Manusia Senyum: Jen tentang Membangun Budaya untuk Mendukung Tim Jarak Jauh yang Terdistribusi Secara Global

Dalam 2 tahun terakhir, lebih banyak perusahaan telah menemukan bahwa mereka dapat sukses sebagai tim jarak jauh. Faktanya, menurut State of Remote Work Report tahun 2021 oleh Owl Labs, secara global 16% perusahaan telah memutuskan untuk sepenuhnya melakukan remote. Studi yang sama menunjukkan bahwa setelah COVID-19, 80% orang yang disurvei mengharapkan untuk bekerja dari rumah setidaknya 3 hari per minggu.

Secara pribadi, ketika COVID dimulai, saya ragu apakah saya akan berhasil terus membangun komunitas dan rasa memiliki di lingkungan terpencil. Seperti banyak orang HR lainnya di awal COVID, saya hanya bekerja di lingkungan kantor secara langsung, mungkin bekerja dari rumah sehari di sana-sini, tetapi saya tidak pernah mendukung tim yang sepenuhnya jarak jauh.

Saya tahu bahwa mengembangkan budaya perusahaan kami menjadi model jarak jauh akan menjadi tantangan. Saya perlu mencari cara untuk menavigasi dunia baru ini dan mengembangkan infrastruktur digital yang diperlukan untuk mendukung tim jarak jauh kami dengan cara yang sama seperti yang kami lakukan saat tim berada di kantor.

Apa blok bangunan tim jarak jauh?

Jadi untuk melakukan ini saya kembali ke dasar. Ini melibatkan hal-hal seperti bagaimana mengembangkan strategi komunikasi yang efektif, bagaimana mendorong hubungan yang tulus dengan tim kami, dan bagaimana mendorong pertumbuhan karir yang positif dengan penekanan pada produktivitas dan tujuan.

Komunikasi

Satu pembelajaran menarik yang saya dapatkan ketika pertama kali bergabung dengan Smile adalah bahwa email adalah 99,99% untuk penggunaan eksternal. Hampir setiap komunikasi internal, bahkan pengumuman di seluruh perusahaan, terjadi di Slack. Pemikiran di balik ini adalah untuk memberikan transparansi yang lebih besar dan menghindari kebingungan antara kedua sistem.

Komunikasi adalah inti dari kesuksesan setiap perusahaan. Komunikasi yang efektif mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih kuat dan keterampilan pemecahan masalah. Namun, di era digital ini kita memiliki banyak bentuk komunikasi yang berbeda-baik verbal maupun non-verbal, tertulis dan visual, dan ini bisa sinkron dan asinkron.

Komunikasi sinkron adalah sesuatu yang terjadi secara real time dan komunikasi asinkron tidak terjadi secara real time.

Jadi dengan semua cara berkomunikasi yang berbeda ini, tim mungkin kesulitan mengetahui format apa yang terbaik untuk mereka. Itulah mengapa Anda perlu mendefinisikan atau mendefinisikan kembali norma-norma perusahaan Anda seputar komunikasi.

Selama setahun terakhir, Smile menambahkan lebih dari 10 negara baru tempat karyawan kami bekerja, menambahkan zona waktu dan kerumitan baru dengan setiap karyawan baru. Karena itu, dan fakta bahwa beberapa tim kami memiliki sedikit atau tidak ada jam kerja yang tumpang tindih, norma komunikasi kami telah berkembang menjadi pola pikir yang mengutamakan asinkron.

Untuk membantu mengomunikasikan hal ini, kami memiliki halaman "Bekerja dengan Tim Global" di Notion yang menguraikan bagaimana kami ingin berkolaborasi, mengenali berbagai gaya komunikasi, dan norma budaya tim kami. Kami bahkan memiliki diagram alur visual untuk membantu individu menjawab pertanyaan “haruskah ini menjadi pertemuan?”. Kami sedikit memanfaatkan alat seperti Volley and Loom (aplikasi pesan video asinkron) untuk mengurangi jumlah rapat yang dilakukan tim kami setiap minggu.

