリ、仮想スカベンジャーハントについて、今週の質問や楽しい写真を掲載しています。 また、誕生日や記念日のためにデジタルカードに署名するなどの認識のジェスチャーが大いに役立つこともわかりました。 また、チームや個人に叫び声を上げて、その人を称賛するために私たち全員を集めることができるスマイルバリューチャネルもあります。 スレッドにたくさんのクールな絵文字やGIFを見るのが大好きです。
多くの場合、リモートチームのHRリーダーとして、自分が行っていることが機能しているかどうかを理解するのは難しい場合があります。 オフィス環境では、気軽にオフィスを歩き回って、チームの様子を見たり、会話をしたりすることができました。 離れた場所にいる私は、四半期を通してチームのメンバーとのリスニングセッションをスケジュールしてチェックインするようにしていますが、従業員エンゲージメント調査から得られる指標をもう少し活用しています。
OfficeVibeを使用して、Slackを介して毎週の投票を送信します。この投票では、幸福、エンゲージメント、文化、その他のトピック（報酬や燃え尽き症候群など）について質問します。 私は毎週調べて、入ってくる各フィードバック応答に応答し、関連するフィードバックをリーダーシップチームのメンバーと共有します。
また、個人についての肯定的なフィードバックを彼らやそのマネージャーと共有して、つながりを形成し、彼らに認識を与えることを非常に嬉しく思います。 これはまた、キャリア成長の会話に関してマネージャーを助けます。
キャリアの成長
コミュニティを構築し、リモートチームとの信頼関係を築く別の方法は、フィードバック主導の文化を促進することです。 多くの場合、遠隔地の環境では、人々は自分の仕事が見過ごされているように感じることがあるので、フィードバックと認識は、あなたが自分の仕事に注意を払っていることを示すための優れた方法です。フィードバックは贈り物です。 フィードバックにより、従業員はマネージャーやチームと同じページにいることが保証され、正式な業績評価の時期になっても驚かないようになります。
管理者が最初に信頼に基づいて構築された安全な環境を作成し、フィードバックに対してよりオープンにすることは良いことです。
Smileのコアバリューの1つは「BeHuman」です。これは、私たちがすべて人間であることを第一に評価し、優先することを意味します。
リモート環境では、会ったことのない人とのより深いつながりを確立するのは難しい場合があります。 ですから、私たちは皆、その人がどのように行動しているか、そして彼らの生活の中で物事がどのように進んでいるかをチェックすることによって、あらゆる会議を始めようとします。 私たちのフィードバックのいずれかを使用して、コンテキストを提供し、チームまたは部門のキャリアラダーでの期待を参照するようにしています。
リモート環境では、部屋をデジタルで読み取るのが難しい場合があるため、フィードバックを提供する際にボディランゲージが大きな役割を果たします。 重要なフィードバックを提供したり、真剣な会話をしたりするときは、常にビデオを使用するようにしてください。 アイコンタクトを取り、必要に応じてジェスチャーを自由に使用し、目にする感情的な手がかりに常に注意を払うことを忘れないでください。 テクノロジーのおかげで、Zoomのように、従業員とリアルタイムで通信するために使用できる多数のビデオ会議プラットフォームがあります。
また、あなたとあなたが出会った人が会話の記録を残すことができるように、会議を要約したフォローアップメモを送信することもお勧めします。 また、誤解されている可能性のあるものをすべて削減し、同じページにいることを確認します。 チームメンバーとのチェックインが効率的かつ生産的になるように努力する必要があります。 また、チームが再接続し、その「人間のつながり」を維持するのにも役立ちます。
あなたの進化または溶解の瞬間
包括的なリモートカルチャーを構築することは、HRチームにとって楽しい新しい課題になる可能性がありますが、かなりの焦点を当てることもできます。 効果的なコミュニケーション戦略を開発する方法、真のつながりを促進する方法、そして前向きなキャリアの成長を促進する方法に関する基本に立ち返ることで、私はチーム内でコミュニティと信頼を築くことができました（そしてこれがあなたにも役立つことを願っています）！
従業員がどこでいつ働くかを柔軟に決定できるときに、従業員が最も幸せで最善の仕事をすることがますます明らかになっています。 仕事の未来は流動的であり、企業は従業員をサポートする方法を進化させる必要があります。そうしないと、従業員を失うリスクがあります。 結局のところ、私の仕事はスマイルの従業員を笑顔に保つことです:)
ジェンはスマイルの人々のすべてを率いています。 過去10年間、彼女はスタートアップの構築とスケーリングに情熱を注いできました。 従業員が繁栄し成長するために必要な構造とサポートを提供します。 彼女はマネージャーを指導し、フィードバックの文化を育み、帰属意識を構築するのに役立つプログラムを構築するのが大好きです。 ジェンは2人の女の子のお母さんで、屋外にいること、タコスを食べること、そしてゆるいお茶で体重を飲むことが大好きです。