Kami mencoba menumbuhkan budaya kepercayaan dan dokumentasi yang kuat untuk memungkinkan komunikasi asinkron dan efektif. Hal yang hebat tentang komunikasi asinkron adalah bahwa karyawan memiliki lebih sedikit interupsi dan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas-tugas penting yang meningkatkan produktivitas. Memiliki tempat seperti Slack atau Notion di mana orang dapat bekerja secara transparan itu bagus. Ini memungkinkan tim untuk meminta satu orang memulai sesuatu, mendokumentasikan di mana mereka tinggalkan, dan kemudian meminta anggota lain dari tim mereka untuk mengambilnya ketika mereka masuk tanpa harus mengadakan rapat sinkron untuk mengejar ketinggalan.

Kami mencoba untuk memiliki pendekatan yang bijaksana untuk semua pertemuan sinkron kami, yang tujuannya adalah untuk memiliki partisipasi yang tinggi, energi yang baik, kolaborasi yang konstruktif, dan di atas semua percakapan dan koneksi yang bermakna.

Mengapa Kami Menjadi Perusahaan Remote-first

Dunia berbeda, dan perusahaan yang sukses, seperti Smile, akan memandang menjadi perusahaan global yang terpencil sebagai prioritas, bukan renungan.

Blog Smile.io Tim Peckover

Koneksi

Di kantor, Anda bisa menemui seseorang di meja mereka, pergi makan siang bersama mereka, atau minum kopi untuk membangun hubungan dengan mereka. Tetapi karena berada jauh, mudah untuk menundukkan kepala dan menjadi absen atau terputus dari budaya dan orang-orang di tim Anda. Jadi, Anda perlu menemukan cara baru untuk melibatkan tim untuk berinteraksi satu sama lain.

Inilah sebabnya kami mulai menggunakan rapat sinkron untuk keterlibatan sosial dan aktivitas ikatan tim. Kami adalah penggemar berat aplikasi Slack Donut, yang secara acak memasangkan orang-orang untuk mengobrol sambil minum kopi. Kami juga merencanakan satu acara tim virtual setiap bulan melalui platform seperti Confetti dan Luna Park. Saya pribadi menyukai malam trivia atau kelas mixology, tetapi juga baik untuk diingat bahwa acara virtual mungkin tidak cocok untuk semua orang sehingga Anda harus berbicara dengan orang-orang untuk memahami bagaimana mereka ingin membangun koneksi. Dengan cara ini Anda akan dapat memberikan cara lain untuk mendukung dan menghubungkan tim Anda.

Karena kelelahan Zoom, kami telah menciptakan cara untuk membangun koneksi dengan tim yang tidak sinkron. Kami melakukan pertanyaan dan foto menyenangkan minggu ini di Slack, aplikasi trivia pendingin air, dan perburuan virtual. Kami juga menemukan bahwa isyarat pengakuan seperti menandatangani kartu digital untuk ulang tahun atau hari jadi bisa sangat membantu. Kami juga memiliki saluran nilai Senyum di mana orang dapat memberikan teriakan kepada tim atau individu yang menyatukan kita semua dalam memuji orang tersebut. Saya suka melihat jumlah emoji dan gif keren di utas.

Seringkali sebagai pemimpin SDM untuk tim jarak jauh, mungkin sulit untuk memahami apakah hal-hal yang Anda lakukan berhasil. Di lingkungan kantor, saya bisa dengan santai berjalan di sekitar kantor untuk melihat bagaimana tim bekerja dan melakukan percakapan. Karena jarak jauh, saya mencoba menjadwalkan sesi mendengarkan sepanjang kuartal dengan anggota tim kami untuk check-in, tetapi saya juga lebih memanfaatkan metrik yang kami dapatkan dari survei keterlibatan karyawan kami.

Kami menggunakan OfficeVibe untuk mengirimkan jajak pendapat mingguan melalui Slack yang menanyakan hal-hal seperti kebahagiaan, keterlibatan, budaya, dan topik lainnya, termasuk kompensasi dan kelelahan. Saya menjalani setiap minggu dan menanggapi setiap tanggapan umpan balik yang masuk dan saya membagikan umpan balik yang relevan dengan anggota tim kepemimpinan.

Saya juga sangat senang berbagi umpan balik positif tentang seseorang dengan mereka dan manajer mereka untuk menjalin hubungan dan memberi mereka pengakuan. Ini juga membantu manajer dalam hal percakapan pertumbuhan karier mereka.

Pertumbuhan karir

Cara lain untuk membangun komunitas dan kepercayaan dengan tim jarak jauh Anda adalah dengan mempromosikan budaya yang didorong oleh umpan balik. Seringkali di lingkungan yang jauh orang merasa pekerjaan mereka mungkin tidak diperhatikan, jadi umpan balik dan pengakuan adalah cara yang bagus untuk memberi sinyal bahwa Anda memperhatikan pekerjaan mereka. Dalam pelatihan manajer yang kami lakukan awal tahun ini, salah satu pelatih kami mengingatkan kami bahwa umpan balik adalah hadiah. Umpan balik memastikan bahwa karyawan berada di halaman yang sama dengan manajer dan tim mereka, dan tidak terkejut ketika tiba waktunya untuk tinjauan kinerja formal.

Adalah baik bagi manajer untuk terlebih dahulu menciptakan lingkungan yang aman yang dibangun di atas kepercayaan, membuat mereka lebih terbuka terhadap umpan balik.

Salah satu nilai inti Smile adalah “Be Human”, yang bagi kami berarti kami menghargai dan memprioritaskan bahwa kami semua adalah manusia terlebih dahulu.

Di lingkungan yang jauh, bisa menjadi tantangan untuk membangun hubungan yang lebih dalam dengan seseorang yang belum pernah Anda temui. Jadi, kita semua mencoba memulai rapat apa pun dengan memeriksa bagaimana keadaan orang tersebut dan bagaimana keadaannya dalam hidup mereka. Dengan umpan balik kami, kami mencoba memberikan konteks dan merujuk kembali ke harapan di tangga karier tim atau departemen mereka.

Di lingkungan yang jauh, mungkin sulit untuk membaca ruangan secara digital sehingga bahasa tubuh memainkan peran besar saat memberikan umpan balik. Setiap kali Anda memberikan umpan balik kritis atau melakukan percakapan serius, cobalah untuk selalu menggunakan video. Sebaiknya ingat untuk melakukan kontak mata, jangan ragu untuk menggunakan gerakan sesuai kebutuhan, dan tetap selaras dengan isyarat emosional apa pun yang Anda lihat. Berkat teknologi, ada banyak platform konferensi video, seperti Zoom yang dapat kita gunakan untuk berkomunikasi dengan karyawan kita secara real time.

Ini juga merupakan ide yang baik untuk mengirim catatan tindak lanjut yang merangkum pertemuan Anda sehingga Anda dan orang yang Anda temui memiliki catatan percakapan. Ini juga mengurangi apa pun yang mungkin disalahartikan dan memastikan Anda berada di halaman yang sama. Anda harus berusaha untuk memastikan setiap check-in dengan anggota tim Anda efisien dan produktif. Mereka juga harus membantu tim Anda terhubung kembali dan mempertahankan "hubungan manusia" itu.

Momen berevolusi atau larut Anda

Membangun budaya jarak jauh yang inklusif dapat menjadi tantangan baru yang menyenangkan bagi tim SDM, tetapi juga membutuhkan banyak fokus. Kembali ke dasar-dasar seputar bagaimana mengembangkan strategi komunikasi yang efektif, bagaimana mendorong hubungan yang tulus, dan bagaimana mendorong pertumbuhan karier yang positif telah membantu saya membangun komunitas dan kepercayaan dalam tim kami (dan semoga ini dapat membantu Anda juga)!

Semakin jelas bahwa karyawan paling bahagia dan melakukan pekerjaan terbaik mereka ketika mereka memiliki fleksibilitas untuk menentukan di mana dan kapan mereka akan bekerja. Masa depan pekerjaan itu lancar dan perusahaan perlu mengembangkan cara mereka mendukung karyawan atau mereka berisiko kehilangan mereka. Pada akhirnya, tugas saya adalah membuat karyawan Smile tersenyum :)

Jen memimpin semua hal People at Smile. Selama 10 tahun terakhir, dia telah mengembangkan hasrat untuk membangun dan meningkatkan startup; memberi karyawan struktur dan dukungan yang mereka butuhkan untuk berkembang dan tumbuh. Dia suka melatih manajer, memupuk budaya umpan balik, dan membangun program yang akan membantu membangun rasa memiliki. Jen adalah ibu dari dua anak perempuan, suka berada di luar ruangan, makan taco, dan meminum tehnya yang berat.